企业行政管理工作的“角色”与效率提高路径探索

浙江环科环境研究院有限公司 沈悦

企业生产经营过程中会产生大量与企业决策、措施以及工作相关的数据资料，这些资料体积较为庞大，给企业的整理归档以及筛选、取用带来了较大的困难，甚至会在保存的过程中发生信息泄露的问题，这对企业的可持续发展而言是致命的打击。企业行政管理工作掌握企业的全部资料，并对相关资源进行整理、归档、保存等，以为后期计划制定、工作开展等保留基本的信息依据，能在一定程度上提高企业的办公效率、信息取用效率和工作效率。从行政管理工作职责而言，行政管理在企业的发展中具有现实意义，在企业的内部建设中具有重要的地位，明确行政管理“角色”、提高行政管理效率是企业在激烈的竞争中获得新活力重要的内部支撑。

一、企业行政管理工作的作用

行政管理工作按照工作流程主要可以划分为：计划、组织、协调和控制等四方面，也就意味着行政管理工作贯穿于企业生产经营、决策和管理的全过程，对企业各项工作的开展以及整体上的发展都具有重要的作用。

（一）提高决策准确性和科学性

企业行政管理在与企业市场调研部门进行信息沟通的过程中以及对企业发展档案的筛选、调用中，获取全面的企业发展信息和市场需求信息，并将这些信息应用于计划制定中，在将计划交由企业领导层审核时，同时上承辅助计划制定的相关信息，为领导层进行后续发展决策提供全面的信息和数据，提高企业决策的准确性和科学性，以市场为导向，满足客户需求，抓住客户消费心理，拉近企业生产、经营和销售等工作与客户之间的黏性。从企业发展的全局上而言，企业的决策将直接决定企业在一定阶段的发展方向，决策的准确性与企业在一定阶段甚至未来阶段的发展态势和取得的成果之间相关，强化行政管理工作将为企业的决策提供符合企业现阶段发展水平、未来发展方向的信息以及市场和行业需求数据，增强决策的准确性、合理性和全面性。

（二）协调各部门建设

企业行政管理从制定计划着手，而后要推进计划落实到具体的工作中，并对计划落实和工作的正式开展行使监督管理权。

在这一过程中，行政管理工作需要各部门的配合，相应地加强了与各部门之间的密切程度，并在计划、实施和管理工作中就企业整体发展和各部门建设中产生的部门冲突问题进行协调，将人力、物力和财力跳脱出部门限制，优化企业内部各部门建设和部门资源配给，协调各部门建设。

二、企业行政管理工作的“角色”

企业行政管理工作在企业的整体建设和发展中肩负着“承上启下”的职责，同时也在各部门之间扮演着协调者的角色。换言之，行政管理工作在企业中扮演着复杂的角色，针对不同的工作对象转变为相应的角色，以处理好行政管理多层次的工作。行政管理工作是领导层进行决策的信息获取者、资料整合者和数据提供者，为领导层决定企业未来发展方向提供企业发展和市场需求等多方面的信息数据，以增强决策的准确性和科学性，以市场为导向，明确企业未来发展方向。行政管理同时又是企业决策的执行者和落实者，以企业决策为依据，开展阶段工作计划制定、组织、管理相关工作。

在这一阶段中，行政管理是计划制定者、资源整合者、工作组织者和监督管理者，在同一工作中扮演着多重角色，拥有不同的身份，以全面行使职权，为企业向正确的方向发展保驾护航。

三、企业行政管理工作存在的问题及成因

企业行政管理工作效率和水平将影响企业最终获得的经济效益、生态效益和社会效益，提高企业行政管理效率迫在眉睫。随着市场竞争的愈发激烈，各企业愈发认识到行政管理工作对企业整体发展的重要性，相继将行政管理创新和改革工作提上日程，行政管理方式得到一定程度的革新，管理效率相应提高，但是其中仍旧存在着部分问题，成为当前阶段阻碍企业发展的主要因素[1]。

（一）企业行政管理工作存在的问题

从当前企业建设和发展各项工作的开展中可知，企业内部未形成重视行政管理部门建设和工作开展的良好氛围。该部门的建设水平相对较低，其中存在种种问题，以下将对其中存在的问题进行分析。

1.行政管理部门地位较低

企业应对市场竞争和行业竞争的最终目的是获取经济效益，市场内的大多企业以经济效益相关工作为核心，重视经济效益的获得，而忽视与企业效益间接相关的行政管理工作。在不少企业内部，行政管理部门的地位较低，名存实亡，甚至部分企业未组建行政管理部门，相关工作主要由其他部门员工兼任，缺乏专门的行政管理部门和专业的管理人员。

