提高档案管理人员素质 推进基层档案管理科学化

姜海波

（山东省滨州市沾化区利国乡人民政府，山东 滨州 256811）

基层档案管理人员在保护档案资料完整与安全、进行档案资源开发与利用等方面发挥了重要作用。新时期的基层档案管理向科学化、信息化方向发展，相应的对从业者的综合素质也提出了新要求。对于档案管理人员来说，只有紧跟行业发展趋势，不断学习新知识、掌握新技能，实现个人综合素质的全面提升，才能在新时期继续保持较强的岗位胜任力。

一、基层档案管理科学化的必要性分析

1.有助于实现档案规范管理

档案作为一种记录重要信息、具有珍贵价值的资料，必须要做到妥善保管以备使用。在一些条件比较简陋的基层档案管理部门，经常会因为硬件设施不健全，或者是管理人员不仔细等原因，导致珍贵档案受损或丢失，造成了严重损失。加快推进档案管理科学化、规范化，能够依照技术标准和制度规定，对各类文件档案信息进行统一管理，只有这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式[1]。通过实现档案的规范管理，既可以显著提高档案本身的完整性，降低档案的丢失率，同时也方便其他人查询、借阅和利用档案，对发挥档案本身的利用价值也有积极帮助。

2.有助于降低数据处理成本

在档案信息化背景下，电子档案的比例越来越高。提升档案管理科学化水平，可以让不同业务部门日常运作中产生的各类电子文件、报表数据等，在线传输到档案管理部门，并迅速归到档案信息系统中。相比于原来纸质档案的处理模式，不仅显著提高了档案管理效率，而且避免了档案在不同部门、多个人员之间的多次辗转，避免了重复劳动，降低了数据处理成本。依托电子档案信息管理系统，从文件传输到最终归档，整个过程都可以做到线上办理，从而节约了人力成本、时间成本。

3.有助于实现档案资源共享

互联网时代的一个典型特征是实现资源共享。而档案本身作为一种包含了海量信息的重要文件，也是一种可被利用的重要资源。可以说，一间档案室就是一座资源宝库，而推进档案管理标准化、科学化，对实现档案资源的共享与开发有积极帮助。以往，由于各个部门之间存在信息壁垒，档案资源独立存在，无法做到共享，其利用价值也会大打折扣。而建立了档案数据中心系统后，把各部门的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，所有的文档信息均通过该系统提供利用服务[2]。只有进一步提升档案资源的丰富度，才能更好地满足不同人的档案借阅、使用需求，让档案资料在借阅、使用中彰显出应有的价值。

二、新时期档案管理人员应具备的素质与能力

1.文化素养与写作能力

新时期档案管理的任务，不仅仅是做好档案收集与归档、保存与借阅等工作，而是要求在完成这些基本工作的前提下，进一步挖掘档案资源利用价值，以便于更好地服务于档案借阅者，真正发挥档案对当下工作开展的指导与借鉴作用。因此，现阶段档案管理工作者必须具备较强的文化素养与写作能力。在档案资料的分析、整理、归档等工作中，难免会需要管理人员进行简单的编写和排版。比如，对年鉴和档案目录的撰写，就需要档案管理人员较强的书面表达能力和撰写基础，从而保证档案资料的完整性和清晰性。在提高管理员自身文化水平的同时，还推进了档案管理的科学化进程，达到事倍功半的效果[3]。

2.信息素养与业务能力

熟悉档案管理各项规章制度，熟练办理文件接收与归档、档案整理与借阅等各项服务，是一名档案管理工作者必须具备的基本业务能力。除此之外，鉴于近年来档案事业蓬勃发展，也要求档案管理人员具备较强的学习能力，可以紧跟行业变化不断更新知识、创新观念，让自己的思想与能力都可以与时俱进得到提升，从而始终具备较强的岗位胜任力。其中，信息素养是数字档案发展背景下档案管理人员应当具备的一种新素质，除了应用计算机技术、操作信息系统完成档案管理的各项业务外，还应尝试运用大数据技术进行档案资源的共享与开发，以信息技术推动基层档案管理工作向科学化、信息化发展。

3.服务素养与沟通能力

档案管理工作具有“管理”和“服务”双重属性。管理的对象是档案，服务的对象是有档案借阅需求的人。这一工作的特殊性决定了档案管理人员必须具备较强的服务意识以及沟通调能力。档案管理人员有义务告知每一名借阅者在查询、借阅和使用档案时的注意事项，避免因为借阅者不了解档案管理的规章制度而出现档案受损或延期不还的情况。同时，当借阅者在遇到问题后，档案管理人员也要及时帮助其解决问题；对于借阅人员提出的一些建议、反馈的一些问题，也应当如实记录。对于好的建议，要及时采纳并落实；而反馈的问题则需要尽快改正。通过切实提高服务水平和增强沟通、组织、协调能力，让借阅者获得良好的档案借阅体验，这也是新时期基层档案工作者应具备的素质之一。

