工程项目跟踪审计管理系统开发使用探讨

文｜山东建筑大学 董从银 高春艳；山东省水利勘测设计院有限公司 戴红

近年来，信息技术被广泛应用于审计工作，这既是审计技术的改进，也是审计工作方式的转变。如何加快工程项目审计信息化建设步伐，适应信息化发展给工程审计带来的新变化，是工程审计工作所面临的新课题。本文结合 “工程项目跟踪审计管理系统”的研发使用情况，探讨一下信息技术在工程审计领域的发展应用。

1.信息技术在工程审计中的应用现状

工程审计的技术手段经历了手工审计到电算化审计、信息化审计等阶段。目前信息技术在基建工程审计领域应用多局限于工程量计算、造价软件开发等，能够完成工程项目预算、概算、结算阶段的数据编制和审核，其应用提高了建设工程造价审计工作的效率和准确性。

2.工程项目跟踪审计管理系统开发的必要性

教育系统的工程审计提出了新的要求。教育部下发的《关于加强直属高校建设工程管理审计的意见》明确提出建设工程管理审计是对建设工程业务活动及其内部控制的适应性、有效性进行的确认和评价活动。要求实行建设工程管理审计全覆盖，把各类资金来源的新建、扩建及修缮工程均应纳入审计范围。建设项目的投资立项、勘察设计、施工准备、施工过程、竣工验收等各阶段的业务和管理活动均应纳入审计范围。

工程项目跟踪审计涉及到项目全过程，内容多，各环节环环相扣：项目前期有可行性研究、项目立项、工程设计、设计概算、清单编制、招标等环节；施工阶段审计涉及设计变更、隐蔽工程、进度款控制、竣工阶段审计等；工程后期涉及项目结算、工程决算、项目评估、投资评估审计等。如此多的环节和内容需要借助信息管理系统来解决现实的审计问题。

审计资料科学管理的要求。工程项目的审计需要各种资料，包括可研报告、发改委批文、招投标资料、CAD 图纸、合同、施工及管理情况、工程施工照片、工程造价软件、预算定额、工程造价法规文件及其它有关资料等。当前审计资料和数据的收集、分析、归档多为人工操作，工作效率低，分析较困难。利用信息技术对审计项目的资料和数据进行系统管理和科学分析，实现工程审计管理信息化、系统化已成为必然。

3.工程项目跟踪审计管理系统开发的主要内容

3.1 总体要求

工程项目跟踪审计管理系统纵向设计贯穿建设项目的全生命周期，从项目决策、设计到竣工决算、投资评估。横向设计涵盖建设项目的所有参与方。通过该审计管理系统收集数据进行数据分析、整理，将信息管理、项目管理等功能融为一体，根据工程进度审计人员进入系统录入相关信息，进行相关专业操作，及时、全面地实现建设项目跟踪审计目标。

3.2 横向设计内容

工程项目跟踪审计管理系统所容纳的数据信息涉及甲方基建处、资产处（招投标）、财务处、审计处，施工单位，监理单位，供应商等多个相关主体，各个主体所提供的工程建设信息随着工程进度逐渐汇集到信息管理系统，这种原始审计信息的收集汇总也为我们对工程建设项目实施跟踪审计提供了客观的审计依据；另外委托审计机构派驻现场的跟踪审计人员与审计处审计人员之间通过信息系统进行的工程信息共享，甲方能随时对现场审计人员的工作进行管理、监督，同时也可以实现资源多方共享、综合利用。

3.3 主要功能模块

工程项目全过程跟踪审计管理系统设计按工程项目管理、项目招标管理、项目立项管理、招标合同管理、工作日志管理、例会纪要（周报）管理、工程变更管理、过程造价管理、阶段性付款、考察信息报告、审计确认等列项编制。

