电子发票报销入账与电子会计档案建设

黎秀华 厦门麦丰密封件有限公司

引言

公司如何升级财务核算管理系统并进行信息化建设，完善电子会计档案的管理系统和管理制度，确保公司对电子发票的报销、入账、保管等符合相关的规定，能够实现电子发票的采集、查重、验真、报销、入账核算和附件上传及储存等一条龙服务功能。

一、电子发票及电子会计档案现状

（一）首先需要了解电子发票本身代表的意义

电子发票是新时代信息化推动下的主要产物，是由传统纸质发票衍生的产物，也是商品买卖交易的一种凭证，表现和用途与纸质发票相比本质相同，但总体有所差异。电子发票由于采用电子化管理方式，不需要纸张，也无须印刷，公司财务人员也不用耗费大量时间外出到税务机关办理发票事宜，也减少领取纸质发票因邮寄产生的运输费用，所以电子发票的成本非常低。公司财务人员只需一台电脑或者一部手机就可以随时在线上领取、填开、查询电子发票。电子会计档案将从耗费大量人力物力来对纸质档案进行打印、装订和保管，转变为零纸张耗用、零工时耗费、零空间占用的电子会计档案存档，让打印、装订、翻查纸质会计凭证成为历史，提升会计档案归档查档工作效率，为公司带来了全新的信息化、智能化、财务平台共享化电子会计档案管理体验。

（二）如何获取电子发票

随着科技的发展支付宝、微信、云闪付等支付工具给人们的生活带来了颠覆式的变化。结合这些支付工具通过研究开发，购买方在支付后可以快速获取电子发票。销售方提供一个提取发票的二维码或提供一个开具发票的链接，购买方只需一部手机填写公司名称、纳税人统一识别号、电子邮箱等即可随时随地获得电子发票，或者销售方通过电子邮件的形式将电子发票的链接推送到指定邮箱，由此可见，购买方可以通过多种途径非常方便地获得电子发票，但是购买方取得电子发票后如何报销，公司财务人员如何采集、查重、验真电子发票以及如何报销入账，怎样存储保管电子会计档案，目前在试用推广阶段就变成值得研究的课题。

（三）电子会计档案有何意义

回顾技术革新对会计的影响不难发现，每一次的技术革新会计并没有消失，而是促使会计从手工记账到会计电算化，再到信息化、智能化升级转变，会计在日常管理变得更加重要，经济越发展，会计越重要。电子会计档案提供了从电子发票采集、查重、验真、报销、入账、归档、调用、移交、借阅、销毁等全部流程问题的解决方案，它的拓展能力也非常强，通过电子会计档案，借助AI智能识别技术，从财务的最后一公里往前延伸，实现全生命周期的业务管理，为公司搭建数据化平台提供支撑作用。从纸质发票逐步过度使用电子发票后，将会从根本上减少纸张消耗，以及纸质档案占用空间，将为我国节能减排作出巨大贡献，因此全面推广普及电子发票意义重大。

二、电子发票报销入账与电子会计档案建设存在的问题

（一）信息安全问题

信息安全问题即电子发票采集、查重、验真、报销入账和电子发票的归档存储等系统建设中会出现信息泄露的风险。公司电子发票采集报销等小程序软件通过互联网，连接到税务部门的电子发票信息平台。电子发票信息包含了公司很多商业机密，电子发票在填开、收集、查重、验真、上传报销的过程中，需要提取、传送大量的电子发票信息，该信息包括了公司的核心数据，电子发票管理系统一旦遭受互联网等的恶意攻击，就有可能泄露公司的商业机密，将对公司实际数据信息安全造成巨大的隐患。另外，业务经办人员在进入公司信息化管理系统后，部分网络黑客可能会通过特殊技术软件来窃取或篡改电子发票信息，在这种情况下，公司财务信息数据的安全问题，就变成一个非常重要的问题，无形中增加公司的财务风险。

