地方志编纂的组织体系架构研究—以第二轮《江苏省志·科学技术志》编纂为例

姚 缘 傅长军 .南京艺术学院；.南京森林警察学院

现以第二轮《江苏省志·科学技术志》的编纂工作为例，通过对全国其他省份科技志编纂工作的实地调研，总结了其经验及存在的问题，分析了江苏省在科技志编纂过程中存在的问题，根据组织管理理论，运用目标功能树系统分析模型，提出了一种规范、高效的三层次科技志编纂组织体系构架，最后总结了江苏省在科技志编纂工作中运用此项组织体系所取得的成效，为今后我国各省市的科技志编纂工作的组织架构提供借鉴与参考。

盛世修志，是我国历朝历代的优良传统。与传统方志相比，新时期我国的方志编纂工作增加了很多内容。其中,新方志中最闪光的创新点之一是增加了体现鲜明时代特色的地方科技志，连同科技大事记、科技统计年鉴，为我国实施科教兴国和可持续发展战略提供了可资借鉴的文献资料。

改革开放以来，江苏省先后提出科技兴省、科教兴省、建成创新型省份、创新驱动发展等科技发展战略，科技工作为全省经济社会发展提供了有力支撑，对社会各行各业产生了积极而深远的影响。

《江苏省志·科学技术志》是第二轮省志编纂工作中为数不多的行业志，这本书的覆盖行业、领域宽，涉及单位很多，使资料收集、提炼供稿、撰写以及审稿等工作都存在很大的困难。本文以江苏省第二轮《江苏省志·科学技术志》的编纂工作为例，通过对其他省份科技志编纂工作的调研和对自身问题的分析，发现志书编纂工作的组织体系架构是问题的关键，目前尚没有规范统一的组织模式。为此，本文提出了一种规范、高效的科技志编纂的组织体系构架，以期为我国今后各省市的科技志编纂工作提供借鉴与参考。

全国各省份科学技术志编纂的现状及问题

科技志是以科技为主线，全面、系统、客观地记述其所涉地域内科学技术的兴衰起伏、发展演变的历史和现状。把科学技术志编纂成一部继往开来、服务当代、垂鉴后世、有独特历史文化学术价值的工具书，是一项特殊的、浩繁的软科学系统工程，其将成为当代科学管理、科学研究、科技工作者的必备工具书。科学技术志的编纂体现了科技促进经济发展和社会进步的作用。

20世纪80年代末，我国开始启动了地方科技志的编纂工作。1989年9月,第一部省级科技志——《山西科学技术志》问世,之后每年陆续约有两部科技志付梓。2015年12月29日，全国地方志系统先进模范座谈会在北京召开，中共中央政治局常委、国务院总理李克强作出重要批示：“全国广大地方志工作者赓续传统，创新理念，涌现出一大批优秀人才。各级政府都要关心和支持地方志事业发展，也希望地方志工作者继续发扬方志人精神，志存高远，力学笃行，直笔著信史，彰善引风气，为当代提供资政辅治之参考，为后世留下堪存堪鉴之记述。”

然而，我国地方科技志编纂中普遍存在篇目设置不合理，条目收录不规范，出版周期过长，实用性较差等问题（赵新力等，2005）。为此，在第二轮《江苏省志·科学技术志》的编纂工作启动之初，为了使编纂工作少走弯路，编辑团队专门前往北京、上海、浙江等地，对其科技志的编纂进行调研。

我国其他省份科技志编纂的经验

篇目大纲设置要合理

篇目是志书的总体框架，科学合理的篇目设置是志书编修的设计蓝图，是编写好志书的基础。科技志的框架结构主体需要符合“志”的记述文体，即横排门类、以类系事。科技志对一地科技事业全景式的展现可通过横排门类依次记述完成。门类合理、归属得当、层次清晰、排列有序是“志”的篇目设置的基本原则，同时要注重突出志书的时代性和地方性。

