基于知识管理的民办高校档案管理研究与探索

文/李俊连 姚川予

知识管理与档案管理工作紧密相关，对于建校时间相对较短的民办高校而言，如何将知识管理工作的经验运用于档案管理，快速提升档案工作质量，发挥档案资源的价值，将档案管理部门的内部资源扩展到外部社会，使档案管理工作具备更强的前瞻性，成为提升和创新档案管理水平、做好档案管理工作的重要手段

一、引言

知识管理目前存在很多定义，中国国家标准化管理委员会发布的知识管理定义是：知识管理（Knowledge Management）是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。两者在管理内容和形式上存在紧密联系。

近年来，一些民办高校在践行知识管理方面进行了有益的尝试，收到了较好的效果。如，西安欧亚学院在2016年提出开展学校知识管理，同年到香港理工大学进行专门学习和培训。至今已梳理完成学校知识管理目录、组建学校知识管理团队，制订《西安欧亚学院知识管理办法》、搭建包含规章制度、办事指南、案例库、知识库和荣誉库等5个方面的知识管理平台、参与完成陕西省教育信息化发展研究项目课题《高校知识管理的信息化应用与实践——以西安欧亚学院为例》。从知识平台上线至今3年多时间，平台用户已覆盖全校1000余名教职工，上传文档5000余篇，文档累计被阅读、下载和收藏23万余人次，充分调动教职工文档分享积极性和文档利用率。

2021年新修订的《档案法》对全面提高档案工作质量和服务水平提供坚强的法治保障。民办高校建校时间短，馆藏档案数量少，贯彻和落实更快更易操作。将学校知识管理模式的探索和经验，应用于档案管理中，解决档案管理工作中存在的人员专业性不强、材料收集不完整、档案利用率不高和信息化进展缓慢等方面的困难和问题。

二、民办高校档案管理工作存在的困难与问题

1.档案人员专业性有待提高。诸如：

一是民办高校大多没有建立与学校工作相适应的高校档案机构，没有配备足够的专职档案人员，岗位设置和人员工作职责通常存在一人多岗的情况；

二是民办高校缺乏档案专业人才，档案人员大多不是档案专业出身，往往都是边干边学，“传帮带”的形式开展工作；同时民办学校没有档案序列职称认定和评审权，档案人员职称晋升通道相对比较复杂，影响档案人员职称晋升的积极性；

三是民办高校教职工均为聘任制或合同制，人员流动性较大，学校专兼职档案队伍不稳定。

2.档案材料的完整性不足。档案管理过程中，档案收集是非常重要和相对较难的一个环节，造成民办高校档案收集困难的原因主要包括：

一是档案分类过程较为繁琐。高校依据《高等学校档案实体分类法》把高校档案门类分为十一大类，每一大类下面又设置二级甚至三级目录，对档案管理人员专业能力提出较高要求。为确保学校档案工作质量和档案分类的延续性，档案人员既要懂得档案管理专业知识，又要熟知学校内部机构责任，还要了解学校历年档案归档情况，对档案工作者是极大的考验。

二是档案预立卷工作没有落实到位。档案的收集归档是在文件制发或办结后的第二年或者工作项目结题后3-6个月为收集归档时间，在此期间文件均属于个人管理状态或档案形成单位管理，存在丢失或破坏的风险，造成归档文件的不完整。

3.档案资源的利用率不高。一是民办高校档案受制于学校档案开放程度限制，利用者不了解档案馆藏资源信息，档案利率状态主要是“你查我调”的传统方式。二是传统档案普遍“重藏轻用”，长期以来导致公众对档案缺乏认知，使得档案利用率较低。三是档案资源相对独立，没有与其他资源关联或者共享，不能完全满足利用者的需求，导致利用者另辟蹊径，放弃对档案资源的依赖。

