浅析发电企业固定资产全生命周期的信息化管理

刘 颖

（四川华能嘉陵江水电有限责任公司，四川 南充 637000）

1 研究背景和意义

固定资产作为企业资产的重要表现形式，能够持续给企业带来经济效益，大部分企业的健康运营和发展在很大程度上需要依靠固定资产作为基础和保障。发电企业属于典型的资产密集型企业，具有数量多、金额大、分类复杂、分布广泛、一项资产下包括很多系统设施设备等特点，因此管理难度较大。

从财务角度来看，固定资产创造的收入和成本是影响企业经营成果的重要因素。发电企业的收入主要来源于与固定资产直接相关的售电收入；每年发生的折旧费、修理费、材料费等都与固定资产密切相关，并且占企业总成本的比重较大；固定资产“重采购、轻管理”的现象较为突出，需要加强固定资产全生命周期管理。为了更好地实现管理目标，企业需要充分应用信息技术对现有固定资产管理流程进行再梳理，整合原有的系统平台，搭建新的信息化管理平台，从而实现固定资产从采购到交付运行后的维护、更新改造直至报废的全生命周期的管理。

2 发电企业固定资产管理现状

2.1 资产管理“卡、簿”脱节

固定资产管理本身就是一个复杂的过程，包括固定资产购建、验收、使用、维护、更新改造、报废等多个环节。财务部门建立“固定资产卡片”进行价值管理，资产使用部门建立“固定资产登记簿”进行实物管理，财务部门与资产使用部门应每年至少核对一次，确保固定资产账实相符。但在实际工作中，财务部门“固定资产卡片”与资产使用部门“固定资产登记簿”因管理要求不同，对资产的命名、细化程度不一致，导致资产管理“卡、簿”脱节。

财务部门掌握着固定资产的管理权，但日常的维护、使用、更新改造、资产使用的安全性和完整性等是由各资产使用部门负责[1]。资产使用部门对固定资产的拆除、维修、更新改造、报废等记录只有流转至财务部门，才能在价值端得以体现。在实际管理工作中，这种记录的传递是滞后、低效甚至缺失的，因而导致实物管理与价值管理的脱节，最直接的结果就是账实不符。

2.2 闲置、报废固定资产处置存在问题

固定资产闲置有两种情况：一是企业购建后由于使用场景或政策环境发生变化，导致的资产闲置。二是因为科技进步造成的无形损耗，这主要体现在机械自动化电子设备方面，这部分资产虽然尚未提完折旧，但如果继续使用，其修复成本较高且已不能满足安全生产和经营需要。

固定资产报废主要分为两种情况：一是长期使用，已达到资产使用年限并且完全丧失使用价值的正常报废。二是由于事故或自然灾害造成资产不可修复的毁损而提前报废。

作为国有企业，为防止国有资产流失，对闲置报废资产需要严格按照相关要求，经上级审批后，履行公开、透明的原则。但由于报废处置程序复杂，导致资产报废处置时间与停止使用时间严重不同步。

2.3 制度不完善或者内控制度执行不到位

如果是集团企业，固定资产管理制度必须涵盖整个集团资产管理需要，而发电厂作为基层企业，在遵照集团公司相关制度执行外，还应当结合企业自身的经营特点，对固定资产管理体系进行完善。在实际工作中，如果未对职责权限进行明确，就会造成部门间相互推诿、资产的归口管理存在困难的现象；如果固定资产的计量方法界定模糊，就会造成业务部门对统计固定资产的口径不一致。虽然公司内控制度对固定资产的购置直至报废都进行了严格规定，但是依然存在各业务部门对制度的了解不够深入和执行不到位的问题。

3 实现发电企业固定资产全生命周期信息化管理途径

3.1 加强固定资产管理信息化系统建设

经过调研学习发现，不少企业通过粘贴纸质标签的方式进行资产管理，纸质标签虽然直观，但不能更多地负载资产信息，并且一旦资产发生变化，标签信息无法同步更新，需要重新打印进行粘贴，大大增加了工作人员的工作量；而大部分基于条形码的固定资产管理系统也存在一定的局限性，条形码主要表现为一串数字，无法直观地获取固定资产相关信息。为加强发电企业固定资产管理，摆脱传统管理模式带来的弊端，实现对固定资产全生命周期的真实、完整、准确记录，需要加快资产管理系统的开发和信息化管理手段的应用，基于二维码和手机应用的固定资产管理系统应运而生[2]。

