外贸企业会计信息化建设分析

方 涛

（东华能源股份有限公司）

信息技术的升级迭代推动电子商务的迅猛发展，使之成为全球贸易的重要工具。参与全球化竞争的每一家外贸企业都应及时改变传统的贸易形式与方法，加快会计信息化建设的步伐，以更好的状态参与到对外贸易竞争之中。

一、外贸企业着力推动会计信息化建设的意义

（一）紧跟国家市场信息化建设的要求

新时期对外贸易摒弃了传统的电话、电报等沟通方式，大量地应用信息化交流方式，对外贸易中的财务结算、商务谈判等都能够依托网络技术完成，既提高了外贸工作的效率与质量，还提高了贸易的规范性。外贸行业运用信息技术的比例不断增加的同时，全面改变了我国传统对外贸易格局，对外贸企业的会计管理工作提出了发展、改革、转型的新要求，即外贸企业紧跟国家市场信息化建设的步伐，着力推动会计信息化建设。外贸企业必须正视这一点，及时主动地转变会计管理理念与方式，充分应用互联网及信息技术优势，加快会计信息化建设。

（二）适应外贸信息化核算方式的要求

我国信息化建设的快速发展带动了互联网、计算机技术、EDI技术趋于成熟。外贸电子交易市场不断完善，多种信息技术在外贸企业得到充分应用，无形技术产品交易成为主流，对外贸易的效率大幅提升。在此基础上，发展电子商务、应用电子技术的趋势对传统手工会计核算工作既是挑战也是机遇。外贸企业应当正视信息化核算方式的必然性，及时改革传统会计核算方法，着力推动会计信息化体系建设，以更好地适应外贸信息化核算的要求。

（三）满足外贸企业竞争力提升的需要

当前，对外贸易传统的纸质媒介已基本被数字化和信息化媒介所取代，电子商务打破了外贸企业常规的发展限制，信息流、资金流与物流三合一的现代化运营体系基本形成。外贸企业会计系统每天都要处理大量的财务数据，既占用会计人员大量的时间与精力，也影响企业资金运转的效率。会计信息化系统能够将海量的财务数据直接录入网络，通过权限不同的实时信息共享实现外贸企业会计系统内部的数据化处理，提高财务工作效率、增强经营管理水平，强化企业的核心竞争力。[1]应用会计信息化技术取代传统的人工录入及会计信息处理，既能够减少不必要的重复性工作，还能减少因人为因素造成的错误，提升会计核算的准确性。在这个过程中，企业会计工作人员也可以从传统的财务人员转型到管理会计工作者，在日常工作的过程中收集、整理、分析会计信息，为企业管理层的决策提供更有价值的依据。

二、外贸企业会计信息化建设中存在的问题

（一）会计信息化建设的认识较为肤浅

为数不少的外贸企业对会计信息化建设的认识较为肤浅，认为只要引进并利用财务软件处理数据、提升财务工作效率就是会计信息化。有些外贸企业管理者认为会计信息化及网络共享的风险大，容易造成企业信息泄露，或被金融、税务、工商等部门获取，从而持反对态度。实际上，会计信息化建设绝不仅是加快日常财务数据处理，还能够对企业财务数据及财税架构等进行科学全面的分析，助力企业利益最大化。

（二）会计信息化队伍建设相对乏力

外贸企业中真正接受过全面规范的会计信息化培训的人员相对较少，他们对会计信息化的了解与认知、应用更多集中在会计凭证的电子化处理、汇总提交电子财务会计报表上。既掌握会计信息化理论知识又熟练操作会计信息化工作的财务人员占比不多，大多对会计信息化流程不熟悉，无法完成高层次的管理会计工作，不利于外贸企业会计信息化发展的走深走实。

（三）会计信息化系统建设不够规范

整合会计信息资源是外贸企业会计信息化建设的重点内容，做好资源整合工作才能真正助力企业的健康可持续发展。因此，外贸企业会计信息化建设应主动完善优化会计管理流程及管理方法，使其更好地服务于会计信息化发展。有些外贸企业管理制度与会计信息化建设未能有效衔接，既影响企业管理制度的完善也阻碍了企业会计信息化建设的推进。

（四）会计信息化保障基础不够坚实

外贸企业会计信息化建设的深化能够加大对企业会计信息资源挖掘与利用的深度与广度，实现会计信息资源的全面及时共享。但在建设与使用过程中，大量的会计信息会录入会计网络信息系统，信息安全隐患风险大增。为数不少的外贸企业意识到引进与开发会计信息化软件的重要性，却未能夯实会计信息化保障基础，从而在企业运营中潜藏风险。同时，部分企业过度依赖外包人员建设会计信息化，也容易引发安全问题。

三、加强外贸企业会计信息化建设的思考

（一）正确认识外贸企业会计信息化建设内涵

从相关调查结果来看，大部分外贸企业会计信息化建设效果不佳的最主要影响因素在于企业管理者未能正确认识会计信息化的内涵与重要性。因此外贸企业管理者应及时更新理念、更新知识，正确认识会计信息化建设的必要性，从企业长远发展的高度去推动、去开展会计信息化建设工作。同时，要科学分析企业会计信息化建设的目标、流程及关键性问题，根据企业的发展现状制定建设规划，投入必要的人力、物力、财力，在借鉴国内外同类企业的成功经验的基础上，着力推进会计信息化建设进程。

