建筑施工企业材料采购内部控制研究

胡培娜

（北京京能建设集团有限公司，北京102300）

1 引言

针对建筑施工企业而言，工程项目的总体成本费用可划分为材料、人工及运输等费用。其中，建材费用通常占据总经费的半数以上。正是由于建材费用占据总费用的比例较大，其对企业所产生的影响通常表现在工程项目的成本与质量层面上。因此，建筑施工企业必须强化材料采购的内部控制工作，进而提升企业在市场上的竞争力，同时，提升企业的经济效益，保证企业坚持走可持续发展的道路。

2 建筑施工企业材料采购的特点

2.1 种类多样性

建筑施工企业的工程项目具备单体定制这一特征，各项目之间存在着很大的差异性。对此，企业所需采购的材料涉及的层面十分广泛，种类规格比较众多，数量一般较为庞大。针对一个建筑工程项目而言，可能会运用上百种，乃至上千种的建材。各种建材的重要性、消耗和价值等都有着较大的差异性，不仅包含了大型建材，而且还含有诸多零星的小材料。由此可以看出，建筑施工企业材料采购具备多样性的特点。

2.2 价格波动性

目前，建筑行业的市场竞争愈演愈烈，建筑市场环境的变化较大，因此，建筑施工企业涉及的施工材料的成本与价格的变化幅度比较大，在实际的材料采购过程当中，应当考虑这一问题。在与材料供应厂商签署采购合同时，应当在合同上体现出材料价格上涨或下跌时要如何调整货款，是根据合同签署时的价格来确定，还是依据材料实际进入施工进场时的价格来确定总价，这些均是材料采购部门应当全面考量的问题，进而达到降低建筑施工企业经济风险的目的。

3 建筑施工企业材料采购内部控制的重要性

3.1 可有效控制采购风险

倘若建筑施工企业严重欠缺采购内部控制制度，那么将极易造成采购风险的出现，乃至于财务风险。基于此，企业需要加强对材料采购内部控制管理的重视。通常来说，企业在开展材料采购工作之前，会对材料采购工作内容作出深度的了解，掌握企业所要采购材料的品种及数量，与此同时，结合材料市场的变化规律及企业施工的现实需求科学合理地制定材料采购计划，从而有效控制采购风险的出现。建筑施工企业的内部控制工作者应具有较强的经济思维能力，全面了解材料市场的现实状况，进而更好地预防采购风险，同时，避免企业在材料采购时因成本过高而影响到企业的经营发展状况，使得材料采购内部控制工作的开展更为顺利。

3.2 可有效控制合同风险

当建筑施工企业和材料供应厂商确定合作关系之后，应当强化监管工作，加强采购过程中各环节之间的有效衔接。建筑施工企业不仅要强化监管内部工作者的材料采购过程，而且要强化对材料质量的监管，倘若存在质量不过关的材料，那么将会造成企业施工难度系数的加大和不必要的资源浪费。对此，建筑施工企业必须严格认真地分析签订合同的内容，预防合同当中存在内容不全面、不细致以及欠缺具体性条款的问题，从而对企业造成影响。除此之外，企业在开展材料采购活动之前，应全方位了解采购材料的信息，如材料的重要性和品种等，进而提升材料采购内部控制的效率，有效控制合同风险[1]。

4 建筑施工企业材料采购工作中存在的问题

目前，随着建筑行业的蓬勃发展，建筑市场当中的竞争愈发激烈，建材良莠不齐，在进行材料采购时，假如缺少健全完备的管理机制，那么极易导致建筑施工企业的材料采购业务和项目脱节。在开展材料采购工作时，建筑施工企业必须了解建筑市场的环境，明确各个种类材料的差别。目前，我国建筑施工企业材料采购工作中主要存在以下几点问题。

4.1 材料采购内部管理机制不完善

在建筑施工企业采购材料的过程当中，很多施工企业的内部管理机制并不完善，普遍认为材料采购工作只是由采购部门独立负责，和其他部门无关，此错误观点极易导致很多问题的出现，如成本部门未参与其中，无法将材料的采购成本和预算成本加以比较，如此便会造成成本控制工作的缺失[2]。

