探析基层事业单位档案管理现代化实现路径

胶州市胶东国际机场和临空经济区综合办公室 叶珊珊

随着时代的发展，基层事业单位档案管理工作的内容和形式发生了一定的变化，在以大数据为背景进行发展的时候，现代化的信息管理模式可以更好地改变档案管理的现状，能够进一步促进现代化办公模式的发展，同时也能够在极大限度上提高办公的效率，有效帮助事业单位更好地进行档案管理，可以帮助单位节省更多的成本，还可以进一步提高单位管理以及发展的实效性。

一、基层事业单位档案管理的现代化

档案管理作为基层事业单位发展中的重要组成部分，随着社会经济的不断变革而变化。尤其是随着信息化技术的发展，档案管理形式也呈现出多样化以及系统化。在信息化时代之前，基层事业单位的档案都以纸质形式呈现，信息化时代到来之后，逐渐出现了无纸化档案以及虚拟化档案；再后来，随着摄影技术的发展，档案管理逐渐发展成缩微化档案管理，不仅从根本上解决了档案占用空间大、不易保存等问题，而且对于检索也有非常积极的作用；此外，随着社会的不断进步，档案管理也将逐渐突破时空限制，发挥其最大的作用。

二、事业单位进行现代化档案管理的重要意义

（一）更好地提高档案信息的可靠性

社会中各行各业的人都希望基层单位能够更好地对档案信息进行管理和保护，因为在基层事业单位当中，所有的档案记录所包含的内容非常广，会将公职人员在单位当中所有的成就以及工作情况进行详细的记录，只有对档案进行更好的管理，才能够对公职人员的所有工作付出进行记录。如果想要更好地对档案进行管理，就需要进行现代化的转型，现代化的管理模式能够帮助基层事业单位获取更加巨大的收益，甚至可以帮助工作人员更加方便地对档案进行管理。只有基层事业单位的发展变得更加稳定，才能够更好地推动社会的发展。所以在进行档案管理时，基层事业单位的管理压力还是非常巨大的，而现代化的管理技术能够解决工作人员在工作时遇到的各种问题，甚至可以利用数据库技术更好地展开工作，可以快速地将所有的数据进行收集和管理，有效减少工作人员的工作压力。所以基层事业单位进行现代化的档案管理是非常有必要的。

（二）有利于提高档案信息的全面性

基层事业单位也应该跟随着时代的发展，采取一些现代化的手段更好地进行档案管理，并且也能够有效地保证相关信息的全面性。在对所有的档案进行管理的时候，需要将所有的内容以及所有的档案信息记录得非常明确，但是传统的管理模式采用人为记录的方式，会导致信息出现泄露或者是记录的信息出现一定偏颇。而现代化的管理模式将会有效解决在管理过程当中所存在的一系列问题，让信息变得更加可靠全面，通过现代化的管理模式能够全面地将人员的档案信息进行统一管理。

（三）帮助档案信息进行及时的更新

基层事业单位当中的所有档案需要随时进行更新，并且档案的更新速度对事业单位的发展也会起到重要的作用。为了使工作人员在查询的时候确保档案当中的信息是准确的，所以档案当中所有的信息以及数据都需要及时地进行同步和更新。比如在某些事业单位当中，如果有部分的工作人员需要外出学习或者是出差工作，在进行档案管理时就需要将工作人员外出的信息进行详细的记录和同步，这样才能够确保信息的准确性，也能够有效地避免找不到工作人员的尴尬情况。同时信息在进行更新之后，工作人员在调取档案信息时，不管什么时候所看到的信息都是非常全面、非常真实的，也能够进一步确保档案的准确度。

三、传统档案管理工作中存在的问题

（一）工作效率较低

经过调查发现，在我国很多地区的事业单位当中，在进行档案管理时还采用的是非常传统的纸质保存以及管理的方式。这种传统的管理方式极大程度上限制了工作人员的实际工作，并且纸质档案如果长期使用有可能会出现一系列的问题，导致档案无法更好地进行保存。当档案数据过多时，甚至还会占据更多的空间，工作人员在进行档案信息查询时也会浪费大量的时间，并且在对档案进行建立归档以及分类时，这些工作量都是非常巨大的。如果想要更好地做好档案分类工作，就需要耗费大量的人力，并且需要消耗掉更多的时间，甚至工作人员在进行管理的过程当中有可能会在细节方面出现一系列的纰漏，导致无法更好地展开档案的管理工作。在浪费人力资源的同时，也会极大幅度地降低工作的效率，这种落后的管理方式会导致事业单位无法正常的发展，甚至导致在档案搜索以及查询时会影响工作的进度。

（二）管理制度不健全

从目前的情况来看，各个单位在进行档案管理时，没有制定更加完善的管理制度，所以工作人员在进行档案管理工作时非常随意，并且在管理的过程当中没有制定更加有效的措施和方案，所以在进行档案管理和档案查询时经常会出现一系列的问题，还会出现混乱的情况。由于没有制定更加明确的制度，直接导致很多档案卷宗所记录的信息不是非常的完整，经常会出现缺失的现象，导致工作人员在进行后期查询的时候有可能会影响正常工作。事业单位所拥有的工作人员较多，所以在进行档案管理时，所面对的工作量是非常巨大的，如果在进行档案管理时没有进行非常详细的分类，那么在查找时将会耗费大量的时间。甚至工作人员在进行档案管理时也没有一个明确的规划方向，只能根据自己的想法进行档案管理，导致管理档案的工作人员在进行工作对接时有可能会造成一系列的混乱。除了没有制定非常明确的管理制度之外，在管理模式上也不够先进，导致单位在进行档案管理工作时会出现落后的现象，无法更好地提高工作质量以及工作效率。