在已出版的29部地方科技志中，有近20种篇目设置，各具特色、结构多种多样、差异很大（李啸浪等，2015）。大部分的科技志为篇、章、节结构，少数只有章、节结构，并不设篇。这样的篇章结构固然反映了地方科技发展的特色，突出了地方科技发展的特点、重点和亮点，展示了地方科技发展的差异。但这样的篇章结构同时也说明了地方科技志的编纂在篇章设计方面不够成熟，系统性和整体性比较差，缺乏相对统一的标准和规范。笔者经过调研发现，志书的大纲设置不能一蹴而就，而是需要进行深入研究，同时要征求所涉及的各行业专家意见，为后续的撰写工作打好基础。

经费预算要科学全面

科技志的编纂工作涉及的单位多、人员数量巨大，如果不能合理、全面地考虑到各类支出，将不利于编纂工作的顺利推进。上海、广东和江西等省份科技志的编纂经费，及江苏省体育局、江苏省广电局等厅局志书编纂工作经费的筹措方式，采取省财政拨款和自筹方式逐年解决。编辑部在供稿、撰写、审稿三个阶段均设置了合理预算，为后续撰写工作的顺利展开提供了经费保障。

我国其他省份科技志编纂遇到的问题

供稿缺乏权威性

调研发现，部分省市科技志初稿已经完成，但是专家在审稿过程中对很多内容提出质疑，认为撰写的内容并不能真实客观全面地反映该省市的科技发展情况。这导致该省市前期的编纂工作以及后续计划被全部打乱，所有工作需要重新开始，严重影响了编纂进度，造成了人力、物力的浪费。究其原因，涉及某行业领域的供稿只是由某一专家独自撰写，具有较强的主观性，大大影响了供稿的权威性。

组织体系架构缺乏有效性

调研发现，部分省市最初没有建立科学有效的组织体系架构，导致编纂工作前后环节无法有效衔接。通常组织体系架构设置是由一人牵头，配备的人员也有限，所有工作都是完成上一步，再开始下一步的统筹安排，这就使得地方科技志平均出版周期为7年，志书应有的时效性和信息情报性等功能受到了严重影响。

一种全新的志书编纂组织体系—来自江苏科技志的经验

“修志问道”从来就不是件容易的事情。特别是编纂科技志这样一本大型行业志，其涉及面广，包含内容多。在国家机构改革中，与行业科技有关的部门经过多轮整合得以保留，而与市场结合较为紧密的行业部门成为独立的市场主体，使资料收集、提炼供稿、撰写以及审稿等工作都存在很大困难。

志书覆盖行业、领域较宽，涉及单位很多，组织协调工作量大。为了要确保志书的质量、时效性和信息情报性等功能，编辑部应积极开拓工作思路，创新工作方法，提出一套规范高效的三层次编纂组织体系。

理论基础

在组织管理理论中，在构建组织体系架构时要运用目标功能树系统分析模型，该模型强调对象本身的性质是构建组织体系时要把握的关键，要深入分析规范的对象自身的内在逻辑联系和发展规律。

科学构建组织体系的步骤为：第一，确定组织体系架构的基础模式。直线职能式和矩阵式结构较普遍，编辑部根据实际编纂工作，建立了网络式三层次结构。第二，运用目标功能树系统分析模型，确定每个子系统的工作量。第三，根据各子系统的工作量大小和关系，来确定职能管理部门。第四，对所拟定的各部门的工作量进行大体的平衡。第五，绘制组织体系架构图。

组织架构

通过调整、引进、外聘等方式把具有志书编纂经验、熟悉科技管理工作的同志引入到编辑队伍中来，形成负责撰写编审的核心层，负责搜集整理资料和初稿撰写的次核心层，以及负责指导审核的外围专家团队三支编撰队伍。

一是编纂办公室。其职能是落实编纂委员会对工作的总体要求，组织编辑部进行具体的编纂工作，加强工作推进力度。二是编辑部。由具有志书编写经验、熟悉科技管理工作的人员初步形成专业从事《科技志》编纂工作的主要队伍。核心层主要承担资料搜集、志书撰写及组织初审工作。次核心层主要协助核心层进行资料搜集与初稿撰写工作。三是专家团队。由参与第一轮科技志编写的专家和熟悉科技管理、有科技相关工作经验、熟知科技发展历程的专家组成。主要对供稿及编辑部搜集的资料进行核查工作，对撰写内容进行补充。

