新闻档案数字化管理存在的问题与对策

江月兰 福建省三明市明溪县融媒体中心

新闻档案是指新闻的文字、照片、音频、视频等资料经过归档管理后得到的能够保存、利用的原始记录。作为日常工作的真实写照，新闻档案承载着重要的历史记录功能，对其归档保管具有十分重要的意义。但是，随着时代的发展与信息化技术的广泛应用，传统新闻档案管理模式已经无法充分满足档案管理工作的需求。

对此，应完善新闻档案管理模式建设，将信息技术应用于新闻档案管理工作，提高新闻档案数字化管理水平。新闻档案数字化管理有助于档案管理人员认清新闻档案的历史意义和社会功能，推动新闻档案管理工作的有序、高效、健康发展。

一、实现新闻档案数字化管理的重要意义

（一）提高新闻档案管理质量

在数据信息量爆发式增长的时代，新闻档案管理工作的难度不断增加，相关工作人员应积极推进新闻档案管理信息化建设，将新闻档案数据信息转化成数字形式存储，节省工作时间，节约存储空间，便于携带使用，方便高效、分析处理相关信息，提高新闻档案管理工作的便捷性和实效性。

（二）保证新闻档案管理的安全性

传统新闻档案管理模式经常会因为工作人员的疏忽导致档案管理工作出现差错，影响了新闻档案管理的安全性，给查阅新闻档案的用户带来诸多不便。实现新闻档案数字化管理后，档案管理人员可以对各部门的新闻档案实现统一、有序、规范管理。在管理工作中，可以应用信息技术监控新闻档案，提高新闻档案管理、查阅的安全性。

同时，实现新闻档案数字化管理可以避免纸质新闻档案由于保存时间过长出现受潮、虫蛀等问题，提高新闻档案管理质量。

（三）提高新闻档案利用率

在传统的新闻档案管理工作中，用户需要在管理人员的辅助下手动查阅档案。该种查阅方式相对复杂，既不利于新闻档案的高效利用，还可能导致新闻档案受损，无法充分发挥其社会价值。

实现新闻档案数字化管理后，用户通过计算机或云端就可以查阅新闻档案，提高档案应用的便捷性及其利用率，彰显新闻档案的社会价值。

（四）确保新闻档案应用的时效性

传统的新闻档案管理工作难以实现对新闻档案的统一管理，由于各部门的新闻档案被存放在不同的区域，导致新闻档案在收集整理过程中存在一定问题，新闻档案应用过程中的时效性得不到保证。

实现新闻档案数字化管理后，相关技术人员可以构建新闻档案管理系统，相关人员只要通过内网，将整理归档的新闻档案上传系统，就能实现新闻档案的统一管理，缩短新闻档案的传递时间，凸显新闻档案的时效性[1]。

二、新闻档案数字化管理存在的问题

虽然实现新闻档案数字化管理有着非常重要的实际意义，各单位也在积极落实新闻档案管理数字化建设相关内容，但在实际开展新闻档案数字化管理工作的过程中，依旧存在一些不可忽视的问题。

首先，相关工作人员对新闻档案管理数字化建设重视程度不够，认为数字化管理只是将相关档案数据信息录入计算机即可，导致新闻档案数字化管理不够全面，长此以往，新闻档案管理水平存在下降的可能。

其次，新闻档案数字化管理手段相对落后。传统的新闻档案数字化管理工作中，相关工作人员并没有充分发挥数字化技术、信息技术的实际价值，应用的管理技术依旧是最简单的计算机技术。新闻档案数据信息的收集、整理、分析及归档速度没有明显提升，实际应用也不够便捷，对于一些技术水平低的管理人员，新闻档案管理效率直线下降，新闻档案数字化管理存在明显的“副作用”。

再次，档案管理机制相对混乱。在新闻档案数字化管理工作中，单位内部的档案管理机制非常混乱，存在实体档案管理与数字化档案管理并行的情况。这种混乱情况的出现不仅使档案管理效率下降，而且会浪费大量的人力、物力资源，导致运行成本增加。

最后，新闻档案数字化管理设备不齐全。新闻档案数字化管理设备不齐全也是导致管理工作无法高效开展的重要原因之一。实现数字化管理需要充足的设备支持和技术支持，但是相关内容得不到落实，直接影响了新闻档案数字化管理工作的开展。

三、实现新闻档案数字化管理的有效策略

（一）重视新闻档案管理数字化建设

新闻档案管理工作不仅与内部工作人员有着非常密切的联系，而且与新闻资料等内容息息相关，为实现对海量数据资料的有效管理，积极开展数字化建设工作具有重要的实际意义。相关部门应重视新闻档案管理数字化建设工作，做到密切沟通、互相配合、齐抓共管，确保新闻档案的安全及新闻档案管理工作的高效开展[2]。

为达成这一目标，相关工作人员要积极投入数字化建设工作及管理工作，加强新闻档案数字化管理宣传，强化相关人员的思想意识。作为新闻档案的应用主体，新闻记者、编辑在完成新闻采编工作后应积极参与数字化建设，明确新闻档案应满足何种需求，新闻工作者提出的建设意见对于完善新闻档案管理数字化建设内容具有非常重要的意义。

在新闻档案管理数字化建设工作中，应采纳各部门工作人员的意见，集思广益，确保新想法、新思路可以应用到新闻档案管理工作中。新闻档案具有极高的应用价值，应用新闻档案开展工作可以充分发挥其宣传作用，为后续工作的开展提供借鉴，相关工作人员更应重视新闻档案管理数字化建设工作，通过数字化管理模式保证新闻档案的完整性、全面性，实现新闻档案的高效利用，确保其应用价值得到充分发挥。