工程项目管理栏目下设工程项目列表、工程项目视图表、新建工程项目、待填写项目列表。每一个工程项目详情包括工程项目主体、前期费用、招标、合同、工作日志、会议纪要、工程变更栏目；各个工程项目主体下列项目名称、项目类型、项目概况、可研报告、批复文件。该系统主要功能模块为工程审计数据和资料收集模块，系统支持doc、docx、xisx、xis、zip、pdf、tar 等文件格式，实现工程审计基本数据的快捷方便导入，每个单体工程项目由各项目的跟踪审计人员负责整理登记每个项目建设过程中的所有信息，构建工程项目跟踪审计管理系统平台。为了保障信息安全，系统进行严格的权限设置，为不同人员设置不同的权限，项目所有参与者只能在自己的权限范围内操作。

工程项目跟踪审计管理系统设计视图如图1、图2。

3.4 系统的档案功能

工程项目跟踪审计管理系统开发初衷是服务于工程项目全过程跟踪审计，主要服务于造价审核，造价控制，工程款拨付，工程款结算，工程审计过程及结算造价控制资料留存等，兼顾工程造价档案功能。随着开发的进行，为保证上述功能的完整、准确、全面，在系统中录入的资料陆续扩展到涵盖可行性研究资料，立项资料，工程手续办理及审批资料，工程设计资料及图纸，招投标资料，工程变更资料，工程会议纪要等。此部分资料的功能模块设置及资料录入极大地扩展了系统的容量和功能，结合工程概算，工程预算，工程结算等，同程互补又相互支撑，各方相关人员在规定权限范围内均可录入并随时使用。随着工程进展各方相关人员陆续录入，实际上就是工程项目电子档案相对完整的建立过程，功夫都在工程进展过程中，不单服务于造价控制及审计，而且服务于整个工程建设和参建各方日常需求。工程完工、决算完成后就是一部完整的工程项目建设电子档案。根据调阅权限，完整地服务于甲方，有选择地服务于其他参建方，并可导出备份保存。工程交付后，在工程的全生命周期中服务于工程管理，工程维修。与纸质档案互补，有存储调阅方便、可长期保存、可远程调用等优点，对工程建设档案的电子化、信息化起到了很好的支撑作用。此功能的拓展也深受乙方，监理方、跟踪审计方的欢迎。

图1

图2

4.工程项目跟踪审计管理系统开发建设的意义

该信息系统投入使用后大大提高了跟踪审计工作的管理水平：审计处的工程审计人员可以根据现场跟踪审计人员上传的工程资料，随时了解现场工作情况，避免了人员现场汇报的环节，节省了大量的时间和精力；部分审计数据系统可以自动合计完成，减少了不少审计工作量；进度款的拨付添加了合计功能，我们打开某一单体项目，点击相应栏目，就能查找到我们想要的数据，简单便捷，一目了然。(如图3)

5.开发使用建议

为发挥信息化在建设工程审计中的作用，加快工程跟踪审计信息化的建设，结合系统使用情况，提出以下建议：

5.1 注重审计管理系统作用发挥

紧跟时代发展，充分利用网络信息技术，持续完善审计管理系统，与进驻现场审计相结合，实时查找管理系统存在的问题和需优化之处，促进审计管理系统更好地服务项目的实施和资金的规范管理，发挥好审计的作用。

5.2 提高审计系统化意识

信息化、系统化审计使审计人员传统的审计方式和审计方法面临重大挑战，也为工程跟踪审计工作带来发展的契机。要发挥好建设工程审计职能，促进事业健康发展，就要提高审计系统化意识，不断转变审计观念，创新审计方式。

5.3 培养审计复合型人才

要对现有的工程审计人员进行计算机和网络知识培训，能熟练运用相关审计软件，提高其信息化系统应用水平。可引进计算机专业人员从事审计相关工作，进行审计专业培训，开发更完备的审计管理系统，推进跟踪审计信息化、系统化的进程，服务于审计管理。

6.总结

总之，工程项目全过程跟踪审计管理系统的开发和应用，改变了传统的工程项目审计方式，将复杂分散的工程审计数据资料按照时间顺序统一汇总、处理、传递、共享，实现了建设项目审计全过程的信息化、系统化，提高了审计效率和审计质量，极大地降低了审计风险，实现了工程项目审计科学化、系统化。

图3