现代信息技术对单位档案管理的影响和对策研究

周信泉

潍坊市坊子区交通运输局 山东 潍坊 261200

引言

档案是单位工作中的信息载体，有效的档案管理在于针对单位的诸多信息资源来进行收集、整合与利用，并同时形成后续工作经验和指导建议，也为单位的风险规避提供必要的参考，有着十分显著的重要价值。目前，伴随着我国网络技术的持续性发展，现代信息技术在单位档案管理中的应用越来越广泛，并延伸出了新的档案管理理念和档案管理模式。从二者对比来看，现代信息技术在档案管理中的应用，有效提高了单位档案管理的效率，优化了单位档案管理的流程，并同时降低了单位档案管理中的成本支出。同时，现代信息技术在档案管理中的应用，也提高了档案信息资源的整体利用率。基于此，还需要单位方面进一步做好现代信息技术在档案管理中的融入。

1 现代信息技术对单位档案管理的影响分析

1.1 现代信息技术对单位档案管理流程的影响

一般认为，在单位组织各项业务活动时，往往会保存一些具有价值的文件，而当这些文件经过筛选后，便会作为单位档案的一部分被保管起来，这就是档案形成的基本过程[1]。那么在单位面临着大量文件资源时，文件资源的筛选同样是一项十分庞大、十分复杂的工作。工作人员不仅仅要对其进行分析和判断，也需要在完成筛选后，对有留存价值的文件材料，按照文件资源的类型、时间和载体类型等做好分类，最终形成可以进行存储的档案。由此可见，传统模式下单位档案管理的流程是十分烦琐的，需要具备专业的档案技术支撑，还涉及了大量人力成本的支出。基于此，通过现代信息技术的应用，将传统线下档案管理方式转变成了线上档案管理方式。期间，仅通过计算机软件，便能够参照设计后的标准来对海量的文件资源进行统一处理，模式化的进行筛选，切实减轻了人员的工作量，也提高了单位档案管理的整体效率。

1.2 现代信息技术对单位档案管理人员的影响

在现代信息技术背景下，对单位档案管理的影响体现在多个方面，在档案管理人员的要求方面影响明显。那么从具体的人员影响表现来看，主要如下[2-3]：①首先是档案管理人员的总体工作量得到了显著的降低。一些传统的档案管理工作，诸如档案归类、档案接收、档案时间排序等，都可以通过计算机来完成。同时，在简化了人员工作量的同时，让档案人员与其他工作人员的沟通交流更加简单，一定程度上弱化了人员之间的矛盾和冲突；②其次是对档案管理人员的素质要求更高了。现代信息技术的应用虽然在一定程度上减轻了人员的工作量，但随着而来的是对档案管理人员综合素质的新要求。作为档案管理人员，不仅仅要具备档案管理的基本业务能力，也需要熟练掌握计算机技能。包括软件的使用管理、计算机与档案业务流程的融合操作等。因此，在今后档案管理人员培养和考核中，针对计算机等现代管理技术的应用等，也必然会发生相应的转变。

1.3 现代信息技术对单位档案管理理念的影响

在现代信息技术应用的过程中，同样给单位档案管理的理念带来了影响。一般认为，在传统档案管理工作中，管理人员对工作的认知仅仅停留在了档案资源的收集和保管方面，普遍是一种基础性的工作。是在明确制度指导下，按部就班地进行操作[4]。一方面是要维护好档案的安全性，避免档案出现丢失、损坏等问题。另一方面则普遍缺乏创新意识。而随着现代信息技术的发展和应用，针对档案管理的模式、制度、理念等多个方面都带来了新的思路。现阶段的档案管理已经成为单位内部管理的重要环节，也是单位运行发展的重要环节。

2 现代信息技术背景下单位档案管理面临的重要问题

目前，把随着现代信息技术的持续性发展，现代信息技术的应用越来越广泛，并不断深入到了单位财务管理、人事工作等多个方面。基于此，在单位档案管理工作中，同样需要做好现代信息技术的应用，切实发挥出现代信息技术的优势和作用，以此来推动单位档案管理的有效创新，切实提高档案信息资源的利用率[5]。但是从目前实际情况来看，在部分单位档案管理信息化建设的过程中，仍伴随着一些问题。例如缺乏长效的档案管理信息化建设机制，仅仅是在档案管理信息化建设的初期投入了部分资金，购入了部分设备，但却缺乏后续的投入，并同样也缺少对信息化的维护，这就导致了信息化系统和信息化设备在长期得不到维护的基础上，出现了诸多现代化设备闲置、与日常管理工作脱节等的问题，影响了信息化建设的价值和作用。此外，在单位完善信息化技术和设备的过程中，却没有对人员做好培训来提升现代管理技术和技能，导致现有工作者，难以有效利用信息化手段，同样影响了信息化建设的效果。

3 现代信息技术在单位档案管理中的应用策略

3.1 建立完善的档案信息化管理系统

结合以上问题，在单位档案管理应用现代信息技术的过程中，首先需要建立起完善的档案信息化管理系统。期间，单位方面需要结合自身档案管理的实际情况和实际需求，切实做好相应方案的设计，并同时完善信息化档案管理的配套预算，有针对性地导入资金，以此来确保档案管理信息化系统的顺利建设。在保证档案管理文件接收、筛选、分类、存储等多个环节，打造一站式的工作标准流程。那么在具体档案管理信息化系统建设中，则是需要分别从信息化软件建设和信息化硬件建设两个方面入手[6]。首先从档案管理信息化软件建设来看，应当先行完善与业务相关的软件。包括档案自助查询软件、文件资源分类软件、权限设置管理软件等。其次，从档案管理信息化硬件建设来看，主要包括扫描设备的购入、存储设备的购入，服务器的更新等。其中，尤其是要做好单位内部数据库的建设，并保证数据库的充分存储容量，以此来满足单位运行中的档案信息资源存储需求。