4.2 材料采购合同不规范

当材料供货商确定之后，便要与其签订正式的采购合同，但部分施工企业的内部程序并不规范，没有严格管理小型材料，只是达成了口头协议，在后续材料进入施工现场时，没有确定合同条款的内容，极易造成材料进场不及时或建材质量不过关等问题。因欠缺合同条款难以约束供货商的行为，进而严重地影响了工程项目的顺利进行。即使针对部分材料签署了采购合同，但合同中的内容并不规范，未明确指出双方的权利与义务，极易产生纠纷，导致材料无法及时提供，拖延施工进度。

4.3 材料进场验收机制不完善

材料验收是建筑施工企业材料采购内部控制工作中的重要部分。材料验收指的是按照采购合同对所采购的建材展开严格的检验，待检验无误后再签字接收。检验工作内容包括建材规格、数量和质量等，如果发现问题便要拒绝签字。基于此环节，企业存在一定的采购验收风险，究其原因主要是欠缺明确的规范及要求、欠缺正规的流程、欠缺对该环节的重视程度，进而导致账实不符及采购材料丢失等问题产生，最终引出一系列的采购验收风险。

4.4 材料采购与管理人员的工作能力有限

从当前的工作形势与状况分析，建筑施工企业的材料管理人员的工作能力存在较大的提升空间，部分采购人员对市场价格及走向趋势把握不清，采购工作缺乏明确的方向。负责材料管理的人员综合素养较低，年轻管理人员短缺。其中，部分材料管理人员的工作经验极为丰富，但因为自身学历与知识水平较低，工作理念落后且单一，缺乏科学的管理知识，在工作中未抓住管理技巧，经常出现协调失误、材料存放混乱等问题。另外，部分管理人员的执行力监督不到位、管理能力不足，这也是建筑施工企业材料采购工作中的一大问题。很多单位不重视材料管理人员在建设项目中的重要作用，没有为他们规划发展空间并给予良好的待遇，导致材料管理人员的积极性不高，材料采购管理也就体现不出效果和效益。

5 建筑施工企业材料采购内部控制的有效措施

建筑施工企业在进行材料采购工作时，通常是根据每一个施工环节中的需求进行采购，按部就班，在这种采购模式下，施工进度与材料采购时间之间存在偏差，因此，在材料采购工作上，企业并未形成完善的工作机制，导致材料采购工作中问题频出，购进的材料质量参差不齐。将这种质量不一的材料运用到工程施工中，会严重影响工程的使用寿命，更甚者，将埋下一定的安全隐患，在徒增工程施工难度的同时，增加了企业的成本投入。另外，如果工程能够顺利推进，但因为所用材料质量不合格，通常会出现后期返工的现象。针对上述情况，建筑施工企业应当优化材料采购工作机制，对其中存在的问题进行具体分析，并给出有效的应对措施[3]。

5.1 强化对材料采购合同的管理和控制

合同风险是建筑施工企业材料采购过程中所要面对的一个主要风险。基于此，企业必须加强对材料采购合同的管理及控制。针对金额比较大的材料采购工作一定要签订详细的采购合同，在合同中要明确指出所需采购材料的价格、数量、支付方式、运输方式、到货的时间和地点等，并要注明双方各自的权利与义务。针对采购合同而言，应当由企业采购部门拟定，然后经财务部门和审计部门进行严格的审核，当企业负责人批准之后，方可正式签署合同。一般来说，采购合同一式三份，供应商、建筑施工企业财务部门及档案管理部门各持一份。除此之外，企业在签订合同之后，应对签订的合同展开进一步的管理及控制，定期对合同的实际实施状况展开检查，进而保障合同实施的实效性及有序性。若发现问题，必须第一时间和供应商取得联系并展开探讨，立刻处理问题，必要时可解除合同，并按照合同的具体要求令供应商承担相应的违约责任[4]。

