降低铁路物资采购成本的措施和方法探析

李朝霞

（石家庄电务段，河北石家庄 050000）

物资供应部门是铁路维修站段的主要职能部门之一，物资供应和管理是保证企业安全生产的重要环节。基层维修站段每天要消耗大量的物资材料，材料费用在成本支出中居首要地位。企业要提高经济效益，降低材料成本是关键。要想降低材料成本，除要降低采购成本外，努力降低产品的消耗数量，提高材料的利用率，也是不可忽视的重要方面。基于此，在基层站段中，强化核算控制、降低物资成本的工作尤为重要。

1 班组物资管理现状

目前，在石家庄电务段车间班组中，大部分班组提报物资需求计划时虽然考虑了成本因素，按实际需求提报计划，使用时物尽其用，但是时有大修和更改需求的情况，或是需要更换的部分物资，并没有完全纳入成本核算中。

2 降低物资成本的重要意义

2.1 外部环境的需要

以某年为例，石家庄电务段全路要求节支19.8亿元，这就要求全路各个单位、各个部门通力合作，从各个方面和环节努力降低物资成本。

2.2 自身发展的需要

新时期，伴随着我国经济的快速发展，特别是铁路行业的跨越式发展，为铁路各个基层企业创造了更大的发展空间，如何提升自身的管理水平，创新物资管理手段，降低物资成本，提升企业效益，是当前基层单位必须重点考虑的问题。

3 物资采购的基本原则

3.1 适合的价格

相较长期采购，短期采购的价格通常较高，并且少量采购与大量采购在价格方面存在较大的差距。需要购买的物资价格必须先进行全方位的比价与议价，并在了解市场普遍价格后再自行估价，只有这样，才能获得合理的物资价格。因此，在不对生产质量产生影响且满足生产基本要求的前提下，遵循适价原则是保证物资采购获得最大利益的前提条件。

3.2 适合的时间

适合的时间主要指的是稳定的价格时间段，由于物资消耗规律不同及不同时期内生产计划紧张程度不同，又或是选择采购方式的不同，例如分批或分期，使得在市场上同种物资的行情在不同时期有着不同的波动，部分物资价格甚至会根据季节的变化上调或下调。通常，在价格较低的时段，保证采购大量物资的及时性，是充分发挥时间价格优势的最佳选择。

3.3 适合的材质

对于采购材料的品质，由于不能在价格上直观体现，因此经常被采购人员忽视。如果采购材料的品质与基层站段的需求不匹配，不仅会导致后续管理费用持续增长，也会带来一定的安全隐患，影响企业生产的安全性，甚至增大发生安全事故的概率，给企业带来难以估量的经济损失[1]。对于铁路企业来说，确保运输生产的安全性及生产的稳定性极为关键，这就要求其物资部门必须严格把控采购环节的质量。

3.4 适合的数量

物资采购量越大，对应的物资价格也就越便宜。但采购物资的数量并不是越大，其带来的利润就越大。物资部门还需要考虑仓库储存物资的成本及采购物资需求资金的周转率，这些因素均与最终的供应成本存在密切关系，因此无论是周转率还是预先制订的物质需求计划，均须根据实际生产情况，确定合适的采购量；资金的调度及维修生产是否顺畅，与采购量的大小有直接关系，一旦采购量过大，势必导致储备成本增大，更会增大资金积压风险。若采购量过小，对应的采购成本也会提升，这也是需要预先确定合适的物资数量的主要原因。

3.5 适合的位置

舍近求远是采购过程中严令禁止的行为，供应商距离企业的位置越远，对应的运输费用也就越高，同时会增大沟通成本；若供应商距离企业位置较近，运输费用会随之下降，沟通也比较及时和方便，还能保证物资到位的及时性，这部分时间成本在紧急情况下远远要比略低的采购价格更重要和关键。

4 物资采购的内部定位与管理

4.1 科学定位

为实现物资采购的最终目标，需要充分考虑工作内容的可行性和保供等因素。因此，为快速建立具有较高安全性与稳定性特征的质量保证物资体系，达到保证供给稳定的目的，同时兼顾降低物资采购成本的要求，确保成本节约方案的科学性，具有极为重要的现实意义[2]。内部管理的整体强化，是降低物资供应成本的前提条件，采购管理部门需加大各类资源的整合力度，进一步提升资金周转效率，并能够在物资责任成本控制体系的指导下，完成阶段性节省开支工作目标。

