探析十四五规划背景下机关事业单位档案管理工作创新

济南市公园发展服务中心 高宏璟

一、前言

档案管理工作是一项对信息的综合性处理工作，档案管理的改革和推进有助于相关工作人员更好地对资料进行整理和归纳，从中获取想要的信息。机关事业单位的档案管理建设是基于档案管理的内在需求所决定的，提升机关事业单位档案管理的工作效率有助于推动改革和发展，从现阶段我国市场整体发展形势来看，传统的档案管理模式落后且单一，无法满足市场需求。

基于此，需要档案管理相关工作人员以及机关事业单位的管理层加强对于档案管理模式创新和优化的重视程度，综合考虑“十四五”规划中对档案管理的具体需求，结合实际情况采取相应措施，对档案管理工作进行创新，充分发挥出档案管理在机关事业单位实际发展过程中的重要作用。

一方面，作为机关事业单位的管理者，应当深刻了解档案管理的重要性，不断改良创新策略，建立合理的档案管理制度和工作机制，确保相关工作的有序进行。

另一方面，伴随着我国社会主义经济建设的迅猛发展，机关事业单位的档案管理工作也面临着新的挑战，档案管理相关工作人员要摒弃传统工作形式，及时更新管理理念，结合新时期的需求，创新档案管理方式,开展多种档案管理方法，不仅可以极大提升档案管理工作人员的专业素养和工作效率,更有助于推动机关事业单位档案管理工作的创新进程，加速档案管理现代化转型。

二、当前机关事业单位档案管理现状分析

1.档案管理理念陈腐。目前，我国多数机关事业单位内部相关工作人员在进行档案管理时，仍然存在较为固化的传统的档案管理理念。理念决定行为，只有保证档案管理相关工作人员能够结合“十四五”规划定期对管理理念进行更新，实现与时俱进，才能及时对档案管理的相应模式进行创新。目前我国多数机关事业单位内部档案管理相关工作人员具有较为丰富的工作经验，因此在多年的工作过程当中，其形成了较为传统且单一的档案管理理念。虽然丰富的工作经验有利于档案管理工作的进行，但是传统且陈腐的档案管理理念大大限制了档案管理创新与优化的进度，因此需要相关工作人员意识到这一问题，充分意识到现代化的管理理念以及现代化的管理模式的重要性，积极创新，实现自身工作理念的与时俱进。

2.档案管理手段低下。档案管理工作本身在实际进行过程中所涉及到的内容和环节就相对较多，机关事业单位内部所有部门以及所有工作在开展过程当中都会产生相应的档案资料，传统的档案管理手段是无法全面且完整地对单位内部所有档案资料进行管理的。基于此需要机关事业单位相关工作人员对现阶段的管理模式进行全面分析，同时综合考虑市场整体发展形势以及机关事业单位的发展情况，结合实际情况和“十四五”规划的具体要求采取相应措施，对档案管理手段进行创新与优化，提升档案管理效率，全面贯彻落实“十四五”规划对档案管理模式创新提出的新要求，保证档案管理能够成为机关事业单位发展过程中的有效推手。

3.档案管理缺乏规范。由于档案管理涉及到机关事业单位内部所有工作以及所有部门的档案和资料，为保证后续相关工作人员在调取并应用档案资料时的便捷性，档案管理相关人员在对档案进行存储以及管理的过程当中需要统一并规范档号以及案卷标题等。据相关工作人员调查，发现目前我国多数机关事业单位内部由于对于档案管理的重视程度不足，缺乏规范的档案管理标准，导致档案管理效率整体相对低下，无法充分发挥出其重要作用，后续相关人员在调取并查阅档案时不够清晰明朗。

4.管理模式有待系统化。现阶段我国多数机关事业单位内部是有系统的档案管理模式的，但是随着机关事业单位规模的不断扩大以及我国整体科学技术水平的飞速提升，机关事业单位内部档案管理工作也正处于由传统化向现代化转型的重要阶段，造成转型过程中的管理模式系统性仍然不足。一方面是多数机关事业单位内部档案管理的基础设施相对来说较为落后，办公环境普遍较差；另一方面是机关事业单位内部缺乏系统化的档案管理模式和档案管理制度，档案管理工作普遍效率低下。

