大型展会新闻中心的建设与运营

赵吾君 陈静 吴德川

摘要：展会新闻中心作为展会的“官方通讯社”，早期在大型赛事活动中出现，以媒体联合效应不断增强展会宣传力度和影响力。近年来，随着会展行业蓬勃发展、媒体融合向纵深推进，以及展会主办方的传播需求日益增长，展会新闻中心的建设越来越规范，功能不断延拓。文章以重庆近五年（2018-2022）大型展会的新闻中心为研究对象，结合传播学和具体实践，提出大型展会新闻中心的建设与运营思路：推进模块化建设，将展会新闻中心打造成官方信息源、媒体综合服务站、新闻信息交汇地；推动内容产品化，全面解构展会宣传要素，建立新闻采访供需机制，实现展会多方参与者的信息供需平衡；充分利用数据追踪，及时调整传播策略，实现传播效果最大化。

关键词：大型展会；新闻中心；建设与运营；模块化建设；内容产品化；供需平衡

中图分类号：G206 文献标志码：A 文章编号：1674-8883（2022）21-0251-03

商务部发布的《中国会展行业报告2016》显示，2015年全国共有160个城市举办了展览活动，展览数量达9283场[1]。展会既是拉动国家和地区经济发展、科技发展的“晴雨表”[2]，也是国家和地区的“明信片”。

在新闻传播领域，服务于展会的新闻中心，是“明信片”构建、传播、影响深远的“主推手”。在媒体融合向纵深发展的背景下，要实现展会报道亮点纷呈、百花齐放，报道效果关注度高、互动率高，展会形象知名度高、影响力强，是展会新闻中心的核心价值所在，也是攻坚克难之处。

2018智博会期间，为强化宣传，重庆首次设立展会新闻中心，取得了境内外162家媒体聚焦报道、2.51万余篇报道全面铺开、网络传播阅读量超4亿人次的效果，面向世界塑造和展示了重庆智慧化的新形象。

2018年至2022年，重庆连续五年举办智博会，举办了四届西洽会。五年间，展会新闻中心的建设与运营在实践中不断优化升级，从搭建线下新闻中心发展至成立“智汇八方”线上新闻中心。本文以重庆近五年（2018-2022）大型展会的新闻中心为研究对象，结合传播学和具体实践，提出大型展会新闻中心的建设与运营思路。

一、推进模块化建设，打造官方信息源、媒体综合服务站、新闻信息交汇地

展会新闻中心伴随传播环境的变化而不断发展，最早可追溯至国外对大型体育赛事的报道，其角色是展会的“官方通讯社”[3]。在国内，2008年北京奥运会新闻中心除提供新闻发布外，还具备媒体服务功能[4]。伴随会展行业的蓬勃发展和日益增长的传播需求，展会新闻中心的功能不断延拓。

展会新闻中心是服务于展会传播而成立的组织机构，主要包括信息采集、媒体服务、媒资管理三大模块。搭建展会新闻中心应着力推进模块化建设，将之打造成具有新闻信息采、编、发功能的官方信息源，具有媒体服务功能的媒体综合服务站，具有媒体资源整合能力的新闻信息交汇地。

（一）建立线上素材库，成为官方信息源

大型展会本就具有强大的媒体吸引力，其全过程全阶段，媒体记者都会产生庞大的基础信息需求。如何实现符合当前传播语境、符合展会自身传播目的、满足媒体素材需求、确保信息分发准确性几者之间的有机统一，是展会新闻中心在搭建之初就需要解决的问题。

2020线上智博会期间，展会主办方开发了线上素材库“智汇八方”，受邀记者可认证成为新闻中心注册记者，进入小程序后便可享受新闻素材提供、线上观展、线上采访、线上采访邀约等系列服务。

“智汇八方”成立之初便设置了新闻素材编辑部，负责采集与梳理展会基础素材，规划展会传播方向，制作媒体记者的選题参考目录，并将整理好的基础素材分类上传至对应子目录，方便媒体记者根据目录指引快速检索所需素材。媒体记者报道的源素材，仅线上素材库一个“出口”。并且，“智汇八方”还推出了英文版，方便国际媒体记者使用。

线上素材库的搭建与运用，提高了媒体记者获取信息的效率，实现了源头内容把关，保证了输出内容的真实性、准确性、可控性，同时完成了展会传播的初步议程设置，起到了引导媒体关注展会亮点和重要议程的作用。

（二）落地“记者之家”，搭建媒体综合服务站

2018智博会共吸引1067名记者参与报道，2021智博会参与报道的记者人数增加至1200余名，给展会新闻中心的媒体服务功能带来严峻考验。

2018智博会和2019智博会期间，展会新闻中心均建立了3500平方米的线下“记者之家”，搭建了咨询服务区、记者写稿区、媒体专访区、访谈直播区、茶歇区、餐饮区等。线下“记者之家”不仅可供记者完成新闻发布、媒体访谈等任务，还可同时供数百名记者现场写稿和休息。软件服务方面，展会新闻中心设置了媒体接待工作组，分组定责规划接待服务的媒体对象，提供人性化的接待服务，制定并发放《媒体记者服务手册》，其中包括餐饮、住宿、展会介绍、素材获取方式、相关联系人等指引信息。

