“互联网+”背景下不动产登记档案管理策略探讨

陈 晶

（凌源市不动产登记中心，辽宁 凌源 122500）

在互联网时代发展背景下，不动产登记机构需要创新不动产登记模式，加强网上办事大厅建设，在线上平台当中拓展线上办理事项，有效延伸了登记服务范围，优化营商环境。在互联网+背景下要积极优化不动产登记档案管理模式，结合现代化信息技术的应用，让不动产登记档案管理更加规范科学，提升档案管理工作实效性。

一、不动产登记档案管理的特点分析

1.法定性

不动产登记档案工作具有十分突出的法定性特点，必须要由国家授权的相关机关依法完成档案管理，并且该机构在管理工作中也必须要遵守相关规范和程序要求，实现不动产档案的标准化管理。国家机关部门属于不动产登记档案管理的主体，在相关工作当中需要依法贯彻落实不动产登记档案管理工作，严格遵守相关法律法规要求，把法律法规要求应用到具体工作中。通过了解不动产登记档案管理现状可知，不动产登记档案具有较强的法律效力，需要管理工作人员能够对该工作加强重视，确保自身职能充分发挥出来，规范合理的应用法律方式执行档案管理工作，提升不动产登记档案管理工作的法定性。

2.规范性

不动产登记档案管理工作具备规范性特点，规范性的档案管理也能够把理想中有价值充分发挥出来，让先进的档案管理模式能够快速贯彻落实[1]。在不动产登记档案管理工作当中，需要采用具体簿册的应用，严格按照相关规范标准要求执行，尤其是明确具体内容以及格式的规范性，避免不动产登记档案出现随意性问题，有效杜绝档案登记混乱的情况，减少有偏差档案内容的出现，提升不动产登记档案管理工作的安全性和可靠性。只有不动产登记档案提升管理规范性，才能够把法律效力充分发挥出来，贯彻落实先进的档案管理工作，减少安全隐患的出现。不动产登记档案管理中还存在字迹模糊、格式不规范以及概念混淆的情况，要加强规范性管理，避免随意地进行档案的调取和使用。

3.唯一性

不动产登记档案管理具有唯一性特点，档案资料是客观真实记录不动产物权的重要文件，能够帮助明确相关资源状况以及权力归属，公示证明不动产物权，因此体现出了较强的唯一性特点。这种唯一性特点还体现在不动产登记档案管理工作当中，该项工作是由法定部门统一进行管理，确保从档案的形成、管理到最后的应用都是唯一的工作部门负责，避免多方参与到不动产登记档案管理当中，影响档案管理工作的科学性和先进性。唯一性还表现在对于档案资料内容的处理上，必须要保证档案资料具有唯一性特点，同时档案整理要具有调理性，这样才能够确保把档案应用价值充分发挥出来。

4.高要求

不动产登记档案管理工作对于管理水平要求非常高，必须要具备专业的工作人员和工作技术，贯彻落实先进的不动产档案管理工作模式，及时解决在档案管理工作中存在的偏差和混乱问题[2]。由于不动产登记档案，其中涉及了图纸信息、权重以及契约资料等问题，所有的内容都必须要专门的档案管理人员进行准确的利用和掌控，避免在档案管理中出现混乱情况。档案管理工作相关环节都有十分严苛的工作要求，一旦出现任何资料模糊或者是数据偏差的情况，都会带来较大的威胁和影响。要求不动产登记档案管理工作人员具有较高的能力和水平，避免随意安排其他工作人员参与其中，重点突出不动产登记档案管理的高要求特点，减少人为因素带来的影响和伤害。

二、互联网+不动产等级档案管理工作现存问题

1.忽视了互联网技术的影响力

当前，工作部门和工作人员并没有充分认识到，互联网技术发展对于不动产登记档案管理的影响和冲击。时代发展要求不动产登记机构在工作中需要树立提效增速的工作目标，把前端的不动产登记业务事项有机整合在一起，建设出更加精简的工作流程，有效提升工作效率和质量。在业务部门完成不动产登记之后，没有及时与档案管理部门进行对接，导致不动产登记以及登记资料归档，相互脱节。

