档案机构档案资政服务模式研究

■吕红苹

一、引言

随着习近平总书记对档案工作作出重要批示以及新修订的《中华人民共和国档案法》的实施，档案资政服务方面的研究开始被关注，作为其核心的决策、渠道、现状、功能、智库开始探索并逐步深入，档案资政的理论研究、实践探索与未来进路的深度和广度也在不断发掘，对于档案服务模式的研究也开始被关注，其主要涉及服务模式的转变、挑战、提升路径等内容[1]。目前国内学者对档案资政服务的研究主要立足于档案资政的基本理论、实践经验、保障机制等三方面，首先是基本理论研究，包括档案资政的概念、功能和意义等[2]；其次是保障机制研究，包含档案资政的方式和资源建设等[3]；再次是发展策略研究，其中涉及档案智库、资源整合[4]等。

二、档案资政服务模式的解构

（一）档案资政服务模式的构成要素

1.服务主体

我国档案馆档案资政服务的主体包括档案机构和档案工作者，档案机构是指以国家综合性档案馆为主体，同时包括机关企事业单位内部的档案机构。档案机构提供档案资政服务平台、技术和渠道，档案工作者是档案机构档案资政服务的枢纽，是档案资政信息的筛选者、数据挖掘技术的运用者、服务策略的实施者和政务信息的传递者。因此，档案工作者需要具备前瞻性的思维能力、系统性的规划能力和高效的行动力，以此来促进档案资政服务的发展。首先，对于前瞻性的思维能力，档案工作人员应及时掌握外部环境，在档案行业发展的大趋势和当前政策下，及时做出应对并预测公共决策部门的档案信息需求；其次，对于系统的规划能力，档案工作人员根据公共决策部门的发展方向来策划档案资政服务方案，同时，规划档案政务信息的筛选、分配、传递和反馈工作，处理各项工作之间在人力、物力、财力上的分配问题，促进资政服务流程的循环进行；最后，对于高效的行动力，主要体现在档案人员的主动性和专业能力。主动性包括主动挖掘馆藏信息并对其深化利用，提高对档案资政信息的识别度和敏锐度，向档案机构主动争取资源保障和对档案资政服务的重视。专业能力是档案人员高效行动力的支撑，档案机构可建立职业准入制度，提高准入门槛，促进多层次、多类型的人才培训和交流。

2.服务对象

服务对象即档案资政服务的接受者，主要是指公共决策部门，其中主要包括政府机关、事业单位（国有事业单位和研究所）以及国有企业[5]。决策部门所需的信息来源越来越广泛，除去政府系统所提供的资政信息外，对其他来源的信息需求不断增长。档案机构因其文献档案的丰富性和原始性，是公共决策信息的来源，也是公共决策系统的有机组成部分。

公共决策部门的决策需求主要分为战略决策需求和战术决策需求，战略决策需求与国家的发展息息相关，且具有引领作用。公共决策部门所面临的问题有些是长期性的、根本性的，而这部分风险需要根据战略决策需求来处理。此外，有些问题具有一般性、非根本性特征，可运用战术决策处理，比如处理普通项目某阶段性流程。公共决策部门根据实际决策需求，在以往各方面管理活动中形成的档案中进行分析和总结经验，了解国家和各个地区某些重要领域的当前状态、发展趋势以及影响因子，以此来促进不同地区的发展方向和速度。同时，他们还需要了解一些国家某些领域的最新的、动态的监测情报，并预测某些领域未来发展趋势[6]。

决策范围包括社会生活的各个方面，从政治、法律、经济、文化到与人们生活等，对经济发展和人们生活有着重大影响，主要分为战略决策和战术决策。决策范围包括一些具有指导性、限制性的战略决策，这种决策多以政策的动态形式出现，例如对突发公共事件决策因其紧迫性和破坏性，政府建立了应急管理体系，确立了应急法律体系和机制，以便于紧急状态下政策的颁布和执行。

3.服务内容

服务内容即档案工作人员通过开发利用档案信息进行专业化信息服务，将以往和最新的数据转化为档案信息，不断发掘档案信息资源并与实际信息结合，形成档案资源，并向公共决策部门提供服务。档案机构通过四种方式提供服务，首先，档案咨询服务，档案机构根据实际需求为公共决策部门提供咨询服务，例如档案管理工作方面的指导，档案内部管理系统的使用方针；其次，档案需求服务，档案机构在以往公共决策部门提供反馈的基础上，了解公共决策部门的需求，确定基本服务策略，在内部馆藏文献中找到符合需求的档案信息，把不规则的、多主题的档案文献资源转化为有规律的专题档案，为公共决策部门提供必要的信息服务，在此过程中档案机构主动告知公共决策部门且不断改进信息服务的方法和手段[7]。再次，档案协作服务，档案机构合理利用和协调各个单位的资源，与各类信息服务部门联合起来，研究和开发档案信息内容，为公共决策部门提供更为全面的档案信息。最后，档案网上服务，档案机构通过网络信息平台来进行档案网上服务，深度挖掘馆藏资源，通过电子邮件、在线咨询、视频播放等形式向公共决策部门提供服务，最大程度上实现档案信息资源的政务共享[8]。