5.管理人员专业素养有待提升。对机关事业单位内档案管理工作效率造成直接影响的是相关工作人员的专业能力，随着现阶段我国机关事业单位对档案管理工作效率的要求越来越高，“十四五”规划背景下其对管理人员的专业素养以及专业能力也提出了新的要求。基于此，需要机关事业单位管理层以及档案管理部门管理层提高对档案管理人员专业素养以及其专业能力的重视，全面分析现阶段管理人员专业能力方面存在的具体问题，结合实际情况采取相应措施提升管理人员专业水平以及其综合素养。

三、机关事业单位档案管理工作的创新策略

以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，深入贯彻党的十九大和十九届二中、三中、四中、五中全会精神，以高质量发展为主题，全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设，深化档案信息化战略转型，强化科技和人才支撑，着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，为开启全面建设社会主义现代化国家新征程、实现第二个百年奋斗目标贡献力量。

1.提升档案管理基础设施先进性。从现阶段我国机关事业单位的发展形势来看，其在发展过程当中所产生的大量资料数量和种类只会越来越多，想要实现档案资料的全面管理和有效管理，就必须对档案管理模式进行相应的现代化转型。档案管理在转型过程中所涉及到的内容和环节相对来说较为复杂，对于相关工作人员的专业能力的要求也相对较高。基于此，需要管理层提高对于这一问题的重视程度，在对机关事业单位资金进行分配时，加大对于档案管理基础设施维修维护的投入，定期对档案管理基础设施进行检查，确保其能够稳定运行，同时需要保证其各方面性能达到管理需求。对于的管理中所涉及到的数字音像制作系统、数据库服务器、微缩系统以及图文影像扫描等相应硬件设施，一旦发生故障第一时间进行维修或更换。同时保持高度的市场敏锐度，实现档案管理硬件设施以及基础设施的与时俱进，定期对其进行更新以保持其先进性。

2.加强档案管理信息化建设。21世纪以来，我国逐步进入现代化社会，档案管理进行相应的现代化转型是其发展的必然趋势，“十四五”规划要求加大档案管理信息化建设力度。机关事业单位管理层需要明确档案管理模式现代化转型的重要地位，根据国家实际发展形势明确档案管理的升级以及其转型方向，确立科学准确的建设目标，以提升档案管理效率并在此基础之上降低人力资源投入为最终目标，通过档案管理信息化建设以及其信息化转型，推动我国机关事业单位全面进步。

3.以依法治档为根本实现档案管理制度化。想要保证机关事业单位内部的档案管理能够有序进行，就必须保证档案管理的制度化，同时在进行档案管理的过程当中，需要相关工作人员明确依法治档是档案管理的根本。现阶段我国多数机关事业单位内部的档案管理相关工作人员以及专业人员对档案管理工作的重视程度严重不足，在其实际工作过程当中，并没有意识到档案管理在机关事业单位中的重要意义，因此其责任感和职业素养普遍相对较低，加之其并没有接受过系统且全面的档案管理相关专业理论知识培训，导致档案管理效率低下，而且档案管理的制度化严重不足。“十四五”规划背景下，机关事业单位面对档案管理提出了新的要求，传统的档案管理模式相对来说较为混乱，无法实现对机关事业单位内部全部资料的有效管理，因此需要相关人员意识到依法治档的重要意义，在管理过程中，结合机关事业单位实际发展情况和“十四五”规划制定相应制度，同时需要确保各项制度落实在各岗位以及档案管理的各项工作当中。

4.运用现代信息处理技术手段建立完善的档案管理系统。如何将机关事业单位档案分门别类、高效快速、有条不紊地管理利用起来，并不是一件易事。伴随着当今自动化管理工具的成熟和普遍使用，机关事业单位对其信息的控制，已经开始从库房管理模式转向资源管理模式，信息管理的要求和具体实施，已经渗透到机关事业单位工作的方方面面。为了适应新时期机关事业单位各项工作开展的需要，须采用科学、有效的档案管理手段，依法规范管理机关事业单位档案，增强档案的实用性和有效性，达到电子档案和纸质档案同步建立、按照权限安全利用档案的目的。由于机关事业单位档案跨越的时间很长，想要实现不同时期内以及不同类型的所有档案资料的有效管理，就必须保证机关单位内有完善的管理系统。现阶段我国多数机关事业单位对于档案管理的重视程度仍然相对较低，管理模式仍然相对落后。从现阶段我国市场整体发展形势来看，传统的档案管理模式已经无法满足市场需求，因此必须在传统的档案管理模式的基础之上，加强对于现代化信息技术的应用。实现机关事业单位内部档案管理模式的现代化转型是“十四五”规划背景下档案管理发展的必然趋势，也是解决目前我国机关事业单位内档案管理问题的必要渠道。

