关于电视广告行业合同管理的几点思考

杨滨

摘要：各行业发展中，合同管理工作均有着极为重要的作用，行业之间进行经济往来需要以合同作为保障，如果某一单位在合同管理中存在诸多漏洞，将会对其经济效益产生损失。同时也会对其他相关合作单位产生影响，有可能致使企业在发展中的社会信誉大幅度降低，电视广告行业合同管理与单位的收益具有着密切关联，需要在合同录入审核以及归档保存与印章管理等诸多环节进行细化分析，强化各流程的管理工作，同时需要密切关注市场的实际发展动向，对税制改革市场需求变化进行详细分析，构建更加合理的管理策略。以下对电视广告合同管理的几点优化模式进行分析，希望能够为电视广告行业合同管理工作提供参考。

关键词：电视广告；行业管理；合同管理

在各行业的发展中，均需要进行合同管理，工作合同管理会随着行业的变化而产生一定差异，同时相应的管理制度也会存在较为突出的现实差异，合同无论何种差异均具备法律效力，如若在实际的履约中存在经济纠纷，则合同能够对各类经济纠纷的处理起到较为关键的作用，在各类经济案件中，合同管理极为重要，部分单位便由于合同管理不当而最终败诉。由此，需要使各单位在发展中对合同進行细致管理，就电视行业而言，广告经营极为重要，广告经营有公司财务部对其实际资金进行管理，除日常完成收款管理之外，需要开展各细节管理。目前，我国电视行业正逐步进行营改增的综合改革，传统电视台由事业单位的收付实现制，逐步向企业的权责发生制进行改变，由此也使得财务税制改革使得合同管理工作需要进行优化创新，在实际财务部门发展中，对于应收款项以及合同管理拥有着更加多元化的需求。目前，我国电视行业在发展中相关企业广告行业合同管理工作需要进行优化，以下对电视广告行业合同管理工作的创新方式进行详细的分析。

一、电视广告行业广告管理存在的问题

广告是当前电视广告行业在发展中经济主要来源之一，强化对电视广告行业广告的管理，对于电视广告行业发展而言极为重要。但目前我国国内行业在合同管理中仍然存在各类问题，使电视广告行业发展受到严重负面影响，严重者会影响社会的平稳运行，而目前诸多电视广告行业在发展中，逐步对广告行业合同管理工作的重要性予以认知，并且逐步采取各类方式进行高效的广告合同管理工作，但仍然存在诸多问题，相应的问题从以下几个角度予以体现。

（一）管理者财务管理意识有待提升

电视广告行业管理工作人员在进行广告行业合同管理过程当中，其风险意识有待提升，对于财务风险而言无法拥有高度警惕性，并且实际工作中缺乏对各类风险进行预判以及评估的经验，部分电视广告行业在开展广告业务的投资以及后续的融资决策过程当中，无法通过科学的财务分析对具体工作予以开展，由此也致使在后续的合同签订过程当中，对于资金等诸多内容的研究合理性较低，由此致使电视广告行业在合同管理中存在诸多漏洞，致使合同等诸多财务管理的风险大幅度提升。

（二）财务管理制度及监管制度有待优化

电视广告行业在发展中存在着组织建设健全度较低的问题，不仅使职能部门的各项职能无法得到发挥，同时也使各个职能部门无法起到监督作用。在广告的合同管理中，相应的合同管理需要拥有更为专业的财务人才对其质量进行把控，但电视广告行业财务人员在进行合同管理中，在进行广告合同审核及广告合同信息录入中无法具备优质服务意识，且无法对财务管理予以重视，因此会对电视广告行业可持续发展产生严重影响。

（三）电视广告行业广告收入管理有待完善

在电视广告行业的合同管理中，其合同除确保履约之外，最主要的功能在于对各项收入提供凭证。目前，在诸多电视广告行业的广告合同管理中，仍然应用陈旧观念，管理规范性较低，部分公司会直接将广告业务进行外包，并且在合同内部体现广告承包金，而在此过程当中会在一定程度上使个别广告客户存在虚开发票问题，而由此也会使其他客户产生不满，无法使电视广告行业正常开展各项财务管理工作。同时，诸多电视广告行业在进行合同审核过程当中，审核细节有待优化。无法充分对合同内容进行研究，无法对合同的可行性以及合同款项真实性进行探究，由此导致合同可能存在漏洞，并且可能存在虚假合同问题。

（四）合同管理延伸作用无法发挥

目前，电视广告行业在企业改制的过程中会存在着成本高，利润薄的问题。在传统的合同管理中，仅能够对合同进行记录，并不会对合同的深层价值进行挖掘，在新形势背景之下，合同记录除了作为财务凭证之外，同样能够在合同中对客户信息予以体现，各项广告合同能够使电视广告行业对客户信息精准掌握。通过对合同进行分析，能够探究客户的精准需求。而目前合同管理人员无法拥有此种意识，因此也使得合同在管理中无法发挥对客户其他精准需求予以体现的作用。

