医院办公室档案管理规范化建议思考

滨州医学院附属医院 于洁

医院发展过程中，不但需要重视医疗事业水平的提高，而且还需要做好各项管理工作。

对于医院办公室档案管理来说，涵盖了医院人事档案、行政档案、医疗信息档案等管理，档案管理的类型较多，针对不同类型的档案，需执行不同的管理标准。与此同时，通过医院办公室档案管理，可为档案资料后续高效利用提供有效凭据，比如为人事调任、晋升提供有效参考凭据，为医院行风建设提供有效参考支持等[1]。

当然，从现状来看，国内部分医院在办公室档案管理工作开展期间仍存在一些有待解决的问题，比如：档案管理制度体系有待完善、档案管理方式有待革新、档案数字化建设滞后等。为解决这些问题，提升医院办公室档案管理工作的规范化程度，本文围绕“医院办公室档案管理规范化建议”展开分析研究，意义显著。

一、医院办公室档案管理工作的特点及意义分析

（一）特点

明确医院办公室档案管理工作特点，才能够为医院办公室档案管理工作规范化及质量的提升提供有效保障依据。具体而言，医院办公室档案管理工作主要特点包括：

（1）管理制度现代化特点

在医院办公室，档案管理人员工作岗位较为稳定，这样有助于为办公室档案管理工作完整性及延续性提供有效保障。与此同时，在办公室档案管理制度体系上，需体现出现代化的特点，突破传统纸质档案的不足，确保档案管理人员能够具备新理念、新思想、新方法，这样才有助于提升医院办公室档案管理制度体系的可实施性及有效性。

（2）管理集中化特点

医院办公室在档案管理工作开展过程中，会对大量的档案资料采取集中化管理方式，比如针对医院内部涉及的相关档案在专门的办公室存储，这样有助于医院档案管理工作的顺利开展，避免档案分散造成的档案资料查找难问题的发生[2]。除此之外，在医院办公室档案管理工作开展过程中，通过管理集中化的实施，有助于医院内部档案资料保密性的提升，特别是对于一些私密性高的档案，在集中化管理的基础上，可减少传输、交替的次数，从而使这些私密性档案资料的安全性得到有效保证。

（3）管理内容多样化特点

医院办公室档案管理的内容较多，存在明显的多样化特点。一方面，涉及医院内部业务指导档案资料内容，比如医院内部日常工作开展过程中的培训手册资料、日常会议资料等。另一方面，涉及医患档案，患者病历信息、诊疗结果、医疗纠纷记录等。此外，还涉及医院内部职工人事档案资料、行政活动资料等，这些资料对医院内部职工的绩效考核、晋升、调任、均具备一定的参考价值。当然，医院办公室活动较多，比如在医院行风建设过程中，为了了解医院办公室工作人员的行业作风情况，则有必要参考多样化的档案资料，使行业作风评价、考核更加客观、科学。

（4）管理设备科技化特点

传统模式下，医院办公室档案以纸质档案管理为主，管理效率低，且易出现档案资料丢失、缺损、盗窃等隐患问题。如今，随着网络信息时代的不断发展，医院办公室档案管理工作逐步朝向电子化、信息化、智能化方向发展，在这一发展方向转变过程中，办公室档案管理设备便体现出了科技化的特点，比如摄像机设备、存储U盘、计算机软硬件设备、电子扫描仪等，在管理设备科技化的基础上，使医院办公室档案管理科技化、现代化目标的实现提供了有效基础保障支持。

（二）意义

医院办公室档案管理工作的开展，具备多方面的意义，具体如下。

（1）有助于医院医疗服务改革需求得到有效满足。医院在医疗服务改革工作开展期间，无论是医疗技术水平，还是护理服务水平，均有待提升。而对于医院办公室来说，可以对医院医疗服务相关档案资料进行收集、分析整理、存储管理，并为医院医疗服务改革工作决策的制定提供客观、科学的参考凭据。由此可见，医院办公室档案为医院医疗改革工作提供了有效支持，做好医院办公室档案管理工作，在一定程度上有助于满足医院医疗服务改革需求。

（2）有助于办公室档案管理工作质量水平的提升。新形势下，医院办公室档案管理工作的开展不仅局限于资料档案管理，还包括电子档案管理，通过规范化档案管理方式方法的应用，在信息技术、大数据技术、计算机技术的支持下，有助于办公室档案管理工作效率及质量的全面提升。