（三）强化媒体资源整合，形成新闻信息交汇地

大型展会具有行业性、全国性甚至国际性特性，且往往作为当地乃至全国的重要新闻事件而备受瞩目。如今，媒体种类繁多、数量庞大，如何准确定位展会宣传所需媒体，如何组建广覆盖、多层次的媒体矩阵，达到全方位、立体化的传播效果，需要发挥展会新闻中心强大的媒体资源整合能力。

1.广撒“英雄帖”，确保媒体报道实现广覆盖

2022智博会期间，展会新闻中心向中央媒体、省级媒体、市级媒体、海外媒体、行业媒体、自媒体、商业网站中的时政记者、财经记者、科技记者、创作者等发出近千份邀请函，获得热烈响应。

2.聚焦展会特性邀请媒体，实现媒体报道多层次、强针对性

2020线上智博会聚焦数字产业化、产业数字化，重点展示全球大数据智能化新产品、新技术、新应用、新成果。因此，展会新闻中心在邀请媒体时更偏重于产业、IT、科技类媒体，如科技日报、中国科技网、电脑报等，且重点邀请负责产业、IT类记者，为系列深度报道创造条件。

第四届西洽会期间，展会新闻中心根据展会区域特征，除重庆本地媒体外，还邀请了四川日报、广西新闻网、多彩贵州网、云南网等12家省市媒体参与报道。

3.针对重点媒体，采取“一对一”邀请

对于中央媒体、国外主要媒体，需采取重点邀请、重点保障的方式，确保其及时、客观、出彩地进行报道。为此，展会新闻中心组织专门团队，对驻北京、上海、重庆等地的国际媒体进行“一对一”邀请，并通过常态化提供日常新闻线索、举行线上群访专访等方式，形成报道重庆的“全球媒体朋友圈”。

二、推动内容产品化，实现展会多方参与者的信息供需平衡

相关数据显示，2018智博会上，共有国内外537家单位到现场布展；发起5项赛事，共吸引来自9个国家的2000余名选手同场竞技；共举办2场主题会议、9场高端论坛、7场企业主办的专业峰会；共举行83场推介发布，场内外集中签约重点项目501个。

展会活动丰富、活动议程安排集中紧密、相关元素繁多。如何满足媒体记者的信息需求，协助其挖掘出更多新闻点，产出更多高质量作品，是展会新闻中心的又一重要任务。

（一）推动内容产品化，全面解构展会宣传要素

展会新闻中心具有服务性质。从服务媒体记者的层面看，这种服务不仅包括食住行等传统服务，还包括向其提供便于使用和加工的素材产品。从广告学的定义看，一个对象的产品化意味着具备标准化，能够在短时间内大量生产和提供，并且产品一般具有相对统一的制造标准，如标准工序、工艺、尺寸、包装、质量和原材料要求等[5]。将“产品”这一定义引申至媒体内容，即展会新闻中心需参照一定的标准规定，批量生产系列产品，让这些产品为媒体记者服务。

从用户思维出发，记者创作新闻作品时需对原始素材进行了解和加工，这些原始素材的形态主要包括文字、图片、视频等。在第四届西洽会上，展会新闻中心设置了由15名英文记者、16名中文记者组成的新闻素材编辑部，主要对会展赛论主办方、参展商等相关素材进行采集、分类整理和提炼，按新闻作品生产标准整理成产品素材，并通过“智汇八方”提供给参会记者。产品化的素材经过了新闻中心和展会主办方的严格校审，不仅保证了内容的真实性和准确度，而且提高了记者的工作效率和报道的准确度。

（二）“牵线搭桥”，建立新闻采访供需对接机制

对于展会主办方而言，相关新闻报道是集中性宣传，具有目的性和倾向性，展会主办方及参展方均有各自的宣传需求。对媒体记者而言，受媒体属性及自身知识背景影响，也有着自己的信息偏好。对此，展会新闻中心需“牵线搭桥”，平衡好展会多方参与者的信息需求，既服务好展会主办方、参展方，又服务好媒体记者。

在最近五年的智博会和西洽会期间，展会新闻中心均建立了新闻采访供需对接机制。2022智博会期间，展会新闻中心提前向各会展赛论组织单位发布访谈需求、宣传需求统计通知，并分别通过邮件、电话、微信等方式对接相关论坛、大赛方、参展商进行需求收集；编纂了《系列活动采访预约》《媒体探馆专场活动意向调查》，向媒体记者分发电子问卷，了解其采访意向；以收集到的需求为依据，策划安排了多场媒体记者群访专访活动，实现了展会多方参与者的信息需求平衡。

