大数据背景下企业财务共享优化思考

□文/冯钰雁 苗蕴慧

（沈阳化工大学 辽宁·沈阳）

［提要］随着企业业务规模的扩大，许多公司面临着管理费用剧增的困扰，因此国内企业纷纷开展符合自身的财务共享工作，以期提高企业运营效率。本文主要围绕大数据和财务共享两个交叉领域，针对企业财务共享中存在的问题和成因，提出相应优化策略。

随着大数据技术的发展，越来越多的企业将财务业务逐渐向财务共享模式转型。相对于传统财务工作，这种财务共享模式能够为企业提供科学而精准的运营决策，提高管理层财务共享理念、加强系统安全屏障、优化企业财务经营流程和员工绩效考核，进而提升企业核心管理效益，最终使企业基业长青。

一、大数据和财务共享概况

大数据又称海量数据分析技术，具体分为五个方面，被称为5“V”理论。第一，数据量足够大，它的起始计量单位是从P、E或Z开始的（P=1000个T，E=100万个T，Z=10亿个T）；第二，数据的范围广、类型多；第三，数据的价值密度较低；第四，数据处理较为准确；第五，数据处理及时、效率较高。

财务共享是以企业现存的信息技术和企业财务流程状况为原理展开的，其目的是优化企业组织管理、规范内部整体结构、提高企业流程效率、降低企业运营成本和为企业创造利润价值。同时，以内外市场结构为导向为客户提供专业化的服务和管理理念，为客户提供优质、满意的服务。

大数据和财务共享的优势：大数据涉及大量的信息数据，可以在有限的时间内获取所需要的信息，针对财务共享中不同的信息数据，做出全面、准确的整理和分析。在大数据背景下，企业财务共享优势体现在两个方面：一是提高财务人员的工作效率。通过更具数据化、专业化的分工与合作形成全面的运营规模，促进企业的经济发展。二是扩充公司信息收发量。整个公司统一管理标准，采用领先的互联网技术，为公司数据积累和业务流程奠定了稳健的财务架构。

二、大数据背景下企业财务共享存在的问题

（一）业务经营流程不完善

第一，费用报销审核。企业财务共享费用审核都集中在一个部门，虽然财务共享使企业的报销系统有所提高，但存在审核标准死板、流程繁琐以及业务量分布不均等问题。同时，人工工作量增加，例如纸质单据需工作人员逐个粘贴、邮寄、二次复核。此外，也会存在人工失误情况。例如，在日常报销费用系统中，审批过程没有简化。

第二，税务管控风险。企业目前大部分税务工作仍需大量员工进行，包括计提申报企业所得税、手工入账和税金附加计提，存在因人工失误而导致的税务风险；企业税种繁多但税务系统低下，并不能及时管控税务风险；企业的财务管理流程不能紧密地结合，从而造成不能及时进行各阶段的风险管控，无法进行税务共享工作。

（二）财务数据存在安全隐患。数据是企业的核心枢纽，连接着企业的每个部门。首先，在数据的处理阶段，外部数据获取不准确或者是内部员工输入出错，会导致企业财务共享平台数据产生偏差，生成的财务报表也会影响信息使用者的决策，给企业带来财务风险，同时也会增加企业税务风险。目前，企业财务共享人员内部结构会导致一部分员工流失，不同部门的财税信息没有及时处理，不利于企业的税收筹划。其次，公司整体数据都传输到共享平台，财务部门在运用大数据技术实现财务共享时，焦点都集中在业务处理上，极少关注数据的安全与保密情况，有时系统可能会出现权限管理不规范或者软件漏洞等问题，从而缺少数据安全与系统稳定的保障。若财务共享系统被病毒入侵，企业财务数据被盗取，那么企业将面临巨额损失，甚至破产。

（三）财务人员流失严重。企业财务共享的高效运转需要专业的财会人员，无论理论知识还是实操业务都要扎实牢靠。目前，我国财务共享相关的专业人员并不多，人才流失也较为严重。在传统的财务结构中，企业财务共享的定位存在局限，高层财务共享员工的专业知识不强，在心理层次上不能完全接受财务共享的快速转型，从而造成企业财务与运营出现断层现象，员工不懂分析财务，只是简单的记账，无法实现高质量的财务管理。