二维码技术是一种全新的信息储存、传递和识别技术，是实现固定资产卡片信息拓展的有效手段，它不但能够大大提高信息录入的质量和速度，也可以消除人为因素的干扰；手机应用App的引入使得固定资产管理更加动态化，借助手机应用App进行扫描，就可识别对象，获取所有台账信息，并且能够针对固定资产的实时情况进行信息维护和流程操作，提高了资产信息质量和使用效率。

3.2 加强固定资产管理制度建设

3.2.1 完善固定资产管理体系

目前，固定资产管理存在的问题，在很大程度上是长期粗放式管理形成的历史遗留问题，归根结底还是制度体系不完善。作为基层企业，要在执行集团公司、区域公司固定资产管理制度的基础上，结合自身经营特点，制定一整套处理流程，包括固定资产购建、验收入库、保管、盘点、维修、更新改造、报废等，进一步细化和完善本企业的固定资产管理体系。针对固定资产的价值管理、实物管理进行职责划分，明确各职能部门固定资产的职责分工，严格执行归口分级管理和专人专管制度。同时，加强制度的宣贯，提高各职能部门的责任意识。

3.2.2 促进资产转固业务流程优化

业务流程优化目的是解决企业经营过程中出现的一些管理不规范现象，从而提高固定资产的管理水平和效率，通过对企业自身业务流程的再梳理，有针对性地进行优化改善。如果说信息化管理系统的上线可以实现固定资产管理“卡、簿”的充分对接，从而达到对固定资产全生命周期的管控，那么资产转固流程的优化则是让信息化管理手段发挥最大效能的保障。从固定资产验收阶段增加转固流程管控，设计“转固申请”模板，内容涵盖台账所需的全部信息，从源头处保证财务部门和资产使用部门数据统一。

4 固定资产信息化管理系统的功能架构设计

要实现资产的全生命周期管理，就必须从前期的规划、立项，到后期的运行、报废进行全过程监管，要在保证企业经济效益的基础上把资产全生命周期成本降到最低作为决策的最终目标[3]。依托SAP系统搭建的固定资产管理系统实现财务核算模块与资产管理模块的充分对接，其中财务模块负责对固定资产的价值核算和管理，资产管理模块负责对资产使用进行全过程监督，通过把各自内容进行整合，产生联动效果，最终达到全生命周期管理的目的。

4.1 数据对接

资产管理系统组成包括了本次搭建固定资产业务管理系统，以及SAP资产财务一体化系统中的固定资产管理部分，深入挖掘其数据价值，实现固定资产业务管理和固定资产价值管理的融合对接，构建固定资产全生命周期管理体系[4]。

4.2 标签打印

通过从SAP中进行数据导入的方式，进行资产分类和登记资产台账信息。对导入后的资产数据，进行标签打印。标签显示数据包括但不限于资产名称、使用人信息、资产编号、资产分类、规格型号、存放地点、购置价值、折旧情况等。

4.3 资产变动

资产变动模块主要涉及资产信息变更，可分为部门内变更和跨部门变更，包含资产使用部门、使用人、资产存放位置等内容。使用人可通过扫描资产二维码或进入资产管理系统发起变更申请，经相关部门审批后，完成变更申请手续，系统可汇总查询各部门发起的资产变更清单。规划一个完整的变更流程，实现了账面与实物相对应，提高了资产的使用效率。

4.4 资产报修

当发现固定资产需要修理时，资产使用人可选择扫描二维码标签或登录资产管理系统创建资产报修单，填写资产信息，描述报修问题；待资产完成修理检查后，资产使用人需在系统内维护报修结果，确认资产状态信息为“正常”或“待报废”。如果报修后资产状态为正常，可以不填处理结果；如果报修后资产状态为待报废，则需详细填写处理结果，保证固定资产的各阶段状态都被详细记录，降低资产闲置率，同时为资产的报废处置提供有力依据。

