信息技术促进医保档案管理工作现代化

丁玉宇

（莱阳市医疗保险事业中心）

医保档案管理是办公室业务工作的重要组成部分，为单位内部各项管理工作提供基本的数据支持。医保档案管理工作在医疗保障局这样一种提供医疗保障相关信息咨询的单位的全局工作中更是占有重要地位。众所周知，医保档案记录了医疗保险投保人和受保人的相关信息，是进行医疗保险统筹、救助、收缴等相关工作的基础，需要记录准确、内容详实、便于查阅[1]。

传统上，医保档案信息采用纸质化的方式进行记录并保存，工作量相对较大，进行修改、补充和查找时比较繁琐，如何克服这些问题令档案管理和办公室业务部门感到棘手。随着信息技术的发展，很多传统行业积极依靠这种技术进行升级和改造，在提升工作效率的同时保证工作质量。各级医保档案管理部门积极探索利用信息技术改进医保档案管理的方法，降低医保档案管理工作的复杂度，提升医疗保障局的工作效益，最终助力办公室管理业务实现现代化。

一、当前医保档案管理工作中存在的问题

（一）医疗保险的推广和普及带来了超负荷的业务量

医疗保险是全民保险的重要组成部分，是我国社会破解“看病就医难问题”的重要举措。随着人们收入水平的增加，伴随而来的是对生命健康的高度关注，大家都希望付出较少的时间和金钱就能享受到优质的医疗保健服务[2]。各级政府和组织积极宣传医疗保险对于居民生活的重要保障作用，越来越多的人参与并享受到了医疗保险带来的便利。随着医疗保险的普及，给相关档案管理工作带来了巨大的工作压力。医保档案中的内容既涉及投保人与被投保人的相关信息，也包括复杂的投保金额计算，同时还包括相关理赔情况记录，因此不仅内容复杂，类别还就有多样化的特点，这些都给医疗保险档案的管理工作带来了一定的复杂度和难度[3]。

（二）传统的医疗保险管理方法工作效率低下

传统上，医疗保险主要是采用纸质化的方式进行记录和留存，主要依靠人工来进行管理。各级医疗保障局都有专门的部门和工作人员负责医疗保险档案管理，他们将医疗保险相关信息誊写在固定格式的纸张上，然后分门别类进行存储，遇到人员变动或者医疗保险的险种发生变化时，需要对相关信息进行更正或者补充；遇到有人需要调阅或者查找相关保险档案信息时，需要在庞杂的资料中进行查找。这样不仅浪费时间，信息记录的准确性也得不到保证。有些单位为了保证医疗保险信息记录的准确性，往往会在记录员之外安排一到两个人进行信息的校核，这样造成了人力资源管理成本的增加。另外，记录保险信息的纸张时间久了容易变质，导致字迹模糊，也容易受到周围环境（主要是温湿度）变化的影响，造成破损，这些都给医疗保险管理工作增加了额外负担。

（三）医疗保险信息检索手段的单一化给使用带来了不便

受限于传统医疗保险信息使用纸质化手段进行记录的局限性，对相关信息进行检索往往由工作人员一张一张纸进行筛查，这样做往往需要从大量信息中逐步缩小范围进行具体信息的筛选，由于都是由人工进行操作，因此工作效率低下。随着医疗保险业务量的增加，各种医疗信息变得越来越多，传统的单纯依靠纸张记录、人工检索的方法已经不再适合新形势和新变化的需求，因此亟需探索一种高效、精准的信息化记录与检索方法。