三、充分利用数据追踪，及时调整传播策略

在展会新闻中心的模块化建设中，媒体资源整合是整个展会传播活动的关键。展会新闻中心需在展会全过程动态排列组合媒体矩阵，以实现不同受众群体的全方位覆盖。

大数据时代，大型体育赛事媒体利用大数据，实现了内容生产以及对传播效果的评估[6]。大数据技术是伴随数字化时代的到来而诞生的新型传播效果测量手段。在评估传播效果时运用大数据技术，能够精准把握传播过程中各个节点和不同群体介入该事件的具体反应，学者朱春阳将大数据挖掘分析列为对传播效果评价体系的内容之一[7]。由此，下文提出以“实时数据追踪—传播效果判断—媒体矩阵重组”为逻辑顺序的策略。

（一）以数据为指引，动态调整传播矩阵

展会的传播活动通过媒体的“排兵布阵”来营造传播生态空间，媒体组合的序列差异将影响展会的传播生态空间和传播效果。因此，展会新闻中心应以数据为指引，动态调整传播矩阵，以确保在任何传播阶段均营造出利于展会传播的生态空间。

传播学有限效果论认为，媒体对受众的影响力是有限的，这种影响受制于媒体定位、发布内容、媒体受众等多方因素。在展会的传播活动中，大数据可协助展会新闻中心精准判断每篇报道的传播效果，快速把握在什么时间、什么媒体平台、发布什么内容、构建什么媒体矩阵，才能实现好的传播效果。

2020线上智博会期间，展会新闻中心根据前期数据分析，及时将开幕式和重点论坛活动的传播，策划为分层次、分类别、有重点的直播引流和全网推流，同时加强与头部媒体或网站的联动，提前在人民网、新华网、央视网等重点媒体开设专栏，提供直播预告信息，并在媒体的相关频道对直播进行置顶、设置专题等操作，保证各媒体矩阵的协同与聚焦。此外，还在腾讯、阿里、今日头条、新浪一直播、抖音、网易、一点资讯等平台同步直播，开幕式当天达到了近90家媒体同步直播的传播效果。

（二）实时数据追踪，放大传播效果

要做到传播效果可控，媒体不仅要对每篇新闻报道的点击量、点赞量、评论量，以及不同媒体发布新闻报道的内容和数量做到心中有数，还要对用户参与的评论内容、转发内容进行有效监测，在避免产生负面舆情的同时，挖掘受众的关注点。

在展会的全过程全阶段，展会新闻中心新闻数据跟踪组对中央媒体、省级媒体、地市级媒体、海外媒体、行业媒体、自媒体、商业网站等的传播效果进行了实时数据追踪与分析。以第四届西洽会为例，新闻数据跟踪组获取了全网11种语言发布的相关新闻稿件24387篇，累计曝光10.8亿次，其中包含海外累计曝光6.53亿次。在整个传播过程中，展会新闻中心根据用户互动反馈内容，动态调整传播矩阵，很好地把握了传播节奏，成为了名副其实的新闻信息交汇地。

四、结语

本文以重庆近五年（2018-2022）大型展会的新闻中心为研究对象，结合传播学和具体实践，提出大型展会新闻中心的建设与运营思路：推进模块化建设，将展会新闻中心打造成官方信息源、媒体综合服务站、新闻信息交汇地；推动内容产品化，全面解構展会宣传要素，建立新闻采访供需机制，实现展会多方参与者的信息供需平衡；充分利用数据追踪，及时调整传播策略，实现传播效果最大化。

结合会展行业的发展和媒体生态变化来看，展会新闻中心的建设方式与运营方案都将随之改变、不断升级，展会新闻中心在角色和功能上是否还有更大的扩展空间，是在后续实践与研究中需深入探索的议题。

参考文献：

[1] 中国会展行业发展报告2016[EB/OL].中华人民共和国商务部，http：//www.mofcom.gov.cn/article/fxbg/bgsmlthy/201702/20170 202512321.shtml，2017-07-02.

[2] 袁雪雯.疫情时代中国会展行业的发展趋势研究[J].苏州工艺美术职业技术学院学报，2021（4）：19-21.

[3] 第29届奥林匹克运动会组织委员会.奥运会媒体运行[M].北京：中国传媒大学出版社，2007：114-119.

[4] 符传嘉.大型体育赛事新闻中心的媒体运行机制研究[J].新闻战线，2014（10）：154-155.

[5] 丁俊杰.广告的产品化[J].中国广告，2018（5）：129-130.

[6] 商晨迪，张业安.大数据时代体育赛事媒体传播效果评估：实践需求与理论模式[J].体育科研，2021，42（3）：19-25，36.

[7] 朱春阳.全媒体视野下新型主流媒体传播效果评价的创新路径[J].新闻界，2019（12）：11-16.

作者简介 赵吾君，本科，主任记者，重庆国际传播中心主任，研究方向：新闻传播。 陈静，硕士，副教授，重庆师范大学新闻与传媒学院副教授，研究方向：融合新闻。 吴德川，本科，助理记者，重庆国际传播中心副总经理，研究方向：全媒体经营。