以区域采购共享平台助力境外物资采购及管理

徐小汀

（中石化（欧洲）有限公司，德国法兰克福 60308）

1 石油石化企业境外物资采购及管理特点

1.1 境外物资采购特点

一是采购需求更为多样。石油石化行业是以连续生产为特征的流程制造行业，物资采购要满足上游勘探开发、资源获取及储运的需要，既要保障炼油及化工板块的连续生产，也要为下游销售板块及贸易销售终端提供采购支持，采购服务“从采油井口延伸到加油站”，涉及物资品类众多。国内石油石化行业普遍实施上下游一体化经营，所属企业多可通过不同业务单元互供解决部分物资供给。但在境外项目中，基于建设运营实际及所在国资源情况，物资物料几乎均须从外部采购，项目不同，其物资采购需求也各异。

二是采购主体更为多元。以某石化行业央企境外工程建设项目为例，由于涉及油气勘探开发、石油和炼化工程等领域，合同类型多，既包括投资项目、工程技术服务项目，也有总承包项目等；项目下合作方式不同，既包括担任作业者、联合作业项目，也包括非作业者、设计施工服务、工程技术服务等不同模式。采购主体既可能是投资方、运营方，也可能是工程公司或施工单位。

三是项目实施更为分散。境外物资采购需要根据建设项目或经营所在地实施跨区域采购。随着石油石化企业国际化进程推进，项目呈全球化分布，为实现经济性，普遍针对某一项目在十余个国家和地区同时进行寻源采购。

1.2 境外物资采购管理存在的问题

一是供应链风险管控难度大。境外物资采购中，物流、资金流在更大范围跨地域流动，采购周期更长，供应链风险增大[1]。同时，由于建设项目或经营所在地的政治政策风险及外部营商环境风险各异，当传统供应链环节风险与所在国营商环境风险相叠加时，易出现需求、供应及过程控制风险敞口，合规风险事件时有发生。

二是资源整合难度大。受项目分布广、采购主体多和需求多样性的影响，境外物资采购需求相对分散，较难有效集中；受建设项目或经营所在地法律法规、投资合同条款、贸易壁垒、本土化要求等因素影响，供应资源区域化特点显著[2]；零星采购多，采购规模小，较难形成采购服务规模效应。

三是信息化管理程度低。各项目单位自成体系，采购实施分散独立。总体上采购规范性、标准化水平不高，信息化管理程度较低。采购活动的审查和审批、合同管理多以线下为主；大多数企业未对采购数据有效归集，信息不能实现跨区域互联互通。

2 境外采购供应链风险

2.1 外部营商环境风险

境外物资采购需要特别关注各类外部风险，包括自然环境风险、政治政策及社会环境风险、经济周期及市场环境风险等[3]。不同区域外部环境风险各异，以近期欧洲地区供应链波动为例，新冠疫情持续，影响制造加工进度；区域冲突导致部分供应链中断，外协件缺件及延迟交货异常状况不断；夏季干旱导致主要河道水位骤降，对物流内陆运输造成压力；能源危机导致通胀问题蔓延，欧元区制造业采购经理指数持续低迷。以上问题，一旦影响到供应链某个节点，将会导致既定采购目标无法实现。另外，利率汇率、税务政策调整以及法律环境变化也会对采购贸易成本和供应链安全稳定性造成影响。

2.2 信息化与供应链风险

2.2.1 需求计划及信息传递风险

供应链运作以需求为导向，其中的生产、运输、供给均建立在对需求准确预测的基础上[4]。需求计划管理存在需求计划提出滞后、管理不到位、形成采购计划前不能有效平衡库存等问题，造成采购过剩、库存高企，导致整体供应链效率低下和资产效率折损。

