新时期加强农业科研单位科技档案保密工作的思考

张俊涛

（辽宁省海洋水产科学研究院，辽宁大连 116023）

0 引言

对于农业科研单位而言，其属于国家科学研究以及技术开发的重要基地，因此其中会存在涉密文件与存储介质。农业科技档案包括项目验收、技术推广、成果奖励等环节中形成的试验记录、综述报告、文献调研及论文和专著等科研材料。农业科技档案是农业科学知识产权和专利技术的重要凭证，更是保证科研生产、创新以及经济建设的关键材料，其自身具备较多作用，包括工作查考、经验总结、科学研究以及技术交流等。农业科研单位的科技档案保密工作关系到国家利益和科技发展，属于国家保密工作中的一个重要部分。通过农业科技档案保密工作的良好开展，一方面，能够提升科研人员的主动性，另一方面，农业科技成果推广应用工作会得以良好开展。

1 农业科技档案概述

1.1 农业科技档案信息资源的作用

农业科技档案是在农业生产活动、农业科研活动、农业经营活动中形成的具有查考价值、需要归档保存的文字资料，农业科技档案能够真实的反映出农业科学技术活动的全部过程以及具体成果，属于储备农业科技知识及信息的重要载体。做好农业科技档案工作，有助于现代农业科研成果的良好转化与推广，逐渐将科学技术转化为现实生产力。整个环节，保证农业科研档案资料的准确性、完整性以及安全性，能够实现科学技术的逐步向上转移。近年来，在众多农业科技档案管理人员的共同努力下，农业科技档案已经在现代农业经济发展中起到了不可或缺的作用。

1.2 农业科技档案的特点

简单来讲，农业科技档案是一个综合性的庞大系统，其具备较多特点，包括组成因素多、技术密集以及知识密集等，所以其档案会涉及到多方面内容，具备较强的专业性。并且，农业科技活动会与自然条件存在较为密切的联系。农业生产需要较长的周期，一种农作物整个生长周期少则几个月，多则几年，在优良品种的选育成功，也需要众多人的共同努力。以上的这些特点，决定着农业科研活动需要持续进行，不断的进行探索，所形成的档案信息数量也尤为庞大。

2 农业科研单位科技档案保密工作中存在的问题

当前，在不断发展中凸显出了两个特征，一是经济全球化，二是人类活动信息化。世界已成为一个地球村，各国之间均存在较为密切的联系，我国农业科研单位科技档案保密工作面临较大的挑战，做好农业科研单位科技档案保密工作尤为重要，不过就当前农业科研单位科技档案保密工作而言，仍然存在一定的问题，因此，需要对这些问题进行细致的分析，具体如下。

2.1 认识不到位

现阶段，一些农业科研单位不具备较强的保密意识，在安全管理上较为松散，对保密培训工作投入不够。农业科研单位没有单独的信息保密安全技术部门，不具备相关的技术人员，需要由非专业的管理人员负责这方面的工作。一些农业科技人员并没有自信的收集并整理科研工作资料，例如原始记录、数据分析、查新报告与成果发表等，并且未及时归档，并未做好相应的保密工作[1]。而且，在网络信息时代，科研人员内部学术交流过程中，会用到各种媒介例如打印机、复印机、传真机以及移动硬盘等，这些媒介的使用，很容易导致科研资料泄密。同时，加强科技档案的保密工作需要投入大量的管理成本和财力成本，导致部分涉密工作人员内生动力不足、责任心不强，对科技档案保密工作积极性不高。

2.2 对科技档案保密工作的内容不明确

当前，许多农业科研单位，在科技档案保密工作上只是关注上级单位印发的涉密文件，特别是基层单位，其并不清楚国家明确的涉密事项，对单位具体的保密内容不明确。定密不准的问题主要表现为无密乱定、低密高定、高密低定以及解密不及时等[2]。而对涉密工作人员培训的对象较为固定，并且具备单一性，而单位的其他职工对科技档案保密事项范围并不了解。