4.档案数字化进展缓慢。一是目前大部分档案馆由于资金、技术、人才等方面的原因，无法建设现代化的数字化档案馆，也不具备接收电子档案的物质基础，导致档案馆缺乏电子档案资源。二是大多数高校搭建了服务于教学、科研、管理和生活服务的校园信息化平台，但“信息孤岛”的现象仍然普遍存在，尤其这些系统与档案管理系统之间没有实现有效对接，无法实现资源的共享利用和价值最大化。

三、基于知识管理的民办高校档案管理工作探索

1.基于知识管理专员管理模式完善档案人员的选育用留机制。知识管理专员从顶层设计和工作业务开展方面考虑，要求知识管理专员不仅具备知识管理专业背景或企事业单位知识管理相关项目研究和实操经验，还要求具有一定的计算机和写作功底。知识管理从业者的职级晋升一般由用人单位依据知识管理评价标准进行评估，形式多样，方法灵活，从业者具有较强的驱动力和行业竞争力。高校档案人员聘任时应加强专业档案人员的聘任，并提供充分的经费保障，支持档案人员参加各级各类专业性培训学习，不断提升档案管理综合素质。民办高校因为没有职称认定和评审权，学校应积极主动与省档案局和省人才交流中心沟通协调，为档案人员职称晋升畅通认定或评审通道。同时学校应采用多种形式的激励机制，评选表彰优秀档案工作者，激发档案工作者的积极性。

2.基于知识管理的文档分类方法优化高校档案分类方案。知识文档的分类原则是多维度的，不局限某一原则，分类主要是为了便于查找和利用，帮助学校清晰的管理知识和制作知识地图，帮助对某个知识领域感兴趣或不够熟悉的员工，了解学校知识的整体脉络，找到自己需要的知识，并发现知识之间的关联，快速地判断出哪些是核心知识。基于此，高校应结合《高等学校档案管理办法》和学校实际，建立更加适合学校档案管理的分类方案，既能体现学校特色，又利于档案管理和利用。在档案管理前期，文件材料办结后，应及时通过档案管理系统完成文件材料的整理、分类、录入等预立卷工作，并通过鉴定后及时开放文件供全员查阅共享，既可以避免文件的丢失，也可以提高文件利用的时效性。

3.基于知识文档的应用机制提升档案利用服务智能化。在知识管理工作中，通过有效的宣讲、培训、实践以及激励机制，逐步形成全员“知识共享”的文化共识，再通过搭建人性化的知识管理系统，支持全员随时随地把知识分享到知识管理系统中，人人都可以成为知识文档的拥有者和受益者，激发了知识文档创作者的热情并乐于其中。同时知识管理系统还利用强大的搜索引擎，为文档查阅者提供更加智能和便捷的服务，提高使用者的体验度和知识管理系统的利用率。知识管理还可以进行订阅式推送知识文档，用户可接收关注的或岗位需要的知识。基于此，在档案管理过程，应充分开发档案信息价值和档案文件之间的内在联系，同时搭建高效能的全文检索引擎，协助用户快速找到所需的档案文件，为用户提供更多的档案信息和资源；提供指定字段与分类检索，让用户精确搜寻到需要的档案，为借阅者提供更好服务。

4.基于知识管理系统设计理念搭建人性化的档案管理系统。知识管理系统在设计前，对组织知识进行盘点，针对知识来源和特性，依据组织现状和未来进行整体考虑；系统搭建过程中，还要考虑知识管理系统和组织内其他系统对接和整合问题。同样，档案管理系统在搭建之前，就要考虑该系统与原有档案系统以及学校其他应用系统的对接和档案材料整合的问题，同时还要考虑应对移动互联网时代，微博、移动办公等带来的变化，预留系统未来发展计划。

不言而喻，在网络信息大环境下，知识管理在档案管理中的应用能够让档案管理工作更加细化，档案的收集和利用更加人性化，档案的信息中心地位与作用更加突显，档案的价值方能得到最大化的发挥。