档案信息化和移动网络智能终端结合的实践探索

吴 光

（中国电信股份有限公司北京分公司，北京 100010）

随着数字中国战略的持续推进，移动网络的加速建设，智能终端应用于千行百业，推动产业的数字化转型。新的组织形式和治理形态的涌现，导致新的档案生成记录形式和保管存储方式不断出现，档案管理面临向“数字管理”[1]转型升级的巨大挑战。为有效应对挑战，档案信息化随之提速。如何结合移动网络智能终端的优势，使档案管理实现移动化、智能化，提升档案信息化水平，成为一个重要的实践课题。

1 档案信息化的发展

1.1 国家对档案信息化的发展规划

2020年6月，新修订的《中华人民共和国档案法》发布，其中新增一个章节共七个条款，从把档案工作纳入政府信息化发展规划、推进电子档案管理信息系统建设、电子档案构成要件、推进传统载体档案数字化、电子档案移交、建设数字档案馆建设、档案信息资源共享服务平台建设等方面对档案信息化做了相应的规定。2021年6月，中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，对档案事业发展做了详细的规划，要求全面推进档案资源、档案治理、档案利用、档案安全四大体系建设，深化档案信息化的战略转型[2]。要使档案信息化融入数字中国，并结合新一代信息技术的应用，实现档案工作的数字化转型。主要做好这几方面工作：加快档案资源数字转型，加强新一代信息技术的应用，提升档案资源安全管理能力，加快档案开放利用服务，用互联网创新档案业务监督指导。

1.2 档案信息化特点

要在国家标准的指导下，了解档案信息化的特征，分层推进档案信息化。

档案信息化一方面要遵从国家发展规划和档案法律法规的要求，另一方面要在档案行业国家标准的框架下来开展。2019年，国家档案局发布了《档案移动服务平台建设指南〈DA/T73—2019〉》，于2019年9月开始实施，这项标准为档案移动服务平台建设提供了行业标准和制度规范，具有很强的指导性。2020年3月，国家档案局发布了《档案信息化标准体系建设指南》，搭建了档案信息化标准框架，为档案信息化的标准化规划了路径。从五个方面来明确档案信息化的特征：以档案资源为核心进行建设、对档案相关联的各系统进行集成、以通信网络为纽带加强档案信息互联互通、把档案治理和新一代信息技术相融合。

分层推进档案信息化，档案信息化参考架构分为资源层、服务层、保障层、应用层[3]。在资源层，重点推进档案信息资源的存量数字化和增量电子化；在服务层，通过通信网络建设、服务平台建设、馆际共享实现档案信息资源的共享；在保障层，建立和完善资源安全、网络安全、系统安全的多重保障体系，保证档案信息资源管理系统的安全可靠；在应用层，通过和新一代信息技术的结合，拓展档案在各领域各档案门类的应用。

2 移动网络智能终端的发展

2.1 移动网络的数字化转型

网络建设要顺应数字化转型的新要求，支撑数字中国战略的实施。目前，通信运营商加快数字化转型，按照国家建设“高速泛在、天地一体、云网融合、智能敏捷、绿色低碳、安全可控”的数字信息基础设施新要求，纷纷布局建设云网融合的数字化平台，打造基于业务、数据、技术相融合的应用中台，建设5G精品网，加快“5G+行业”创新应用，打造行业应用生态圈，为产业的数字化转型提供多样化的解决方案。

2.2 智能终端的广泛应用

在移动网络加快建设的同时，智能终端也蓬勃发展。

在网络侧，智能终端在移动网建设、维护、服务客户等多方面发挥作用。在云管端的移动网络架构中，处于“端”层面的智能终端的质量深刻影响着最终用户对移动网络性能的感知。新的技术如软件定义网络、边缘计算等广泛运用，使得移动网中的网元更加终端化，提升了运营商移动网络建设的效率，提高了运营商向政企客户提供客户专网的敏捷性。移动网络和智能终端的融合，提升了网络效能。

在用户端，从硬件的角度看，传统终端不断升级，新型终端不断出现，如手机、平板电脑、智能可穿戴设备、智能家居、车联网终端、VR/AR产品、大屏幕电子白板，商用终端等多种终端形态并存，泛终端化趋势日益显现；从软件的角度看，微信、微博、QQ、App等软件跨终端应用，契合公众的使用习惯。从消费角度看，个人云上档案馆的需求旺盛，如个人用手机在生活和工作中拍摄的照片、录制的视频或音频、撰写的文字等涉及到个人工作和生活的信息，占用手机内存大，同时手机存储容量是有限的，这时好的解决方案是把手机上信息上传到云端，在云端管理这些个人信息，从而减轻手机的存储压力，但要用技术和法律保护好个人隐私信息的安全。另外，一老一小智能终端应用普及度高，针对青少年儿童的手表、电子书包等终端的应用也越来越普及，为老年人娱乐和健康服务的手机、手环、可穿戴心血管监测设备等终端的应用也越来越广泛，由此产生的海量数据的采集、保存和归档，成为新兴研究课题。