（3）有助于医院行风建设工作的发展。社会的发展，带动了我国各大医院的发展，但医院工作繁忙，科室多，收治的病患也非常之多，在未能做好各项协调工作的基础上，易引发医患纠纷问题，从而影响医院的形象，不利于医院长远稳定发展。而对于医院行风建设工作来说，有助于医院医护工作人员医德医风素质的培养[3]。值得注意的是，在医院行风建设工作开展期间，医院行风建设办公室发挥着至关重要的作用，可对院内协调、投诉等材料进行整理，了解医院医护人员的工作作风，制定并实施有效解决方案，这样便可以持续提升医院医务人员作风素养，进一步带动医院行风建设工作的可持续发展。

二、医院办公室档案管理工作现状问题分析

虽然医院办公室档案管理工作的特点鲜明，意义众多，但是从现状来看，医院办公室档案管理工作尚且存在一些较为明显的问题。总结起来，具体问题如下：

（一）档案管理制度体系有待完善

“不以规矩，不能成方圆。”医院办公室档案管理工作的规范性要想得到有效提升，则需具备完善的档案管理制度作为保障依据。

然而，从现状来看，部分医院的档案管理制度尚且有待完善，比如医院办公室面对的档案类型较多，但由于档案分类管理制度缺少，在未能对档案资料进行分类管理，使档案管理不够细化的情况下，会影响档案后续检索的速度，并使档案利用效率难以得到有效提高[4-5]。又比如，医院办公室档案管理岗位责任规范制度缺失，难以对办公室档案管理人员的工作行为起到规范、约束的作用，这样便使办公室档案管理的规范性及科学性难以得到有效提升，易出现管理人员工作怠慢影响档案管理工作效率及质量的提高。此外，部分医院办公室在档案管理未能形成一体化管理制度模式，仍采取传统纸质档案管理模式，档案归档速度慢，且查询效率低，进而难以提高档案资料的利用价值。

（二）档案管理方式有待革新

医院办公室档案管理工作中，面对大量的档案资料，以往仅采取纸质档案管理方式，这种管理方式单一，档案收集、分析整理、存储管理、后期利用，均需要消耗档案管理人员较高的工作负荷，不利于办公室档案规范化与整体质量的提升。与此同时，纸质档案管理方式下，若管理环境较差，面对潮湿、光线昏暗的存储环境，纸质档案资料易潮湿、受腐，长此以往，医院办公室一些重要的档案资料便会有所缺损，后续难以发挥其实际应用价值。现如今受到网络时代的影响，医院办公室档案管理工作需从传统纸质档案管理方式转变为电子档案管理方式，在这一转变过程中，部分医院办公室档案管理者的意识较为薄弱，存在未能及时转变的情况，这样便使得医院办公室档案管理工作陷入两难的境地，难以提升档案管理工作整体质量水平。

（三）档案数字化建设滞后

医院办公室档案规范化的提升，仅从传统纸质档案管理过渡到电子档案管理仍还不够，还需加快档案数字化建设[6-7]。但是，部分医院办公室档案数字化建设较为滞后。

一方面，医院管理工作项目较多，领导层在会议决议下可能将大量的资金用于其他管理项目当中，比如人事管理、患者管理、行政管理等，而对于医院办公室档案管理则会呈现资金投入不足的情况，在资金投入不足时，便难以及时引进办公室档案数字化建设所需硬件设施设备，使办公室档案数字化建设难以获得有力的基础保障支持。

另一方面，档案数字化建设需要档案信息管理系统、信息技术、大数据技术、计算机应用技术的充分支持，然而在资金不足、相关人员对系统操作不熟练、技术掌握程度不足等情况下，便会使档案数字化建设如同虚设，缺乏实效性。

（四）档案管理工作人员素质水平有待提升

在医院办公室档案管理工作开展期间，档案管理工作人员扮演着非常重要的角色。要想提升医院办公室档案管理的规范化程度，则需提升档案管理人员综合素质水平。但是，从现状来看，医院办公室部分档案管理人员的素质水平尚且有待提升，尤其是在现代化档案管理方式方法、技术等方面，还需进一步充分熟练与掌握，比如信息技术的应用、大数据挖掘分析技术的应用、电子档案归档流程方法等。与此同时，部分医院未能针对办公室档案管理人员展开定期培训教育，未能结合医院办公室档案管理工作的实际需求及任务目标，开展有针对性的培训。比如，一些医院设置了行风建设办公室，主要负责医院行风建设，院内协调、投诉、整理材料等相关工作，如果档案管理工作人员的素质能力水平不足，则难以做好这些工作，难以为医院行风建设工作提供有效保障，进而使医院行风建设工作的既定目标难以顺利、高效完成。