由于项目所在地和物资采购管理均相对分散，即使在同一区域内，项目采购信息也未互通，采购需求较难集中；物资种类多、到货要求紧，为确保正常开工须提前备料，但由于库存信息缺失或不准确，未有效开展库存平衡或“改代利用”，造成重复采购；有的建设项目需求提出时点滞后，与项目进度信息不匹配，导致采购组织困难，存在物资供应保障风险；无计划采购、超批复采购造成物资积压、重复储备的情况时有发生。

2.2.2 供应资源管理及信息不对称风险

供应链风险管理核心在于对供应链合作伙伴关系的管控与监督。境外物资采购中，如何选择供应商及合作方对于供应链安全极其重要[4]。

供应资源过于狭窄，竞争不充分，会造成单一供应资源风险；所在地区诚信体系不健全，合作伙伴资信情况不明，会相应增加履约风险；对于违约供应商如不能及时处置，违约情况不能充分共享，就可能导致同类问题反复发生。另外，供应链上的合作方作为独立经营者，追求自身利益最大化。信息不对称越严重，越不利于供应链上企业实现共赢、达成整体利益最大化。

2.2.3 合同签约、执行及过程控制风险

境外采购涉及不同国家地区的货物买卖，交易文本各异，合同文本标准化程度普遍不高。对于违约罚则、争议解决等关键性条款表述不严谨，不利于合同下维护己方利益。从合同管理角度，由于采取线下管理方式，合同签订及变更缺乏规范的审批流程，可能造成缔约风险。

在境外物资采购中，采购合同执行涉及物流、资金流的跨地域流动，生产商、代理商、流通商、库存商、物流商和采购人分布在不同国家和地区，跨时区、多语言给信息传递及时性准确性带来难度；由于供应链各节点信息相对封闭，信息失真的风险更为突出。在生产组织、质量控制、交付进度、物流运输、报关报检、财务结算等环节中，供应链上下企业间采购信息沟通传递的效率质量，直接影响供应链环节风险处置效率。信息充分共享，有利于建立端到端的信任合作关系。

3 区域采购共享平台建设思路

现代供应链风险管理强调以数据为核心要素，通过现代信息技术和组织方式将上下游资源整合、优化和协同，通过信息化手段不断优化物资采购供应链管理。采购业务及管理的信息流应得到充分重视。建立以信息数据为基础的采购共享平台，既能实现采购业务及管理信息的充分共享，又能助力供应链各节点信息的互联互通。以壳牌公司为例，在全球建立了4个区域共享中心，已陆续将合同与采购、订单支付管理、贸易与供应商管理、客户运营管理、润滑油供应链管理甚至法务纳入共享服务范围。以信息和数据为管理抓手，通过区域共享平台模式开展石油石化企业境外物资采购管理，是一种新的管理思路。

3.1 区域采购共享平台的特点

区域采购共享平台旨在服务于境外地理位置相近、营商环境相同的各项目群或单位，以平台化和共享式为特点。

1）平台化。强调物资采购供应链各节点数据端到端全域上线，信息系统不仅涵盖境外项目需求计划、供应资源、采购价格、订单、过程控制、资金收付、仓储物流、出入库记录、供应商资源、库存储备等内部管理业务数据，同时也与供应链上各外部节点连接，推动合作伙伴间信息互联互通，实现系统集成。一方面可以更快捷准确地获得信息，确保采购信息及时采集传递，避免信息不对称、信息失真或放大带来的采购风险；另一方面也能做到快速响应，实现供应链各环节协同行动，特别是在风险监控、事件处理、需求预测、辅助决策方面发挥作用。