（四）医疗保险信息管理人员综合素质难以胜任信息化要求

医疗保险信息管理系统主要由人来操作，短期内信息化进程加快并不能完全取代人工作业。医疗保险信息化水平的提升极大提高了工作效率，能够减轻工作人员的压力，但是并不能完全取代档案管理人员。在关键工序中，比如医疗保险档案信息的核对、校正及特殊情况查询时，仍然需要档案管理人员亲自动手，因此档案管理人员的综合素质必须要提升，这样才能满足档案管理工作信息化的要求。当前，很多医疗保险信息档案管理人员的综合素质比较低下，还停留在原始的利用纸和笔对档案信息进行管理的阶段，对于信息化的管理系统操作不熟练，并不能发挥出信息化管理的优势；部分医疗保险信息档案管理人员只会简单地使用管理系统进行信息的录入与检索功能，对于复杂一点的排序、删改、校验等功能不熟悉或者掌握不了，导致信息管理系统的很多作用得不到发挥；还有一些医疗保险信息档案管理人员排斥利用信息化管理系统对医疗保险信息进行管理，认为这些技术措施会有出错的可能，没有人工作业更加精确。这些思想意识的存在以及能力素质上的短板，导致信息化管理系统在推进的过程中受到了较大的阻力，推进效果不理想，达不到预期的效果。总之，医疗保险信息管理人员综合素质的欠缺，需要在信息化管理系统推进与普及的过程中及时进行提升，以免出现阻碍信息化管理系统全面普及的不和谐声音。

二、信息技术在医保档案管理中的应用

（一）基于信息技术对医保信息进行统计和记录

信息技术最大的优势就是可以实现对各种数字信息的统计和记录。利用信息技术对医疗保险信息管理工作进行改进，首要就是建立专业的信息采集系统和数据库存储系统，利用数字信息技术对投保和受保人员的相关信息进行处理。信息采集系统需要根据医疗保险的具体险种类型进行开发，提前预置险种的类别、费用明细、投保人基本信息、受保人基本信息、责任条款、注意事项等模块，利用界面化显示供工作人员进行录入。信息录入之后由计算机进行二维编码，实现文字信号向数字量的转换。之后由计算机的I/O设备将这些数字量存储进入数据库中，供后续信息处理和查询使用。这些文字信号转换后的数字量是以bit为单位进行计量，相对来说非常小，因此信息采集系统和数据库不用建设得过于复杂。进行信息采集系统和数据库存储系统建设的过程中，应该注重操作界面的简洁化和人性化，方便医疗保障局的工作人员进行使用。这两个系统之间的连接应该具有快速性，方便信息实时进行记录和读取，避免出现宕机现象。

（二）基于关键词检索对医保信息进行分类和查询

对于读取进入数据库的医保信息，应该根据信息中的关键词进行标签化编码，将这些标签作为识别相关信息的重要凭证，利用这些标签对信息进行分类。除了这些主要信息标签外，还应该注意相关信息之间的耦合关系，比如保险人填报的信息中，很大部分可能和受保人的相关信息是重合的，这时进行信息编码时除了根据关键词设置主标签之外，还需要根据这些重合的信息设置副标签，利用这些标签共同对相关信息进行识别。这样，进行信息分类和查询时，根据主标签可以获得的信息范围比较大，之后根据副标签进行进一步分类和查询，这样就可以逐步缩小信息范围。因此，通过设置关键词主副标签，只需要简单的几步就可以进行精准的信息定位，这样有助于提高工作效率。

（三）基于云技术实现医保信息的在线协同共享

云技术是基于互联网的多节点在线协同办公技术，能够提高同一信息的利用率，有助于实现信息的共享操作。具体来说，可以将存储在数据库中的信息视为共同体，所有和该信息相关的人员（包括采集、记录、分类、修改、查询等）都可以视为通过互联网或者局域网连接在该共同体上的单一节点，通过利用云技术实现这些单一节点对这些信息操作后实时保存信息最新状态，方便下一个使用者使用时面对的是最新的信息，这样就可以实现同一信息的网络共享。由于医保档案信息的使用具有时间集中特性，也就是说在某一个特定时间段内同一信息会被频繁地调用并修改，但是在大部分时间段内该信息是处于“休眠”状态，因此搭建计算云时需要注意云处理的快速性，确保单一用户对信息处理完毕后信息能够处于最新状态，方便后续用户使用；对于同一时间段内调用同一信息的不同用户，需要根据信息操作处理手段的不同，在云计算系统内部进行逻辑排序，也就是说对于信息的查阅可以安排多人同时操作，对于信息更改必须要使用串行的方式安排人员操作，这样可以确保信息在不同流程的操作处理中不会产生数据缺失或者其他错误。基于计算云技术实现医保信息的在线协同操作和共享之后，能够提高信息的利用率，最终实现信息的快速处理，挺高医保档案管理工作的效率。

