大数据背景下企业电子文件档案管理应用研究

成都飞机工业（集团）有限责任公司 陈琬

随着信息技术的高速发展，我们迎来了大数据时代。大数据为诸多行业领域的变革起到了有效促进。尤其是对于档案工作，过去档案管理方式较为滞后，与社会发展趋势不符。而借助大数据技术，则逐渐变革了档案管理方式，使之转为电子档案管理。如今自动化办公模式中，常见电子文件档案管理方式，用好电子档案的便捷性等诸多优势，能提升档案管理工作水平，从而更大程度发挥档案管理在促进企业发展方面的作用。

一、电子文件档案管理的价值

电子文件档案管理的价值，主要体现在如下三点：

第一，有助于工作效率的显著提升。电子文件档案相较于过去以纸张为载体的传统档案，能够更有效、及时地归档。大数据背景下，OA办公系统与档案信息系统有效连接，电子文档经OA系统处理后，工作人员可顺利录入档案数据库[1]。如此一来，则更好地落实了电子档案的及时归档，既节约了大量工作时间，也显著提升了工作质量。

第二，有助于档案数据的开发及利用。当前各类企业开始愈加广泛地应用业务信息系统，如MES、ERP、PDM及OA等，在业务信息系统的助力下，企业的信息流、现金流和物流速度更快、更具效率。如此一来，纸质档案管理模式的收、存、管、用等业务环节，自然与大数据下的档案工作要求不相符。大数据背景下，应依托档案管理系统来对业务信息系统形成的电子文件及元数据做自动获取，同时迅速筛选、整合及挖掘数据，进而提高利用的效率。

第三，有助于物理空间的节约。传统纸质档案需要实体档案室进行保存，伴随企业业务的不断开展，将会持续增加档案的数量。而客观来讲，一般增长速度都远超过销毁速度，会进一步加大档案室的空间压力，进而唯有投入资金用于档案室的拓建[2]。电子文件档案管理，则能直接在网络或硬盘上存储大量的电子文件，进而使物理保管空间得以良好节约，帮助企业减少管理成本的投入。

二、大数据背景下电子档案管理的要求

（一）内容完整

大数据背景下，更多企业开始关注档案管理，同时也对档案管理及利用有了更高要求，其中最为重要的便是电子文件档案内容须完整。诚然当前很多企业和单位，都要求纸质档案需完整，但因为缺少电子文件收集和管控系统，电子档案内容完整性有所欠缺，例如一些企业年度文书文件的归档，仅归了OFD或PDF等文件，并没归档文件办理中形成的发文处理单[3]。不完整的电子档案内容，必然会对企业档案管理工作的效率及质量产生影响。同时，电子文件处在流动状态时，极易发生还没归档就丢失、缺失的情况。出现此种情况，是受电子文件的逻辑结构、物理结构特点的影响。要知道电子文件档案拥有容易丢失、存储分散及形式多样等特性，这些均会威胁到档案内容的完整性。大数据背景下企业要想借力电子文件档案，实现自身良好发展，需要格外注重对文件完整性、安全性、可用性及真实性的检测。检测完整性，则重点应放在归档信息、电子文件内容及元数据等方面的完整性上。

（二）保存安全

大数据背景下，数据即资产的概念被更多企业所认可。这使得企业档案的概念逐步延伸到经营管理、科研、生产的全程，档案有了更多元的信息存储载体，更多样的种类和形式，如磁带、硬盘、缩微胶片及光盘等。而载体的多元，也给档案信息的管护带来了更大挑战。很多档案对于管护有着特殊要求，如光盘档案需防止出现盘面变形、扭曲、磨损等情况；硬盘载体文件档案，则不可放置在高磁场环境内，避免振动等；磁带档案则要避免受强磁场环境影响，需要适宜的温湿度等[4]。由此可见，大数据背景下电子文件档案的安全性要求更高、更复杂。继续沿用过去纸质档案的管理模式，显然无法满足电子文件的管理要求，若无健全、规范的电子文件档案存储及管理模式，则会埋下安全隐患。另外，网络传播是如今时代下信息传播的重要路径，诚然档案信息资源的形成、积累在网络环境下都变得更快，也能更便捷地更新信息，但也面临着病毒和黑客等更严峻的考验。