除此之外，为保障新闻档案管理数字化建设工作的高效开展，可以构建科学合理的新闻档案管理系统。该系统可以实现将不同部门的档案统一管理，并对其进行正确的分类、归档，确保相关部门可以高效地查询、应用档案，提高工作效率。通过应用数字化档案管理系统开展新闻档案管理工作，可以减少手写、录入等体力劳动，节约了时间，极大程度地提升了新闻档案管理的便捷程度和现代化程度。

因此，相关工作人员应加强对新闻档案管理数字化建设的重视，推动新闻档案数字化管理的发展进程。

（二）创新新闻档案管理手段

在信息化、数字化发展背景下，人们可以通过大数据技术，了解生活中难以接触的领域。在数据信息量爆发式增长的当下，传统数据信息管理手段已经无法满足管理工作需求，因此，应创新改革档案管理手段[3]。

在开展新闻档案管理工作的过程中，档案管理人员在信息收集环节要严把质量关，保证电子档案数量与实体档案数量比例的合理性，防止档案过多无人看管，保证优质档案内容得到充分利用。

在利用新闻档案的过程中，不仅要保证档案数据信息的全面性，而且要确保其利用的高效性。档案管理人员应要善于分析、勇于探索，创新新闻档案管理手段，通过实现新闻档案数字化管理，避免实体档案发生受潮、虫蛀等问题，控制管理成本，将新闻档案存入计算机、移动硬盘、光盘等，节省存储空间。

在数据信息量爆炸的当下，档案管理人员很难确定哪项信息具有实际价值、哪项信息毫无用处，实现新闻档案数字化管理可以保证数据信息的全面性，防止有价值的数据信息丢失。

此外，新闻档案数字化管理可以实现互联网技术与新闻档案管理工作的高度融合，通过互联网技术增强新闻档案管理的条理性，提高管理水平和管理效率。通过应用互联网技术开展新闻档案管理工作，档案管理员的创新意识也将得到增强。例如，计算机技术水平较高的工作人员可以借鉴其他领域的工作经验，通过建立微信公众号平台，实现对新闻档案的高效管理。相关人员在准备查阅新闻档案前可以提前通过微信公众号平台预约，做好查阅相关档案资料的准备。新闻档案数字化管理可提高档案查阅时效，提高为民服务质量。

未来，在开展新闻档案管理工作过程中，可以应用大数据技术，综合新闻档案内容，建立相应的云数据库，将所有新闻档案数据存入云端高效备份，使管理工作更加便捷，保证了新闻档案的安全性[4]。

（三）健全新闻档案管理机制

完善的工作机制是保证工作高质量开展的前提，相关工作人员应积极应用数字化技术健全档案管理机制，保证新闻档案的安全性。在健全档案管理机制的过程中，相关工作人员应及时更新软件技术，提高网络安全防护水平，新闻部门也应引入先进的数字化新闻档案管理制度，确保新闻档案管理人员明确其应承担的责任，应用数字化技术开展新闻档案管理工作，避免出现管理效率低下及权责不清等问题。

为保证新闻档案数字化管理工作可以适应时代发展要求，新闻档案管理人员应树立主动学习的意识，通过积极学习、汲取知识，掌握现代化、数字化新闻档案管理技术及管理流程，将数字化档案管理技术与档案管理工作充分融合，确保全面履行档案管理职责，严格按照相应规章制度高质量开展新闻档案数字化管理工作[5]。

在单位内部，相关工作人员应针对新闻档案数字化管理工作建立相应的计算机系统保护机制，防止计算机内部储存的新闻档案数据信息被恶意破坏。同时，在实际开展新闻档案数字化管理工作的过程中，相关工作人员应注重与各个部门保持密切联系，实现对新闻档案的全面掌控，确保新闻档案数字化管理的各个环节都不出现差错。此外，新闻档案管理部门应根据各部门的新闻档案应用情况，建立档案应用制度，提高新闻档案的应用价值及应用效率，这对于科学、合理、规范、有序地推进新闻档案管理工作转型具有重要意义。

（四）优化新闻档案管理载体

在数字化环境下，为保证新闻档案的安全性，必须加大新闻档案管理经费投入，加强硬件设施建设，从新闻档案管理工作的实际需求出发，配备齐全必要的硬件设备、软件系统、安全保障系统及其他辅助软件。资源丰富的新闻单位可以与当地知名互联网企业合作，实现对相关软、硬件设备的升级改造，并配备优质的交换机及交换设备，确保新闻档案数字化管理工作高效、安全地开展。

在优化新闻档案数字化管理载体的过程中，相关工作人员应制定定期网络系统升级、杀毒的制度，及时处理系统存在的漏洞，防止新闻档案数字化管理系统被黑客攻击，或档案被病毒、木马破坏，增强新闻档案管理系统的安全性。

新闻档案管理部门可以通过搭建新闻档案管理专业化平台的方式，优化新闻档案管理载体，在平台建设过程中确保平台具有技术优势、内容优势及人才优势等，可以增强与用户的交互性，拉近与用户的心理距离，增强与用户的互动，增强新闻档案管理单位的媒介竞争力[6]。

为确保相关建设工作的高效开展，新闻档案管理单位应积极开展培训工作，不仅要注重新闻档案数字化管理人员的计算机技术及信息处理能力的培训，而且要培训新闻档案服务人员，全面提高新闻档案管理人员的综合素质，使相关管理人员成为既懂专业业务又懂信息技术的复合型优质人才，为新闻档案数字化管理的发展提供动力与保障。

四、结语

综上所述，为确保新闻档案数字化管理工作得以高效开展，相关人员应从多方面入手，解决管理工作中存在的问题，提高新闻档案管理工作的数字化水平，充分彰显新闻档案的价值。