4.服务策略

档案资政服务的策略包括服务的主动性服务和服务手段的现代化。主动性服务是指档案机构以当前公共决策部门的实际需求为准，预测各种档案信息的价值，为决策部门积极提供档案资政服务方式。档案机构通过积极编研政务资料、不断丰富并挖掘馆藏资源、加快建设并适应档案资政的信息服务体系、借鉴社会服务部门的经验并设计流畅科学的服务流程、提高档案工作者的综合素质等方面来开展主动性服务。

对于服务手段的现代化的技术较为多样化，档案机构在传统档案服务的基础上更加智能化。首先，在技术层面，档案机构借助物联网、移动互联网、云计算、大数据等技术充分挖掘现有的文献资源，利用物联网收集技术、云计算处理数据、移动互联网传输技术、大数据挖掘技术。档案机构在关注不同公共决策部门不同的决策需求、提高资政服务的精确性和共享性的同时，在一定范围内建立档案资政资源服务的共享网络，向公共决策部门提供更智慧化、便捷化的服务。其次，在途径层面，档案机构积极交流各档案部门的经验、设计科学合理的服务规范，充分利用内外部的技术和智力资源，从根本上提高档案资政的服务质量。

（二）档案资政服务模式的要素结构

档案资政服务模式的要素结构的四个要素是一个整体性的综合服务系统，各个要素之间既相互独立，又相互依存，具有系统性和独立性。具体如图1所示。

图1 .档案资政服务模式结构

从整体来看，档案资政服务模式的资源整合和开发利用功能和辅助决策功能贯穿于档案资政服务模式的各个环节，为公共决策的制定提供支持和服务，推动档案资政服务能力的提升。在这个整体中，档案机构根据主动服务和现代化手段向公共决策部门提供服务策略，以进行多样化的服务。在这个过程中，服务策略和服务内容深度融合，服务于档案资政全程。

从个体关系来看，作为档案机构的服务主体是档案资政服务的提供者，是服务模式的起点，是整个过程运行的重要依托者；档案资政服务模式的功能是其他要素的源动力，贯穿于各个要素运行的过程中。服务策略是在整体功能的基础上，与实际结合形成的服务手段，与服务内容相辅相成，决定着服务内容的表现形式，是采取一种或多种档案服务形式、高效提供档案服务的关键。服务内容在上一层次的影响下，提供着档案咨询、需求、协作和网上服务，是档案资政服务模式体现的重要一步，连接着上一层次的策略，承担着对档案的储备资源以不同形式表现出来的任务，是档案资政服务模式的核心和实现档案资政服务目标的重要路径，是档案储备资源输出的重要保障。服务对象是公共决策部门，是服务的接受者，是档案资政服务模式中的最后一环和关键主体，是档案资政服务的实用性和满意度的重要反馈者。

（三）档案资政服务模式的功能

1.资源整合和开发利用

随着档案资政服务的研究不断深入和研究范围的不断扩大，档案信息量不断增多、种类复杂、数据真实性要求变高、服务需求不断提高，档案资政服务模式下资源整合和开发利用功能产生了重要的作用。第一，从部门合作层面看，档案资政服务模式促进了多部门间的通力合作，不同层级间的档案机构跨馆合作，以公共决策部门需求为导向，挖掘、聚合、重组档案信息，成为新的政务信息，确保向公共决策部门提供档案信息。第二，从资源整合层面看，档案资政模式可以有计划、分阶段、分步骤促进档案资源整合、部署资源整合框架，形成覆盖全国、统筹利用的数据整合平台，构建全国政务档案信息资源的内部共享体系，实现跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理和政务信息共享服务。档案资政模式的不断运行加速了档案资源的智能化检索，促进了联合开发和异地档案资源的整合，数据库中包含的内容可供公共决策部门进行在线全文阅读，节约了大量的人力成本和时间成本。同时数据之间的关联使得政务档案资源打破了传统的馆藏形式，它通过互联网之间进行浏览和分享，深挖政务档案资源间的关系，进而促进有共同点的政务档案资源间的高度融合，甚至产生新的信息，进一步满足公共决策部门的档案需求。第三，从数据开发层面看，档案资政服务模式的运行会进行档案资政信息的情报检索，捕捉潜在的可用资源的有效途径，以此来提高档案资政信息的准确性和政务档案的利用率，并且在反复搜索利用的基础上得到此前呈现出的数据，并以这些数据的内在特征作为依据，重新有针对性的提取并开发出新的数据，以此来向公共决策部门推送新的政务信息数据，扩大政务档案信息的查找范围。