二、电视广告行业合同管理要点

在当前电视广告行业的合同管理过程当中，其管理工作具有的高度的复杂性，需要针对当前的实际运行情况对合同管理工作进行有效的细化。就整体而言，在实际的管理过程当中，需要对合同审核的流程进行分析，对合同录入保管归档的流程进行综合性的研究，对各分合同的录入及归档保存工作进行细化，将合同的借阅管理工作进行有效的落实，同时强化合同的印章管理，以多角度开展实际的管理工作，以下对具体的管理要点进行分析。

（一）强化合同审核流程管理工作

首先，在实际管理中需要进一步强化合同的审核管理流程，在合同签订时，相应的合同签订原则需要由部门拟定，由集团律师审定的规范性合同文本，并且业务人员需要依照实际的谈判情况，对合同内容进行补充。并对合同款项进行修订，财务科室在审核合同中，需要对各项财务条款进行详细分析，需要对客户的资质进行分析，需要检查客户的营业执照，客户的税务登记证件以及是否存在一般纳税人资格等诸多资料，同时需要检查合同保证金以及合同的实际付款方式，同时需要对代理费用的模式是否与公司规定相符进行分析，而后需要由频道资源科室对合同价格进行审核，对资源条款进行细化，由业务经理对合同条款是否能够与谈判要求相符进行分析，并且以基本准入折扣以及折扣价为基础，对广告可行性进行说明。最后，由实际的业务主管以及管控部门主管与分管广告部门的总监进行联合复审，由广告合同业务人员完成具体各项审批流程，而后由财务科对合同盖专用章，将合同移交至财务科合同管理人员进行存档保管，对签收程序予以履行，由相应的业务员对合同流程予以执行。

（二）强化合同录入审核及保存归档各项流程管理

在合同的管理流程中，其主要的部分在于使合同录入及审核与保存的归档流程得到综合性的管理。首先，合同管理人员需要将合同的基本内容在广告管理系统中进行有效的录入，合同录入基本内容需要充分包含签约的单位、投放的品牌合同的总体价格执行的具体期限广告所具有的长度，以及相应的段位、单价与折扣，以及具体的付款约定，以及相应的代理费用约定等诸多内容。第二，合同管理人员需要依照合同管理系统对各类合同录入内容提交至财务主管，并且由频道的主管控科主管进行有效的审核。第三，在审核通过之后，相应的合同在广告系统之内，需要生成相关的正式合同，并且由此生成相关的合同编号，合同管理人员需要对合同编号进行誊写，并且在合同原件上进行体现，以此进行备份存档。第四，合同管理人员需要对客户广告经营资质的证明文件予以有效的收取，并且需要对其进行单独保存进行有效的查询。第五，合同需要由管理人员进行有效的登记，每一季度的第一周，需要将其三个月内所签订的各类合同原件依照合同编号进行有效的整理，聯通其合同的季目录转交至财务科，合同档案管理人员对后续的验收程序予以履行。第六，合同档案管理人员需要进一步依照目录编号，将合同进行装订并且进行归档备查。第七，合同在归档之后所签署的合同补充文件需要对合同的原编号进行注明，并且及时上交合同，管理档案员履行后续的签收程序。第八，合同档案管理人员需要负责将各类合同补充文件及相应的原合同进行有效保存并且进行装订，同时进行存档备查。

（三）强化分合同录入审核以及执行保存归档等诸多流程管理

在上述工作完成之后，需要注重分合同的实际录入审核，并且对其实际的保存归档工作进行进一步的强化。首先，业务人员要负责对纸质广告合同审批流程予以完成，相关财务科室合同管理人员加盖合同管理专用章之后，将其移交至频道管控并且进行签收，由此进入到合同执行的综合流程之内。第二，频道管控的负责人员需要将纸质合同收录到广告的实际管理系统之内，并由此形成草稿合同，将系统的正式合同编号在纸质广告合同上进行誊写。第三，频道控管分频道需要将纸质合同转交至财务科室合同审核员开展相应的系统录入审核工作，并且开展后续的签收程序。第四，合同审核员在具体的纸质合同系统上，需要对草稿合同的审核工作予以细化，并且在审核通过之后正式构建系统合同。第五，如若合同存在变更，则需要由业务员对合同变更通知单进行制作，其内容需要含有广告版位的变更，相应排期的变更以及金额变更与错漏补拨等诸多内容，需要注明变更原因以及实际变更的编号，同时对合同审批流程进行完善，由客户确认并移交至频道控管进行后续的签字与验收。第六，频道控管在实际工作过程当中，需要充分依照合同变更通知单，在其内容之上开展有效修改，并且通过广告系统提交到合同审核员审定，并且审核通过后，在系统中完成合同的实际更改工作。第七，频道管控需要将原纸质合同以及合同变更通知移交至相应的财务科室，并开展签收程序。第八，财务科室需要将合同变更通知单以及原始纸质单进行综合保存并且进行备份存档。第九，合同审核员需要在每月的25号之前将其上月广告合同分频道依照具体的合同编号进行整理排序，连同合同的实际目录转交给财务控管科合同档案管理员，并且执行签收程序。第十，合同档案管理员需要对频道进行区分，依照合同的目录以及编号，对月份进行区分，并且装订成册，由此进行存档，以备后续查询使用。