5.2 构建完备的材料采购监督机制

随着市场经济的蓬勃发展，建筑市场的竞争环境愈发严峻，建筑施工企业如果想在愈演愈烈的市场竞争中脱颖而出、长足发展，并始终保持高效的运营状态，那么就需要建立健全监督机制。在组建内部审计部门时，应当保证其高度的独立性，进而保障内部审计部门可以对企业各个层面的运营状况发挥全面监督的作用，特别是对材料采购的监督。首先，构建完善的、高度独立的上报机制。如果企业在经营管理的过程中发现了问题，那么相关工作者应当第一时间向企业管理人员或高层领导汇报，企业应当保证上报的渠道彻底打开，进而确保企业管理人员可以及时准确地了解基层的现实状况。其次，组建一支专业的监督管理团队，并加大培养力度，相关工作人员除了要具有良好的语言表达能力以外，而且要具有相关法律法规以及财务层面的知识体系。最后，可定期聘请专业人士走入企业展开专题讲座，鼓励全体员工养成自主学习、自我完善和自我提升的良好习惯，使得工作人员可以全方位地了解企业内部现实经营与发展状况，进而促使建筑施工企业材料采购内部控制水平的提升。

5.3 重视材料进场验收管理

想要保证进场材料的质量符合要求，那么就要强化材料采购管理，应建立完善的材料进场验收检查机制。在进场前，要求供应商必须提供材料的出厂证明以及合格证，资料齐全、质量过关方可进入现场。严格管控需要现场取样送检的材料，无特殊情况，必须及时送检，确保材料质量达标，对于不达标的材料，检测人员有权阻止其进场，并及时反馈，指出材料质量问题时，及时告知采购人员，在后续采购工作中，重点关注该建材厂家其他产品的质量。有目的性地开展采购工作，明确采购工作的重要性，从源头解决因为建材质量不达标而导致的工程后期问题。同时，在采购合同的条款中应当明确有关材料质量的规定，进而更好地约束供应商的行为，把好材料质量关。针对存在材料质量问题的供货商，要终止合作。

5.4 加大对材料采购工作的监督力度

建筑施工企业的材料采购工作中，面对其中的问题与风险，需要加强把控与监督，完善采购流程与机制，在不断实践当中，完善采购机制。在进行材料采购工作时，建筑施工企业应当派遣经验丰富、熟悉市场的人员负责采购工作，派遣新人时，也要由经验丰富的老员工带领，开展师徒合作。在日常采购工作中，培养新人的工作能力及对于建材市场价格与质量的洞察力。对采购环节的各项工作进行监督与管理，遇到问题给予全面分析，及时高效地解决。从多方面入手，减少成本及资金无故流失的状况，并从源头控制好建筑材料的质量。剔除低质材料，多方比较，摸清高质量材料的品牌。出现材料短缺的问题时，及时补齐，避免因材料欠缺而出现停工的现象。在这种情况下，工程后期因为材料质量问题而进行返工返修的概率将大大降低，有效保障了工程质量，在提高建筑施工企业社会影响力的同时，全面保障了建筑使用者的生命与财产安全[5]。

5.5 加强对采购人员及管理人员的专业培训

负责建筑材料采购及管理的人员，其建材市场价格把控及高效管理能力对企业成本管控有着极大的影响与作用，因此，建筑企业应当组织员工参加专业培训。聘请专家等各类人才帮助采购人员分析市场建材种类、性能及价格，加强采购人员对市场的全面了解，为采购价格适中的高质量建材提供专业参考。在培训结束后，企业可采用考核的形式，考查采购人员的学习成果，成绩优秀者，以资鼓励，成绩不合格者，加强培训，直至合格后，才能参加采购工作。对材料采购环节的管理人员而言，企业可聘请管理学专业教师，开展关于现代管理知识的讲座，提高管理人员的综合素养，给予他们良好的薪资待遇，规划发展空间。引进年轻的管理人才，适当地为材料采购管理队伍“换血”。鼓励管理人员积极学习，提升个人学历，把握工作技巧，增强个人协调能力，保证材料管理工作的条理性与科学性。

6 结语

综上所述，本文以建筑施工企业材料采购内部控制为题展开研究，首先分析了建筑施工企业材料采购的特点和重要性，另外就目前我国建筑施工企业材料采购工作中出现的问题进行了总结，最后给出了建筑施工企业材料采购内部控制的有效措施。当前，建筑施工企业在开展材料采购工作的过程中应当加强对内部控制的重视，意识到企业内部控制的重要性，积极构建科学合理的计划和方案，规避采购失误问题的出现，充分利用市场经济环境下的多种资源展开招投标，在确保材料质量的同时提高企业的经济效益，促进建筑施工企业的长足稳健发展。