2.档案归档范围不统一，制度设计不够完善

在互联网时代发展背景下，不动产登记实现了无纸化办公以及不见面审批的工作目标，但是在工作制度设计中还存在创新不足的情况[3]。有一部分工作人员认为电子文件是不需要轨道的，只需要放在固定位置，从业务系统中能查询到记录即可。并没有在具体的工作当中注意保存好登记过程中产生的电子档案，导致一部分登记资料严重缺失，无法快速归档。

3.对当前归档体制的影响

互联网档案管理平台的应用，需要不动产登记、交易、税务、金融等不同部门联动实现了一同受理、并行办理的模式。这种统一管理系统能够把传统多部门收取的几套材料，精简成为一整套，这一整套材料由统一一个专业的部门进行归档。

4.对归档、立卷以及档案管理的影响

在互联网时代发展背景下，不动产登记档案大部分是由纸质档案和电子文件组成的，跟传统单纯的纸质档案归档有较大的区别，相应的档案管理工作规范要求也需要适当进行改革调整[4]。

5.不动产档案信息安全问题

在互联网+背景下，实现不动产登记档案管理模式创新，需要不同的工作部门能够实现不动产档案信息共享，为各部门提供自助档案服务模式，这在一定程度上也逐渐凸显出了不动产档案信息安全保障问题。

三、互联网+背景下，不动产登记档案管理有效措施

在互联网+发展背景下需要各个部门能够把办理关联度比较高的相关事项进行统一管理，形成过程透明化、数据共享化、流程网络化的服务平台。不动产登记工作需要多个部门交叉完成，通过结合现代化信息技术能够为对象，提供更加优质的服务。因此不动产登记档案管理也需要及时创新工作观念，确保各项登记资料能够及时归档，后续得到有序的管理和科学的应用，提升不动产登记档案管理水平。

1.主动完成档案管理对接

不动产档案存在动态性特点，在不动产登记完成之后会形成不动产档案。对于不动产权利影响因素有非常多，因此导致不动产当前的权利状态，常常处于动态变化当中，属于活性档案，必须要及时准确地，把当前不动产权利的登记现状，体现出来。档案管理属于不动产登记工作的重要一部分，档案管理的重要性不会随着后续不动产登记工作模式创新而变化。一旦当前不动产档案的真实性、完整性无法得到保障，则无法确定当前不动产登记的准确性，该不动产的公示作用以及政府的公信力都会受到影响[5]。结合现代化信息技术能够帮助优化不动产登记档案管理流程，实现档案管理模式创新改革。不动产登记包括申请、受理、审核等不同工作环节，各个环节阶段都会产生需要归档的登记资料。后续不管是人工还是智能登记，都需要把不动产档案充分利用起来。因此在互联网+不动产登记档案管理过程中，需要积极加强业务流程设计，开发不动产登记资料管理功能，从前端办理登记快速进入后端的档案管理过程中。在设计不动产登记档案管理信息化管理系统时，档案管理工作部门必须要提前具备预见性，及时纠正重复性的档案登记环节，主动与不动产登记工作进行对接，提前进入档案管理，实现档案归档与前端业务工作流程的深度融合，能够有效消除档案管理的空白现象出现。

2.做好业务记录，登记资料需要尽快归档

不动产登记需要申请人进入到实体大厅内，提交纸质材料用来办理不动产登记。但是在互联网时代发展背景下，不动产登记可以线上进行，有效减少了纸质材料办理不动产登记的情况出现。当信息共享、流程、工作人员达到集成条件时，就可以从前期的纸质登记程序逐渐转变成，为档案利用服务的无纸化办公，让电子文件管理取代传统的纸质文件管理。一部分管理人员认为，既然纸质材料不那么重要，那么过程当中电子文件的归档好像也没有那么必要，只需要保存好记载登记的结果即可，影响了不动产登记以及后续档案管理工作的准确性。加强不动产登记档案管理工作，能够有效提升业务的连续性，把登记过程详细记录下来，提升政府部门的合规性。我国物权法规定了不动产登记机构必须要在进行不动产登记时，查验申请人的必要材料，询问申请人有关于不动产登记的相关事项。在互联网环境当中，不动产登记产生的电子文件都属于电子档案，也是不动产登记过程中的详细记录[6]。在监督考核不动产登记机构工作开展现状时，这些详细记录的不动产档案能够为工作效率和质量提供重要参考。如果工作人员并没有针对过程性、结论性、登记申请材料等必要资料进行管理收档，那么就无法把登记结果准确全面地展现出来，也无法证明该登记行为是否合规。

