秘书职业倦怠及解决策略探讨

文/岭南师范学院文学与传媒学院 关琼

秘书，一般是指企业里掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。在现代企业运行当中，秘书对内是协调上下、沟通左右的桥梁，对外则是商务洽谈、重大谈判、核心资源统筹等系列事务中的重要角色。目前，秘书的工作已趋于专业化。比如在上市公司中，董事会秘书既是监管机构认定的高级管理人员，对外负责公司信息披露，对内负责股权事务管理等工作，是上市公司与证券交易所之间的指定联络人，也是公司对外的重要“窗口”。然而，作为秘书中的“佼佼者”，董事会秘书的工作却因为长期处于“高压”之中，一度被称为“高危职业”，从而成为秘书群体职业倦怠现象的典型例证。

“职业倦怠”最早由美国心理学家弗鲁顿伯格于1974年提出，指个体不能顺利应对工作压力时的一种极端反应，是个体伴随于长时期压力体验下而产生的情感、态度和行为的衰竭状态。此外，马斯拉池认为，职业倦怠的组成内容包括情绪衰竭、去人格化和低成就感。其中，情绪衰竭是个体在察觉个人能力和心理情感耗尽之后形成的情绪不稳定；去人格化具体表现在个体在群体行为或群体压力的影响下，其自我导向功能的日渐削弱甚至责任感完全丧失；低成就感具体体现在做事情缺乏动力，甚至不相信自己能对服务对象造成影响。秘书的职业倦怠表现为对工作失去热情、缺乏认同感与责任感、甚至将个人情绪带入工作之中。

秘书的职业倦怠问题势必影响工作质量和效率，亟须引起高度重视。基于此，本文以湛江市企业秘书群体为例，选择具有代表性的个案进行深入研究，分析其面临的困境，提出解决策略，有助于提高秘书工作效能和幸福感，为秘书从业人员职业及身心健康发展提供参考。

一、秘书职业倦怠原因分析

作为粤西滨海之城，湛江市在广东省的地位不断攀升。2017年国务院批复同意《北部湾城市群发展规划》将湛江定位为北部湾中心城市，紧接着《广东省沿海经济带综合发展规划》将湛江定位为广东省域副中心城市，湛江一次次被赋予高规格的战略定位和发展重任。同时，作为沿海口岸城市，湛江对“一带一路”沿线国家的进出，为广东省的经济发展提供了重要贡献。湛江市政府网消息显示，2022年前4个月湛江市对“一带一路”沿线国家进出口77.7亿元，比上年同期（下同）增长47.3%。其中，出口22.3亿元，下降5.4%；进口55.4亿元，增长89.9%。此外，从2022年6月起，顺丰航空全货机将在湛江吴川机场执飞，是湛江民航史上首次开通全货机航线，既可帮助粤西地区水产品、农产品等优质产品迅速走向全国乃至全球，也可为粤西地区深度融入“一带一路”建设搭建高效的航空物流通道，提升区域和城市的竞争力，对临空产业产生极强的吸引力，直接拉动空港经济区蓬勃发展，进而带动地方经济社会快速发展。

随着地方经济腾飞和企业的迅速发展，也带来了对秘书人才的极大考验。在高强度、高负荷的秘书工作中，部分秘书人员力不从心，工作热情不高，从而产生职业倦怠。笔者与多位湛江市企业秘书工作人员深入沟通，发现实际工作中均存在不同程度的职业倦怠现象，主要表现为工作效率较低、工作热情不高，甚至更有个别秘书出现心理问题，如社交恐惧、自闭、抑郁等。经细致了解分析，主要原因如下：