（四）强化合同的借阅管理工作

第一，相应的合同借阅人仅能为中心的领导以及各个部门的总监。第二，由于工作需求需要对相应的合同档案进行借阅时，需要填写相应的合同档案借阅单，并且在合同档案借阅单内，对查阅合同档案的名称进行注明，对其编号查阅人予以注明，需要由财务科主管签字之后才可对其进行借阅。合同需要在当天便予以归还，在规划时需要对合同内容进行认真查阅，如若存在延期，则需要办理相应的续借手续。第三，借阅人在进行合同借阅期间，需要对合同进行妥善保管，不可私自复制，不可对其进行涂改，调换，也不可对其进行污损划线，不可随意堆放，防止损坏。第四，如若在借阅期间出现合同遗失问题，则公司需要对相关人员追究刑事以及经济责任，以此对合同管理工作进行严格化的探究与管理。

（五）强化合同的印章管理工作

第一，在合同的印章管理工作中，分公司对外签订合同以及补充协议过程当中，需要使用合同专用章，而分公司合同专用章的管理部门，同样为管控部财务科。第二，具体的管理人员应对要盖合同注销章的合同及补充协议进行细化，在签盖合同专用章时要得到分公司主管领导的批准。第三，分公司使用的合同要签订合同专用章，并且需要由控管部主任予以批准。第四，需要严格依照具体的规定管控合同注销章的使用，并且在合同登记簿上进行登记。第五，需要对合同专用章进行妥善的保管，在每天下班之后需要将相应的合同专用章放置到保险柜之内，不可遗失，不可使其存在损坏风险，不可将其擅自交予他人。第六，不可将合同专用章携带外出签订各类合同，同时也不可在空白合同之处加盖相应的合同专用章，两页合同需要做到骑缝处理，从而保证合同有效性。

三、优化电视广告行业财务管理的模式

（一）引入专业性的财务管理人员

在当今社会发展过程当中，人才对于企业的发展属于极为重要的要素，而电视广告行业在进行合同管理等诸多工作中，均需要由专业人才进行有效的管理，在进行广告收入等诸多财务管理过程当中，具有专业财务管理水平的人才，对于整体电视广告行业的发展有着极为重要的作用。电视广告行业在发展中与其他行业会存在的差异性特征，作为广告收入财务管理人员，需要进一步对广告进行有效核对。并且对信息系统进行有效录入，同时需对广告开展投放及审批，对最终收款额进行全面核查，对财务处理提出更加细致的要求。因此，电视广告行业在发展中需要引进更为优质的专业财务管理人才，充分对人才专业技能进行考量，确保相关人员拥有较高职业道德素养，由此确保电视广告行业财务管理工作得到完善。

（二）有效确定广告价格

广告价格在管理过程当中主要由财务管理、广告编排以及策划部门依照具体价格政策的实际需求对其本公司内部的广告价格进行确定，而后在广告的具体管理系统过程中进行设置，需要对广告的价格、广告的折扣率以及播出的时间段、播出的频率以及各项审批权限进行细化，同时要应用信息化系统对广告应收价款进行计算，作为电视广告部门管理人员要派出专人对广告价款信息开展有效的核对并且进行实时监督。一旦出现各类问题，要及时向广告创收部门反映，并且依照具体的广告价格政策，或者相应的批件进行修正，将文件进行有效归档。

（三）进一步强化广告合同的审批管理工作

在对广告价款进行管理之后，要对合同的整体审批流程进行有效的管理，在合同审批过程当中，需要对广告投放合同及广告投放代理合同进行详细的分析，广告合同审批需要由业务员对申请报告单进行填写，业务部门相关人员需要进行有效审核，并且由广告营销部门进行审批，最后由财务部门进行审批盖章。在实际管理过程当中，为了使财务管理得到强化，需要专人对审批后的合同播出单进行有效保存，并且依照客户类别对合同进行有效整理，相应的优化内容可由上文予以显示。

