高校干部人事档案利用效能提升策略——以工资审批环节为例

□杨依桐

干部人事档案工作核心在于利用，其利用效能的高低体现在组织人事工作具体环节之中。以工资审批环节为例，目前天津市部分高校工资审批工作已经通过“云平台”联网上级部门实现线上审批，干部人事档案是工资待遇审批的依据，工资待遇审批结果也将构成干部人事档案的重要内容，两者之间有着双向联系，紧密相关。分析干部人事档案在工资审批中的运用情况，有利于发现当前干部人事档案工作中存在的问题，有针对性地提升干部人事档案利用效能。

一、高校干部人事档案在工资审批中的利用情况

（一）录聘人员起薪审批

按照《干部人事档案工作条例》中“凡进必审”“凡转必审”等相关要求，高校通过公开招聘、调入或安置等方式录用的人员，在正式办理入职手续前，需对拟录用人员干部人事档案中“三龄两历”等重要内容进行审核，经鉴定无造假、涂改、缺失等问题后，才能够办理入职手续，进入工资审批环节。在干部人事档案审核聚焦的“三龄两历”材料中，年龄、工龄、学历以及工作经历因素也都是核定薪酬待遇的关键。例如，通过干部人事档案中学历学位认证材料，确定员工岗位工资以及薪级工资的起点；通过干部人事档案中合同签订以及社保缴纳情况梳理工作经历，确定薪级晋升情况等。干部人事档案中相关的原始材料或依据档案梳理的相关材料，都是审批中确定新录聘人员工资标准必不可少的依据，干部人事档案的真实性、完整性直接影响高校录聘人员的工资审批情况。

（二）岗位工资变动审批

工资变动是人事工作的最终环节，高校教职工因职务变动或职称晋升带来的受聘岗位变动都会影响工资薪酬待遇。在高校聘任制的背景下，职务变动或职称职级等涉及岗位的变动都需要在聘用合同中做相应合同变更，聘用合同是干部人事档案第九类中需要归档的聘用相关重要材料，因岗位变动的工资变动审批需要以其为重要依据之一上传工资审批系统。另外，在深化师德师风建设的背景下，情节严重的师德失范行为将按照相关文件规定调整原岗位工资待遇，纳入干部人事档案中处分类的相关材料为这类工资变动提供依据。

（三）人员减少配套审批

高校人员调出减员及退休减员两种情况都涉及工资薪酬的前置梳理核对。高校人才流动较为频繁，教职工调出为其开具的工资档案及工资转移证都需以干部人事档案中历次工资变动审批表、套改表、视同缴费年限认定表中的参加工作时间等为原始依据。机关事业单位养老保险改革后，退休人员的养老金计发已交由社会保险中心负责，需原单位提供视同缴费年限核定前最后一次工资变动审批表、过渡期职称变动的相应工资审批表等作为养老待遇核定的依据，这些原始材料都需通过查阅干部人事档案获取。

二、从工资审批环节看高校干部人事档案工作存在的问题

（一）整档归档不及时，材料存在缺失

以干部人事档案在入职起薪审批中的运用为例，入职前为应届毕业生或企业工作人员的，其档案往往没有按照干部人事档案条例规定进行分类整理，材料较为散乱。根据高校招聘的特点，同一批入职人员往往较多，干部人事档案管理人员又处于兼顾其他分管工作的状态，起薪审批时并没有及时将新入职人员档案梳理归档。工资薪酬审批人员面对散乱的材料进行挑选拍照或扫描上传，对于档案中缺失的用于认定工作经历的劳动合同等材料也往往是由工资薪酬管理人员通知补充。岗位变动以及调出工资转移及退休待遇核定所需的材料也在不同程度上存在缺失，导致办理过程中经常需要补充材料或补充相应说明进行办理。在工资审批中暴露出了干部人事档案工作存在归档不及时、材料缺失未及时补充等问题，滞后于工资审批，由工资审批反推出缺失材料进行补充，这并不是干部人事档案利用的应有状态。