2.3 管理制度不健全

国家已颁布的相关法律法规，能够对档案工作的开展提供有力依据，不过不能全面的适应科技档案保密工作中的内容多样性、范围拓展性、储量集中性等特点。现存的保密制度建设往往具备不够健全，指导性以及操作性较差，不能很好的与保密管理工作与防范技术发展相匹配，配套建设较落后[3]。虽然目前各个农业科研单位基本上都建立了档案管理的相关规章制度，但对科技档案保密工作普遍不够重视，软硬件投入不足，科技档案保密制度存在不够细化、缺乏可操作性等问题。既缺乏针对科技档案保密的激励和补偿机制，又缺乏操作性强的针对违规、失职等问题的问责制度，致使科技档案保密工作往往无章可循，存在失密隐患。

3 农业科研单位科技档案保密工作应采取的对策

针对于当前农业科研单位科技档案保密工作中存在的问题，应针对性的制定出有效的应对方案，保证农业科研单位科技档案保密工作的良好开展，保证档案作用的良好发挥。

3.1 强化相关人员的科技档案保密意识

科技档案管理人员的综合素质和业务水平直接决定了科技档案保密工作的质量。科技档案管理人员应学习更多的科技档案管理知识，不断加强科技档案保密意识，使自身的能力能够符合现代化农业科技档案保密工作的要求[4]。同时，建议加强科技档案涉密人员定期培训工作，培养保密工作的责任感和使命感，提高对涉密事项范围的认知，明确涉密事项和非涉密事项的界限。科技档案保密工作人人有责，要求全单位职工积极参与，齐抓共管。除涉密人员外，定期对从事非涉密工作的科研人员及第一线科技工作者进行科技保密法律法规的宣传和培训，强化农业科研资料和成果对农业科研单位乃至对国家农业生产安全的重要性，树立“科技档案保密工作，人人有责”的理念，强化保密观念的同时，进一步提升防范意识，更好的开展保密工作[5]。

3.2 全面落实科技档案保密工作分工责任制

加强农业科研单位科技档案保密工作的关键是细化工作责任，制定具体措施，确定各项涉密科技档案的负责人，建立严格的审批程序。加强涉密载体管理，抓好涉密电脑和手机使用的保密管理。根据不同部门职能，分类明确保密要求，将保密工作分解到各职能部门[6]。充分发挥各级领导、科技项目管理部门及各级保密工作部门的协调作用，重点开展科技档案保密工作。在完善、科学的科技成果保密管理体系下，各尽其职，提升管理效果。当单位的组织机构发生变化时，随时调整和充实科技档案保密工作职能部门的人员构成，明确各自的领导和管理职责[7]。

3.3 加强制度建设

只有在完善的保密制度下，才能保证科技档案保密工作的良好开展，农业科研单位要根据实际工作，有针对性地制定本单位的科技档案保密工作细则，做到有法可依、有章可循。科技档案保密工作的各项规章制度应当条文严密而简明，以利于增强其可操作性。将科研材料的形成、积累工作纳入科技档案保密工作计划，确保各个材料更好的移交给档案部门。对科技档案进行定期的检查、校对，使农业科研资料的收集、管理、使用以及科研交流中的保密工作落到实处，切实杜绝科技档案的失秘隐患。对重要的涉密岗位，应进行保密约定签署，确定出人员的具体职责，确保不会因为人员离职，发生泄密问题。科技档案保密制度应与各部门的规章制度相协调，使各职能部门在实施管理中有章可循。例如，结合单位绩效考评机制，建立更完善的保密工作奖惩制度，激励科研人员把工作落实到涉密项目的各个环节中去，将失泄密扼杀在萌芽状态[8]。

