提升烟草企业采购管理“规范高效”策略初探

■杨文丹

（宁夏银川市烟草专卖局（公司））

引 言

烟草企业是我国经济发展中的基础支柱性产业，但因为各种外部元素的影响和冲击，导致市场竞争趋势进一步加剧，从而影响烟草企业的建设发展。采购作为企业日常经营管理的重要环节，会直接影响企业的经营成本，决定企业在市场中的竞争地位，为此需要深入分析烟草企业采购问题，形成有效解决策略，促进企业实现健康稳定发展。

1 烟草企业采购管理现存问题分析

1.1 烟草企业采购管理问题

在采购活动开展过程中，违法违规行为会引发巨大采购风险。烟草企业在采购中容易出现串标和围标等问题，部分烟草企业甚至在招标活动中还会遇到私下合谋，哄抬标价等问题，或供应商利用多种企业名义参与投标，产生串标。招标中还会产生相似招标书的问题，投标企业对应报价和标价较为接近，导致招标方利益受损。项目招标中还要防范转包以及挂靠等问题，中标后未能按照具体规定履行责任，未得到招标方授权条件下，直接把承包工程转给各个承包单位。部分投标企业甚至会进行低价抢标，最终出现不平衡报价，无法在竞争中得到优势顺利中标。低价抢标的企业在中标后因为无法履行合同要求，能力不足，会采取擅自修改合同内容，调整设计方案，或利用其它方法延迟工期，阻碍正常采购进度[1]。

1.2 问题成因分析

企业中的采购问题成因如下，第一是法律制度不完善，导致无法对市场行为受形成有效约束。法律法规于利益保护层面更加倾向投标方，缺少招标环节管理制度，针对各种不正当的交易操作未能采取合理控制措施。第二是在涉及烟用物资、专用设备设施的单一来源采购上，议价能力相对较差。部分项目尽管实施了比价操作，但采购价格和市场零售价格两者优势并不明显，竞争性谈判、邀标、询价竞争在操作中容易使某些深层问题被掩盖。第三是企业员工在思想意识层面，还不能充分认识到严格规范的重要性，缺乏自我保护意识。企业相关管理者尚未意识到招标采购重要性，导致工作流于表面形式，未能准确把握整个采购流程管理价值。在遇到效率与规范的问题上，存在先做后补问题，随意性大，对规范性要求存在麻痹大意、疏于管理、缺少自律。第四是部分采购人员在各种利益诱导下，影响采购招标活动秩序。参与采购人员经验不足，岗位能力较差，不能充分了解招标工作复杂性，无法熟练应用各种信息工具，对于供应商的认识、了解不足，无法对中标机构实施合理制约[2]。

2 提升烟草企业采购管理“规范高效”的具体措施

2.1 全面落实企业采购管理规定，规范各项采购项目

烟草企业各项采购工作管理的要求，需要在具体操作实践中认真落实，严格按照规定实施各项工作，做好宣传培训工作，深化员工的认识和理解。企业中的规范管理部门应该充分利用不同方式，对采购管理相关工作制度和会议精神、实施条例等进行重点宣传，确保企业上下各级员工可以充分了解到各项管理规定落实对于工作的影响，强化员工的依法依规的工作意识，破除传统模式下依靠人际关系办事的不良风气，提升员工对于规范采购认同性和廉洁风险防范意识。企业实施规范高效采购相关宣传工作中，还需组织开展专门的教育培训活动，特别是做好采购部门人员对采购工作相关法律政策的学习教育，预防采购人员在实践操作中出现各种违规行为或是无法可依。借助实战培训、讲座培训、岗位培训等方式重点强化采购知识的宣传普，组织员工及时学习和了解政府各项招投标法、采购法、合同法以及最新法律政策，深化理论知识学习，帮助工作人员深入理解企业各项文件精神内涵，提升员工业务技能和综合能力。

健全现有采购管理制度，全面优化整个采购流程，简化采购程序，提升各项制度的可靠性和实效性。在采购管理部门指导下，加强不同部门间的协调配合，按照采购规定要求形成规范化操作，改善制度实效性。为提升烟草企业采购规范性，落实行业采购管理“应招尽招”和“真招实招”的管理要求，积极推进公开招标、网上采购等方式，缩减单一来源、询价采购方法，扩大公开招标比例，合理引入竞争制度，挑选出综合实力强、价格低、质量好的优质供应商。在确保采购质量和严格规范的基础上，控制采购成本[3]。