3.2 制定健全的档案信息化管理制度

在现代信息技术的单位档案管理工作中，还需要进一步健全档案信息化管理的制度。目前，基于现代信息技术的发展和应用，单位档案管理正在从传统的人工模式不断向着信息化的模式迈进。因此，随着模式的变化，相应的制度同样要做好调整，以此来聚焦具体档案管理工作的展开，构建起统一明确的标准、规范和流程，营造出稳定的工作秩序。那么从具体的档案信息化管理制度建设来看，主要体现在以下两个方面。首先，单位需要进一步健全档案的接受制度。由于传统的档案管理是人工模式，那么档案的接受自然时以纸质形式来完成的。而在现代信息技术应用的过程中，电子档案逐渐取代了传统的纸质档案。基于此，还需要切实完善有关电子档案的相关接受制度。其次是要进一步健全档案管理的借阅制度。期间，主要针对用户的档案借阅行为，切实做好用户的资格审查，并明确具体的档案借阅流程。

3.3 培养复合型档案管理人才

前文中也曾谈到，随着现代信息技术的发展和应用，针对单位档案管理的人才建设同样提出了很多新的要求。作为档案管理人员，不仅仅需要具备扎实的基础能力，也要做好自身的信息素养提升。但是从目前的实际情况来看，单位方面对人员的素质建设仍存在一些问题。尤其是现存档案管理人员，大都是临退休人员或者是兼职人员[7]。一方面是本身便缺乏档案管理的基础能力，另一方面则是缺乏学习的态度，不能够有效掌握现代信息技术。基于此，单位的人才建设同样要做好以下几点工作。首先，强化人员的进入考核，明确具体的岗位标准。同时，做好与各大高校的合作，通过高校的教育资源导入和单位的实践资源整合，来构建持续性的人才培养平台。其次，做好现有人员队伍的培训。期间，可以导入实际的工作案例，通过案例分析来整理问题、总结方法、积累经验，并结合现代信息技术的实际应用情况，一并做好人员的信息素养提升。尤其是对信息化软件、硬件的操作、维护、保养流程方面的培训。最后，进一步做好人员的管理工作，完善人员的责任机制和奖罚机制。不仅仅是从行为方面提高人员的整体水平，也需要从意识和理念角度来做好人员的引导，充分发挥出人员的积极主体作用。

3.4 做好单位电子档案的安全保障工作

在单位档案管理工作中，应当切实做好档案的安全保障工作。尤其是随着现代信息技术的普及，电子档案也面临着更多的风险。那么从单位工作的情况来看，针对传统纸质档案的安全保障，已经形成了一套相应完善的制度。但是在面对电子档案时，仍需要进一步对管理方法进行创新和优化。其中，一方面是需要认识到电子档案的特殊性，尤其针对电子档案的源头来做好把控，强化加密效果。另一方面则是针对电子档案做好分级管理。主要是结合隐私性、重要性等不同指标来予以划分。此外，单位方面还需要做好云服务器的建立，通过云服务器来对电子档案进行存储，达到更安全的效果。

3.5 积极转变和更新单位的档案管理理念

在基于现代信息技术的单位档案管理工作中，还需要进一步做好单位档案管理的理念革新。通过理念革新来认识到现代信息技术的重要性和价值，并对后续的行为进行指导[8]。同时，单位和管理人员也需要在新常态背景下，重新审视档案管理工作，重新认识档案管理工作的价值和意义，尤其是在单位决策、运行和风险规避等多个具体环节中的价值和意义。其次，通过理念革新，营造出由上至下的信息化氛围。前文中也曾谈到，目前现代信息技术不仅仅是投入到了单位的档案管理中，也涉及着单位的财务管理、人事管理等多个环节。因此，信息化氛围的建设同样要渗透到单位内部的每一个部门中，强化每一个岗位的信息能力。此外，档案管理工作本身也必然会与其他部门进行沟通和交流，形成互动。因此，整体内部氛围的信息化建设，也能够为档案管理的信息化发展创造出更有利于的条件，夯实关键性基础。

3.6 加强单位档案管理中的现代信息技术设备投入

在单位档案管理应用现代信息技术的过程中，应当切实做好信息化中的资金投入，完善技术设备。但是目前部分单位仅仅是前期的资金和设备投入，缺乏后续的维护与管理。基于此，还需要从全过程来对其进行考量，完善配套机制。既要通过资金的投入，完善相应的技术、设备，也需要做好技术、设备的管理，加强检查，做好维修养护。同时，针对人员一并开展培训工作，结合单位档案管理的实际情况和实际需求，有针对性地制定具体建设方案，具有十分重要的现实意义。

4 结束语

综上所述，在新常态背景下，做好档案管理工作是保证单位运行的关键。通过档案信息资源整合与利用，有效融入单位决策、管理和风险规避等多个方面，进而推动单位的健康有序发展。其中，现代信息技术的应用，客观上改变了传统单位档案管理的模式，但同样也出现了一些新的问题，还需要切实做好现代信息技术背景下的优化处理工作，全面加速推进档案管理理念转变、方法革新、模式创新、安全保障、设备优化等，以此来提高单位档案管理的整体效果。