综合来看，随着移动网络的建设发展，智能终端的应用场景日渐丰富。智能终端为档案信息采集提供了新型载体，为档案信息管理提供了多种手段，但同时也对海量数据保存、异构数据存储、数据隐私保护等方面提出了管理上的挑战。

3 档案信息化和移动网络智能终端结合的实践

3.1 智能终端分层助力档案信息化

技术的突破要服务于业务的需求。移动网络智能终端通过软硬件配合，能够实现人机交互、万物互联，为档案信息化提供强大的技术支撑。我们从档案信息化参考架构中的资源层、服务层、保障层、应用层出发，分层探索智能终端服务于档案信息化的结合点[4]。见图1。

（1）在资源层，智能终端应用于档案生成阶段和档案存管阶段。在档案生成阶段，主要是发挥智能终端在信息采集上的优势。一是利用扫描客户端对文件扫描，扫描客户端连接扫描仪把文件转换成图片作为附件归档；二是做档案数字化时，用集成扫描和OCR功能的智能终端进行图文识别，提取图片中的文字内容供存档、查看和全文检索；三是在业务使用现场，利用智能终端在前端对信息进行采集，再通过移动网络上传到业务系统，进而传给电子档案管理系统和数字档案馆。比如，在会议场景下，用智能终端对会议进行语音识别，即时生成文字版的会议纪要；在施工场景下，用移动智能终端采集工程现场沟通的签字材料；四是在物联网场景下，用传感器对被感知对象进行信息采集，通过通信网络传到数据中心进行信息保存处理。

在档案存管阶段，利用智能终端和二维码技术、云技术等的结合，协助档案信息的存管。一是用数码相机、复印机、打印机、刻录机、存储介质、计算机等终端对档案进行保存；二是用条码管理终端，支持库房电子条码的设计、生成和批量打印，把打印出的电子条码与库房档案实体粘贴，使得虚拟库房档案与实体档案一一对应，从而实现库房档案的信息化管理；三是智能终端和云资源的配合，快速实现对采集到的档案信息的云端存管。

（2）在网络层，移动网络和智能终端为档案信息化提供网络资源。一方面，网络向数字化演进，移动网络、算力网、云资源池等资源的组合，增强了移动网络的数字化能力，为档案系统提供网络连接、存储资源、算力资源。另一方面，智能终端本身性能的提升减轻了网络端的处理压力，在带宽、抖动、时延等指标上提升网络能力，大大缩短网络响应档案信息业务处理的时间，使得依托于网络的档案信息服务更加的快速、高效、可靠。

（3）在保障层，智能终端保障档案资源、档案系统和网络安全。如利用智能终端对档案库房、档案机房进行监控管理，用烟感探头来对机房做消防管理，用视频摄像头做档案库房的防盗管理，用温湿度传感器做库房空气的温湿度管理；利用指纹识别、虹膜识别等生物识别终端做入库人员资格管理；利用密码器等终端做系统安全管理。

（4）在应用层，智能终端赋能千行百业的档案服务。一是在智能终端上集成档案门户网站、档案信息发布、档案检索、档案采集、录入、移交、归档、管理、借阅、鉴定、统计等系统功能，和后端的档案系统配合，实现各行业档案服务的智能化和移动化。二是用户可以用云桌面、手机终端进行远程查档；档案系统可以依据用户在终端上的查档留痕，结合大数据技术，分析用户的查档需求和使用习惯，进行相应的信息推送，为用户定制个性化的档案服务。

总之，深入挖掘档案信息化参考框架下每一层的需求，寻找相应的智能终端进行匹配，智能终端在每一层都有用武之地。

3.2 移动网络智能终端对档案信息化的价值

移动网络和智能终端的配合，为档案信息化带来诸多价值提升。智能终端拓宽了档案信息采集的渠道，使得档案信息采集更加方便，让随时随地采集归档成为现实；移动网络条件下，智能终端使得档案利用更加方便，用户可以不受固定场地和时间限制来利用档案；智能终端扩大了档案服务的受众群体，突破了以前局限于来档案馆（室）接受服务的人员限制；智能终端上电子档案的归档，有助于减少纸质档案的产生，为节能减排做贡献。

4 档案信息化和移动网络智能终端结合的展望

目前，智能终端在档案信息化的应用还存在一些难点，比如，智能终端的“核心芯片，系统软件”等“卡脖子”技术亟待攻关，电子签章法律效力等制度性安排需要进一步明确。针对难点问题，既需要档案主管部门推进相应的法律制度和标准建设，也需要学界加强电子档案管理理论的突破，更需要科技部门对核心技术的攻关。

未来，要继续发挥智能终端智能性、便携性的优点，以数字化的移动网络为基座，发挥智能终端在辅助档案信息采集、档案智能存管、档案移动服务、档案信息安全上的作用，丰富智能终端在档案业务中的应用场景，不断创建智能终端和档案信息化融合应用的实践成果。■