高校教学档案的有效管理及利用探究

文/青岛大学教务处 王晓辉 张永进 刘洋 武旻华 高金宁

高校教学档案是记录高校教学和教学管理全过程的原始凭证，凝结着高校的教学成果和教学管理智慧，具有重要的参考和利用价值。由于高校办学层次不断扩大，专业和学生数量越来越多，教学过程又涉及各个环节，因此生成的教学档案种类繁杂、内涵丰富。同时，高校教学档案是对高校教学及教学管理全过程的真实反映，因此成为评价高校教学和教学管理工作的重要依据，也自然成为教育主管部门对高校进行各类教学评估及专业认证等的重要支撑，为高校进行持续性改进和内涵式发展提供服务和支持。

只有不断探索和创新高校教学档案管理和利用的有效模式，为高校高质量发展和人才培养等提供强有力的支撑，才能发挥档案的最大价值。而高校教学档案要实现有效管理和利用，须从教学档案的规范收集、教学档案的科学管理路径规划及强化教学档案的编研利用等多方面进行设计。

一、高校教学档案的有效管理模式构建

（一）高校教学档案的收集。高校教学档案的收集是教学档案管理和利用的基础，高校教学档案收集是否规范、标准，决定了教学档案的管理及利用水平。由于高校教学档案来源于教学又服务于教学，因此高校首先应以《高等学校教学文件材料归档范围》（〔87〕教办字016号）、《高等学校档案实体分类法》等为依据，并结合《普通高等学校本科教学工作审核评估范围》（教高〔2013〕10号）等文件，制定教学档案管理标准、明确归档范围及分级分类规范；制定档案工作流程图，分别建立校级管理部门、职能部门、二级教学单位教学档案建档分级目录与门类，细化归档内容，宏观上为档案建设工作提供制度上、组织上的保障。在此基础上，确定归档大类、统一归档标准，可在一级目录下，以学年（或年度）为序，根据办学层次（本专科/研究生）设置二级目录；每个二级目录下按照教学环节设置若干个三级目录，如教学运行类、教学研究类、学籍管理类、质量保障类等；每个三级目录下，又可以设置多个具体项目主题，这样可形成“学年—办学层次—教学环节—具体项目”的分类方式，如“2021～2022学年—本科—质量保障类—教师课程教学质量评价情况一览表”，这种分类方法有利于教学档案的编号、排架和检索。高校对于具体的教学文档，应明确整理要求、立卷规则、存储形式和保存年限，所有教学档案应当着力实现纸质文档和电子文档同步存储。在进行电子教学档案收集时，可以充分利用EXCEL表，如将不同的sheet表按照“三级目录+具体项目序号”的方式来命名进行编目保存，如命名为0103、0201、0305等等，可以使收集工作更加条理清晰，不易发生遗漏现象。

（二）高校教学档案的数据库建设。信息化时代，互联网、云计算、大数据等信息技术的发展为促进高校教学档案的有效管理和利用提供了先进的技术支撑，而数据库的标准性和规范性优势是信息化技术的基础。因此，要想实现教学档案的有效管理及利用，离不开数据库的建设，所以高校应借鉴国内外先进的数据库管理经验，从本校现有资源基础条件出发，长远细致地规划数据库建设，基于通用性、标准化要求，实现文件条目数据库、全文数据库的周密构建，从而将教学档案转化为具有兼容性、安全性、共享性的信息资源。在建立全文数据库时，要将已经整理好的教学档案利用OCR等文字识别技术将电子文件全文录入专门的数据库，以实现后期教学档案查询利用时的内容检索；在建立文件条目数据库时，要根据教学档案中的卷内目录、题名、主题词、档案号等基本要素的数量及性质，确定数据库的字段数量及字段格式，然后将每项字段内容全部准确地录入文件条目数据库中，为今后掌握教学档案整体面貌及实现教学档案的快捷查询与统计等档案利用工作奠定基础。

（三）高校教学档案的集成化管理系统构建。目前，网络环境下随着高校教学业务管理系统的普及和成熟，可以在校级层面创建一个教学档案管理系统，将教学档案管理职能嵌入各教学业务系统中，使之主动捕获业务系统中生成的电子文件，使业务管理系统产生的各类电子文档可以直接在线导入教学档案管理系统中，文件管理人员可随时对已接受的拟归档文件进行整理加工并提交归档，不再像纸质文档那样需要依次经由业务人员处理，能够实现“一次存储、多次调用”“一次输入、多次输出”，使教学档案管理系统与各类教学业务管理系统的信息实现有效对接与融合，从而实现了教学档案信息资源的统一控制与管理。