4.5 更改项目

固定资产进行更新改造时，资产使用人应进入系统进行更改项目预登记。选择公司、经办部门、是否在原资产上改造，维护项目名称、项目概述。输入资产编码或点击资产编码内方框，进入搜索查询界面，选择要维护的资产，经审批后，完成更改项目预登记，所有单据可在系统内进行集中查询。

4.6 资产报废

资产报废在业务操作上需要遵循严格的审批流程，作为资产终结的去向之一，形成资产生命周期的闭合管理。由资产使用人在系统内创建资产报废鉴定单，技术部门组织对拟报废资产进行鉴定，鉴定完成后，由资产使用人发起资产报废申请流程，通过线上审批，生成报废认定申请单和报销清单，作为资产报废的支撑性材料。

4.7 资产盘点

与集中于仓库存放的仓储型盘点完全不同，电厂资产分布在不同的区域，由各个职能部门的人员进行保管。相对于零星细小的设备零部件，资产的体积、面积一般都较大。基于此，可以将手持终端和二维码标签很好地应用到资产管理当中。

由财务部建立盘点任务，下发至各职能部门进行任务的二次分配，资产使用人利用手持终端对现场盘点数据进行采集，针对房屋、建筑物等特定不可移动的资产，统一操作完成盘点；对于可移动的设备、电子产品、工器具等资产，通过扫描资产表面粘贴的二维码标签完成盘点，上传盘点数据后，生成盘点报告。盘点结果包括但不限于盘点时间、盘点部门及人员、应盘点资产清单、实际盘点数、盘点结果等。

5 固定资产信息化管理系统的应用情况

5.1 形成固定资产管理新模式

价值与实物管理集成形成全新的管理模式，解决了原有各部门间由于管理目标不同而导致“卡、簿”相互脱节、账实不符的弊端，为实现整体资产成本最优和项目、财务、固定资产管理一体化的全生命周期管理目标奠定了坚实基础。

从管理角度来看，资产信息化管理系统融合了与资产管理部门相关的各个职能，管理者可以从源头处开始了解资产的投入、运行、维修、更新改造、闲置报废等情况，为企业资源整合、生产运行和投资决策提供可靠的依据支撑，促进管理决策的科学化。

5.2 实现了对固定资产全生命周期管理

通过SAP系统把固定资产管理各个阶段联结成一个有机的整体，管理信息能全方位、全过程地在固定资产整个生命周期的信息化管理系统中得以反映，从源头处提高了购置固定资产投资决策的科学性；在投入运行阶段，利用信息系统掌握数据，将资产管理责任落实到人，实时跟踪资产使用状态；报废退出阶段，及时对已经丧失使用价值的固定资产进行清理，避免造成资源浪费，进而提高固定资产的整体使用效能[5]。

6 固定资产信息化管理系统应用前景分析

基于SAP搭建的固定资产信息化管理系统是一个全新的管理平台，对其应用的推广不是一蹴而就的事情，需要公司各个职能部门的密切配合，积极适应全新的管理模式和管理流程；同时，需要管理者转变思路，只有管理者适应了全新的管理模式，接受了业务流程改变所带来的变化，才能最大化地把这个系统的优势发挥出来。

传统的管理模式下，固定资产信息录入等工作是由财务人员担任的，这也是导致价值端和实物端无法有效对接的重要原因。系统投入运行后，需要进一步加强前端业务数据录入质量，信息的录入和确认将延伸到前端业务部门，这就要求前端业务部门加强工程核算和资产价值管理知识的学习，比如项目管理部门录入的业务信息应当满足会计核算的要求，资产购建部门提供的设施设备信息要与固定资产目录建立对应关系，对于不单独形成固定资产的附属设备、备品备件要正确区分。财务人员要加强对前端业务操作人员的指导，也要更多地了解生产流程和学习固定资产功能性等相关知识。

固定资产信息化管理系统最初的设计是为了满足当下迫切需要解决的问题，而系统还需要在使用过程中不断完善。通过对使用者的调研、业务需求层面的调整，创建新的业务流程。例如，各流程人员的权限配置合理性、SAP资产财务一体化系统中的固定资产管理部分与资产管理系统数据交互的灵活型等，使企业的各个管理模块能在系统中得到充分应用，通过不断充实完善固定资产信息化管理流程，优化管理办法，最终实现对固定资产全生命周期管理的目标。