由于财务共享工作方式单调使得财务员工离职，没有平台让员工施展一技之长，基层员工升职渠道竞争激烈且艰难，使得内部员工消极对待工作、缺乏创新，所以很多高知识人才会流失。同时，企业若没有有效合理的绩效考核和管理机制，员工会缺乏上进心，导致企业财务共享效率低下。

三、大数据背景下企业财务共享问题成因

（一）流程管理缺乏统筹协调。大多中小型企业财务共享的整体流程中缺乏专门设立部门用以监督管理工作。在日常的财务共享流程中，存在审批流程冗长、流程阶段繁杂、不同工作量失衡等现象，流程之间缺乏合理的监督管理机制。如果企业在进行财务共享时，审批流程缺乏统筹考虑，会计管理与财务内控制度之间缺乏协调，在企业的报表和财务应急预案不改变的前提下，企业的风险就会增加。

（二）信息系统缺乏安全保障。财务数据的安全隐患主要是由于企业缺乏建立健全的信息系统。首先，内部员工缺乏对数据安全隐患的意识，企业员工流动性较大，离职的员工可能会顺带把数据拷贝，泄露给下家或者竞争对手；内部员工对数据安全意识不足，处理信息应变能力不强，不能及时发现潜在风险，可能无意或者恶意泄露数据信息。其次，外部黑客入侵、设备技术不完善以及互联网开放不稳定，都会影响企业财务数据的安全，数据一旦被破坏，再进行修复就会花费大量的人力与时间。因此，企业在运用大数据技术初期，就应该让员工对财务系统树立数据安全保护意识，优化财务信息系统建设，聘请专业的人员为企业数据进行加密处理。

（三）员工绩效缺乏管理制度。企业人员流失严重，主要因为缺乏健全合理的绩效考核制度。例如，高层对各部门待遇不同，即使财务共享人员违反制度，但也基本不追究责任，长此以往，会影响企业的整体运营。企业设立的考核指标不清晰，奖罚制度不完备，缺乏有效且全面的绩效考核体系，容易导致工作人员对待工作不努力、不上进。如果企业各分支部门没有统一的绩效考评指标，那么各部门执行情况，对员工的管辖、约束情况也就不同，会使员工产生消极的工作态度。若是绩效考核不能做到公开透明，那么企业工作者就不能以积极的态度从事工作。一般刚入职的底层财务共享职员，工资薪金较低，日常工作较为单一，没有得到重视，这也是一些高学历高专业知识人才离职的原因之一。在从事财务共享事业中，他们没有体会到归属感和满足感，那么只能寻找其他的工作晋升机会，从而导致财务共享的发展止步不前。

四、大数据背景下企业财务共享优化策略

通过分析大数据背景下企业财务共享问题成因，提出以下建议：

（一）优化业务流程，提高企业效率

1、费用报销流程优化。首先，运用电子发票实现无纸化管理。企业可以直接将电子发票和电子凭证上传到企业的财务信息系统中，大量节省各部门运营效率，避免流转纸质发票途中发票的丢失和税务风险。运用电子发票可以更方便且高效地在财务信息系统中优化费用报销流程。其次，设置审核规则，实现流程自动化。公司财务共享相关的费用审核是通过人工完成的，审核流程没有实现自动化，效率较低且容易产生差错。应用大数据技术可以分析费用的审核标准和核心要素的规范性，在设置统一的审核准则后，系统会自动完成审核，减少审核核心要素的遗漏，避免出现审核不规范现象。最后，简易员工出差报销费用流程。企业工作者出差报销凭证时会出现一些问题，比如提前预定酒店、机票，支付给员工差旅费用等复杂流程。运用财务共享技术可以建立员工出差费用报销一体化，企业内部与外部供应商协调，直接在线上审批各环节费用凭证，提升了企业费用报销流程的效率，员工无需提前垫付费用再申请报销，转变企业复杂传统的费用报销流程。