（二）电子发票处于转行阶段

目前全国各地的电子发票信息管理平台没有形成统一的、标准的平台。有部分是各自开发、各自独立使用的电子发票信息管理平台，导致全国电子发票数据没有实现集中的存储及共享，无法统一进行获取、交换、统计和查验。由于新兴科技发展时间较短，电子发票属于新生事物，市面上所用的发票大部分还是纸质发票，电子发票在市场中占比比较小，在短期内大范围取代传统的纸质发票可能性较低，需要经过一定的时间积累和沉淀才能在大范围上覆盖传统纸质发票，尤其是目前电子发票信息管理平台本身不够完善，电子发票版式文件收集困难，所以电子发票报销入账和电子会计档案建设就目前的情况而言依然处于转行阶段，短期内难有良好的改观。

（三）公司缺乏完善的内部控制，电子发票存在重复报销的现象

电子发票与纸质发票不同点在于电子发票可以多次打印和复印，因此存在多次重复报账的可能。公司财务人员在处理电子发票报销时，为了防止电子发票被篡改、重复打印报销或异常红冲，采用了人工EXCEL登记发票信息查重、登录税务局网站查验真伪，效率低，耗费大量人力物力，在实际工作中仍然不可避免电子发票重复报销的问题。电子发票重复报销不仅会增加公司的支出，而且还会造成公司成本虚增，导致出现税收风险，给公司带来负面影响。

（四）电子发票信息篡改比较容易，财务人员难辨真伪

电子发票通过纸质打印出来具有易篡改、难发现等特点，如果有个人或单位特意使用特殊软件修改电子发票信息的内容，再打印出来进行报销或伪造电子发票，财务人员在实际的工作中是很难发现的，这样严重地干扰和影响公司正常的财务核算秩序，对顺利开展电子发票报销入账的工作造成严重的影响。

（五）电子发票纸质化，没有建立完整的电子发票管理系统

电子发票的基本形式是数据，利用网络的渠道管理信息，随着电子发票试点工作的推广，很多公司在使用电子发票过程中存在一些不符合规定的问题。对于如何实施电子发票采集、查重、验真、报销入账和归档等具体操作细节性的问题也一直缺乏规范性的具体规定。而目前的市场中大部分公司都没有建立一套完整的电子发票采集、验真、查重、归档等软件管理系统，而是将电子发票打印出来，仍然按照纸质发票的传统形式作为公司报销、入账、归档的凭证，导致公司财务人员在审核发票信息时容易出现一种状况，需要同时审核一个发票的纸质版和电子版，财务人员稍微疏忽，有可能导致公司总体面临的风险增大。

三、电子发票报销入账与电子会计档案管理建议和对策

针对电子发票在采集、查重、验真、报销入账和归档中面临的问题，结合《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的要求，建议从以下几个方面对电子发票及电子会计档案进行管理。

（一）加强信息安全管理

信息安全关键核心在于实现“进不来”“偷不走”“毁不掉”。相关部门应在前期开发电子发票信息平台时，促使系统开发商在软件设计中采取防篡改、防窃密、防攻击的安全措施，对电子发票全流程的保护。电子会计档案在防范病毒入侵、系统故障、归档储存等方面也要严格防止不良分子的攻击和破解，保证电子会计档案信息安全可靠。为了保证电子数据的信息绝对安全，公司在选择发票采集报销软件时，尽量采用大型品牌的软件开发商合作，同时公司尽量采取内网与外网物理隔离、软件加密、多机备份等措施，对电子会计档案建立监控管理制度，设置严谨的、完整的、多层级的权限密码管控体系，加强档案管理人员专业化培训，保障电子会计档案系统信息安全。

（二）积极推行使用电子发票

电子发票是无纸化、信息化的必经之路，是经济现代化建设发展到一定阶段后的必然产物。为保障电子发票推行工作顺利开展，2021年2月国家税务总局正式宣布增值税电子专用发票在2021年3月1日开始试点，随后各地税务局发布关于推广使用电子发票的通告，进一步明确推广使用电子发票。国家采用统一格式，取消了原发票监制章，采用了统一的电子发票监制章，适应了电子发票推广运用的需要。税务机关积极向纳税人提供免费的UKey，通过UKey在公共服务平台开具和管理电子发票。电子商务实现了资金流和电子发票流同步进行，将线上支付与电子发票开具相结合，积极开展电子发票进万家的专项推广活动，对电商、电信、住宿、物流、餐饮等有需求且开票量大的纳税人，开展电子发票宣讲辅导，加强与医疗、网约车等重点行业沟通，共邀行业协会宣传引导公司使用电子发票。积极引导航天信息、百旺金赋等第三方服务公司完善运营管理制度，共同加大电子发票宣传辅导与培训力度，确保纳税人能熟练掌握电子发票开通申请、收款开具、发票作废、报账与财务记账等全流程操作。随着京东、天猫、淘宝、美团、饿了么等电子商务平台的普及以及无纸化、信息化、大数据化时代的到来，电子发票必将得到广泛推广，相信过不了几年，电子发票的使用率将达到95%以上。