2.辅助决策

辅助决策即根据档案资政的服务需求，将档案信息资源转化为知识，向公共决策部门提供知识参考。首先，在信息决策系统上，统一档案资政信息的基础操作流程，建立智能辅助决策系统，构建基于知识图谱技术的智能创新图谱中心，梳理不同政务档案之间的有效关联并且发现其内在的规律和知识，实现信息、知识的高度聚合和充分传递与共享，为档案资政服务提供一种新的进路。其次，在信息加工上，梳理、总结公共决策部门的常规性行政档案得出规律性的信息，对档案历史信息、案例信息和方针政策信息进行加工、整理和提炼，形成具有参考作用的决策知识，提出警示和危机参考，促进公共决策部门做出高质量决策。最后，在信息推送上，运用主动性、引导性的信息推送方式促进档案信息的高效利用，在当前信息化的前提下进行有针对性的档案信息服务，使档案资政服务与公共决策有效融合。

三、档案资政服务模式类型分析

档案资政服务模式在全国范围内有着一定的发展，档案资政服务模式不同于传统的档案服务模式，具有明确的服务主体。目前档案资政服务模式主要按四种不同标准进行分类：一是提供档案资政服务的主体不同，二是服务的对象不同，三是服务方式不同，四是服务技术不同。笔者以服务方式不同为标准，对档案资政服务模式的类型进行研究。

（一）档案编研

档案编研是指档案工作者通过整理档案机构的各种资料和文献，按一定的专题编辑成书，向公共决策部门提供真实、权威、客观的信息。当前档案编研工作存在三个方面的问题，首先，档案内容和来源的多样化增加了档案工作的负担，由于程序繁琐和各方面条件的限制、案卷数量庞大；其次，档案资政编研成果的载体形式单一，其载体形式主要由纸质材料构成，汇编形式主要包括年鉴汇编、文件汇编和大事记等；再次，档案工作者自身素质的不足，政务档案编研人才队伍专业性的落后和能力的欠缺，在编研工作中能否熟练的掌握并运用现代化的技术是值得商榷的。

对于这部分不足，首先，编研工作由独立编研逐渐转变为多元合作编研，档案机构在开展政务信息编研工作时可由原来的独立编研调整为合作编研，积极与外部图书馆、企事业单位、科研院所合作[9]，完成档案资政信息的多路径获取，以多渠道的获取方式减轻编研政务档案的工作量。其次，利用新媒体平台展现公共决策部门所需的编研成果，以现代化的方式展现编研成果，例如，档案机构利用微博、微信、专门的APP向公共决策部门呈现出多样化的载体形式。再次，建设规范化管理的档案编研队伍，完善档案编研队伍的专业化培训，培养多层次、多类型的政务档案编研人才，逐步跟上现代化档案资政信息的编研工作的步伐。

（二）撰写档案资政报告

档案资政报告是指以历史为依据，向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关询问的公文，并针对管理和决策的某个方面的问题向公共决策部门提供书面建议[10]。其中，档案机构撰写档案资政报告的规范性和重视程度、档案机构是否有针对性的撰写档案资政报告、档案资政报告是否具有时效性这三个维度需要档案机构有一定的发力。

首先，从源头上制定一系列的标准和规范来完善档案资政报告的撰写流程，在此标准的基础上分阶段、有序的分配档案资政报告中查找、筛选、编撰、移交的各个环节，构建与公共决策部门相适应的档案资政报告撰写流程。其次，找准档案资政方向，及时了解公共决策部门的中心工作和决策者关注的重大问题，有针对性的撰写档案资政报告，提高档案人员对中央有关文件、省委经济会议和政府工作报告的核心思想的领略。再次，档案人员应认清形势、了解社会热点，公共决策部门每个时间段都有不同的工作重心，档案信息需求侧重点也会随之改变，在此基础上迅速做出反应、组织档案人员编写档案资政报告。

（三）建立档案智库

档案机构智库是指档案机构利用馆藏档案优势、信息资源优势、专业技术优势，对知识、思想和技术研发生产，从而向公共决策部门提供专业决策咨询服务的档案服务机构。档案智库作为一种专业性智库，是以涉及档案领域的战略问题和公共政策为主要研究对象的研究咨询机构。当前档案智库的发展存在着高质量档案资政智库和研究成果数量较少、档案智库参与公共决策咨询缺乏系统性路径、管理方式和人才骨干相当欠缺等三个维度的不足。