2.部分行政管理人员管理意识薄弱

由于企业领导层对行政管理部门较为忽视，该部门在组建的过程中忽视专业人才引进工作，调用无法胜任其他部门工作的员工组建行政管理部门，管理部门整体上的专业水平较低。

加之，部分管理人员不重视管理工作，管理意识相对薄弱，行政管理工作的开展缺少专业的管理队伍。行政管理工作无法在企业内部建设、企业决策和未来发展中扮演好本身应该扮演的角色。

3.管理模式较为传统

随着信息技术等先进技术和高科技产品在社会中的应用，企业为了提高管理水平，将信息技术等应用于内部建设中。

但是，从企业行政管理工作中对信息技术应用的实际情况而言，其对技术的应用仍停留在较为浅薄的层面上，对于近年兴起的大数据技术未进行合理应用，信息化建设水平和办公水平相对滞后，行政管理模式仍旧停留在传统阶段，管理水平较低[2]。

（二）企业行政管理工作存在问题的成因

企业行政管理工作中存在的问题归根结底是由于企业对该工作的忽视而产生的，以企业对形成管理工作的忽视而引发了后续的一系列问题。例如，行政管理部门地位较低，管理部门建设不完善，缺少专业的行政管理人才。此外，行政管理部门员工角色定位不准确、管理知识欠缺、管理能力不足以及个人素质参差等也是导致企业行政管理工作效率低下、管理模式落后的主观因素。

四、企业行政管理工作效率提高路径

高效的行政管理工作是企业强化内部建设、巩固发展成果和寻求发展新突破的基础工作，对于企业在未来实现可持续发展具有实际意义。企业要想在激烈的市场竞争中稳固自身的发展地位，应对外部冲击，就要从内部建设工作着手，从行政管理工作入手，加强该部门建设，以使该部门的员工明确行政管理工作在企业内部建设和整体发展中的角色定位，以行政管理工作的有序开展助力企业的健康、稳定发展。

（一）提升行政管理部门地位

要以行政管理工作优化、提高管理效率探索企业未来发展的新方向，企业领导层和企业上下要对行政管理工作形成正确的认知，明确行政管理工作在企业内部建设和整体发展中扮演的重要角色。

首先，企业领导层要主动学习行政管理的相关知识，在学习知识的中丰富个人认知，提高管理水平。其中，最重要的是在学习的过程中完善对行政管理工作的认知程度，加深对行政管理工作的理解，在企业领导层逐步形成重视行政管理工作的良好氛围[3]。企业领导层作为企业决策者，应该重视行政管理工作在企业决策中的重要作用，且通过会议的方式将这份重视度传达至企业内部的各部门中，调动各部门的力量，为行政管理部门建设和工作的开展创造良好的内部环境。换言之，提高行政管理部门地位工作的第一步是在企业内部形成重视行政管理工作的思想氛围，并辅之以企业文化的建设巩固各部门对行政管理部门建设工作的重视。

其次，企业要为行政管理部门配备信息化办公设备，并聘任信息建设公司在行政管理部门和各部门之间搭建信息传递和资源共享的平台，不断升级办公系统，为行政管理获取信息、制定计划和开展工作提供便捷、迅捷的信息化办公平台，为其配备专业化的办公设备，加强行政管理部门设施建设，提高硬件水平。

最后，行政管理部门的员工要在法律允许的范围内积极行使职权，在企业决策和计划落实中发挥部门作用，以实际行动提高本部门在企业内部各部门中的地位。

（二）提升企业行政管理人员的大局观意识及专业化水平

行政管理部门是站在企业全局上，为企业未来发展决策寻找方向的主体部门，这就需要企业人力资源管理部门要根据当前阶段企业行政管理人员工作水平和能力，在行政管理部门内部组织和开展针对性员工培训活动，注重培养行政管理部门员工的大局观意识，提高其专业化管理水平。企业人力资源管理部门作为组织、开展员工培训工作的主体部门，在多年的工作中积累了一定的培训经验，将其应用于行政管理部门员工培训工作中将以经验为基础，增强培训效果[4]。

首先，人力资源管理部门负责该项工作的员工要明确行政管理部门在企业发展中所扮演的角色和企业发展所需要的行政管理人才应具备的能力，以为企业未来发展服务为导向，完善员工培训内容和体系，将行政管理专业知识、国家新出台的行政管理制度、相关政策以及培养员工的大局观意识作为培训的重点内容，不断丰富行政管理人员的管理知识、提高整体行政管理水平。