2、税收管理流程优化。在税务共享层次上，可以运用财务云信息系统，对税务的进销项进行管理，实现纳税申报、大数据税务分析、税务风险预警和税务风险检查全面流程一体化。这样财务共享员工只需做好税金计提表，提交到市分公司审核，通过后会直接运营到系统上，极大地减少了财务人员的工作负担。

税收管理流程优化的目的是为了方便税收的确认和计量、核算和监督，从而解决效率不高的问题，有利于减轻财务工作者的工作量，提高企业经营业务时效，实现企业税种自动化核算和监督，智能检查各种税务风险。

（二）增强安全屏障，规避企业风险。首先，进行财务系统优化，重视数据监督。建立统一、规范的数据核算部门，在原有的财务共享系统下，加大监督数据核算力度，规范数据管理权限，做到定期审查和监督，确保数据不被随意变更、拷贝，以应对数据外泄、丢失、篡改等突发情况，解决财务共享系统的数据安全性。其次，及时对互联网系统进行更新，加强防控措施。加强财务人员互联网安全防范意识，定期对员工进行互联网技术和安全防范的培训，掌握新科技、新技术与新知识，进而缩短员工对系统的熟悉时间，提高财务共享信息系统的稳定性。同时，加强员工思想道德和数据保护意识，促使员工预防各种潜在风险。员工可能会将数据或重要事项随手形成笔记，容易被别人看见，导致数据泄露，对企业造成不可估计的损失。最后，建立数据保护屏障，规避财务风险。聘请外部专业技术人士，修补系统漏洞、排查风险隐患、增强防火墙和数据加密技术，高效利用大数据信息技术，维护企业财务共享系统安全，进而规避企业财务风险；企业电子邮件和核心文件应双层加密，不可随意复制、储存、传送，避免员工在同行企业高额利诱下将内部数据报给竞争对手；规范制度，消除内部风险，员工一旦违法准则、泄露机密，应严格遵循企业管理，追究责任。

（三）优化绩效管理，培养复合型人才。第一，优化员工个人绩效管理。建立员工考核指标（KPI），精细到每位员工具体绩效考核。企业员工的工作时间、效率与质量三者直接挂钩，根据员工工作的实际情况，给予不同的奖罚。可划分四种不同的衡量指标：财务维度指标、客户维度指标、内部流程维度指标和学习与成长维度指标，根据这四种指标计算员工完成工作数量系数，加以薪酬奖罚金额，提高员工工作的效率。第二，实行外包计划。针对人才流失情况，企业可以把财务管理业务细分，将单一的核算工作外包给企业外部人员，这样可以提升企业的运营效率，将更多时间投入到人才管理和培训中，财会人员也可以缓解工作压力，员工的工作热情得到了提高，使其可以全身心地投入到财务共享工作中。同时，分散化处理业务流程，降低财务成本，短期内加速企业财务共享的转型，从源头优化企业人员管理结构，有效规避企业风险，最大限度提升企业内部管理质量。第三，完善员工培训管理制度。首先，设立轮岗制度。分配内部员工轮换岗位交流，分享不同职位之间的业务经验，培养全面性复合人才，让员工拥有更多晋升机会，降低企业优秀员工离职率。鼓励员工激发潜能，避免企业产生消极现象。其次，采用不同类型的主题培训。内部每月定期开展不同题材的内容培训，通过财务共享职员分享自己工作心得，提前备好讲课内容，深化拓展财务共享人员的专业知识；定期邀请外部专业人员进行授课培训，让员工充分理解企业内部业务，更好地完善财务流程。

综上所述，大数据信息技术对企业管理发展具有重要影响，企业优化后的运营管理技术，有效地转变了传统的财务管理模式。企业管理者可以通过大数据信息技术对深层挖掘的数据做出相应分析，及时发现企业运营管理中存在的难题，提前规避风险。此外，大数据技术在财务共享中的运用仍需要不断地推广，在实践中总结并完善，不断扩展相应的理论体系。