水利工程档案信息化管理模式思考

解枫赞 韦 黎

1河南省河口村水库管理局（459000） 2 郑州金控计算机软件有限公司（450000）

0 前言

水利工程档案是指在水利工程规划、建设及管理过程中形成的归档保存的文字、图表、声像等各种文件材料。电子文件是指在数字设备及网络环境中生成、以数码形式存储于硬盘、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件。水利工程建设中形成的电子文件归档后即成为水利工程电子档案。文章探讨的水利工程档案电子化是指通过搭建档案电子化平台，从文件生成到项目竣工形成档案的整个过程都通过线上提交、审批及移交，最终形成电子档案单套制归档的全生命周期模式。

1 水利工程档案电子化的现实背景

大数据时代网络办公趋于高效化。习近平总书记指出:“要运用大数据提升国家治理现代化水平。要建立健全大数据辅助科学决策和社会治理的机制，推进政府管理和社会治理模式创新。”随着“两微一端”深入发展，“让数据多跑腿，让群众少跑步”成为现实，群众足不出户利用智能手机就可以办理各种民生服务。水利工程建设作为一项民生工程，工程档案反映工程建设的整个建设过程和工程质量水平。水利工程档案电子化是时代发展的需求，也是提供高效的水利建设的要求。

智慧建筑已成为行业发展趋势。随着互联网+传统建筑行业的深度融合，智慧工地、智慧建筑云平台等新生事物应运而生。施工过程中的图纸审查、证照办理等工作都逐步在线上开展，项目直接产生的电子文件实施单套制归档，政务系统审批过程中形成的各类审批文件由档案管理部门归档，实现信息共享已成为发展趋势。项目工程档案是竣工验收的重要一环，融入竣工验收势在必行[1]。

行业“痛点”亟待改进。工程建设档案本应与工程进度同步形成，然而实际却是现场工作先行资料后补，重视工程现场的进度与质量，轻视项目资料，本应由工程师填报的资料由项目资料员完成已成为行业普遍现象。由于人员流动性大，伪造签名、代签字的现象司空见惯。工程档案的形成不真实、不同步、不完整成为行业“痛点”，资料后补、造假、伪造签名等问题屡禁不止。档案存储空间与日益增加的工程档案的矛盾日益突出。近年来，基础建设飞速发展，水利行业发展迅速，水利工程档案的数量急剧增加，导致档案库房存储空间压力增大。水利项目多数为惠民工程，经费主要来源于财政拨款。档案库房的费用占档案管理经费的大部分，在经济不发达的部分地区经费紧张，库房面积小，日益增加的档案缺少存储空间成为档案管理的难点。

2 水利工程档案电子化的发展趋势

工程档案电子化的发展历程大致经历了四个阶段:第一阶段是手工处理阶段；第二阶段是初步的电子化阶段，需要将部分文件、图纸进行扫描；第三阶段是专业的电子化阶段；第四阶段是互联网信息化阶段。目前，我国沿海发达地区的工程档案工作已进入第三阶段，内陆大部分地区的工程档案工作停留于第二阶段。随着《2016-2020 年建筑业信息化发展规划纲要》《国家档案局全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《数字档案馆建设指南》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《水利工程建设项目档案管理规程》等一系列文件出台，工程档案电子化建设成为主要发展方向。电子政务和建设项目审批制度改革也极大地推动了工程电子档案的移交和归档。电子文件的接收对传统的工程档案管理模式产生了巨大的冲击，倒逼水利工程档案管理部门加快电子化进程。全国各地尤其是沿海地区围绕着档案数字化、电子化建设都做了大量工作，存量数字化，增量电子化，集中于线上形成、审批、移交及利用。内陆地区尤其是县区等基层工程档案管理部门，依旧停留在传统的管理模式，数字化、电子化程度较低。今年是“十四五”开局之年，工程档案电子化将是“十四五”时期工程档案管理部门的工作方向和目标[2]。

3 水利工程档案电子化的重点

在水利工程档案电子化的过程中需要抓住重点，有针对性地解决问题。做好制度设计，通过建章立制规范工作程序，搭建性能良好的电子化平台，做好异地备份保障电子档案的安全，注重人员信息化水平的提升，通过试点先行以点带面全面推广电子化工作。