其次，员工培训作为企业履行员工再教育义务的内容之一，不应该只以知识讲授为唯一形式，还应该结合员工之间交流、研讨、案例分析和员工展示等多种培训形式，让员工首先在培训中学会学习、学会应用，而后在实际的工作中真正做到学以致用，将培训过程中学到的管理知识、演练的管理技巧进行具体运用。

此外，市场上的企业从竞争的角度而言，多为对立关系，但是在经济全球化深入发展的今天，国内经济体应该团结起来，共同应对经济全球化的冲击。企业要与区域内的其他企业就行政管理部门建设和员工培训等相关工作进行沟通，建立交流、合作的关系，针对行政管理方式革新等相关工作搭建信息化学习资源和管理经验共享平台，各企业的行政管理者可以通过线上学习和交流经验的方式，不断优化管理方式，完善管理模式。在市场上为竞争关系的各企业主体可以在员工培训工作中达成共识，逐步提高市场整体的建设水平。

（三）进一步优化并完善行政管理工作模式

行政管理部门员工首先要认清自身在企业发展中的定位和职责，依照企业管理条例，合法合规行使管理职权，并在工作的过程中检验管理方式和模式，以实践结果为依据，不断改进管理方法，革新管理模式。企业要为行政管理工作模式的革新提供基本的办公设施，建设信息化、数字化行政管理部门，定期对其办公系统进行优化升级，对于行政管理部门反馈的系统漏洞和办公问题进行及时修补和优化，满足行政管理信息获取、处理、整合等工作的办公需求。行政管理部门则要在企业为其提供的优质的办公环境中，对当前管理模式和工作方式进行定期反思，以企业在不同阶段的工作计划为指导，调整工作方式和模式，以适应企业发展不同时期对行政管理工作提出的新要求。

行政管理部门员工要借助信息化平台和办公系统，与企业各部门就相关信息进行沟通，加强与各部门的有效沟通，为制定计划收集全面的数据依据。同时，以信息技术等技术为依托，构建现代化工作模式，将部分管理业务转移至便捷、高效的网络平台上，对企业工作各阶段产生的数据进行处理、整合，并在关键的位置建立信息预警和反馈机制，及时获取管理工作中存在的问题，并对其做出反应[5]。

（四）合理调整企业内部组织机构设置

企业要整合内部各部门，将职能相近的部门合并为同一个部门，在部门内部进行细致划分，消除协同部门之间的信息壁垒，提高部门协同办公效率。行政管理部门与企业内部的人力资源管理部门、会计部门基本性质是一样的，都需要站在企业发展的全局上行使职权，且需要与各部门都建立密切的沟通关系。企业在调整内部组织机构和设置部门时，要综合考虑各部门在企业内部建设中的地位和作用，按照其工作性质，设置专门的行政管理部门，并完善部门内部各层级和各项工作的岗位设置，依据行政管理工作中计划、组织、协调和控制四方面工作，在行政管理部门内部分别设置相应岗位，定岗定责。

五、结语

综上所述，高效的行政管理工作将在最大限度上助力企业的整体发展，是企业增强竞争力，应对外部冲击的核心工作。企业行政管理工作人员要认清工作角色定位，站在企业发展的全局观上，以企业未来发展为导向，为企业决策、计划的制定和制度的完善工作汇总全面的数据参考，并助推决策、计划落实到具体的工作中，为企业的健康发展服务。行政管理人员还要积极参与到企业组织的员工培训活动中，学习管理知识，提高管理能力，以个体管理者管理水平的提高、提升企业行政管理部门整体的工作效率，扮演好计划者、执行者、监督者和管理者等不同的工作“角色”。

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企业行政管理工作包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理工作，是企业发展的基础，负责信息的收集和整理，并及时提供给管理者，是企业得到长远有意义的进步。

注重信息的收集和整理，并及时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。

外部信息具体包括：国家相关政策法规；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。

内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。做好执行的制度有了，既定目标有了，关键就是要做好只要我们把行政管理工作做到位、做深入、做细致，每个人都来参与管理，那么，发展得更快，走得更远。企业的发展有了合格的管理,扩展的空间会无限的,可以得到长远有意义的进步。

行政管理。是运用国家权力对社会事务以及自身内部进行管理的一种活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类组织系统。它是社会系统的一个重要分系统。

行政管理最广义的定义是指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和执行的社会活动。同时也指国家政治目标的执行，包括立法、行政、司法等。狭义的定义指国家行政机关对社会公共事务的管理，又称为公共行政。

随着社会的发展，行政管理的对象日益广泛，包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率。