新时期下如何做好医院人事档案管理工作

韩 婧

（石家庄市第二医院，河北 石家庄 050000）

引言

人事档案管理工作是目前医院的重点工作，它是医院职工学习经历、工作经历等的重要记录，也真实反映了职工的业务能力、工作表现、实操水平等。加强人事档案管理是促进医院人事制度改革,合理有效配置人力资源，促进医院发展的重要内容之一。因此医院必须要加强人事方案管理工作，才能提高整体的工作效率。针对刚入职的员工、请假人员、退休人员、升职降职人员都需要做好档案管理，从而避免对后期造成隐患，在如今新时期环境下，应有效应用信息化管理模式，全面调整医院内部工作人员的人事档案管理，充分利用网络资源和数字化管理手段，提高人事档案管理水平。在进行医院人事档案管理工作时，需要坚持以人为本的管理理念，对医院内部员工的管理方式进行相应调整，从而使人事档案管理具有规范化和系统化，促进医院人事档案管理工作能顺利的实施[1]。医院人事档案管理是一项系统化的工程，要加强其管理，就要先从充分认识到目前医院人事档案管理的现状开始，并坚持从实际出发，科学合理地利用可利用的技术手段，全面推进人事档案管理工作水平的提升和完善。

一、医院人事档案管理工作的重要意义

①人事档案管理为医院人事制度的改革提供了准确而有用的信息。由于医院人事档案管理主要存储和管理医务人员的基本人事信息，医务人员的原始人事档案具有唯一性、准确性和全面性的特点。这些特点使得在医院人事改革的过程中，可以随时查阅和查询人事档案，这是人事制度改革的基本依据。②为了保证医院人事管理的效率和可靠性，医院的人事档案管理不仅要对人事档案进行归档和保管，而且要在查阅和查询过程中首先保证人事档案的及时性。同时，人事档案管理还应该保证原始档案的唯一性和适当的备份，以保证医院人事档案的准确和可靠。③人事档案管理很重要，要保证准确性和高效性，提高医院人事管理的整体水平，医院人事档案管理等工作，只有做好这两点才能保证其管理符合实际要求。从当前医院人事管理的角度来看，人事档案的管理是其中一个重要分支，只有提高医院人事管理的整体水平，才能实现其高效管理[2-3]。

二、医院人事档案管理工作信息化建设的重要性

在新时期下，促进医院人事管理工作的信息化建设优势较多。例如，能有效促进医院管理与决策，由于我国医疗行业的快速发展，深化改革的不断推进，加强人事档案管理工作极为重要。因此，为了使人事档案管理工作质量提升，就必须要建设信息化人事档案管理，进而有效促进医院往后的发展，提高人事档案资源的应用率，为医院良好决策奠定基础[4-5]。建设信息化档案管理还能提高管理人员工作的效率，在整个医院当中，人事档案管理工作涉及所有的部门，因此导致档案管理人员的工作压力较大，建设信息化人事档案管理，可有效通过信息化技术来高效地进行档案管理工作，使档案管理工作更加系统化、快速化。实施信息化人事档案，可及时更新人事档案人员资料，通过医院局域网，使管理人员内部之间共享信息，便于后期查询和更改，使医院人事档案管理工作更加规范化与科学化，也有利于医院领导层面更快捷地全面掌握医院的人力资源信息并合理调配，提高医院的工作效率[6-7]。

三、目前医院人事档案管理过程中存在的问题

首先，没有统一规定医院人事档案。根据目前新时期的发展来看，如果没有做好医院人事档案管理，会严重影响医院日常的工作，进而损害医院的人事形象，阻碍医院未来的发展。对此，医院必须要加强人事档案管理的意识，制定严格的档案管理方案，安排专业人员来进行管理。才能提高整个医院档案管理的安全性和真实性。然而，从当前医院档案管理来看，管理人员的负担较重，人员专业性不高，导致医院档案管理工作存在许多缺陷。相关人员无法及时对档案进行更新、分类、汇总。从后期发展来看，会严重增加档案管理人员的负担[8-9]。其次，医院人事档案管理的手段和方式较为落后。随着我国信息技术的快速发展，医档案管理技术也在不断的更新改革。然而，从发展角度来看，部分医院人事档案管理理念不能跟上时代的发展脚步，而且由于医院自身特点的关系，许多医院将更多的精力和资源放在了治疗上，忽视了人事档案管理的重要性[10-11]。第一，大部分医院在进行档案管理过程时，缺乏信息化建设意识，没有与时俱进的意识，更谈不上充分利于网络资源和数字化手段。正因如此，档案管理缺乏专业化，导致档案目录存储的量较低。若医院内部档案信息比较复杂，就不能在第一时间有效管理档案。第二，大部分医院内部档案管理形式比较单一，仍遵循着几十年前的档案管理模式。当前，一些医院内部人员采用手工输入的形式进行档案编辑与搜索，因此导致大部分档案内部资料无法及时更新，无法在第一时间归还治疗，导致档案资料短缺不完整，进而严重降低医院人事管理效率[12-13]。再次，医院档案的信息利用率较低。从当前形势来看，部分医院内部人员都还停留在传统的管理理念，管理人员的工作压力较大，花费大量的人力与精力来整理和记录方案信息，不能及时对档案进行更新，一旦有不注意就会丢失档案。医院方案管理的专业性非常强，并且机密性高，一旦管理人员没有在第一时间提供真实的信息，那么就会导致人员档案信息不完整或不存在。当前，大部分档案管理人员知识简单了解工作人员的信息，没有及时更新工作人员的表现，维护表现资料库。在档案实际运用中没有充分利用档案的内容[14-15]。最后，医院职工档案管理人员的专业水平较低。在只有拥有一流的医疗水平，医院才能更好地加快发展。然而，在传统观点中，大多数医院工作人员只关注提高治疗和护理的质量，却又不能直接增加社会对医院科学技术的支持，许多人也不能注重于对医院人事档案管理系统方面的工作。而目前，一些医院档案保管技术人员的工作热情并不高，对管理工作也抱着敷衍了事的心态。因此，在管理工作与归档的过程中，会发生档案遗漏或者归档内容不全面的现象，最终会造成医院的人力资源缺乏，不能更好地发挥作用[16]。