（四）注重提升医疗保险信息管理人员的综合素质

医疗保险信息人员的综合素质直接影响着医疗保险信息管理系统的使用效果。医疗保障局应该注重对医疗保险信息管理人员的教育培训工作。通过教育培训，一方面提升他们的思想观念，向档案信息管理人员宣讲信息化管理的优势，讲清楚信息化管理平台对工作效率的提升效果，同时向他们明确信息化管理技术对档案管理人员能力素质提出的新要求，给档案信息管理人员制造压力与紧迫感。另一方面，需要着力提升他们的信息化管理系统的操作能力，既要熟悉计算机基本操作技能，包括常用的办公软件（如office系列软件），尤其需要熟悉Excel软件的操作，因为很多档案信息是采用Excel表格的形式进行记录和管理的，能够利用Excel进行在线数值计算，这样能够提高工作效率，同时提高工作的准确性。医疗保险信息管理人员的综合素质还包括清晰的表达能力，能够做好与顾客的对接，能够准确地将顾客说不清楚的意思进行总结归纳，在征得顾客证实之后以书面化的语言录入信息管理系统，实现信息的有效采集；能够向信息管理系统开发人员讲清楚当前阶段对信息管理技术的需求，配合信息管理系统开发人员做好开发工作，实现管理系统的不断更新与升级；能够向信息管理系统维护人员讲清楚信息管理系统在运行过程中的事故现象，帮助维护人员快速进行故障定位，及时对信息管理系统进行维护，确保管理系统始终工作在稳定环境中。

三、提升医保档案管理工作现代化水平的注意事项

为了更好地在医保档案管理工作中应用信息技术，实现工作效率的提升，必须要注重对医保档案管理人员工作能力的培训。除了需要选拔熟悉计算机基本操作的人员扩充到档案管理工作人员的团队中来，还应该对现有档案管理人员开展档案管理工作信息技术培训，引导他们掌握基本的计算机操作知识，帮助他们学会档案管理相关专业软件系统的操作。对于医保档案管理工作中的常规操作，应该采用规章制度的方式进行固化，将这些约定俗成的管理方法形成制度化的措施，既方便档案管理人员学习，又便于他们在工作过程中随时进行查阅。另外，需要营造监督氛围，医疗保险涉及多方人员的利益，因此有必要通过社会监督规范医保档案信息管理人员工作的规范性。医疗保障局可以面向社会开放医疗保险信息查询接口，公众可以在网上监督工作人员工作是否失职，如果有这一现象的发生，公众一般都可以通过投诉或者举报的方式进行合理监督，这样可以提升工作者的工作效率，很大程度上管理员的能力与素质也会得到提高，并且经常反复地应用计算机软件，工作人员掌握的技术就会更好，那么档案的管理就可以实现快速的信息化与现代化建设。

另外，在进行医保档案信息管理系统的使用过程中，需要及时发现信息管理系统设计与研发过程中与当前使用需求脱节的地方，不断对信息管理系统的功能进行优化与完善，使信息管理系统的功能能够始终跟上形势的需求，确保能够始终满足医疗保障局的使用要求。信息档案管理系统的使用人员需要不断对系统的使用方法进行总结，形成制度化的条款，张贴在显著的位置，用于指导新入职人员使用。只有经过不断的摸索与经验总结，才能彰显出信息管理系统的巨大优势，才能使人们更倾向于依靠信息管理系统实现档案信息的快速、高效与高质量管理，才能提升人们的思想认识水平。同时，也向管理人员指明了能力素质提升的方向，有助于他们自身水平的提高。

四、结论

医疗保险贯穿在社会生活的方方面面，是现代居民享受社会化医疗保障的重要举措。医疗保险档案管理工作是医疗保障局全面工作的基础，传统的纸质化、人工化档案信息管理方式具有很大的局限性，逐渐暴露出不适合现代社会发展趋势的弊端。因此，需要积极探索医疗保险档案管理的新方法。信息技术的快速发展为破解医疗保险档案管理中的难题提供了新方法。本文结合信息技术的最新发展态势，研究了当前医保档案管理工作中面临的问题，针对这些问题提出了应用信息技术实现档案管理、破解管理困境的具体方法。本文的研究具有一定的实用性，后续需要在具体工作中结合具体档案信息的特点进行不断完善，为医保档案的高效管理工作奠定基础。

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