3.4 加强涉密要害部门和人员的管理

现阶段，保密业务相关管理要求已经逐步实施，对于科技档案保密工作而言，势必会在农业科研单位深入开展。基于保密对象、保密要求明确的情况下，加强涉密要害部门和涉密人员的管理工作显得尤为必要。首先，要强化相关保密要害部门办公场所的安全防范，在保密工作人员及保密技术防护等方面加大要求。需要为涉密部门配置专门的碎纸机、文件柜以及保密电脑等[9]。无论是已经完成的科研项目，还是正在进行的科研项目，均应做好相应的监督管理工作，对各项工作进一步规范，包括项目的策划环节、项目的立项环节、项目合同签订环节以及项目实施环节等，均要安排专人进行资料管理。所有涉密计算机及各类存储介质均登记造册，标定密级。设立相对隐蔽以及集中的办公场所，将安装装置安装上，包括报警装置、防盗装置以及电子监控等，严禁涉密计算机连接互联网，进行实时检查、审计。做好涉密硬件的更新换代，有效改善涉密要害部门的保密条件。同时加强对涉密人员的监督和管理，实行上岗保密资格认证、在岗履职考核和失职调离管理，涉密人员离职需实行脱密期管理[10]。

3.5 积极推进信息化建设

第一，部分档案纸质材料电子化，初步建立档案数据库。根据实际期限与产生年份，将库存纸质档案转换成电子化材料，构建档案数据库。近年来电子计算机得以广泛应用，产生的较多档案资料已存在原有的电子材料，所以可以按照档案内容对电子材料进行收集，针对无法进行原始电子档案收集或找到的档案，可以通过扫描仪或者其他设备进行电子文档转换。第二，构建纸质档案及电子档案双轨保管运行机制。对电子档案管理制度进行完善，明确电子文件的归档要求及归档范围，确保电子文件的准确性以及完整性。组织档案管理人员学习档案管理的相关知识，树立电子档案及纸质档案双轨收集以及整理立卷的观念，基于电子文件归档以纸质文件归档为主的原则，保证两种档案的档号一致，从而实现档案数字化，对电子档案数据库进行完善，以便后期更好的进行档案管理网上数据交流对接。第三，构建档案网络管理系统。在单位内部，构建档案数据库，设立相应的功能模块，具备对下属单位立卷归档以及调档查询等功能，实现网上档案管理，同时要与档案管理同步，进行分区管理；单位的所有部门均要有临时数据库，产生的材料在办理完成后，需要进行及时的立卷归档，并且还应定期的对这些数据进行检定与归档。以上工作开展过程中，均要遵循严格的保密原则，避免档案信息泄露。

3.6 注重档案安全管理

农业科研单位科技档案管理中，档案安全尤为重要，本着对党、国家、社会人民的高度负责，相应的档案工作人员需要认识到档案安全的重要意义，主动的从行动上以及思想上，将档案安全放在第一位，对档案室的安防设备进行定期的检查，对于档案库房而言，其作为存放档案的主要场所，属于档案保密的关键所在，因此，档案库房需要符合档案保管的专业要求。库房与阅览室以及办公室应区分开来，做到专房专用，不可将临时建筑当作档案库房，应具备较高的坚固性，远离水源、水源以及污染源，满足防潮、防火、防水等基本要求，不可存在侥幸心理，注重档案安全管理工作。

3.7 强化领导责任制

首先，实施严格的领导责任制，构建专业能力强的保密领导小组，对相应的管理职责加以明确，确保各项工作的良好落实。其次，按照档案法、保密法等相关条例、规定及制度，对农业科研单位科技档案保密管理制度进行完善，并从科技档案保密职责、涉密计算机管理维护方案、保密手册、科技档案泄密应急措施等，从整体上强化科技档案管理职责。最后，落实档案检查制度。因为农业科研单位属于长期从事农业科研、服务等工作的事业单位，农忙时，专职的档案以及保密人员需要从事农业劳作，所以在农业科技保密工作上提出了更高的要求。对于科研档案保密部门，应进行相应的安全专项检查，及时发现工作中存在的问题，针对性的加以解决，避免发生档案泄漏事件。

4 结语

综上所述，在农业科研单位中农业科技档案是较为重要的资料载体，其中包含较多的重要信息资源，是单位生存和发展的重要依据，关系到党和国家的根本利益。新时期农业科研单位的科技档案保密工作任重而道远，保密工作是一项预防性工作，而非事后弥补漏洞。在新形势下，农业科研单位的科技档案保密工作必须着眼长远、积极防范、突出重点，在发挥好科技档案最大效能的前提下，切实保障科技档案信息资源的安全性。