公共资源交易电子化档案管理途径

林丽芳

在我国公共资源交易业务逐渐扩大的过程当中，只有加强对公共资源交易电子化档案的管理，才能更好地在信息化社会促进相关行业的稳定发展。

作为信息化时代的新生事物，电子化档案不仅迎合了信息化时代信息丰富和传递迅速的特点，更使得以往繁杂的档案资料整理、管理与运用过程变得相对轻松。只有做好对电子化信息档案的管理与利用工作，才能更好地发挥出信息化时代下档案电子化的优势，为社会的发展带来更大的便利。

一、公共资源交易电子化档案管理的优势

（一）电子化档案归档更加便捷

在我国公共资源交易发展的过程当中，电子化档案相比以往的纸质档案形式，在归档方面有着更加便捷的可操作性，不仅可以直接对原本的档案进行修改而不留下痕迹，更能够直接通过特定的操作对档案信息标识文件原始证书的部分关键信息进行直接的修改，但这也使电子化档案在档案真实性、准确性与法律效力方面出现了一定的缺陷。因此，在对电子化档案进行管理工作的过程当中，管理人员应当对原始电子文件进行数字签名，同时设置一定的验证信息进行加密，才能更好地在电子档案归档管理使用的过程当中避免各种错误的发生，进而使电子档案具备超越纸质档案的真实性与准确性，避免影响到档案的法律效力。

（二）电子化档案保管更加严密

相比于以往将纸质档案保存在档案柜或保险箱当中的存储方式而言，电子化档案在保管方面变得更加严密，但这对于电子化系统的安全性有着相当高的要求。在对公共资源交易的电子化档案进行管理的过程当中，工作人员可以针对不同内容档案的重要性来设置不同保密等级，并且通过计算机上的保密系统设置，来针对不同人群授予不同的访问权限，这样就可以有效地实现对高等级的档案信息进行严格的保密。但是，由于计算机以及相关网络自身的技术性原因，电子化的档案还是很容易在网络环境下受到病毒的影响或是黑客的攻击，因此只有对于公共资源交易平台的系统安全建设提出更高的要求，并且通过相关的制度规范工作人员的操作，才能更好地避免相关信息数据受到损失。

（三）电子化档案使用更加方便

在信息化时代的影响下，将公共资源交易信息档案电子化可以使用户对于档案资料的查询更加方便快捷，这对于推动档案资源的共享与使用有着非常好的效果。以往的纸质化数据档案可以让人们直接阅读，而电子化档案对于电子信息设备有着一定的依赖性，必须在特定的硬件与软件环境下才能够观看，但是通过计算机对公共资源交易信息进行适当的处理，用户就可以非常便捷地使用电脑远程检索查询所需要的档案资料并进行下载打印，这不仅直接减少了以往纸质档案使用过程当中检索过程的耗时，可以借助互联网便捷的信息传播能力将档案信息直接传递给用户，从而使用户对于公共资源交易电子化档案的运用更加的自由。

（四）电子化档案存储能力更强

由于电子化信息数据存储特点的影响，我国公共资源交易所产生的档案内容经过电子化后可以在计算机当中更好地储存，有时甚至仅需一台设备就可以存储以往需要数个甚至数十个档案柜才能够保存的档案内容。但是，电子化档案的存储对于保存环境与保存条件上有着区别于纸质档案保存的要求，尤其是对于设备所处环境的温度、磁场等条件的要求更高，一旦将计算机设备放置在恶劣的环境当中，就很容易导致设备在外界环境影响下产生损坏，而这种损坏甚至可能导致整个设备当中存储的数据全部丢失。因此，只有结合设备工作的需求为其选择适当的防护措施与工作环境，才能借助电子設备存储更多的公共资源交易电子化档案数据。