四、新时期下做好医院人事档案管理工作有效策略

某市卫生系统人事档案由卫健委统一进行管理，利用现代化信息手段进行保管、扫描、留存，整体高效而便捷，但这样造成各单位使用档案非常不便利。但若还像从前一样由各单位自行管理，又会难以整体把控系统内人事档案的情况。所以必须要加强相关策略的建设，才能解决其中的问题，相关部门应增加有关人员对人事档案管理的认识。在新时代下建立的系统化管理模式，充分融合了现代化技术，进而一再把医疗档案管理工作加以创新提升。第一，公立医院需要进一步加强对人事档案管理工作的规范化和系统化制度，又要不断扩大对医疗基础管理的需求，同时也促进了医院医疗管理制度更加完善，以便取得一定的医疗效益，从而增加了医疗知名度。首先，医院需要加强培训，提高相关管理人员档案管理知识，提高管理人员的管理技能，尤其是针对高级管理人员，需要掌握足够的档案管理认知才能上岗。有些单位专管员有专项管理意识，职业素养在线，但只有专项管理意识是不够的，没有突破旧形式旧观念，因此，作为专项管理人员要多出去学习，投资新设备，提高档案管理的效率。档案管理是医院良好发展的先决条件，也是医院重要的组成部分，相关领导特别需要关注于医疗档案保管,需要先将档案保管工作纳入会议中去，然后再跟随医院的业务单位进行计划安排、共同进退,并运用医疗资源来帮助档案保管部门进行改革发展，从表面上来看能够排除一些原有的档案保管工作流程，并以此增加相关医院相关领导对人员档案管理工作的认识，使档案保管部门能够进一步进行改善管理，并以此推动医院能不断发展壮大。其次，为医院构建系统化管理制度，是指融合了实际性的档案法、医药卫生档案管理方法等相关法律知识、法律制度是用来建立一个系统、健全、可信的档案保存平台。主要将医院里面所有的职工信息集中在人事档案管理系统中去加以管理系统，通过规范性加以调整、分析、形成人性化的检测手段，由此来使得医院可以建立系统性与规范性的管理制度，从而合理运用医院档案信息资源[17-18]。第二，在医院管理的过程中，人是主体，这样才能有效地完善相应的解决策略，提高医院人事档案管理人员的整体素质，提高档案管理人员的服务态度和服务效果。服务态度最重要的是他们的整体素质，医院档案管理应继续进入发展进程，定期开展再教育，以便有效提高员工的整体素质，如此才可以适应现代人事档案管理工作发展的有效需要。对于管理者的基本素质，主要包括了业务管理才能、思想政治素质以及职业道德等方面。首先，人事档案管理人员，在管理流程中都需要具备思想政治素质，思政政治素质主要是指相关管理者首先需要掌握较大的爱党原则，然后具备了正确的政治观点、政治立场以及政治思维，希望每个人都建立起正确的世界观、价值观和人生观点，同时对自身的本职工作也要认真负责。而医院相关档案管理部门也需要定时地给有关工作人员开展政治思想教育培训。人员档案高级领导干部在新时代下也要提高对档案管理工作的意识，全面认识高级领导干部档案管理工作在广大党员工作中所占有的重要地位与作用，严格执行档案管理工作规章制度，恪守干部职业道德。其次，医院档案管理人员的业务素质,是档案管理工作中一种更加专业的工作理念，医院相关的档案管理人员必须通过较为专业性的教育和培训，同时需要对文件保管知识及处理技术有必要的掌握，如此才能符合档案管理工作的规范。为及时了解新时代的知识结构、科技技术的不断变革创新，医院内的档案保管职工必须形成正确的职业道德价值观，努力成为终生教育学生，创新技术、转变技术的最有效应用，同时又要进一步拓宽自身对各种专业知识的理解，以便更有效地提升对档案保管模式的运用[19]。

结语

综上所述，人事档案管理坚持依法治国的原则，对行政人事档案进行健全、制度化的管理，为医院的可持续发展提供高标准的保障。随着新时期的来临，人事档案管理应逐步运用信息化建设技术手段，以加强档案管理的及时化、规范化。另外，还要革新经营模式、扩大业务区域、引入5G等新兴技术手段、加大人力资源引进，以提高档案管理的效率，才能充分发挥医院干部人员档案管理的积极效应。本文深入探讨了这个问题，希望在今后的工作中，医院能够不断提升医院人事档案管理的规模效率，为合理使用人力资源，全面提升医院发展水平提供前提和保证。