（一）主观因素。1.心理素质有待提高，受挫能力较为不足。肖汉仕教授认为：心理素质是在遗传基础之上，在教育与环境影响下，经过主体实践训练所形成的性格品质与心理能力的综合体现。心理能力包括认知能力、心理适应能力与内在动力。在一定程度上，个人心理的认知能力体现出其适应能力，并成为推动行为动作发生的内在动力。认知能力的落后，导致部分秘书在实际工作中的心理适应能力逐步下降，进而表现为工作内在动力不足，缺乏积极性。秘书常年陪伴领导身边，办文、办会、办事的工作内容较为琐碎与繁重，加上辅助决策、沟通协调等复杂性工作，无疑加重了秘书的工作量。尤其面对领导的批评与不满时，部分秘书心理抗压能力不断弱化，感到自身的劳动成果得不到认可，于是工作态度由积极转化为消极，甚至出现消极惰怠，最后导致职业倦怠。2.专业水平不足，适应能力有待提高。秘书职业能力主要包含办文、办事、办会，其中办文能力尤为重要。事实证明，能写会写的“笔杆子”在单位中非常受欢迎。写作能力的提升并非一朝一夕就能完成，而是需要日积月累的不断丰富与沉淀。在工作中的写与学，应是双向进程，相互促进。任何能力的不足，都会让秘书在实际工作中感到力不从心。《中国教育现代化2035》提出了教育现代化的八大基本理念，其中包括“更加注重终身学习，更加注重因材施教，更加注重知行合一，更加注重融合发展”等。秘书作为一项工作内容较为繁复的职业，“终身学习”的观念应深入其中。面对科技信息技术的日益更新，工作方式也在更新迭代。办公室业务不再依靠以前的传统方式，更多融入了现代信息技术手段，如打印机、投影仪、办公OA系统等，都在不断提醒秘书应紧跟时代步伐，更新学习以适应新的工作方式。

（二）客观因素。1.职业前景模糊，晋升通道受阻。秘书作为领导的助手，以辅助领导工作为核心，不断实现领导价值。但在实际工作之中，秘书个人价值难以体现，容易产生晕轮效应和认知定型，从而减少了岗位调换的机会。所谓晕轮效应，在心理学中指人们在交往认知中，对方的某个特别突出的特点、品质会掩盖人们对对方的其他品质和特点的正确认知。在有限的岗位晋升通道中，秘书的工作价值往往容易被隐藏。优秀的秘书人才难以找到合适替代人选，平庸的秘书当然也没有机会得到晋升。在实践工作中，不少优秀的秘书人员晋升速度过慢，尤其是写作能力较强的“笔杆子”，更是难以替代，于是在原岗位上工作十余年的例子不在少数。职业能力的突出表现反倒成为晋升途中的“绊脚石”，不得不令人感到无奈。对于职业而言，上升空间受到限制无疑是致命伤。没有前景可言的秘书，职业倦怠现象屡见不鲜。2.工作时间不定，不断挤压私人空间。秘书职业是一项需要高度敏感性和工作责任心的职业，其从属性自然包括时间上的划分。以某企业为例，在职人员为60人，而从事秘书工作的仅有6人。使得秘书工作压力较大，工作时间难以明确，甚至出现“5+2”“996”现象，加班俨然已成常态。不少秘书人员表示：“没有加过班的秘书，就不是一个合格秘书”。高负荷的工作，自然压缩了不少秘书的个人时间，如陪伴家人、照顾老人等问题，在工作压力面前只能望而却步。而且，仅有少数秘书加班可以领取加班费，而多数秘书加班则是“义务劳动”，对其加班报酬并无明确规定。长时间的无条件加班，导致工作付出与获得不成正比，加上无处不在的生活压力，不少秘书认为自身的合理权益并未得到保障，使得秘书人员逐渐出现职业倦怠现象。3.个人欠缺立场，职场队伍易“被站队”。秘书的工作性质为领导的助手或参谋，但在实际工作中，部分秘书并不完全赞成领导的处事风格，但因其工作性质不得不服从领导的安排。去个人化的特性，使得秘书在实际工作中很难突出个人作用，个人的魅力往往被领导的光芒所遮蔽，甚至出现“被站队”的现象。不少秘书表示：“很无奈，但无力改变。”秘书与领导之间关系由秘书的工作性质决定了其高依附性与高从属性。领导仕途顺畅，秘书的地位必然水涨船高；如果领导退休或退居二线，秘书就会被边缘化，被调离秘书岗位或不被重视。个人的职业前途完全被领导所左右，并非靠自身能力得到更改，由此所造成的困境，加剧了秘书职业倦怠。