二、公共资源交易电子化档案管理的基本要求

（一）保证档案的完整性

与其他类型的文书档案相似，电子化档案由于其组织机构、行业类别、规格形式和整理方式等方面的不同，因此电子档案经常会在管理工作的过程当中，面临大量的内部交易档案，要做好有针对性地应用，就需要接触相关的信息化技术。因此，只有在公共资源交易电子化档案管理工作的过程当中提高相应的认识，并且端正工作人员的态度，采取有效的措施对档案内容进行整理，才能更有效地保证公共资源交易电子化档案的完整性。

（二）保证档案的原始性

与传统的纸质档案形式不同，公共资源交易档案的电子化很容易导致档案的资料内容失去其原始的状态，这对于档案内容的法律效力有着非常严重的影响。对于相关单位而言，通过互联网将原本的实体化数据进行记录后的数据既可以认为是原始的也可以认为是复制的，这就导致了保证档案资料在收录过程当中的原始性是一项非常重要的工作。只有加强对电子化档案资料原始性的保障，才能更好地使电子化的公共资源交易档案资料具备应有的效果。

（三）保证档案的真实性

与纸质形式的档案资料相比，电子化的公共资源交易档案资料由于其载体形式的变更是可以被原样复制的，而且档案资料在被修改之后往往不会留下痕迹，这就需要工作人员在公共资源交易档案资料在建立与使用的过程当中必须加强对档案资料真实性的保证。受到电子档案形成过程当中采取的方法、程序和格式等方面的差别，电子化信息档案发生错误的概率比起传统的纸质档案而言会更高。因此，只有采取相应的规范化措施来进行电子化信息档案运用过程当中的管理，才能更好地避免档案资料真实性受到影响。

（四）保证档案的安全性

相比于传统的纸质档案而言，电子化的公共资源交易档案资料更容易直接受到不法分子的影响而被更改、删除或是盗取，这对于电子化档案资料的安全性有着非常严重的影响。另外，作为电子化档案存储的载体，一些电子设备也很容易在外界因素的影响下出现信息读取方面的错误，这对于档案信息的使用与保存也有着一定的干涉。只有在对档案进行管理的过程当中做好档案安全保护方面的工作，才能够更好地推动我国公共资源交易市场的发展与稳定运行。

三、公共资源交易电子化档案管理存在的问题

（一）公共资源交易数据共享程度不高

在信息化时代推动公共资源交易电子化档案管理工作进行的过程当中，公共资源交易数据的体量导致数据共享程度难以提升是一项长期存在的问题。在我国，目前已经有绝大部分的省市或自治区正在信息化时代的影响下开始使用或是建设电子化的公共资源交易平台系统，而这就导致了我国公共资源交易平台仅每月生成的数据量就已经高达500TB以上，这些数据虽然投入公共资源交易环节能够获得更高的生产价值与经济价值，但因为这些数据体量巨大难以实现有效的共享，再加之我国目前并没有对公共资源交易信息化平台的建设投入过多的重视，从而导致了我国绝大部分的公共资源交易平台当中都难以实现资源共享，甚至还可能在公共资源交易过程当中出现严重的数据错误与公共资源浪费的现象，进而严重地影响了公共资源的交易效率。

（二）公共资源交易数据信息混杂多样

我国公共资源交易平台产生的信息量极为庞大，而且由于公共资源交易数据信息的类型繁多，因此很容易导致公共资源交易数据信息变得相当混杂。比如，在公共资源交易平台当中的招投标信息这一项，就可以划分为国有产权交易、工程建设和政府采购等多个方面，而从用户类型上看，代理机构、采购人与招标人等也会对信息进行一定的延展，比如在其中额外加入人员信息、信用状况与资质业绩等等。而从招标的流程上看，相关数据更可以根据流程划分为招标、投标、开标和评标等多个环节。正是因为这种繁杂的资料数据信息的影响，导致了我国公共资源交易信息化难以制定并实施统一的标准，进而导致了我国各地的公共资源交易数据信息存在着相当大的差异性，从而导致了大量的交易时间的浪费。

