高校图书馆电子资源资产全生命周期管理探讨

刘文波 刘依霏 .武汉工程大学图书馆；.中南财经政法大学财政税务学院

近年来，高校图书馆电子资源在文献资源中所占的比例越来越高，如何对电子资源资产进行规范高效的管理也日渐成为高校图书馆面临的重要问题，而电子资源资产化管理在业内尚无定论。为规范管理，防止资产流失，现试图厘清电子资源的属性并梳理国有资产管理相关政策，进而从资产全生命周期管理的角度对高校电子资源资产管理进行思考，从试用论证、预算编制、招标采购、折旧（摊销）、报废处置等全流程对电子资源资产的管理方式进行探讨。

引言

电子资源是“以数据或计算机编码的形式把文字、图像、声音、动画和程序等多种形式的信息存储在光、磁等非印刷型介质上，可通过计算机和其他外部设备使用的资源。包括软件、网站资源、数据库、电子图书和电子期刊等”。根据教育部高校图书馆2020年事实数据库系统的统计数据，高校图书馆在电子资源购置方面的投入金额均值自2006年来基本呈上升趋势，2020年升至344万元的最高点；同期纸质文献资源购置费均值自2006年来呈下降趋势，2020年降至207万元的最低点。

随着大数据、云数据等技术的迅猛发展，笔者认为，在可以预见的未来，高校电子资源购置费在文献购置总经费中所占的比重仍会呈上升趋势，如何管好、用好如此巨量的电子资源日渐成为高校图书馆面临的重要课题。目前，高校图书馆对电子资源资产化管理尚无统一认识，《行政事业性国有资产管理条例》《高等学校财务制度》对此亦无明确规定。

相关研究课题

目前关于高校图书馆电子资源资产化管理的研究主要分为两个阶段，第一个阶段是2017年《政府会计准则》出台之前，主要观点是将电子资源作为固定资产管理。艾华提出通过完善电子资源资产管理制度，完善监督审计，提高电子资源固定资产管理的信息化水平等三个方面来完善高校电子资源资产管理；董梅香通过阐述高校图书馆文献资源固定资产的内涵，分析其区别于普通资产的特点，强调了加强文献资源固定资产管理的意义；赵立冰等通过对图书馆固定资产管理现状的思考，提出了图书馆的电子资源也应该做国有固定资产处理和管理的建议，以免国有资产流失。第二个阶段是2017年《政府会计准则》出台之后，主要观点是根据电子资源的属性进行资产分类管理。李泰峰等通过对电子书相关概念进行界定，总结出电子书资产管理的模式和存在的问题，并提出优化设想；李斌等提出应对电子书进行资产分类界定，从资产生命周期角度探究电子书资产管理策略，从增强电子书资产管理意识，健全完善资产管理长效机制，保证电子书知识产权合法性，注重合同履约验收与监督，加强资产管理信息系统建设等方面推进电子书资产化管理；徐淋楠等基于NLSP对下一代图书馆服务平台的电子资源全生命周期管理流程进行分析，探究电子资源生命周期管理的流程和特点，可为后续图书馆服务平台的建设提供参考。

高校图书馆电子资源属性及相关政策

高校图书馆电子资源按取得方式划分，可分为外购和自建两类；外购电子资源按使用权划分，可分为有永久使用权和无永久使用权两类，前者根据访问方式又可进一步细化为免费永久访问与有偿永久访问，后者仅提供远程访问服务，停订即停止使用；从资源类型来看，可分为电子图书类、电子期刊类、视频音频资料类、事实数据类、检索及分析工具类、网站信息类等；从载体形式来看，可分为有实物载体和无实物载体两种。

2021年4月起施行的《行政事业性国有资产管理条例》要求“各部门及其所属单位应当按照国家规定设置行政事业性国有资产台账，依照国家统一的会计制度进行会计核算，不得形成账外资产”。2017年起实施的《政府会计准则——基本准则》（财政部令第78号），其中《政府会计准则第4号——无形资产》对无形资产作出以下界定：政府会计主体控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，如专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。

2011年版《固定资产分类与代码》国家标准（GB/T 14885-2010）规定，图书档案分类如下。

表1 《固定资产分类与代码》国家标准（GB/T 14885-2010）图书档案类目

2017年12月发布的《无形资产分类与代码》国家标准（GB/T 35416—2017）中与文献资源相关的类目如下。

表2 《无形资产分类与代码》国家标准（GB/T 35416—2017）著作权及数据类目

电子资源资产化管理模式

根据上述分析，笔者认为目前高校图书馆电子资源资产化管理模式主要有以下几类。

第一，有实物载体的电子资源纳入固定资产管理，其中图书附带的光盘随书入账；有固定载体的电子阅读器、电子借阅机等以固定资产入账；视频类光盘（U盘、移动硬盘等）以资料类入账。