3.1 建章立制，做好制度设计

规章制度是开展水利工程档案电子化工作的指引，是规范操作的指南。各地水利部门需要提供政策支持当地水利工程档案电子化的发展，明确五方责任主体的职责，通过水利系统各部门的联动推动电子化工作的顺利开展。在项目开工时同步开展电子化归档工作，在项目建设过程中强化文件质量管控，在项目验收阶段把好最后一道关口。各地水利部门需要制定当地水利工程档案电子化工作的流程指引、标准规范等，并做好培训宣贯，确保政策制度落实到位。

3.2 搭建电子化平台，提供技术支撑

水利部门可以根据自身的信息技术，通过自行建立招标采购第三方定制服务等方式，搭建水利工程档案电子化平台。招标采购第三方定制服务的方式更有利，一方面定制的平台符合当地的实际情况，另一方面在平台运行过程中需要提供长期及时的技术服务与支持。显然，专门的信息服务商专业性更强、服务更便捷。电子化平台的性能直接影响电子化档案工作的进展，因此要搭建运行流畅、系统稳定、界面简单、易于操作的电子化平台。

3.3 提高电子信息化档案管理的安全性，做好异地备份

电子信息化的发展是把双刃剑，在给档案管理工作带来便利的同时，也带了更多的风险与威胁，如信息泄漏、病毒攻击等，严重影响了档案管理的安全性。水利工程档案的安全性代表着国家的安全性，档案一旦泄漏或丢失，影响的不仅仅是个人，影响的是整个国家的安全，所以水利工程档案的安全性需要有更加严格的措施来保障。水利工程档案信息化管理需加强技术措施，防止病毒、黑客等的攻击。异地备份确保档案安全是十分重要的。随着互联网技术及5G 通信技术的发展，尤其是云存储技术的进步，降低了异地备份的成本，提升了备份速度，为大量存储电子化数据提供了可能[3]。

3.4 提升人员信息化水平，助力电子化发展

人才是社会发展的动力源泉，更是一个行业发展的核心力量。相对于传统的水利工程档案管理模式，信息化的管理模式依托计算机和互联网，是一种创新管理手段，因此对于从业人员的信息化水平也提出了更高的要求。一方面要对传统人才进行全方位的学习培训，提升信息化意识与实操能力；另一方面各地要在档案管理工作中引进计算机、软件工程等方面的专业人才，打造一只专业过硬、技术纯熟、业务精通的复合型人才队伍。

3.5 开展项目试点，以点带面推动工作

水利工程档案电子化是一项长远的工作，是在传统的工作模式基础上进行的创新，不可能一蹴而就，需要循序渐进。为此可以采取试点先行的模式，选取当地实力雄厚、建筑体量大、配合度好的建设项目进行试点运行，总结运行过程中的问题加以改进，形成标准体系，完善平台功能。在项目试点完成水利工程档案从传统的纸质档案向电子档案单套制归档，形成可以推广应用的原生电子档案全生命周期管理模式，再将成果覆盖辖区所有水利建设项目。

4 水利工程档案电子化的意义

水利工程档案电子化可有效缓解档案存储空间与日益增加的水利工程档案的矛盾。水利工程档案电子化实施后实行电子档案单套制归档，可以节约大量的档案存储库房，大大节约了纸质档案存储的成本，降低了纸质档案霉变损坏的风险，强化了工程资料的过程管控力度。水利工程档案电子化管理平台实现了过程管控的标准化、规范化；通过数字认证实现签名的有效性和真实性；利用平台网络优势，实现工程电子档案与工程项目同步形成，从根本上保证了水利工程档案形成的真实性、完整性与同步性，大力提升了水利工程档案利用效率和服务水平。传统水利工程档案管理模式下，群众借阅档案需要来馆查询，借阅纸质档案再拿去复印极不方便，而电子化管理模式下可以实现网络申请的目标，是一种全新的便捷的档案利用方式。

5 结语

水利工程档案信息化管理是顺应时代发展的举措，是从传统档案管理模式向电子化管理模式的创新，是“十四五”时期工程档案工作的目标和方向。其是一种全新的原生电子档案全生命周期管理模式，强化了文件形成过程中的质量管控，保障了水利工程档案形成的真实性、同步性与完整性，大力提升了水利工程档案的工作效率。