4.2 科学管理

规范性、科学性及专业性，是对物资管理的基本要求，也是物资管理工作在操作层面体现其实际价值的重要表现。要求相关管理工作人员必须在科学管理方法的指导下，结合本站段的工作特点和运行规律，制订切实可行的物资管理工作组织计划，并严格落实控制措施，提高工作人员的积极性，将更多的创新性思维融入物资管理工作中。不断制定新的物资管理目标，是持续降低物资管理成本的核心工作，需要明确所使用的管理手段的属性，必须明确人作为目的达成主体的重要意义[3]。在完善各类规章制度及规范工作人员行为的同时，还需要进一步明确管理人员及工作人员的基本职责，结合企业的发展实际探寻工作人员开展工作过程中的实际需求及各类管理行为发生的规律，进而充分调动物资管理人员的工作积极性，充分发挥人员的特长优势。

5 加强计划管理，降低采购成本

5.1 物资需求量

为满足基本的生产经营需要所需求的物资数量（物资需求量），企业各个部门需要在规定时间内统一上报工作中需求的用品计划，整理各类用品数据，这是制订一系列物资计划的基础，也是达到库存平衡的重要手段，进而确保企业运行的稳定性。

5.2 物资供应量

在企业运行期间，能够满足正常生产需求的指标为物资供应量。物资供应量为物资需求量减去现有的库存数量。

5.3 物资采购量

联合物资供应量的相关数据及可计算物资的具体采购量，物资的供应量减去修旧利废料再减去阶段产品量，即可得出物资采购量的具体数值。对于铁路企业来说，所需求的生产物资数量并不是凭空出现的，更不是随个人意愿想要买多少就能买多少的，而是在明确现有的储存物资数量后，根据资源的实际储备情况和资金周转情况，提交采购计划，以满足企业的正常生产所需。

5.4 物资归口采购

物资归口采购就是将原本的零星采购转化为集中采购的方法，可在采购价格方面获得一定的优势，实现优惠购买的物资采购目标。大型企业采取赊购、后续付款的方式能有效提升资金周转效率。物资归口采购方式，能够让物料直接到达现场，省去中间环节[4]。需要注意的是，为方便进行统一的合同管理，将人员的差旅费用进一步降低，

在保证产品质量的前提下，物资部门需要建立一套完善的管理方案，对供应过程进行科学管控。对于铁路企业来说，拥有完善的管理规范和程序，不仅能够让整个物资流动的环节更清晰，也是有效降低物资采购整体成本的科学方式。

5.5 储备管理强化

为确保整个生产环节的顺利推进，铁路企业有储备必要物资的实际需求，但需要科学合理地确定物资储备量。一部分铁路企业的物资与配件大量积压的现象较为严重，因此，较好地盘活库存，成为铁路企业需要重点关注的内容。石家庄电务段要求物资部门强化物资定额管理，严格遵循管理计划控制消耗定额，充分发挥物流优势，创造更多的物资实现零库存目标的机会。这里所说的零库存，并不代表储备库中没有任何的物资储存，而是库存数量无限接近于零。此种库存理念较为先进，能从根本上解决物资浪费问题，也能够进一步降低物资储备成本。实现零库存目标的方法主要有以下两类：一是代保管。简单来说就是供应商将物资委托给企业仓代保管，企业若有用料需求，只需要付出相应的资金即可，根据物资消耗进行定期结算，这有利于提高库房运转效率。二是供应商配送方式。若仓库中没有预先准备相关材料，无论是需要更换的零件还是成品储备量不足，均会影响企业的正常运转。基于此，可以让供应商依照订单生产及采购物品的具体情况制订配送方案，助力企业实现零库存的目标。

6 降低物资采购成本的具体措施

6.1 压实核细，降低物资采购数量

基层站段物资采购成本的控制，应该从内部管理入手。生产部门应该遵循消耗定额原则，准确定位成本控制方向。石家庄电务段的现场车间班组提报物资需求计划后，生产部门根据工作量对物资需求计划进行核对，并提报新的物资需求计划。通过采购前对物资成本进行严格控制，可以提高资源的利用率，同时使资金周转率维持在一个较高水平。