（二）管理人员业务面狭窄，缺乏主动性

从干部人事档案在工资审批工作中的运用现状来看，干部人事档案管理人员对于包括工资审批在内的组织人事工作政策要求缺乏了解，仅仅掌握档案管理知识的干部人事档案管理者成为了“被动收集者”。以干部人事档案在工资审批环节的运用为例，由于对于工资审批相关政策不了解，往往是在工资待遇审批中才发现某些相关材料的缺失，在实际工作中出现了例如对于高校人员档案转入审核把关不严，在退休待遇审批材料准备中发现缺少视同缴费年限认定及相关工资待遇审批要件要求原单位补充材料；新入职起薪人员工作经历核定所需的劳动合同以及社保缴费记录在起薪工资审批环节才要求本人联系原单位进行补充的情况。干部人事档案工作人员在档案完整性审核中，缺乏对应政策要求主动收集材料以提高档案可利用性的意识，降低了工资审批工作的效率，使得工资审批的准备时间延长。

（三）数字化进程缓慢，滞后于工资审批

目前，天津大部分高校常规性工资审批工作已经实现了“线上云审批”，即依托技术支持平台已有基础数据，上传工资审批相关要件照片或扫描件进行审批。工资审批所需要件绝大部分属于归档范围，在人事档案数字化已完成的理想状态下是可以通过系统直接调取审批所需电子材料用于审批。干部人事档案数字化进程的滞后，导致工资审批过程增加了前置“数字化”程序，且工资审批过程中形成的部分电子材料又不能作为档案数字化的一部分，这就造成了工作环节上的重复与浪费。

三、提高干部人事档案利用效能的举措

（一）提升整档、审档效率，建立双向复核制度

干部人事档案的整理与审核最终的目的应该是更好地服务于包括工资审批在内的组织人事工作，提高档案的可利用率。规范的整理工作、严格的审核环节是提升干部人事档案在工资审批中利用率的重要基础。以把好入口关为例，根据高校批量招聘或调入人才的特点，在档案调入后，需要集中人力、物力及时对新进人员的档案进行进一步整理与审核，为工资审批等后续环节打好基础。在工资审批工作中，干部人事档案管理专员与劳资负责人员建立对档案材料的双向复核制度，分别以干部人事档案管理规定、工资审批规定为视角对新入职人员档案中相关材料进行复核，对于档案材料的真实性、完整性进行审核，及时查漏补缺，双向联合，提高工作效率。

（二）重视全方位培训，培养高水平专业人员

干部人事档案工作人员的“专职化”不只是数量上的配比，更应该是一种高水平的专业化。根据《干部人事档案工作条例》要求，高校组织人事工作中形成的各类考核鉴定、学历学位认证、职称评审、政审、聘用、奖惩等方面的材料都需要分类归档纳入干部人事档案当中，其中也包括了工资待遇审批相关材料，这些档案材料是在组织人事工作中各个环节产生的，这也就意味着，做好高水平的档案材料的收集、鉴别、审核与利用工作，建立在档案管理者熟悉组织人事各个工作环节与政策要求的基础上。而目前对于干部人事档案管理人员的选拔与专业培训更多侧重于干部人事档案管理本身，有一定的局限性。因此，对于干部人事档案管理人员的培训应通过专题培训或短期轮岗等方式，重视专职人员对于组织人事各个其他环节的了解，了解各个环节的档案材料，主动完善，避免反推，从而提高后续组织人事工作效率。

（三）加快数字化进程，对接“互联网+”云平台

加快干部人事档案工作数字化进程，首先需要集中投入时间精力，做好本单位纸质干部人事档案的审核整理基础性工作，为数字化提供良好基础。受学校场地及设备限制，为加快数字化进程，方式上可以合理利用数字化外包公司这一社会资源，趋利避害，采取有效措施防范风险，保证外包过程中档案实体和档案信息的安全。加快数字化管理系统的建设，并对接工资审批等组织人事工作云平台是干部人事档案数字化努力的方向，从而为相关工作提供更为便捷的服务，提升整体工作效率。