对房屋建筑与市政基础设施工程档案的几点思考

刘涤尘

(中铁十六局集团置业投资有限公司，北京 100018)

0 前 言

房屋建筑与市政基础设施工程档案，就是对与房屋建筑与市政基础设施工程相关的、具有参考价值的文字资料、图片、照片和声像资料的统称。房屋建筑与市政基础设施工程档案管理是一项系统性管理工程，从施工单位对档案进行收集、整理、保管到交付，到档案管理部门接收、归档、整理和利用，需要以相关法律法规为准则，以相关管理制度和工作机制为依据，做到科学性和严谨性相统一，准确性和应用性相结合，切实为城市规划发展提供数据参考。

1 加强房屋建筑与市政基础设施工程档案重要性

1.1 为城市规划建设提供数据参考

城市规划方案的制定是一个复杂性系统工程，需要对人口流动、城市建筑等影响因素进行动态模拟，对城市全貌进行科学准确的预测。在这个过程中，需要依照严谨、科学的工作流程，需要大量城市建设历史数据的支持，才能保证城市规划方案的科学性和合理性。在城市规划方案的诸多数据中，市政工程档案是制定城市规划方案的重要依据。近年来，我国城市化建设加快，市政工程档案为城市规划建设提供了有力的技术数据支持，提升了城市规划宏观调控效率和微观执行力度。其中，通过市政工程档案原始数据进行系统分析，再现城市建设的历史面貌和现有发展状况，并从中找到城市规划进程中遗留下来的问题，发现问题背后的隐患，为城市规划方案制定提供历史经验和改进建议。

1.2 为智慧化城市发展提供研究支持

“智慧化城市”理念的提出，为城市规划发展提供了新思路和新路径。智慧化城市发展研究离不开城市建设档案的数据支持。城市建设档案是对城市规划历史进程的重要资料，囊括了城市拆迁、改建扩建和新建工程的档案资料，反映了城市规划历史进程和现有全貌，为智慧化城市研究提供了资料依据。对城市建设档案进行科学管理，是城市化进程的根本要求，也是城市规划科学发展的基本需要；对城市建设档案进行科学分析，可以为市政工程建设提供规划依据，对房屋建筑扩建和改建提供历史经验支持和数据分析支撑，对新建选址和规划提供重要参考，为智慧化城市建设提供基本保障。

2 房屋建筑与市政基础设施工程档案存在的问题

2.1 档案收集拖沓且效率低

市政基础设施工程是一项复杂性系统工程。从空间上来讲，由于工程规模大，需要多个施工单位分标段承包施工；从时间上来讲，由于工程周期长，需要分期施工，每个施工阶段工程又划分为多个标段，由多个单位分段施工。在此施工背景下，由每个施工单位负责本段工程档案的收集，而每个施工分期各单位档案的收集时间不同，造成档案众多、完成时间不同、内容各异的复杂情况，给档案收集工作造成了巨大的挑战。目前，在工程建设中，档案收集工作效率不高，从制度层面看，管理制度和监督机制不健全，造成岗位责任制落实不到位；从实施层面上看，档案收集工作机制不完善，不能有序开展，导致收集效率低下、档案收集拖沓的现象时有发生。

2.2 档案接收的内容不全面

当下，城市化进程加快，对市政基础设施工程施工进度提出了较高的要求，为实现施工进度目标，一些市政工程往往匆忙上马，报建手续滞后。在此情况下，会造成档案资料不完整，不符合规范等后果。此外，工程档案的整理和记录需要和施工进度相对应，需要工程档案管理人员适时跟踪工程进度，准确、全面地记录工程进展情况。但在实际工作中，由于一些企业的重视度不够，投入的人力、物力资源有限，再加上档案资料收集需要工程的整个流程，跨度大、任务量繁重，往往造成档案资料不齐全、资料数据不准确、档案内容不规范的现象。另外，城市建设工程周期长，对于已经收集的档案资料需要合理保存。由于档案收集管理制度不完善，造成档案资料流失，也是导致档案内容不全面的原因之一。

2.3 市政工程档案的相关法律制度欠缺

随着城市化进程的快速推进，城市规划建设步伐逐渐加快，市政基础设施建设规模持续扩大，房屋建筑工程数量快速递增，导致各类工程档案数量暴增，给城市建设档案管理工作提出了新挑战，也对提升城市建设档案管理制度保障提出了新要求。现阶段，我国现有市政工程档案管理相关的法律法规已经不能适应档案管理工作的迫切需求，建立健全相关法律法规重要性日益凸显。在此背景下，我国现有的城市建设档案管理制度和工作机制尚不完善，档案管理、监督工作缺失科学管理制度依据，档案管理运行工作欠缺高效工作机制制约，导致城市建设档案管理工作问题频发，阻碍了市政工程档案管理的顺畅运行。

2.4 档案信息化建设不到位

档案信息化建设是智慧化城市的基本要求，信息化建设是推动档案管理高效化、科学化的重要手段。当下，信息化技术已经在各行业得到广泛应用，但在现阶段城市建设档案管理工作中，信息化技术应用刚刚起步，还没有建立完善的档案管理信息化系统，在档案资料的输入、储存、分析和管理等方面，还没有实现智能化、信息化管理体系。在档案的收集、整理、保存等方面，一些单位仍以人工为主，效率低，准确性差，档案资料的保存风险增大，严重地制约了城市建设档案的管理工作。

