快消品代理电商企业存货管理的几点思考

刘洛充

（北京祥龙资产经营有限责任公司 北京 100053）

电商行业在当前的经济活动中保持着极高的活跃度，给经营者带来巨大收益，对实体企业也形成了较强的吸引力，竞争者进入门槛较低，竞争日趋完全化。快消品代理电商企业在探寻扩大发展优势和加大对上下游影响力的路径时，应形成供应链管理的先进理念，做好各方面的管理工作，尤其是重视存货管理。快消品代理电商企业需要适应快节奏的销售模式，通过提高管理效率来保持良好的存货周转率、提高管理效益。本文主要围绕快消品代理电商企业的存货管理工作展开研究。

1 快消品代理电商企业提升存货管理水平的重要性

1.1 有助于降低存货取得成本

快消品代理电商企业由于不直接生产产品，其成本构成较为简单。其中，主营业务成本通常为付给供应商的货款，其他业务成本一般为代理商预先支付的广告费、物流费、推广费、直播费等费用。因代理商的预付成本往往由供应商按一定的周期进行返利，其在降低经营成本时，往往以主营业务成本为切入点。此外，采购次数与数量直接决定采购成本。有的供应商为了提高销售量，会推出折扣优惠、内部信用额度等策略，以引导采购企业增加采购数量或调整采购次数，从而利用规模效应，获得优惠价格。快消品代理电商企业可在一定程度上与供应商谈判，结合自身的销售需求优化采购模式，制定合理的采购方案，形成更具经济意义的订货批量，压缩采购成本，实现控制存货成本的目的。

1.2 有助于促进销售活动顺利开展

电商领域的市场更新速度极快，消费者的流动性远高于传统零售企业，产品可替代性也非常强，若电商企业出现缺货的情况，消费者就应立即通过其他商家提供的购买渠道进行消费。因此，电商企业需要保障存货充足，预防缺货的状况，避免丢失市场份额。但存货量过大会导致企业的流动资金被占用，降低资金使用率，还会增加存货管理成本和不良产品的积压，若产品销路出现问题，企业还可能面对资金链断裂的情况；而存货过少时，除了导致客户流失外，还会降低自身的信誉度。

2 快消品代理电商企业存货管理中存在的问题

2.1 忽视对供应商的反向管理

快消品代理企业欠缺供应链管理意识，与供应商的谈判往往缺乏主动性和力度，不注重与供应商的有效沟通，没有充分与供应商进行信息共享并形成利益共同体。在初步选择供应商时，相关调查工作不到位，只按价格或资质筛选各个供应商，不注重其服务质量、产品品质和交货及时率等因素。虽然降低采购价格能给电商企业带来短期效益，但后续合作中出现的问题反而会增加管理成本。例如，出现供货不及时或产品质量低劣等问题，将给企业带来相对严重的经济损失，甚至影响企业信誉，进而制约其长远发展。与此同时，资质和声誉较好的跨国品牌，其代理商的谈判力度通常较弱，虽然品牌效应会得到一定的保障，但此类供应商设置的条件和门槛相对较高，可能需要企业垫付大量的资金和成本，企业还需具备一定的发展实力和背景资源，后续更需要通过精细化的存货管理创造管理效益。

2.2 需求预测精准度较低

为降低一家独大造成的风险，快消品代理电商企业拥有多条产品线，涉及多个不同品牌，而当前市场变动频发，这就给企业的需求预测与控制工作带来了挑战。企业在预测采购需求时，需结合销售部门、市场部门及财务部门提供的资料展开分析与预估工作，由于分析工具较为陈旧，且当前市场变化具有一定的客观影响和不确定性，导致需求预测的精准度达不到预期，给后续的采购方向、存货管理带来相应的问题。各个参与预测工作的部门在传递数据时，可能会出现遗漏或失真的状况。在市场需求的不确定性及供应方的不稳定性等外部因素的影响下，企业的需求预测实施难度较高，其本身也欠缺先进的分析工具，若采购的物资与客户的实际需求不一致，销售量减少，甚至会引发滞销的状况，企业将面临较高的存货成本。

2.3 存货管理方法相对落后

管理方法对存货管理质量至关重要，部分快消品代理电商企业并未结合自身所处行业情况，更新存货管理手段，仍以管理经验为导向，推进存货管理工作。除了对采购需求的分析结果不精准之外，对于采购周期的规划也存在问题，在粗放化的存货管理模式下，粗略地估算采购周期，未结合销售需求与市场变动，对采购周期进行动态调整，采购工作开展后可能出现存货积压甚至导致不良品产生或大促期间缺货的状况。

2.4 存货退货流程不合理

电商企业在对采购存货进行退货时，往往由销售员对接供应商，相关的信息未及时在系统中记录，也未及时告知财务人员，导致退货金额与数量未被及时地在财务系统中录入，核对供应商往来账项的工作因此受到阻碍。财务人员难以在复核环节明确退款对应的供应商和产品，最终造成账面数据与产品实际数量及价值不相符的状况。快消品代理电商企业的采购规模十分庞大，采购次数也很多，退货原因不一，形成的数据量极大，不及时传递与处理数据会使供应商往来核对及存货数量金额等财务数据产生异常。

3 电商企业存货管理改善建议

3.1 重视供应商管理

其一，建立供应商考评体系。供应商是影响电商企业库存管理的重要因素，随着越来越多电商企业引入供应链管理思维，其对供应商的重视程度也在持续增加。通过对供应商展开定性与定量的考评，能够帮助电商企业筛选出更合适的合作对象，减少采购阶段的风险因素。合作初期，电商企业就要借助线下、线上多种渠道了解供应商的情况，确保获得完整准确的供应商信息，以此为依据进行筛选与后续考核工作。考评指标既要全面，又要通过权重设置来突出重点内容，应涵盖价格、质量、服务、企业内外部环境等多维度的指标，如企业战略发展、合作意向、行业竞争、财务状况、管理水平、公关能力采购费用等。为了更有效地执行考评工作，电商企业可联合财务、采购、库管、市场等部门成立专门负责考核供应商的工作组，为企业筛选出优质的供应商。