6.2 “阳光”采购，降低物资采购成本

物资采购成本是影响成本控制的重要因素，石家庄电务段主要通过两种方式控制物资采购成本，使有限的资金创造更大的利润。

（1）主渠道进料。主渠道主要包括铁路3.1物资信息系统和国铁商城平台。3.1物资信息系统是由中国铁路北京局集团有限公司打造，它采用物资集中招标方式面向整个市场，同时将采购的内容及要求面向市场公开，使市场上有资质的供应商可以公平地参与投标，为基层站段扩大了供应商的选择范围。通过相同资质比质量、相同质量比价格、相同价格比供应的方式，筛选出最适合的供应商。国铁商城平台采购是“国铁集团”打造的覆盖全国交易采购电商平台的采购渠道。2020年国铁商城平台上线运营以来，基层站段的物资采购交易额不断升高。实行主渠道进料制度，可避免自采过程中的腐败现象，在一定程度上保证物资采购质量。首先，可以让有能力的供应商公开、公平地参与竞争，实现项目物资采购成本的最小化；其次，借助专业的招标管理人员对采购细节进行全程把关，严防违规物资流入企业，保证各项物资采购过程都能够在管理人员的监督下公开地进行，将采购后的检查转化为采购前的预防和把关，采购过程的被动管理变为招标采购过程中的主动出击。

（2）自购物资管理。尽量减少自购物资，石家庄电务段自购物资每年都控制在一个较低水平。如确实需要自购物资，则需要按照相关程序上报局集团公司批复，经批复后，通过邀标、公开谈判、单一来源及比价的招标方法进行采购。

6.3 强化流程管理，严防费用支出

一是采购管理上，实行“三分一统”。其中，“三分”，指的是3种权力的分割，包括价格控制权、采购权及质量验收权，区分不同管理岗位，能使管理过程更有条理，还能强化采购监督过程。“一统”指的是合同需要采取签约统一管理方式。二是业管务运作落实“三统一分”。“三统”是指统一验收、统一核验结算及统一转账付款；“一分”是指各类费用分开进行控制。各个管理部门均有权监督费用的支出情况，预先明确各个管理部门对物资的实际要求，整理相关数据后确定最终的计划采购量，进而达到强化监督管理过程的目的。

6.4 高效使用，杜绝浪费

石家庄电务段发放到车间班组的物资由班组材料员负责。材料员发放物资时，必须当着领用人的面点清，不得由领料人员自行清点数量和自行取料。发放材料坚持“先进先出”原则，防止材料超过保质期，造成浪费。班组长根据工作量的多少进行动态跟踪，防止使用过程出现浪费现象，坚持物资使用效益的最大化。

6.5 修旧利废，物尽其用

石家庄电务段现场车间和基地车间（包括电子及检修车间）都有应急备用器材及高价互换配件，将这些器材全部纳入存量网管理。如果器材出现故障，则将其返回基地车间，由技术鉴定小组根据以下情况进行鉴定。

（1）首先确定故障器材是使用故障还是人为故障。属于自然损坏无法修复的，按规定办理报废；属于人为损坏的，及时追究相关人员责任；无法修复的，按规定办理报废手续。

（2）对于返回的故障器材，能修尽修，物尽其用。由鉴定小组进行鉴定，如果修理费用不超过重新购买器材价格的35%，则进行修理，反之交由材料科进行报废。现场车间班组的器材发生故障后，将备用器材更换到设备上，故障器材返所登记后领用1台质量合格的备用器材（基地车间都有备用器材）。返所的故障器材由鉴定小组鉴定为可以修理的，由对应的部门修理，修理完成后由技术人员进行鉴定，确认合格后填写竣工记录，并补充到备用器材库中。通过返所鉴定，石家庄电务段80%以上的器材都能实现修旧利废，大大节约了成本。

（3）对返修器材，要做到全程跟踪。有些高价互换配件，石家庄电务段无法修理的，需要返厂修理，并且要实时跟踪进度，使之尽快修完返回。

综上所述，作为铁路企业管理工作的重要内容，物资管理并不仅是物资部门的专项管理内容，更应该将其作为企业高层管理者必须重点关注的事务。在这一过程中，要求基层站段各个岗位的工作人员都参与物资采购的全部环节，从而建立高效的企业物资管理现代化运转体系，为实现铁路企业物资成本进一步降低的最终工作目标，奠定坚实的基础。