5.建立有效激励机制调动档案管理人员工作积极性。据相关工作人员调查发现，现阶段我国多数机关事业单位内部管理人员的工作积极性相对较低，其主要原因是机关事业单位内部缺乏相应的激励机制。基于此，机关事业单位管理阶层与相关领导要加强对于这一问题的重视程度，以问题为导向、以方法为引领、积极创新、勇于实践，通过增强激励机制的方式，提升档案管理人员的工作积极性。主要从以下几方面进行改进提升：（1）机关事业单位档案管理工作一直面临着工作量大、工作难度大的问题,严重制约和影响了档案管理的工作效率，针对机关事业单位内部档案管理人员数量相对较少，无法对大量的档案资料进行全面有效的管理，要适应机关事业单位的具体需求，加大岗位福利，吸引社会各界优秀档案管理人才入驻，通过人员数量和质量的增加提高工作效率；（2）结合机关事业单位的实际发展情况，在档案管理部门引入竞争机制，定期在单位档案管理人员内部进行相应的业绩考核，对于学习能力强、个人专业能力强且工作积极性高的员工，给予相应的物质奖励或者精神奖励，连续获得奖励的优先晋升高一级管理或专业技术岗位；（3）在档案管理部门落实优胜劣汰制。全面分析现阶段档案管理相关工作人员的不足之处，然后结合实际情况制定针对性的培训计划，培训内容包括但不仅限于专业理论知识、实际操作能力、现代化以及信息化技术应用能力、员工职业素养以及其综合能力。在培训过程当中，需要定期对培训结果进行检验，对于学习能力过差且消极怠工的员工可以对其进行相应的处罚；（4）在机关事业单位内部落实责任制。管理层必须意识到档案管理在单位实际发展过程中的重要作用，把职责切实落实到档案管理工作的各个岗位，消除档案管理责任真空，消除扯皮推诿，消除管理低效率，将所有职责逐一落实到位，实现档案管理“人人有事做、事事有人管”，在档案管理部门实行精细化管理，把握好单位档案的中枢神经,承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方，将责任落实到个人，确保档案管理过程中的专人专事，一旦发现问题，根据规章制度找到专门的负责人并予以追究责任，通过责任制的落实提升员工责任意识；（5）机关事业单位内部可以在档案管理部门定期举行相应的座谈会或交流会，加强员工之间的交流和沟通，实现档案管理部门的信息共享，同时员工也可以在交流过程当中取长补短。在座谈会以及交流会当中，由各期的优秀个人进行演讲以及工作经验交流，充分发挥其模范作用，带动部门内其他工作人员自主进行专业知识学习，不断提升个人工作能力。

四、结语

综上所述，从现阶段我国市场整体发展形势来看，档案管理在机关事业单位的实际发展过程当中起到的作用越来越重要，其所涉及到的内容和环节也越来越复杂，在这样的背景之下，传统的档案管理模式相对来说手段单一且理念落后，无法满足市场具体需求，导致档案管理工作无法在机关事业单位实际发展中充分发挥出其作用。基于此，需要机关事业单位管理层以及相关工作人员充分意识到创新档案管理工作模式的重要意义，结合“十四五”规划相关要求采取相应措施提升档案管理工作效率，主要可以从增加信息化档案管理资金的投入、升级信息化管理、实现档案管理制度化、建立完善的档案管理系统、增强激励机制几方面入手，全面落实《“十四五”全国档案事业发展规划》。机关事业单位档案管理的创新与优化在实际进行过程当中存在一定难度，相关人员需要充分重视，并不断提升个人工作能力，实现机关事业单位档案管理工作的现代化转型，充分发挥出其在机关事业单位实际发展中的重要作用。