二、缓解职业倦怠的解决策略

秘书部门担任着上传下达的职责，对上，为领导服务；对下，传达领导部署，每一步都至关重要。职业倦怠的出现使得秘书工作陷入被动局面，而作为企业的重要部门，则是工作上的潜在危险。为有效缓解这一困境，提出以下策略：

（一）不断提高自身素养。对秘书个人而言，应不断加强自身职业素养，以完善工作中的不足之处。随着现代信息技术的迅猛发展，人们的生活方式、工作方式发生巨大变化的同时，也不断地对秘书提出“全能型”“综合型”的要求。因此，秘书从业人员应不断加强职业能力学习，树立正确的政治立场、政治观念、政治方向，在一切法律与道德的框架内为领导服务，为单位服务。秘书应不断提高自身业务能力，围绕办文办事办会，积极为领导出谋划策。企业应定期开展业务能力培训，公文写作讲座等，切实提高秘书的业务能力。当出现职业倦怠的前兆时，秘书应及时进行自我心理调适，正确认识秘书工作，妥善处理情绪问题，积极寻找合理调解情绪方式，如向朋友倾诉、寻求心理医生帮助等，适当释放心理压力。秘书应妥善处理工作与家庭的关系，不仅使得自身工作角色合格，同时给予家人必要的陪伴与沟通，从而不断提高幸福感，有效缓解职业倦怠。

（二）建立并完善晋升制度。企业晋升制度有明确的业绩要求，对秘书岗位，应量化其工作成果，作为企业中的一员，秘书应受到公平的晋升对待，不能由于其工作性质的特殊性被区别对待，更不能因为领导职位的高低而决定秘书晋升速度的快慢。对优秀的秘书人员更应扩展其发展空间，不能因为无可替代而限制秘书的晋升。领导及有关部门应制定有效措施，建立合理的评价、激励机制，从德、能、勤、绩四方面对秘书进行定期考核。企业实行绩效制，根据具体岗位设定每位员工的KPI，实现多劳多得，避免“平分蛋糕”的现象。量化秘书个人业绩，不仅能使秘书的工作得到肯定与认同，还能有效调动其工作积极性，让秘书人员感受到自己的工作成果没有被淹没。合理有效的晋升机制，势必会形成秘书行业内的良性竞争，进而不断促进企业向前发展。

（三）加强领导人文关怀。秘书虽为领导的助手，但在实际工作中，却是陪伴领导时间最长的工作人员。面对高强度的工作时间与压力，领导应积极询问其困难，及时沟通协调，如合理提高秘书待遇，使其付出与收获成正比。由于秘书工作的辅助性，外人虽看不到秘书的付出，但领导应给予积极的肯定与认同，让秘书感受到自己工作成果被认可，增强工作责任感。面对秘书工作时间过长的问题，领导应设身处地考虑其家人感受，尽量缩短加班时间，合理安排工作内容，给予必要的个人时间。领导还可以及时调整秘书的工作心态，必要时可实行EAP援助计划，以此增强部门工作人员的心理免疫能力。EAP（Employee Assistance Program)是一种面向组织的综合性心理健康服务，使员工在纷繁的个人问题中得到解脱，改善部门的工作气氛和管理效能。领导的关怀对于秘书而言非常重要，在一定程度上，代表了对其工作能力的肯定，从而促使其更有动力地投入工作。

三、结语

企业秘书职业倦怠会令企业面临一定的风险，积极面对困境才能得到有效解决。对职业倦怠的正确解读，需要正确地面对现实。在构建和谐社会的今天，每一位秘书都应正确认识自己身上所肩负的责任与使命，努力站好每一班岗。正如奇瑞汽车股份有限公司高管王成先生在《浅谈企业人才观》的报告中所言，秘书要有钢铁般的意志、大海般的胸怀、冰山般的冷静和初恋般的激情。存在职业倦怠并不可怕，只要各方正确面对，积极响应，任何职业倦怠都能被化解，相信秘书在企业中仍能发挥其重要作用。