其二，有效维护与供应商之间的关系。鉴于供应商的重要性，企业需要主动和具有合作价值的供应商建立并维持战略合作的长期性、稳定性关系，降低采购成本，实现共享发展效益的目标。完成一个周期内的评价工作后，电商企业即可向各个供应商反馈考核结果，对评分较低的供应商，应提示其尽快进行改进，否则就要中止合作关系；对评分排名靠前的供应商，需将其视作重点关注对象，强化高质量供应商与电商企业间的纽带。

3.2 提高需求分析的精准度

快消品因其对存货周转的要求较高，提供代理的电商企业需通过对市场环境的预测来确定存货准备量，并为供应商反馈第一手的市场信息，预测结果越贴近实际发生情况，企业的存货占用比越合理化，进而实现缩减库存积压及提高存货周转率的目标。

其一，全方位搜集信息。快消品代理电商企业在信息采集与市场调查环节，不应只关注产品信息，同时要立足宏观层面，掌握行业整体发展情况、竞争企业的销售情况、客户的需求变动、行业负面舆情及相关政策法规的更新状况，信息越全面，预测结果就越准确。在这一阶段，电商企业还要注重利用各种用户群体庞大的社交软件，充分挖掘客户的需求变动信息。

其二，引入多元化的预测方法。随着电商企业规模的不断扩大，存货需求分析的工作量也持续加大，为缩减预测结果存在的偏差，企业可综合使用以往的定性分析法与更具科学性的定量分析法。定性分析环节中，其他的部门可参与预测分析工作，运用德尔菲法、头脑风暴法等，结合当下及未来的产品销售情况和存货管理经验，进行预测；同时，通过比率分析、趋势分析等手段，完成对需求数据的定量预测与分析，特别是大促期间多元化的预测分析显得更加重要。

3.3 更新存货管理方法，推进业财一体化建设

电商企业需要在存货管理实践过程中，不断积累经验，引入更适合快消品代理电商企业的管理模式与方法。由于快消品代理电商可能受到供应商的制约或约定安全库存，零库存管理模式很难适应这类企业的管理要求。企业应持续改进采购和库存的管理方法，缩减过剩存货的储备数量，力争库存结构的合理化。

电商企业为实现结构合理化的目标，首先，应优化供应链，减少物流及仓储成本。企业需要从计划、采购对接、仓库优化和配送资源整合等方面入手，不断对供应链业务进行优化。如有仓储布局不合理产生的物流调拨费用，可以通过共享仓网的优势，优化现有的仓网布局。同时，尽量以实际发生的增值和出库重量缴纳费用，而不是以出库金额的点位为准；其次，成立专项小组，定时进行经营分析。成立专项小组需定期召开经营活动分析会，对各渠道进销存及毛利情况进行分析、对存在的问题进行跟踪反馈、对系统设置优化及供应链优化进行着重解决。在存货管理上，确保系统与库存系统及实物库存保持一致，并召开盘点分析会，进行库存分析及跟踪情况；最后，提高企业信息化程度，达到业财融合。由于库存周转对快消品的重要性，业财分离将导致企业在实际经营过程中无法及时准确地获得各个品类的信息，难以精细化管理每个单品的盈利情况，进而对电商企业经营管理、市场销售及利润实现造成较大影响。

3.4 完善存货管理与退货流程

其一，强化内部控制力度，电商企业在解决存货管理问题时，可引入内部控制理念，围绕存货问题强化内控管理力度，实现对存货相关活动的实时监控，督促仓库人员按照标准流程完成入库、仓储、出库及盘点等环节的工作，规避因主观因素而产生的管理风险。例如，在入库环节，仓库需要获得采购合同影印件，对采购物实施拆包点验，并对入库单进行填写与签字确认，及时向存货会计传递。

其二，优化退货入库流程。企业应制定完备的采购退货流程，相关人员需按照流程完成退货操作，结合具体的退货情况编制统计报表，财务部门负责复核相关的报表与凭证。供应商将货款退回时，销售部门需将退款情况告知财务部门，财务人员则应立即登录资金账户，核实退款金额，保障供应商与企业往来余额及账户余额的精准性。针对销售环节中的退货情况，则要做好退货成本控制，同时利用自动化的退货与换货系统加快处理退换货情况的工作节奏，利用人工审核与系统自动审核多种审核方式，确定退货需求是否符合对应条件，明确退换货行为产生的物流费用与货品金额。

电商企业需要充分发挥信息化、数字化工具在存货管理环节中的作用，解决采购、财务、存货管理部门信息流通不畅的问题，实现实时化信息共享目标，精准设置采购周期与采购数量，减轻存货管理压力。在ERP系统的基础上，推进存货管理工作，系统可以及时发送盘点存货提示信息，确保盘点工作的及时性，同时协助分析最为合适的采购周期与订货批量，按照既定数值，在临近缺货数量之前作出预警。

4 结语

综上所述，电商企业需要结合自身的经营情况选择存货管理模式，既要确保存货量适度，应避免出现缺货的情况。为了追求安全存货，电商企业应注重与供应商的合作关系，保障货品供应的及时性与稳定性，不断接近库存结构合理化的理想状态，同时要优化退货等关键管理流程，做好对采购需求的准确分析与预估，加大对存货管理人员的培训力度，增强其成本控制意识，进而提升精细化管理水平。