2.2 健全企业采购管理保障机制，落实各项工作任务

充分发挥行业采购管理机构职能，严把需求部门提报初审关、采购部门复审关、管理委员会终审的“三关三审”。对企业的采购方式实施全面审核，按照适用标准严格控制采购模式，严格审核非公开招标的项目，避免出现利用多种手段避开招标环节的问题。

从供应商管理层面分析，部分零散小项目无法充分激发供应商参与积极性，可采取归类合并、合理打包的方式，扩大项目额度，进行集中招标、集中采购。从业务部门层面分析，持续提升规范化意识，明确项目需求和标准，科学合理的制定解决方案。在开始制定项目方案提报立项前，深入开展市场调研，准确把握需求，采集产品信息，明确产品种类和参数指标，把握市场行情，结合预算合理设置最高限价，积极征求各个专家意见，严格把关产品技术参，避免出现要求过高和排他问题，保证编制文件质量，进一步减少采购风险。在项目采购招标环节，全面控制整个运行流程，加强核心环节监督管理，如投标资质条件的制定、采购文件编制、招标过程、合同履约、廉洁风险防控等。及时发现整个操作流程中的不规范、不合理部分，进行及时纠正，对于其中部分重大或复杂的项目可以联合第三方监督，合理监控各个项目环节。

围绕监督重点制定采购规范管理相关评价考核制度，使规范管理要求融入到考核管理当中，进一步落实行业文件制度要求。制定企业内部规范监督管理办法，形成完善的考核机制。针对采购项目整个过程，包括从立项到合同履约、档案管理等环节进行全过程的监督考核，定期通报考评结果。制定采购实施部门自主核查、采购管理部门定期抽查以及规范监督管理部门季度审查的长效机制。充分发挥监督部门联合监督的优势。突出各监督部门专业岗位、专业能力的特长，多角度对业务工作规范开展情况进行排查，力求早发现、早解决，形成利于工作长期开展的指导性意见。

健全供应商管理和评价制度，规范供应商管理以及招标代理企业，提升采购效率和采购质量。建立采购项目监督检查台帐。做到对各个项目检查情况、跟踪进度、问题整改效果实施全面跟踪记录，保证检查工作没有任何重复、遗漏和死角等问题。按照相关制度要求积极实施物资采购问题专项治理、工程建设项目问题专项治理，实施对多元化的企业采购管理和招投标项目治理，打造廉洁工程、阳光工程，促进采购透明化、公开化，形成干净、透明采购流程，有效防控廉洁风险。

2.3 创新企业采购管理模式，提升采购管理效率

烟草企业在推进“应招尽招”的采购中，尽管有助于规范采购工作，但依然存在相应的缺陷，为此需要在实践中不断总结经验和发展完善。针对烟草企业现有采购类型和采购时效，需要考虑市场发展变化以及项目特征，联系项目实际发展需求，灵活调整采购方式，创新采购管理模式，促进采购工作的有序实施。加强对供应商管理，定期评价供应商是否达到应有的标准资质，考核供应商技术水平、服务保障能力和产品质量等，掌握供应商信誉。监督供应商合同履约过程，保证其可以按时交付。合理制定各类采购项目库内供应商数量，如果入库供应商数量较少容易削弱竞争效果，导致产生价格垄断，无法保障服务质量。但入库供应商数量过多，容易增加企业管理复杂度，影响各项工作的顺利实施，为此在确定库内供应商数量时，应该保障维持良性竞争，提升市场活力，优化服务质量。合理制定防控措施，提升风险控制水平，以采购流程为核心，对不同程度风险节点进行有效梳理，针对相关风险问题合理制定解决策略[4]。