三、大数据背景下企业电子文件档案管理现存的问题

（一）档案管理思维较为传统

在大数据背景下档案管理更为关注电子文件档案的真实性、安全性以及完整性，因此，这便要求档案管理人员需从更安全、更完备的角度出发，转变工作重心，更关注档案信息资源的开发利用，不再像过去仅关注档案收集、整理及保管[5]。通过对大数据技术的应用，能更深入发掘档案资源的显性或隐性价值，使之得到合理再利用和高效开发。所以，在大数据时代下为了实现档案资源价值的深度开发，需要企业建立更具时代性的档案管理思维模式，用精细化档案管理替代以往粗放型档案管理。但客观来讲，当前许多企业的档案管理思维仍较传统。

（二）电子文件归档及利用效率不高

大数据时代下，加强电子文件收集及管理水平的提升，有助于企业取得更显著的档案管理效率及质量。对此，需持续提升、优化当前的信息技术应用能力，更进一步保证与电子文件档案管理模式下的应用要求相符。当前，在管理企业档案信息时，会用到多媒体设备等诸多现代化设备及技术。同时大数据背景下，档案信息具有了多元化的存在形式，除了PDF、Excel、Word等常见稳定形式之外，也出现了程序软件、三维模型电子文件等类型，而读取和存储这些档案信息，都离不开一定的技术环境和技术手段的支持，需借助特殊设备实现存储载体及利用手段的革新，如此才可有效提高档案信息的利用率[6]。但许多企业虽然正视电子文件档案管理的价值，但并未投入相应的资源，进而阻碍了电子文件档案的收集、存储、归档及利用。

（三）档案管理人员问题突出

在大数据背景下，诸多行业都对大数据技术展开了积极应用，但也在应用过程中逐渐暴露出需要进一步提高技术应用水平的问题。即便近些年档案管理受到了各类企业的更多关注，就中国知网数据库来看每年档案管理领域的论文数量极多，但仍有部分企业只是把重视挂在嘴上，并未进行专职档案人员的配置，一般都由文职人员兼任，这类人员需要每日忙于本职工作及档案管理工作。管理人员的资源和时间投入不足，势必难以取得理想的电子文件档案管理成效。与此同时，虽然很多央企都清晰认知电子文件档案管理的价值，配备了专人进行负责，然而不少人员虽具有丰富的档案管理经验，但无法熟练地操作数字档案室管理平台等具有较高技术水平的工具，只能对一些传统办公软件做简单运用，如WPS、Office等，不能良好的接受新鲜事物，也缺乏相应的专业培训。在专业素养和技术水平方面有着较大的提升空间。

四、改善策略

（一）优化档案管理环境

一方面，完善标准体系建设。诚然，关于电子文件档案方面，国家出台了一些标准规范，如《电子文件归档与管理规范》，但相比于过去纸质档案管理建设的体系，标准化水平还有所不足，要想更良好的适应大数据背景，就需要注重电子文件档案管理标准化水平的持续性提升。所以，在大数据技术广泛应用的背景下，需不断改进、健全我国电子档案管理机制，从多方面着手，如管理体系、管理标准、技术应用及管理业务等，保证电子档案管理标准化建设的稳步推进，明确与规范电子档案管理和利用过程中的职责、权力，明确电子文件档案的管理与应用，确保其有效性，规范与完善电子文件档案的收集、归档、管理、移交及利用等诸多环节[7]。通过聚焦电子档案标准体系的建设，为企业创造良好的外部条件及环境，以使企业获得更显著的电子档案管理效果。

另一方面，加强企业电子文件档案的宣传工作。大数据背景下，为使企业内部全体员工都能全面认识电子文件档案的价值及作用，可利用微信公众号、QQ群或微博等途径，有效宣传电子文件档案工作，不断发动人员积极配合电子文件档案管理，持续拓展企业档案的服务方式及服务范围，更好地发挥企业电子文件档案管理在促进企业长远发展、维护员工切身利益等方面的综合作用，推进企业档案管理工作在大数据背景下的迅速转型。

（二）健全电子文件档案管理模式

1.建设档案信息资源共享平台

在大数据时代下，需要加强信息的互通和交融，对此，应加快档案信息资源管理平台的建设，确保档案管理工作的有效性，以及实现档案信息资源的多元化。企业档案部门借助档案信息资源管理平台，能对业务信息系统形成的电子文件及元数据做有效收集、整理、归档及存储，使档案资源的完整性得以保障，进而更大程度保证档案资源管理及利用的有效性。具体而言，企业应合理利用现有的网络平台和内部信息资源，采用升级、更新的方式，将一些模块增设在网络平台上，如信息共享模块等，进而为不同用户档案信息的整合、挖掘及利用带来更多便利，完成档案信息资源管理平台的构建。在建设平台时，可划分两类用户，即管理者和查询者，管理者借助平台完成电子文件档案的一系列业务工作，即收、存、管、用；查询者则借助平台完成电子文件档案的查询和利用[8]。同时，也可将信息资源分为两类，一方面是形成于业务信息系统的经营档案、文书档案。如会计档案及产品档案等电子文件及元数据；另一方面，也可收录产品信息和技术进展、政府文件、政府公告、行业发展信息等，主要是与企业生产经营、科研活动息息相关的电子文件资源。总之，要想使档案信息资源得到更高效的管理、更快速地传播，需要加强企业档案信息资源管理平台的建设，更快实现企业内部信息的交换，从而使企业管理更具成效，增强市场的综合竞争力。