不动产登记资料既属于档案文件，同时也具有较强的证据属性，是不动产权利人以及利害关系人维护好自身合法权益的重要参考依据。同时也是人民法院在进行司法裁判活动，确认相关法律事实过程所依据的重要证据。不动产登记资料其中包含有不动产登记，结果以及相关原始资料，需要按照规定整理完成之后进行归档、保存和档案管理。在互联网+发展环境当中，加强不动产登记档案管理工作，需要以电子文件形式存在的档案。作为原始凭证，不能长期存留在业务系统当中，而是需要再登记完成之后，按照归档范围完整的移交给档案管理部门进行妥善的文件管理，避免档案出现漏洞或者是丢失。

3.实现统一协调，贯彻落实归档单位职能

互联网+不动产登记档案管理工作必须要坚持为人民服务的原则，成为群众与政府机构之间的重要纽带，把网络构架充分利用起来，打破传统档案管理工作存在的壁垒。政府政务服务虽然是围绕着特定事由形成的，但是政府部门也具有公共管理职能，因此在互联网+不动产登记档案管理模式当中，机构来源占据着十分重要的位置，也是最高的档案整理成册[7]。实现互联网+不动产登记档案管理，要做好信息共享以及业务协同，尤其是对于涉及房产交易、税务以及不动产登记等不同部门的房屋交易以及登记事项时，有相关协同部门共同商定出统一的对外所需材料之后，统一收取材料进行内部流转，实现业务的联合办理。在协同办理完某一项业务之后，各部门需要积极针对应收取的资料进行审批、审核和分别归档。一套材料归为三份不同的档案，分别转交给不同的职能部门。在资料审批、转交步骤当中，协同办理的多个不同工作部门进行流程及城市，要严格按照不动产登记档案归档要求设计出相关业务表格。对于只有一份但是各个部门都需要归档的材料，要根据该材料与不同部门的职能相关性原则，协商好原件归档的部门，其余的部门则采用纸质材料数字化扫描和电子文件的副本方式进行归档。

4.调整管理规范，创新档案归档工作模式

地区都开始贯彻落实互联网+档案管理模式，但是互联网技术在档案管理工作中的应用还不够成熟，一部分地区已经实现了登记业务的无纸化办公，登记资料全部都是电子文件方式，但是仍然处于摸索和分歧贯彻落实的状态，经常会出现同样一份登记材料纸质档案和电子文件共同存在的情况，成为档案归档以及档案管理工作的难点[8]。如何在无纸化登记过程中妥善地做好电子文件的保存、收集和处理，提升不动产登记电子档案管理的规范性、可靠性、合法性，是目前档案管理部门需要思考的主要问题。我国浙江市住房和城乡建设厅政务办理中心经过课题研究，创建出了省级行政审批电子文件，归档以及电子档案单套制管理新模式，打破了传统纸质档案和电子文件，都需要同时归档的现象，让电子档案能够得到更加长期和规范的保管。通过学习这些先进的经验和技术，能够有效提升不动产登记档案管理水平。

在互联网系统当中，不动产登记档案都是一件一卷的原则，每办理完一件登记业务就形成材料，收集整合成为一个完整的资料卷。在传统档案管理向互联网+不动产登记档案管理过渡时，存在既有纸质文件，同时也有电子文件的情况，需要详细按照目录、结论性审核材料、当事人提供登记申请材料等按顺序进行排列。为每一份文件边上顺序号，把纸质文件的数字化建设成果与电子文件，共同归为一卷电子档案，提升电子档案的完善性。

结语

在互联网时代发展背景下，不动产登记档案管理工作面临着更高的要求，为了能够把该项工作作用和价值充分发挥出来，需要根据该工作的特点详细分析，了解该工作中存在的问题，结合现代化信息技术的应用，为工作优化贯彻落实提供发展方向和目标。在推动互联网+不动产登记档案管理发展当中，需要明确管理标准和管理规范，培养专业的档案管理人员，具备主动服务意识，能够积极主动的配合协调多部门共同开展档案管理工作，提升不动产登记档案管理工作水平。