图1 科技志编纂组织体系架构（作者自制）

任务分工

1.编纂办公室

一是协调编辑部工作。将编辑部的工作进度和工作中遇到的具体问题及时向编委会汇报，协调编辑部的编纂工作。二是定期检查指导。编纂办公室需要检查指导编辑部的撰写工作进展，定期对编辑部的工作进度进行检查指导，对编纂人员分工及工作流程进行指导与审定，对遇到的具体问题进行处理。三是召开编纂工作检查会，要求编辑部所有人员参会，汇报工作进展，提出工作中遇到的问题并针对问题进行讨论，由办公室主任、副主任进行会议总结。四是组织复审及报送。组织相关专家对编辑部提交的志书二稿进行复审，将修改后的三稿报送省方志办进行终审。

2.编辑部

根据工作任务，编辑部分为资料保障、撰写和审稿工作组。撰写工作组根据撰写内容分为若干项目组。资料保障组负责不定期走访、联络供稿单位、专业协会及学会，同时查找省档案馆、中科院档案馆、厅档案室的相关资料，落实组稿及后续资料的补充工作。组长由核心层人员担任，组员由核心层及次核心层人员组成。撰写工作组根据编纂大纲，结合人员专业，按照基础科学、工业科技、公共事业科技等六个模块进行具体撰写，并请专家团队对撰写内容进行把关。撰写工作组组长、副组长分别由编辑部主任、副主任担任，六个模块由核心层小组长及次核心层人员组成。审稿工作组中的审读组需要将撰写与审读工作紧密结合，撰写过程中同步进行审稿，保障稿件质量。组长由核心层人员担任，组员由核心层及次核心层人员组成。初审组织组将稿件汇总后，由编辑部主任、副主任负责组织专家进行初审。协助复审组织及报送组由编辑部主任、副主任协助编纂办公室进行复审的组织及报送工作。

3.专家团队

专家团队负责对各厅局的供稿及编辑部搜集的资料进行核查，对编辑部撰写的稿件内容进行把关，人员由参与第一轮科技志编写的老专家、高校熟悉科技管理、有科技相关工作经验、熟知科技发展历程的专家组成。

保障机制

为了提高效率，编辑部在完成了某章节的撰写任务后，即可交由专家进行审稿。在专家审稿过程中，编辑部继续下一章节的撰写工作，由此保证撰写及审稿工作环环相扣，大大提高了工作效率。

在该组织体系中，沟通机制是确保工作正常运转的核心动力所在。因此，编辑部与专家团队建立了每半个月一次的沟通机制，对供稿、撰写、审稿中所存在的问题进行讨论，确定解决方案，编辑部每个月定期向编纂办公室领导汇报工作，编纂办公室对下一步工作进行指导，确保每个环节遇到的问题都能得到及时解决，为组织体系的高效运转提供机制保障。

编纂工作在新的组织体系架构下取得的成效

供稿内容科学、权威

在调研中发现其他省份的供稿存在权威性不够、不能代表行业历史发展实际等问题。为此，编辑部特别规范了供稿流程和内容，要求所有稿件由供稿单位统一报送，并加盖单位公章，以保证权威性。

工作流程合理、规范

经过调研并认真学习了江苏省方志办的工作要求，编辑部制定了合理、规范的编纂工作流程、工作体系及时间计划表，明确了工作流程、人员分工、实施措施及各阶段时间节点，以确保编纂工作能够有序推进。具体工作流程见图2。

图2 工作流程图（作者自制）

面对当前志书编纂存在的问题，同时结合其他省份的志书编纂经验，在江苏省科技志编纂过程中，基于组织体系架构，运用目标功能树系统分析模型，构建了包括负责撰写编审的核心层，负责搜集整理资料和初稿撰写的次核心层，以及负责指导审核的外围专家团队三层次编撰队伍。我们将继续修正该组织体系架构的问题，以期为我国各省市的科技志编纂工作的组织体系架构建设提供借鉴与参考。