三、提升医院办公室档案管理规范化的相关建议分析

为解决医院办公室档案管理工作现状问题，则需树立规范化管理思想理念，并实施有效的提升建议，具体而言，主要建议如下。

（一）构建完善的档案管理制度体系

从医院办公室档案管理规范性提升角度考虑，构建完善的档案管理制度体系至关重要。一方面，制定完善的档案分类管理制度，将办公室接收到的档案分为人事档案、行政档案、患者病历档案等多种类型，然后根据档案分类管理制度展开规范化的分类管理，确保档案后续检索、利用效率的提高[8]。

另一方面，明确医院办公室档案管理岗位责任规范制度，以现有的《电子档案归档及管理办法》《办公室档案管理方法》为依据，不断完善办公室档案管理各项制度，明确档案管理人员岗位责任，确保档案管理人员根据自身责任，充分做好办公室档案相关工作。此外，形成办公室档案一体化管理理念思想，针对部分特殊档案保留纸质档案管理方式的基础上，拓展电子档案管理模式，形成“收集→分析整理→存储管理→维护、后期利用”全过程一体化的管理策略，全面提升医院办公室档案管理的规范化程度。

（二）引进现代化技术，革新档案管理方式

为了提高医院办公室档案管理工作的规范化程度，进而提升档案管理工作质量水平。需积极引进现代化技术，比如大数据分析技术、计算机技术、网络信息技术等，使医院办公室档案管理工作具备充分有效的现代化技术支持。

与此同时，还需重视一些安全技术的应用，比如防病毒软件技术、防护期技术、安全密钥技术、认证与授权技术等，使办公室档案管理信息系统的安全性得到有效保证，使黑客入侵、病毒感染等风险问题得到有效预防控制。此外，为了革新档案管理方式，需从纸质档案管理方式中突破出来，积极开展办公室档案电子化管理方式，利用数字压缩技术、U盘备份等方式，对医院办公室档案资料进行电子化管理，缩减存储空间，提高管理效率。并且，在做好备份管理的基础上，还有助于进一步提升医院办公室档案资料的安全性。

（三）加强档案数字化建设

在医院办公室档案数字化建设过程中，首先医院方面需投入充足的建设资金，完成办公室档案数字化建设所需软硬件设施设备，构建完善、安全可靠的档案数字化管理系统，系统需面对不同的用户，通过权限等级访问技术的应用，使不同的用户具备访问系统过程中相应的权限，这样既保证了档案资料的共享利用价值，又使档案资料的安全性得到有效保证[9-10]。其次，在医院办公室档案数字化建设过程中，也需认清其中存在的相关问题，比如部分人员对档案数字化了解程度不足、掌握程度不足，使数字化建设的质量难以得到有效提升，面对此类情况，这些通过宣教、技术指导等工作的开展，提高相关人员对办公室档案数字化建设的认识程度，并掌握数字化相关技术方法。

（四）提升档案管理工作人员素质水平

在医院办公室档案管理工作开展期间，档案管理工作人员发挥了至关重要的作用，因此需采取有效措施，提升档案管理工作人员素质水平。一方面，办公室领导需指导办公室档案管理人员加强自主学习，积极学习办公室档案管理规范化、电子化、数字化等知识方法等，提高认识，积极做好办公室档案管理工作。另一方面，医院需针对档案管理人员展开定期培训教育活动，通过培训提升档案管理人员的档案管理业务能力水平，确保其能够完全胜任医院办公室档案管理岗位工作[11-12]。

比如，国内某三甲医院行风建设办公室开展了“行风之星”流动红旗评比活动，充分发挥典型引领示范作用，全面提升医务人员的整体效能和服务水平。对于医院行风建设办公室，则需在医院行风建设工作开展过程中，收集、整理各类有价值的档案资料，结合相关档案资料，为医院职工医德考评提供有效凭据，进而提高医院行风建设工作整体质量水平。

综上所述，医院办公室档案管理工作的开展意义显著，但同时此项管理工作现状也存在一些较为明显的问题。因此，需树立规范化档案管理思想理念，构建完善的档案管理制度体系，通过现代化技术的引进，革新档案管理方式。并且，还有必要加强档案数字化建设，提升档案管理工作人员素质水平等。总之，相信做好以上方面，医院办公室档案管理规范化程度将能够得到全面提升，进一步为医院整体档案建设事业的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。