2.4 强化采购过程控制管理，指导有序采购

烟草企业应该注重提升采购工作中的风险防控水平，并对采购中的各种风险隐患进行准确辨识，以严把供应商准入关为基础采取合理预防措施，加强投标方资质审核和投标资料审核工作，加强招标活动中的风险控制和管理，仔细审核各项招标文件，做好供应商管理工作，核实相应的诚信记录，有无行贿行为记录，促进控制关卡前移。重点加强整个采购环节控制管理，即借助有效管理措施和监督手段控制采购风险，实施项目质量控制，包括评标现场管理和监督工作，针对评标专家和招标代理等行为实施严格管理，禁止评标环节产生任何影响评标问题出现，保证采购过程控制的掌控性、严谨性和全局性，立足于整体层面加强采购管理。采购过程包含采购目录编制、采购计划制定、实施、合同签订和执行等，通过加强公开采购招标和管理，公开整个采购过程，大大提高项目透明性、真实性，确保严格按照各项法律法规和规范性要求实施。

2.5 加强采购队伍建设，提升规范采购意识

加强队伍建设，增强规范管理意识，企业员工需要进一步了解到采购规范化和高效化重要性和必要性，提升依法依规工作意识。树立良好的责任意识、风险意识和规范意识，秉持对工作负责的态度，避免给企业留下任何隐患和风险。采购人员的业务能力是实施采购工作的重要因素，能够直接提升采购质量，为此需要打造优质采购队伍，提升采购人员综合素质，优化各个采购环节效率。通过强化企业员工培训，坚持以经验丰富的内部培训师资源作为依托，组织企业对应部门围绕规范采购核心环节，结合采购中的各项问题，设计学习内容和课程。借助有效的培训教育活动，采取外出学习、技能比武、专题授课等措施，确保采购人员了解到采购工作价值，明确采购工作规范性，提升采购人员自主管理意识，提升业务操作能力和规范管理水平，优化实践操作技能和整体素质。

组织员工以精益案例、OPL等形式分享采购经验，交流采购问题，积极探寻更为有效解决措施和处理方法，持续提升采购人员综合能力。提升采购队伍自主创新意识，鼓励采购人员开展QC小组活动、申报科技创新项目，在严格遵守规范管理要求的基础上，形成灵活、合理的采购问题解决方法，为顺利开展采购工作提供创新发展思路，并充分利用表彰奖励机制调动人员积极性和参与动力。

2.6 建设信息化采购系统，形成信息化采购程序

信息技术和计算机技术发展为企业变革发展提供了更多机遇，虽然烟草企业内部已建设起采购管理信息系统，但在过程管控、信息共享、协同工作方面仍存在应用的短板，需要借助先进的信息技术手段提升采购管理便利性，强化采购过程控制管理，借助流程固化和远程监控等措施，促进规范采购管理活动的全面落实，促进采购工作系统化管理。按照烟草行业采购管理信息系统建设操作规范的要求，借助信息技术手段应用预警提醒、节点查询、流程固化等技术方法，加强对招标采购、采购决策、非招标采购以及供应商选择等各个核心节点控制，提升管理工作的规范性和科学性。优化并完善信息管理系统各项功能。借助采购系统，达到上一环节未通过禁止开始下一环节的硬性约束目标，实现公开、监督和业务协同进行的运行要求。

除此之外，以采购管理大数据平台为基础，进一步满足多维度统计、查询、共享、分析等要求，合理设计系统自动提示预警以及在线查询，实现以项目管理为主线的流程管控，为岗位人员提供所需项目信息，包括项目实施进度、时间标识、各期资金结算等信息，为监督岗位人员适时提供预警信息，对超出计划进度的项目或异常情况，信息系统能够发起监督预警信息，由监督岗位人员进行核实并处理，方便第一时间发现并解决问题，提升采购风险防控能力。通过采购数据库实现信息全面共享，集中采集采购过程各种问题信息，形成相应解决策略，促进信息化管理平台渗透到整个采购环节。

3 结 语

综上所述，烟草企业在新时期建设发展中，为实现“坚定不移全面提升行业规范管理形象”的管理目标，需要充分考虑保障机制、管理模式、过程管控、队伍建设等因素，规范采购管理，提升采购质效。需要充分考虑采购工作在企业整体建设发展中具有重要作用，不但会影响企业正常经营生产，还会影响企业健康稳定的发展。为此需要进一步提升烟草企业采购工作的规范化和高效化水平，促进社会效益和经济效益全面统一。