2）共享式。共享式采购以统一规范的操作流程和标准化管理要求为基础。首先，同一区域要建立标准化的采购流程，统一管理要求，最大化共享内部信息和资源。如建立统一储备库，为同一区域内不同单位、项目间实现库存平衡和“改代利用”创造条件，最大限度发挥规模化采购效益；建立适合本区域商务习惯和惯例的统一的合同范本库，对关键风险性条款统一约定，对同类物资统一技术标准和采购要求；建立区域内部合格供应商库，统一入库标准，对不良供应商履约问题及时通报、实现对区域内供应资源的统一管理；根据物资品类建立区域内专业化的采购评审团队，还可利用远程异地评审工具，与其他区域和总部共享评审人力资源。其次，利用系统集成数据接口方式，与外部信息充分联通。一是充分利用专业风险管理公司、信用评级机构、咨询公司等不同渠道数据，对采购交易涉及财务融资、信用、合规等信息及时更新和共享，确保信息校验客观性和真实性。二是对重要供应商经营绩效、履约情形，甚至其上游原料供应商开展质量线上监控与信息收集，对区域内营商重大事件和资讯信息充分共享，以增加供应链透明度，提高对内外部采购风险预判、处置和管控的能力。

3.2 区域采购共享平台初步构想

需求计划及库存管理方面，可通过与工程项目建设进度信息对接，提早明确需求计划；建立物资线上储备库，与线下库存同步，通过分析存货数据，以物料为单位及时开展库存平衡。对于日常性生产运维采购，可通过与生产单位智能工厂数据连接，科学制定检维修物资采购计划。通过综合运用供应商管理库存（VMI）、供货方管理库存（SMI）等供应链管理技术，实现供应链成员间协同协作，以虚拟库存形式来降低实体库存水平；具备条件的区域内项目群，可共同建立线上联合储备库，协同管理，共享储备资源，以提高市场竞争、成本控制和风险管控能力。

优选供应资源方面，全方位收集供应商信息，建立供应商信息库，基于供应产能、数量及分布对供应资源开展画像，以科学确定采购策略，达到充分寻源、及时锁定优质资源的目的；及时更新供应商库数据，跟踪其设备管理、技术人员、质量控制、成本控制、技术开发、交货及服务及业绩等变化，发现异常早预警；对于违约供应商，平台内及时通报，实现信息及时共享，统一处罚；通过共享平台尝试与合作伙伴建立信任和监督联动机制，降低供应链结构成本和内部交易成本，促进各成员以更灵活便捷的方式开展互信合作。

过程控制方面，充分利用互联网、GPS、区块链、物联网等信息技术降低信息传输错误风险，降低成员在信息不对称情况下误判或错误决策的可能性；及时跟踪供应链上各节点业务实施情况，通过银行、海关等数据及时追踪物资采购的资金流、物流情况，通过电子手段进行仓储及运输交易，及时发现并处置风险；在出现突发异常时，合作伙伴借助平台，可及时互通并共享信息，有利于及时制定应急方案，协同处置，共同快速化解业务执行风险。加快信息流动有利于提高供应链风险应对的反应速度，增强供应链的柔性和反应能力，使供应链更好适应市场变化。

辅助决策方面，区域内采购数据可在区域采购共享平台上实现沉淀和管理。通过收集整理采购价格、制造周期、物流运输等采购数据，以及物资关键技术参数、设备运行数据、MR检维修数据及物料消耗情况等全生命周期管理数据，系统自动识别关键物资及高风险物料；建立项目经常性采购物资的需求及供给模型；关注参数异常变动，通过建模测算，辅助科学决策，在风险事先预防、事中紧急处置、事后补救方面发挥作用。

4 结语

在石油石化企业国际化经营的大背景下，首先应充分利用信息技术发展成果，通过推进区域采购共享平台建设，实现合作伙伴信息互联互通和数据共享，提升供应链协作水平；同时应加强数据搜集及分析，以洞察采购运行及风险发生的规律，科学辅助采购风险决策；之后在数据积累应用的基础上，构建供应链风险模型，找出采购瓶颈和薄弱环节，有重点地实施风险管理。石油石化企业在境外物资采购中，从建立区域采购共享平台入手，可有效提升境外物资采购及管理水平，并将最终助力石油石化企业实现全球资产安全及效率目标。