2.5 监督、指导、协调力度薄弱

档案管理制度、监督机制的构建是档案管理工作顺畅进行的根本保障。现阶段，城市建设档案管理体系尚不健全，在管理目标、管理措施、监督协调机制以及指导内容等方面存在诸多问题，无法为目前城市建设档案现状提供制度支持。特别是在档案的收集、整理以及档案利用等方面，由于缺乏规范管理，导致各流程难以实现阶段性目标，无法为下一个流程工作提供支持。鉴于此，构建科学合理的档案管理体系至关重要，应建立完善的管理制度和监督机制，保证档案前期收集整理工作达到目标要求，提升档案资料的信息利用效率和效果。因此，建立健全档案管理体系，促进档案管理工作高效、高质量地进行，是档案管理工作的重要内容。

3 房屋建筑与市政基础设施工程档案对策

3.1 建立健全档案收集和管理规章制度和监管制度

为了提升城市建设档案收集质量，档案管理部门要切实履行监督职责，以相关法律法规为准则，以本地城建档案管理条例为标准，对在建的市政基础建设工程档案管理进行检查。主要包括以下检查内容：一是对档案管理制度进行检查，确认是否建立岗位责任制，是否建立层层落实制度，是否落实到个人，是否明确工程负责人和档案收集人员的责任；二是对档案管理工作机制进行检查，确认是否明确档案管理工作的实施步骤、实施方法、档案分类、质量标准以及时间规划等内容；三是检查是否建立档案保管制度，对档案资料室、档案保管方式以及保管制度是否合理合规；四是对档案管理工作责任制度进行检查，确认是否依据档案保管的流程，把责任制度落实到个人，并建立相应的责任追究制度。通过有效监管，提升各施工单位的档案归档意识，加大管理力度和资源投入，并完善档案管理的各项规章制度，确保档案收集、整理、保管和移交高效率、高质量地完成。

3.2 提高档案归档的质量

一般来说，城市建设档案里的文字资料、图片、照片等资料都是施工设计单位、建设单位和监理单位收集完成的，资料种类多、周期长，涉及的单位多，必须保证档案资料全面、真实、准确，确保档案归档的质量。因此，要从制度层面和实施层面入手，为档案归档质量提供制度保障。要根据工程建设的周期性、施工种类和各施工单位的数量，制定档案归档的整体归档制度，依照工程名称、工程时间、工程类别等方面，对档案进行科学分类，制定相应的归档要求。在此基础上，明确各施工单位需要提交档案的质量标准，并确定交付形式、交付时间和角度数量等，保证档案归档高效率、高质量地完成。

3.3 推进档案信息化建设,实现档案资源共享与技能水平

目前，城市建设档案管理信息化建设逐渐推进，城市建设工程的数量和规模持续增多，增加了城市建设档案的管理工作难度，对档案管理人员的专业水平和专业技能水平都提出了更高要求。在此背景下，加强档案管理队伍的素质建设，成为城市建设档案管理的重要内容。为此，城市建设档案管理部门要加大资源投入力度，做好管理队伍的素质建设及提高业务管推进档案信息化建设：一是引进专业素质能力强、档案管理经验丰富的人才，充实档案管理队伍；二是对档案管理人员进行定期培训，提升他们的质量意识、理论水平和实操能力；三是不断完善档案管理工作机制，并建立相应责任制度和奖惩制度，激发管理人员的积极性，提升自我约束能力和专业技能；四是建立创新管理奖励机制，激励管理人员在工作中发现问题，创新性解决问题，不断改进档案管理工作，在工作中实现自我价值，实现档案资源共享。

3.4 在档案收集、管理过程中加强领导，明确责任

构建科学合理的档案管理制度和工作机制，是城市建设档案管理工作的重要内容。首先，要提升相关领导和档案管理人员的档案质量管理意识，充分认识档案管理质量对后期档案应用的重要性，并把这种工作态度融入到具体工作中，做到在具体工作中严格要求、精益求精，保证档案管理工作的高效性和高质量完成。其次，城市建设档案管理部门要根据工作中发现的问题，不断完善档案管理制度，保证工作机制落实到个人，明确每个人的职责和权限以及应承担的责任。最后，把工作机制落实到每一个细节，并制定相应的监督检查制度，明确监督检查的具体步骤、内容和时间，一旦发现问题，要及时采取修正措施，并做到举一反三，对档案管理全流程进行系统检查，确保档案管理工作的顺畅有序进行。

3.5 完善档案管理体制,健全档案管理网络

信息化技术的发展和普及，为城市建设档案管理提供了完善的技术支撑。城市建设档案管理内容繁杂，包括大量的图片以及各类文字资料，从收集、接收、归档整理以及后期的利用，都对管理工作的准确性和高效性提出了较高的要求。而档案管理流程与信息化处理系统的工作流程类似，而信息化处理系统能够极大地提高档案管理工作的效率，很好地规避档案管理工作中易出现的问题，并能在网络化技术下，实现资源共享，为档案应用提供了便利。为此，落实档案管理信息化建设，要做好以下方面：一是主管部门要加大资金投入，为城市建设档案管理部门更新信息化设备，实现档案管理全流程的信息化、系统化；二是加大资源投入，充实档案管理专业人才队伍；三是定期开展各项培训活动，提升档案工作人员的专业素质和专业技能。

4 结束语

随着城市化进程的快速推进，房屋建筑和市政基础设施工程档案的重要性日益凸显，对于城市规划和发展具有极其重要的意义。现阶段，我国房屋建筑和市政基础设施工程档案尚存在档案收集拖沓且效率低、档案接收的内容不全面、市政工程档案的相关法律制度欠缺等问题，严重阻碍了城市建设档案管理的顺畅运行，影响了城市化进程的发展。为此，要加大力度，建立健全档案收集和管理规章制度以及监管制度，提高档案归档的质量，提高信息化建设,完善档案管理制度,健全档案管理工作机制，加强队伍素质建设，提升城市建设档案管理工作的高效运行，为城市规划发展提供科学、准确的数据支持。

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