（三）公共资源交易监督管理质量较差

在管理工作开展的过程当中，对第三方代理机构进场交易的管理、公共资源项目保管的管理以及工作人员行为操作规范的管理等都是非常重要的工作，对于促进公共资源交易管理质量的提升有着很大的帮助。但在一些相关部门的认识当中，对公共资源交易的监督管理往往会导致企业运行成本的上升，而这就导致了很多企业缺乏对公共资源交易管理工作的正确认知。

四、加强公共资源交易电子化档案管理的措施

（一）加强电子信息技术知识的学习

为了在信息化时代加强我国公共资源交易电子化档案管理的具体成效，把握好当今社会信息化发展的历史机遇，顺应公共资源交易电子化的时代趋势，需要加强对电子信息技术知识的学习。在这个过程当中，我国各省市自治区都应当结合我国所提出的相关政策要求不断地推动当地公共资源交易的电子化系统的建设，并且以当地的公共资源类型与市场发展需求作为电子化平台的建设导向。另外，相关部门还应当围绕着公共资源交易的电子化档案管理工作加强开展相关的培训学习活动，并且出台相关政策对从业人员所具备的电子化公共资源交易信息档案管理能力进行要求，才能在信息化社会的发展过程当中逐渐提升全国各地公共资源交易市场以及相关监督部门的信息化程度，以此更好地推动相关产业与市场环境的发展。

（二）加强公共资源电子化交易平台的优化

首先，应当结合当前公共资源交易平台的类型与需求建立完善的信息化体系，并且对信息化内容进行不断的完善，使用户能够通过信息化平台完成更多的公共资源交易相关操作，减少公共资源交易中的冗余服务环节；其次，相关单位应当对我国公共資源进行统一的规划，并且按照行业标准在电子化交易平台当中建立对应的交易模块，通过对公共资源交易电子化平台的统一建设与规划来保证信息发布与信息交易之间的同步，缩小公共资源交易当中出现的时间差；最后，相关部门还应当对公共资源交易平台所涉及的信息进行统一规划，并以此推动公共资源交易平台信息资源共享程度的提升，使社会群体能够第一时间从公共资源交易平台得到相关的服务信息，进而在提升平台信息化程度的同时有效拓展社会群体信息获取途径，从而有效地体现国家对于社会群体的重视。

（三）加强公共资源电子化档案管理的组织与人才保障

在加速信息化时代公共资源交易档案管理电子化的过程当中，加强相关的组织工作与人才保障工作，也是非常重要的工作内容。从监督部门的角度上，对于公共资源交易数据档案的电子化管理需要使工作人员具备更加优秀的职业素质，不仅要具备通过电子化的方式开展或强化监督管理工作质量的能力，更需要加强对信息化时代公共资源交易监管新方式方法的监督，才能更好地保障公共资源交易市场环境的平稳有序发展。而从市场的角度上来看，做好相关的组织与人才保障工作更是顺应当前社会信息化时代发展潮流的关键，只有不断地强化从业人员的业务能力与整体素质，使其在工作当中能够更好地运用信息技术手段，才能更好地适应优胜劣汰的市场环境。

（四）加强公共资源电子化档案管理相关配套设施的建设

建设高质量的公共资源交易信息化平台并加强档案管理的电子化还需要加强相关配套设施的建设，比如机房建设、通信线路建设、监控设施建设以及系统软硬件建设等。在此过程当中，各级地方单位应当根据自身的公共资源交易市场具体状况来选择建设符合自身实际情况的配套信息化设施，并且可以尝试将信息化配套设施的建设与政府部门的电子政务建设进行一定的结合。只有不断加强相关配套设施的建设，促进公共资源交易平台各项功能的不断完善，才能更好地在信息化时代对公共资源交易电子化档案实施有效的管理与运用。

结语：

在信息化时代的发展过程当中，电子化档案自身的特殊性对于档案资料管理与运用提出了全新挑战。只有采取正确的电子化档案存档方法、管理方法与建设方法，保证电子化档案的准确性、有效性与法律效力，才能更好地通过公共资源交易档案的电子化来推动相关行业的规范化发展。