（三）建立电子发票的内部控制制度，防止重复报销

公司要建立完善电子发票的内部控制制度，通过对电子发票报销台账登记管理来降低电子发票的重复报销。公司也可以用微信小程序或企业自己报销端App等电子发票信息采集接口，自动同步微信卡包、支付宝卡包、电子邮箱、手机链接、扫描电子发票的二维码等渠道，获取电子发票全部票面数据及电子发票原件PDF或OFD格式文件，形成个人报销的发票夹即个人发票池同时同步到企业票池，个人通过选取个人票夹里面的发票，自动生成相应报销单据。生成报销单据的发票，个人票夹中此张发票报销的状态会变为已报销状态，同时同步到企业票池，若此后有第二张相同发票采集时，系统会自动比对企业票池发票数据，如发出预警不能进行报销，以此避免重复报销的发生。

（四）电子会计档案建设的过程中增加防篡改程序

为了防止部分经办人可能会通过特殊软件系统对电子发票的票面信息进行修改，财务人员审核电子发票可以通过国家税务总局全国增值税查验平台手动录入电子发票信息进行查询验真，或者开发微信小程序或App软件，将电子发票信息上传至系统中，系统会将识别到的发票信息发送至国家税务局发票查验底账库进行比对，数据与存在底账库数据相符，则视为正常发票，同时也会返回查询结果。

电子会计档案的数据库有可能被对头公司潜伏的核心人员篡改核心数据，给公司增大经济风险，因此公司需要谨慎提防此类情况发生。而提防此类事件发生的最好办法，就是给电子发票和电子会计档案的核心数据库上锁，首先，增加进入程序，面部识别每一个意图进入数据库的成员。其次，增加指纹锁，验证意图进入数据库成员的指纹，但仅仅这样还不够，公司需要充分利用ERP系统和OCR负荷，还有一些其他的保密程序组成数据防篡改程序，保证数据库内数据的流动处于合理范围，不会产生数据偏差，更不会出现数据删减。一旦有非法人员篡改信息，即刻触发AI智能的警报功能，使全公司上下预警，着重关注数据库的安全问题。最后，传输过程中通过签名验签服务器进行加密传输，传输到电子会计档案的存档资料通过加盖水印的方式以防止篡改。

（五）加强电子发票全流程管理，建立完整的电子会计档案系统

公司应当积极探索利用新技术促进会计信息化、智能化建设，逐步建立财务信息共享平台，梳理财务报销、财务入账流程，以便推进电子会计档案信息化的建设，从而实现无纸化核算。电子会计档案管理并不是传统IT技术中的“以数据方式存储的档案”，电子会计档案管理具备更多的档案管理的内涵，可以按照系统常规设置搜索条件，也可以进行卡片式常规查询，还能够对接收的电子会计档案进行输出归档电子文件。电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责，涉及电子发票报销系统、电子发票影像系统、财务核算系统、电子会计档案管理系统等信息系统，管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、移交归档和电子会计档案的接收、保管、统计、利用、鉴定、处置等电子会计档案管理流程。

结语

发票电子化是我国财税信息化改革的基础，电子发票的推广运用对提升财务信息化、大数据化发展水平起着不可替代的作用。从公司的角度来看，随着发票电子化转型的逐渐深入，数字化的逐步推广，公司应该积极地驱动内部变革，信息孤岛数据壁垒的现象将进一步打破，业务流程的信息将加速融合。财务可根据信息共享化平台分析的数据为公司提供决策参考，优化配置管理方案，成为一名真正的管理者和决策者。

目前，电子发票在试用推广的过程中遇到了各种各样的阻碍，但是发票电子化推广运用是我国税收征管体制改革的必然结果，所以要进一步加强对电子发票的管控，完善电子发票报销入账归档的配套管理系统，打通电子发票全流程管理的最后一步，真正实现无纸化、信息化的经济价值和社会价值。