在规划、设计教学档案管理系统时，需要学校进行顶层设计、综合考虑。一方面，要与本校的各类教务管理系统统筹协调，达到数据格式、标准统一，互相兼容，保证文档的完整及安全性，实现信息资源的最大共享；另一方面，高校在完善和升级各类教务管理系统或教务管理模块时，必须同时满足教学文档管理的安全可靠性需求，采取用户身份管理和访问控制管理技术，利用数据加密或使用密钥等方式，做好数据备份与恢复的方案设计，确保集成化教学档案管理系统安全可靠。

二、高校教学档案的有效利用途径探索

（一）发挥教学档案对高校各类评估的支撑作用。高校教学档案承载着教学实践及教学管理全过程的信息，因此高校各类教学评估及评价离不开高校教学档案的支撑。教育部每年定期组织各高校采集上报教学基本状态数据，并以此作为对各高校进行合格评估、审核评估等教学评估的重要依据，而高校教学基本状态数据来源于高校教学档案。因此，高校应利用每年教学基本数据采集工作，结合教育主管部门开展的各类教学评估设置的指标体系和观测点，做好相关教学档案的数据统计及数据分析，以此可以厘清本校教学相应指标与上级各类教学评估设置的项目指标之间的差距，发现影响和制约高校教学质量的各方面因素，以便分别采取针对性改进措施，为自评报告的撰写及各类教学评估做好支撑。

（二）利用教学档案，促进高校教学及教学管理的持续性改进。高校教学档案既然来源于教学及教学管理全过程，那么高校教学档案最重要的价值之一应该是为高校教学及教学管理的提升发挥作用。以笔者所在的青岛大学为例，学校每年按季度组织四期“本科教学管理工作评价”数据的收集及更新工作，作为对校内各二级学院教学管理工作的监测与评价。首先，学校制定二级学院“本科教学管理工作评价指标体系”，将近50项教学档案数据作为评价指标纳入评价范围，并根据其对教学的重要程度分别设置A、B、C三个级别。同时，根据教学档案的某项数据对教学的正向或负向的贡献度，分别设置从高到低不同的权重分数。最后，通过对二级学院每项评价指标的数值进行加权得分汇总，可统计得到2类报表：第一类是各二级学院每项评价项目的得分排序表（如表1所示）；第二类是总表，是全校各二级学院综合了近50项指标的整体总得分排序表（如表2所示）。

表1 第1类表-分表

表2 第2类表-总表

用此2类数据报表作为对校内各二级学院的教学管理动态评价，使各二级学院既清楚地了解本单位每个项目在学校中的排序位置、优势和差距，也掌握了本单位教学及教学管理的整体情况、特色及短板，有力地促进了每个项目排序相对落后的学院向先进学院的学习借鉴，及各二级学院之间相互交流、对标学习，激发了各个学院及全校教学及教学管理的持续性改进和教学质量的不断提升，充分发挥了教学档案对高校内涵式发展的服务和支持作用。

（三）加强教学档案的编研工作，提高教学档案的利用价值。教学档案存储和承载的都是一些初级的原始信息，只有对各类教学档案的内容、性质及特点进行深入研究，去粗取精，经过筛选、归纳、整理，加工成系统的、主题突出的成果性资料，才可以获得所需要的有效信息，发现各类教学档案的价值以及不同档案之间的内在联系和线索。对有特别价值的档案，要根据档案的服务对象及爱好与偏向等，开展专题研究，借助大数据分析技术了解用户的真实需求，以确定编研形式、编研内容及编研成果呈现的方式等，然后制定编研计划、设计编研方案、划定编研范围，充分利用互联网、新媒体及虚拟仿真技术等，使编研成果最大限度地满足师生及社会大众的多角度、全方位需求，如可以利用网络管理平台，将历年每位教师的“个体教学评价”及“整体教学评价”高低变化情况分别制成直观立体的电子图表或动图等，通过“用户身份登录”的方式反馈给每位教师，以更好地促进教师对教学的自我反思、自我改进等；可以对学校特色学科、特色专业的发展历程进行深入编研，利用学校网站等进行发布，便于广大师生、学生家长和用人单位进一步了解学校学科、专业的发展脉络；深入挖掘隐藏在教学档案背后的文化价值，使编研内容进一步拓展，如可以设置“名师荟萃”“著名校友”等专题，将学校历届教学名师及著名校友的典型事迹等汇集成册或拍摄专题宣传片等，利用微信、微博、校园网、抖音等新媒体予以宣传展示，从而扩大高校的文化影响力，发挥教学档案的最大价值。