第二，无实物载体的电子资源资产化管理模式。

在2011年版《固定资产分类与代码》国家标准中，电子图书、电子期刊归入“图书、档案”类。从定义来看，随着数字时代的到来，电子图书、电子期刊的外延越来越广，不加区别地将其纳入固定资产管理明显不合理。由于大部分无载体的电子资源符合无形资产定义中的可辨认性标准，具备纳入无形资产管理的基本条件。故根据电子资源的权属关系，分为以下几种。第一种：有永久使用权（镜像到本地或在供应商服务器的回溯资源）的外购电子资源应纳入无形资产——著作权类管理，同一种电子资源分年度取得永久使用权的在年度资产决算时应在原资产卡片上进行增值处理。第二种：高校图书馆自建或委托开发的特色数据库、机构知识库等可在评估或购买后纳入无形资产——信息数据类管理；财政部于2021年已启动《固定资产等资产基础分类与代码》国家标准修订工作，由于现行的会计科目及资产代码尚无明细的无形资产名称对应，高校图书馆在报账和进行资产管理时，可先将上述可列入资产的电子资源记入无形资产大类，待相关政策明晰后予以调整。第三种：无永久使用权的电子资源在报账时列支为费用，不纳入学校的无形资产统一管理，但可作为一种“虚拟资产”或“准资产”进行内部管理。

电子资源资产全生命周期管理阶段分析

美国经济学家雷蒙德·弗农于1966年提出产品生命周期理论。从本质上讲，电子资源也属于产品，具有生命周期，同时电子资源也具备资产的属性，经历从试用论证到预算、采购、入账使用、折旧（摊销）、报废处置的不同阶段。完善电子资源资产全生命周期管理，能够解决高校图书馆资产管理中遇到的账实不符、账账不符问题，同时能避免资产的闲置、处置不当造成学校经济利益损失等。

在确定资产化管理模式后，对电子资源资产全生命周期管理的不同阶段作出以下探讨。

试用及论证阶段

试用数据库是数据库商为图书馆或相关机构提供免费试用及演示的各种商业化的电子资源。电子资源的试用一方面能为最终的购置论证提供直接参考，另一方面可详细了解电子资源的资产属性，重点关注回溯数据是否能镜像到本地或提供免费访问，为下一步预算的编制方式指明路径。

预算编制招标采购阶段

高校应当实现资产管理和预算管理的紧密统一。高校电子资源采购按预算项目支出范围可分为其他资本性支出及其他商品和服务支出两类，其中可纳入资产管理的电子资源购置经费为其他资本性支出，在编制政府采购预算时列为新增资产；购买服务等不能纳入资产管理的电子资源购置经费为其他商品和服务支出。高校图书馆在编制预算前，可根据试用及论证的结果，与财务、国资部门充分沟通，确保资产管理与预算管理不出现脱节现象。

具体到采购方式，在中国高校图书馆数字资源采购联盟（DRAA）集团采购的基础上，除某个数据库为学校教学、科研、专业建设必不可少的资源，且供应商为申请购买的数据库的唯一供应商采用单一来源采购外，其他电子资源一般采用公开招标、竞争性谈判、询价、邀请招标等方式采购。

验收及报账阶段

电子资源完成招标采购后，高校图书馆应根据采购合同对电子资源的内容、访问方式进行核实，确认无误后完成验收；报账时根据预算编制情况分属性相应纳入固定资产、无形资产和服务费用支出等不同的会计科目。同时，建议按整库对应在学校资产管理系统录入资产卡片。

使用管理阶段

随着智慧图书馆的建设，对纸本图书与电子资源进行一体化管理成为图书馆文献资源建设的方向。目前，国内多所大学图书馆已完成对电子资源数据的导入和揭示及批量编目。未纳入资产管理的电子资源虽然不作为学校的正式资产入账，但图书馆可将其作为“准资产”进行目录揭示。

折旧（摊销）管理阶段

《政府会计准则第3号——固定资产》第十七条规定，文物和陈列品，动植物，图书、档案，单独计价入账的土地，以名义金额计量的固定资产等，由于价值的损耗量无法随着使用年限的增长而计算出具体的数值，故不计入固定资产计提折旧范围内。《政府会计准则第4号——无形资产》第二十条规定，使用年限不确定的无形资产不应摊销。综上所述，高校图书馆纳入资产管理的电子资源不计入折旧或摊销范围。

报废处置阶段

根据《事业单位国有资产管理暂行办法》，资产处置方式包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等。根据资产属性，具体处置方式分为以下几种。

1.有实物载体的电子资源处置方式

因实物载体损毁不能继续使用的电子资源可报废处理；实物载体完好但内容已过时无使用价值的，销毁后处理；实物载体完好，拟出售、出让、转让、对外捐赠的，涉及知识产权的根据《中华人民共和国著作权法》相关规定处理。

2.无实物载体的电子资源处置方式

无实物载体但可纳入无形资产管理的电子资源预期不能为高校带来经济利益，如内容过时或错误的，应当在报经批准后将该无形资产的账面价值进行转销；按规定报经批准对外捐赠、无偿调出电子资源的，应当将无形资产的账面价值进行转销，涉及知识产权的根据《中华人民共和国著作权法》相关规定处理。

3.未纳入资产管理的电子资源处置方式

未纳入资产管理的电子资源不存在上述报废处置的程序，但电子资源因预算原因或使用效果不佳，经评估后从订购目录中退出实际上也是一种处置方式。

结束语

高校图书馆的电子资源是其履行人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等功能的重要物质基础。希望在探索电子资源资产全生命周期管理的基础上，对规范和加强高校文献资源类国有资产管理起到积极作用。