（三）档案在检索时所采用的操作较为复杂

为了能够在日常生活当中可以更加方便地进行快速的检索和查询，需要在档案管理的过程当中进行明确的分类和归档，但是很多事业单位在进行分类的时候，没有足够重视这项工作，甚至在进行信息查询时都是人为搜索，这会导致工作人员消耗掉大量的时间，只为了找到一个相关的信息内容。而这对单位的档案管理也会产生相应的影响，只有利用信息技术建立起一个更加完善的检索系统，才能够有效地去解决查询、检索等问题。

（四）档案管理人员水平不高

在很多基层事业单位中，为了节省部分工资发放，再加上对档案管理工作的不重视，认为档案管理部门只要有一些负责人就可以，无需对能力以及个人素质等进行考核，因此，安排一些年龄较大的老员工从事档案管理工作。一来老员工会认为自己年龄大能有一份工作已经很好了，对工资的要求不高；二来，老员工对单位的各方面管理相对了解，不需要进行专业培训；三来，也满足了单位照顾老员工的需求。但是随着时代的变化，这些老员工对现代技术的应用与作用了解较少，并且操作能力相对较差，使档案管理工作无法与现代技术相融合，导致档案管理落后。

（五）档案管理资金投入过低

由于大部分基层单位对档案管理的忽视，使得在档案管理资金投入这方面也受到一定的影响，导致技术与管理上出现落后的现象。基层单位没有运用先进的科学技术，至今还处于传统管理状态，从而使档案的信息量较小，档案的利用与开发没有得到广泛应用。

四、基层事业单位进行档案管理的现代化路径

档案管理将会对事业单位的发展产生重要的影响，如今经济社会在不断地进行发展和改革，现代化的技术手段将会为人们的工作以及生活提供很多的便利，就连在进行档案管理时也会采取更加现代化的管理模式。在很多事业单位，在采用现代化的管理技术手段之前，所有的档案都是以纸质的形式来进行呈现的，当采用了信息化的管理手段之后，所有的档案将会以新颖的形式进行呈现。而现代化的档案管理手段能够有效地解决档案所占空间大以及不易保存等各种不同的问题，可以帮助工作人员更好地经营管理和查询，甚至在使用档案的过程当中能够跨越时间和地点的限制，更加方便地进行操作。

（一）重视现代化档案管理模式

在对所有的问题进行了详细的分析之后，就会发现很多基层事业单位对于档案管理并没有引起充分的重视，如果想要更好地去改变档案管理的现状，提高档案管理的质量，就需要从基础对档案管理的观念进行改变，并且在进行档案管理的过程当中也需要不断地进行创新和改革，才能够顺应时代的发展，才能够为单位的发展提供更加有力的帮助。

（二）建立健全完整的检索系统

如何更好地进行档案保存和管理，对于每一个事业单位来说都是非常重要的，所以应该根据时代的发展去采用更加现代化的技术手段。事业单位需要建立起一个更加完整并且非常科学的检索系统，通过信息化的检索系统建立起更加完善的管理制度，所使用的管理手段也会更加专业。并且在使用不同的检索系统时，事业单位需要根据自身的情况以及相关的条件去选择更加适合的系统，确保档案管理工作能够顺利地开展。

（三）使用更加现代化的档案管理系统

基层事业单位在开展档案管理实际工作的时候，要以现代化的管理为主要目标，并且要将管理手段进行不断的改进，才能有效地提高档案管理的时效性以及工作效率。为了能够更好地推动档案管理工作的开展，还需要建立起更加科学并且更加规范的管理模式，更好地帮助事业单位进行档案管理工作，进一步提高事业单位的整体运营效率。

（四）加强档案管理机制的建立

如果想让档案管理完全改革，机制方面的建设具有十分重要的意义，基层相关工作人员需要在管理机制方面加大建设力度，针对档案管理中以往陈旧的方式，需要运用科技完成改革，让档案管理工作逐渐进入全新的发展阶段。互联网的普及不反让档案资源逐渐丰富，提升管理效率，也能让档案文件真实、可靠、安全。所以，基层事业单位需要加强档案管理机制的建立，使档案更加安全以及受到更好的保护。

（五）加强档案管理人员的培训

档案管理员需要拥有一定的专业性，才能够更好地实施档案管理工作，所以相关的事业单位就需要对管理人员进行非常专业的培训。只有不断地去提高管理人员的业务水平，才能够更好地去进行管理工作。在培训的过程当中，事业单位还需要重视管理人员的个人发展，让管理人员顺应时代的发展，不断创新管理手段，更好地去适应现代化的管理模式，采取更加有效的管理措施。

（六）提供一定的资金支持

基层事业单位只有拥有了足够的资金支持，才能够帮助单位顺利地建立起一个现代化的档案数据库，技术方面的问题需要拥有一定的资金支持，所以事业单位在进行管理时，应该给予相应的技术以及资金支持，确保管理工作顺利开展，从而顺应时代的发展。

五、总结

改变传统档案管理模式，最大限度上满足事业单位档案管理的发展需求，在实际的工作当中，采用现代化的管理手段明确展现出其优势。事业单位只有采用了更加完善的现代化管理体系，才能够进一步提高档案管理的时效性，将所有的工作都落到实处，才能够更好地提高事业单位的综合管理水平。