首先，制定资政智库建设的政策性文件，进一步明确档案资政智库的定位、功能、指导思想和保障条件，为档案资政智库建设提供政策基础，档案机构根据有关政策性条例和实际状况建立高质量档案智库。根据档案资政智库建设的实际需求，各级档案机构加大智库人员在编制、经费、办公设备方面的保障，激励智库人员研究成果的产出。其次，各级档案机构资政智库为传达资政信息建立专门的报送渠道，确立档案资政智库的对接机构和有关人员，设立档案资政信息向上传递的邮箱、公文信箱和审批流程，同时公共决策部门向智库提供反馈信息，促进资政流程的高效传递和研究成果的产出。再次，争取各类社会信息资源，建立多类型、专业化的人才培训基地，促进政策研究人才与档案智库人才的交流，利用政策研究人才的视角参与档案资政智库的管理，引进高素质的政策研究人才加入到档案智库的建设研究。

四、档案资政服务模式创新发展的对策建议

（一）创造技术平台

创造技术平台涉及建立档案智慧管理平台和档案智库合作平台。首先，智慧管理平台通过大数据、物联网、云计算技术，对档案政务信息整合、挖掘并进行智能化管理，从中解析信息、提取信息，向公共决策部门提供更全面的政务信息共享服务。在智慧档案管理工作中，通过对各类档案中的信息处理与感知，为公共决策部门提供智慧管理、智慧决策和信息支撑。档案机构利用该平台扩大线下档案资政服务的自助范围，加强公共基础部门自助查阅、自助搜索等服务，同时推送动态定制式服务。

其次，档案智库合作是指以同一区域、研究主题或行业性质为依据，多个档案机构之间或与外部机构协同合作，如馆际合作、校企合作、馆企合作等，基于此建立更广泛的区域性、国际性合作，实现不同机构的资源联通、数据共享与知识交流，利用综合性资金、智力与技术支持，充分发挥合作机构内各项资源优势，深层次 的挖掘档案政务信息，共同致力于档案资政服务的发展，如中国社会科学院和上海市人们政府共同创建的上海研究院[11]。档案机构间与外部机构进行信息交流并充分挖掘档案信息，扩大信息获取与分析的范围，促进内外部机构间的合作、档案政务信息的共享与利用和异地查档、跨馆服务等。

（二）建立信息资源合作体系

信息资源合作体系是指建立不同档案机构之间的各种合作、协作、协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同揭示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度的满足公共决策部门的信息需求的全部活动。信息资源是开展档案资政服务的基石，在合作化的基础上不断提高档案资政服务的效率和质量。根据合作范围和规模的大小，包括档案机构与高校之间的战略合作、不同层级之间档案馆之间的合作以及同一区域内档案机构之间的合作。例如浙江省档案馆与中国人民大学信息资源管理学院签订全面战略合作协议，南昌市档案局、市档案馆与市城建档案馆联合交流合作，长三角地区之间档案馆之间签署的合作协议。

首先，加强馆际交流合作，搭建档案信息共享平台。采取区域内档案馆际交流、不同区域内档案馆际交流，具体合作方式涉及共同承担研究项目、档案信息资源数据库异地存储，档案政务信息复印件甚至原件等交互使用等。档案机构间相互交流，实现档案政务信息资源的共享和双赢，其次，档案机构间互相指导和进步。树立国家档案政务资源建设的大局观，与当地档案机构建立政务信息联系和交流的渠道和平台，加快档案资政信息的传递效率。对档案资政工作较为欠缺的档案机构提供具象化的指导和扶持，以局部档案资政服务的良好发展推进整体档案资政服务体系的建立。

（三）加强政府机构的信息需求分析

信息需求分析是指对公共决策部门所需的信息内容、信息范围进行统计分析，针对这政府机构面临的关键问题和热点问题，主动提供服务，促使最终决策的形成。分析公共决策部门的信息需求是档案资政服务合作的出发点和归宿，它对档案机构所提供的服务内容和策略有很重要的影响。首先，建立信息反馈机制。与公共决策部门的领导建立联系，征询公共决策部门人员的意见，汇总后不断改进。同时在档案机构内部建立较稳定的信息咨询队伍，了解公共决策部门的需求和意见，点对点的做好各项信息咨询服务；其次，挖掘信息需求。利用现代化信息手段开展定制服务，跟踪和分析公共决策部门的信息需求，对公共决策部门的信息需求进行细分并预测其潜在需求，充分挖掘内部信息间的联系掌握和分析公共决策内部信息部门与其他信息服务机构的信息服务合作，借此分析公共决策部门的实际信息需求；再次，加大服务力度。提供主动服务、知识服务，深入分析档案内容，提炼核心档案信息，引导公共决策部门利用档案机构的信息服务。