2.建设一体化管理模式

为了更进一步确保档案管理的有效性，企业应基于电子档案管理的标准体系，着手标准化、一体化的电子档案管理模式建立。通过增强不同层次、不同处室、不同部门之间的沟通和联系，更有效集合企业档案信息的收、管、存及用，完成自身一体化电子档案管理模式的构建，借助大数据技术建立档案管理分级机制，既能确保档案管理有效，又能充分应用大数据技术。

在践行档案管理一体化模式时，要着重规范管理流程、信息利用及档案形成的一体化等业务流程，同时从多个视角全方位保证一体化档案管理的实现。档案形成一体化建设，即在信息形成环节就加强正确档案信息管理意识的建设，规范性管理各种信息，如电子文件的格式和元数据等，进而确保电子文件信息与档案资源管理平台功能模块高度匹配。利用一体化，则需做好电子文件的协调与规划，以保证档案资源管理平台运行维护规范性和有效性得以持续提升，更大程度发挥电子文件档案的应有价值。档案管理流程一体化建设，则是需要有效统筹规划档案管理的各个环节，从全方位的视角做好电子文件档案的管理及控制，确保档案管理的全面性。

3.加大设施和技术条件的投入

为了构建更为完善、更为科学的电子文件档案管理模式，企业应适当增加电子文件档案管理设施、设备及技术条件方面的经费投入。例如，采购计算机、磁盘阵列、光盘检测仪、离线光盘库等电子档案管理必备的设施设备，在硬件层面保证电子文件与电子档案的收集、归档。就技术条件而言，一方面企业要投入更多精力及资源，更快完成档案信息资源管理平台的构建，尤其注重系统与软件方面的建设，如档案管理系统和检索系统等；另一方面，积极引入先进的安全技术，做好加强技术层面的保障，显著提升企业档案信息的安全性，如引入文件加密、身份验证、数字签名及防火墙等先进技术。

4.提升档案管理人员的专业能力

想要合理应用大数据技术，促使电子文件档案管理水平的提升，就不可忽视档案管理人员的能力及素质。为保证档案管理人员的专业能力和素质，增强其数据信息的分析和处理能力，可采用如下几点方式：

第一，加强专业电子档案人才的引进，从市场内选出档案管理专业知识和技能扎实，能对现代信息技术（如大数据分析、新媒体技术、云计算存储等）熟练操作的人员，使企业档案管理队伍得以优化。第二，在加强专业人才引进的同时，也不能忽视现有人员的提升，因此要加强大数据背景下的人员培训，可采用优秀经验分享和聘请外部专家等方法，不断加强相关人员的电子文件档案管理意识，全面了解电子文件档案的价值和作用，从而在平时工作中积极挖掘电子文件档案的应用优势，同时结合具体工作内容进行持续改进、优化，提高档案管理质量。第三，培养职业道德。企业电子档案管理人员应在日常工作中养成创新、求真、务实及严谨的作风，绷紧思想这根弦，勇于直面大数据下的各种挑战，保证电子文件档案的交接、借阅等都能按审批程序严格执行，以免发生信息流失或泄露等情况。第四，为确保能够更有序、顺利地进行档案管理工作，在具体工作中还应对过去档案管理工作中存在的问题展开分析，通过对过去档案管理工作存在问题的持续优化，使档案管理工作创新要求得以满足，创新过去档案管理途径，确保电子文件档案管理工作能够得到更高效的开展。

五、结语

综上所述，习近平总书记曾提出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”由此可见，现代经济社会要想良好发展，企业要想在市场上长期生存，就必须要充分发挥档案的作用。大数据背景下，合理应用电子文件档案，是迎合时代发展的必由之路，为使电子文件档案在企业经营、发展方面的作用更多的发挥出来，就需要企业明确电子文件档案管理的价值，定期分析应用过程中的问题，并据此探索改善策略，从而才能为企业的发展及改革提供良好服务。