（二）加快外贸企业会计信息化建设速度

外贸企业会计信息化的建设必须针对企业的经营实际进行规划，结合企业业务发展需要优化业务流程。当前，大多数外贸企业都采取低成本的会计信息化建设，从而在建设初期采用常规的ERP软件，但这一软件与对外贸易的业务流程并不十分匹配。[2]随着外贸企业会计信息化建设的深化，外贸企业可以运用专门的会计系统操作财务管理中的各项工作，比如收付外汇账款、成本核销等，从而显著提高会计信息处理效率。[3]企业还可以通过会计信息化技术实现会计信息的反馈与预测，为企业管理决策提供更准确更可靠的财务信息支撑。

（三）及时优化会计信息化管理流程

科学完善的会计信息化管理流程是推动外贸企业会计信息化建设的重要因素。外贸企业应当紧跟国家信息化发展步伐，制定适合企业中长期发展的会计信息化发展战略，分阶段部署企业会计信息化工作，助力企业会计管理工作。企业会计信息化建设可以分成五个阶段，具体为：部门——跨部门——企业——产业链——财务共享。外贸企业会计信息化建设从单一部门、单一业务、单项工作开始，逐步深入集成到跨部门、多部门，再到产业链及国际化以及共享化，加快会计信息传递的速度与效率，降低企业会计信息管理的成本，提升企业资金周转率。这其中，财务共享中心的建设能够统一会计记录和财务报告的口径，推动会计工作的标准化与规范化，保证财务核算的精细化与标准化，是构建新型会计核算管理模式的关键。

完善的会计内部控制体系能够有效规范与控制企业业务流程，是外贸企业财务管理工作及会计信息化建设的重要环节。外贸企业要结合外贸行业发展现状及企业会计信息化建设现状，充分引进并利用智能化技术，构建完善的会计信息化管理制度，强化会计信息化风险防控意识，提升会计信息内部控制体系的技术性与先进性、安全性，确保外贸企业信息化建设的科学性与有效性。

（四）夯实会计信息化安全保障基础

外贸企业会计信息化安全保障应从事前、事中与事后三个阶段着力，针对不同的阶段实施不同的安全保障策略：事前阶段要加强财务软件的安全管理，事中阶段要强化会计工作人员的信息化权限管理及安全知识培训，事后阶段则要做好会计信息存储及传输等工作的安全管控。但无论哪个阶段都要实施好细节的控制工作，确保企业会计信息的安全。

要进一步细化不同岗位的责权利，并在会计、出纳等岗位设置相互制衡、相互独立的内部控制制度。员工的认知及工作态度、价值观念等都会直接影响到会计信息化建设效率。因此，在构建更高安全级别的网络防火墙、严防网络病毒及黑客入侵的基础上，及时提高会计工作人员的安全意识、风险意识，要求企业员工养成定期查杀计算机病毒的习惯，提高会计信息安全水平。要加强对原始凭证的监控，采用监控与操作相互独立的模式实现相互牵制的管理。

（五）大力加强会计信息化专业人才队伍建设力度

21世纪最宝贵的资源是人才，外贸企业会计信息化建设落实的动力来源是优秀的专业技术人才，加快会计信息化建设必须首先打造一支会计信息化专业人才队伍。不少外贸企业推动会计信息化建设乏力的主要原因之一就是缺少足够的专业人才。会计信息化建设离不开大量的资金投入，但信息化专业技术人才匮乏是企业会计信息化建设道路上最大的问题与阻碍。因此，外贸企业要加大对会计工作人员、信息化技术人员的外引内培，实施校企合作、产教融合，与高校联合设置信息化实习岗位，邀请内外部信息化专家举办专业知识讲座，加大培训的力度与针对性的同时，引进一批既具有深厚理论知识又具有实践经验的优秀人才，从根本上优化会计信息化人才队伍的专业结构、技能水平，激发外贸企业会计信息化建设的无穷动力。

四、外贸企业会计信息化建设的经济效益分析

（一）外贸企业直接经济效益与间接经济效益的分析

通过外贸企业内部财务资源查询可得到的量化经济效益指标就是直接经济效益，财务报表中利润的增减、管理成本的多少等都可以直接反映企业的经济效益。无法直观获取、甚至无法在短期内全面掌握的经济效益均属间接经济效益，比如预算的调整、销售流程的改善等。[4]具体如表1所示。

表1 外贸企业直接经济效益与间接经济效益指标体系

（二）外贸企业信息化建设不同阶段的经济效益分析

外贸企业会计信息化建设的起步阶段为企业带来的经济效益是较为明显的，比如对经营成本的控制、员工工资结构的优化等。但从众多外贸企业会计信息化改造的效果可知，信息化建设的推进要重组、整合企业内部资源，并实施统一的管理，这会激发企业内部的部门差异性及不协调感，造成企业会计信息化系统在或长或短时间内的运行混乱，造成经济效益下降，甚至产生一定的负面效益。

图1为某外贸企业会计信息化建设的持续性经济效益。其中，T1阶段是该外贸企业会计信息化建设初期为企业带来的经济效益水平，T1～T2阶段是该企业会计信息化建设试运行阶段创造的经济效益，T2阶段后是会计信息化在该企业全面推广后为企业带来的经济效益。如图示，外贸企业会计信息化建设处于不同阶段时，为企业创造的经济效益不同，建设前期甚至有可能会造成一定的负效益，[5]但会计信息化建设的持续性经济效益是极为可观的。

图1 外贸企业会计信息化建设持续经济效益曲线

五、结语

企业所有运营信息最终都汇集到财务体系，任何一项管理决策的制定都需要大量财务数据与管理信息的支撑。随着信息化发展，互联网经济已经占据市场主导，外贸企业要想获得更好的发展，建设会计信息化不可避免。外贸企业应有更长远的眼光，正确地认识会计信息化建设的内涵与价值，保持稳步向前的建设步伐，以高质量的会计信息化建设获取巨大经济效益。