（四）强化广告投放担保及未结款的综合管理

为了使广告合同能够得到有效的履行，并且保证能够有效对广告收入进行回收，需要进行广告投放的担保。就一般而言，需要在对风险评估之后有多个人以及多个个人对用户开展担保工作，如若客户存在付款异常时，则担保人及审批人需要依照法律程序追回广告的播出款。如果无法追回播出款，则需要进一步使担保人承担法律责任。未结款同样是广告收入中极为重要的构成问题，相应的广告予以播出之后，部分客户便会支付部分款项，而财务管理人员需要对并未支付的款项，依照合同的标的额进行有效的计算，并且需要定期提交客户的实际欠款明细，同时催督促客户能够及时结款。如果客户无法依照实际规定时间结款，则需要通过责任人进行追款，如果仍然无法追回，则需要应用法律手段。

（五）以合同为基础构建现代化的财务管理模式

当前广电行业在发展中存在着财务管理模式，无法与当前经济情况发展相符的现实情况。因此，在实际的发展过程当中，需要对合同的执行情况，以及在执行中所存在的各类问题进行有效的总结及分析，做到与时俱进构建，与合同的实际履行情况相适应，并且能够做到所有权与经营权适当分离，将投资者与经营者进行分离，应用权责发生制即收付，实现制交叉的现代财务管理模式，而广告收入在当前广电行业的资金投入中属于极为重要的来源，因此需要基于当前的实际发展情况，构建专业性的财务管理部门，由专业的人员全方面地制定具体的管理程序时，集团的综合竞争能力得以提升，并且通过制度确保整体合同能够得到有效履行。

（六）以智能化合同管理系统提升管理创新性

在现代社会发展中电视广告合同管理工作需要具备更加创新型的特征，除上述管理工作的优化之外，需要对更加高效且具有创新型的合同管理系统进行创建，在合同的构建过程当中，能够进一步确保管理工作具有更加信息化且智能化的特征，由此以信息化模式促进合同管理工作的创新。

在该系统的构建过程当中，主要包含六大模块。一是广告合同数据管理模块；二是数据统计模块；三是操作痕迹模块；四是用户权限模块；五是播出编排模块；六是经营分析模块。第一，在广告合同数据管理模块的构建过程当中，该模块在实际应用过程中，主要负责合同的基础数据以及公共数据的管理工作，通過用户权限的实际配置与设定，对某一系统之内多频道的广告合同进行闭环式管理，并且完成集团化数据的汇总统计工作。第二，在数据统计模块构件中，会根据目前的实际管理工作需求，针对主要合同的类别及行业的综合统计播放量，对当前业务的付款情况进行统计分析。第三，在操作痕迹模块构建中，为了确保录入数据具有高度严肃可靠性，系统会以自动录入的方式对各功能操作进行记录，防止人为因素出现数据篡改的问题，当出现数据有误时，则可以通过查询修改记录进行数据回溯工作。第四，在输入用户权限模块构建中，系统的实际操作用户主要为各频道的内勤及集团公司的财务及内勤，与各级领导干部模块在构建中可依照各操作用户的工作习惯及实际工作内容对子菜单以及模块功能进行细致划分。第五，在播出编排模块的构建中，当合同下单审核予以生效之后，广告合同便会以广告开期的模式，在每天的频道广告编排中予以显示，相应的编排人员需要依照工作的实际要求，对各个段位的广告以自动或手动的方式进行排序，对个别广告段位中所存在的不合理的广告计划进行详细的分析。第六为经营分析模块。在此模块的构建过程当中，属于整体内部的核心型模块，而且上述模块中会产生大量的数据信息，因此需要以该模块进行有效的汇总分析，并且进行综合性的归纳，而该模块在实际的构建过程当中，能够依照实际的需求，对广告客户、广告品牌、广告投入的频道段位等相关数据进行综合性分析。由此，在合同管理的过程当中，能够确保拥有高效的数据指导，确保各合同的实际价值，为后续的合同构建以及同种类的广告投放提出一定程度的参考，使广告投放所具有的科学性能够得到大幅度的提升。

四、结语

在电视广告行业发展中，合同管理工作拥有诸多环节，每一细节均需要充分重视，如果某一环节存在问题将有可能使企业发展遭受严重损失，因此需要对各个环节进行管理，使合同能够成为单位及公司发展的重要保障，管理人员需要对合同管理工作进行强化，从合同管理角度确保电视广告行业得到有效创新。此外，在广电合同管理过程当中，同样需要对配套的财务管理工作进行细化探究，对财务人才进行引进，由此使合同管理等诸多工作在开展过程当中能够获得优质的人力资源作为保障。以此从多角度保证电视广告行业合同管理的质量。

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（作者单位：广西广播电视台广告部）