三、现阶段档案管理队伍素质参差不齐的原因分析

1.准入门槛较低，兼职现象严重

在档案事业蓬勃发展的背景下，基层档案管理部门为了适应新时期的工作需要，提高档案资源的整合与利用水平，迫切需要引进一批年轻的档案管理人才。但是由于准入门槛较低，导致档案管理队伍的综合素质参差不齐。例如，在招聘时只关注了应聘者的专业是否对口、学历是否满足要求，而未考察是否有从业经验，对信息技术水平、思想政治觉悟的重视程度不够。在档案管理信息化的今天，信息素养也成为新时期档案管理工作者不可或缺的素质之一。如果未将信息素质作为人才选用的硬性考察标准，也会导致档案管理人员无法胜任新时期的岗位要求。

2.培训次数偏少，培训实效性差

虽然基层档案管理部门每年会定期组织开展几次培训，但是并未取得理想的培训效果，久而久之档案管理人员对培训失去热情。不能通过定期培训实现知识、技能的更新，也是造成档案管理队伍综合素质参差不齐的有一个主要原因。调查发现，一些基层档案管理部门在开展培训前没有进行调研，没有制定科学的培训方案，培训形式化问题比较严重。这种情况下，培训内容与档案管理人员的实际需要并不符合，参加“无效培训”无法帮助员工实现知识更新和能力提升。另外，信息时代的到来加速了档案事业的创新速度，新技术、新模式层出不穷，档案管理人员也迫切需要更新知识观念。相比来看，由于提供的培训次数较少，加上培训内容存在滞后性，久而久之使得档案管理人员掌握的知识、技能与行业前沿脱节，直接影响到了档案管理质量，不利于档案资源价值的发挥。

3.缺乏交流机制，经验无法共享

在开展档案管理工作时，由于职工的专业能力、从业经历，以及服务对象等方面的不同，决定了每个人在工作中遇到的问题、积累的经验也存在明显差异。如果相互之间可以做到交流分享，则能够发挥“1+1＞2”的效果。但是从调查情况来看，基层档案管理队伍内部缺乏这种交流氛围，彼此之间的沟通较少。档案管理中积累起来的一些经验、方法、技巧等，不能做到全员共享，这也是造成档案管理队伍综合素质参差不齐的原因之一。例如，一些入职较早、工龄较长、资历丰富的职工，没有主动承担起提携新人的责任。面对新入职档案管理人员提出的问题、遇到的难题，抱有一种“事不关己、高高挂起”的心态，不愿意主动帮助其解决。

四、提高档案管理人员素质的可行性策略

1.提高选聘门槛，从源头上提高档案管理人员素质

在“智慧档案”发展背景下，对于基层档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。为储备更高素质的档案人才，应当从源头上提高准入门槛，吸收一批年富力强、敢于创新的信息化、实干型人才。在人才招聘时，除了要考察应聘者的学历、专业、年龄以及从业经验外，还要关注其信息素养、政治素养。在开展全面考察的基础上，挑选综合素质较高的人才进入档案管理部门任职，为档案管理队伍注入新鲜血液，实现基层档案管理队伍整体水平、综合素质的全面提升[4]。例如，在上级领导的重视与支持下，近几年档案管理室的信息基础设施逐步完善，电子档案占比越来越高，利用档案管理信息系统线上办理档案借阅业务成为主流。这种情况下，在招聘档案管理人员时必须将具备较高信息素养、熟练运用信息系统作为一项硬性标准，确保在入职后能够尽快适应档案管理信息化的工作环境，切实提高档案管理与利用效率，让档案资源的价值得到开发。

2.完善管理机制，与时俱进提高档案管理人员素质

2.1 构建长效培训机制。档案事业的不断发展，以及职工自身职业发展的需要，都决定了档案管理人员必须要定期参加职业培训，才能让自己的专业知识得到持续更新、业务能力日益精进，最终使自己保持较高的岗位胜任力。无论行业如何发展，工作遇到哪些挑战，都能够将上级领导安排的任务不折不扣地完成。因此，档案管理部门应构建长效培训机制，在满足职工职业生涯发展诉求的同时，也让他们学习新技术、掌握新技能，有能力在本职岗位上作出更大的贡献。一方面，要做好职工的入职培训。在正式上岗前，采用“老带新”“师带徒”的方式，从在职的档案管理人员中选出几名资历丰富、责任心强的职工，采用“一对一”的方式带领新入职的职工熟悉档案管理的工作环境、制度要求，并传授工作方法、心得经验。让新职工可以快速适应新环境，并独立完成档案管理工作。另一方面，对于在职的档案管理人员，也要为他们提供定期的培训机会，帮助他们可以掌握档案行业的前沿资讯，实现专业知识的补充与更新。特别是对于一些入职年限长、年龄较大的职工，应利用日常培训的机会，帮助他们熟练操作信息平台完成电子档案的处理，从而实现档案管理人员综合素质与档案管理服务水平的全面提升。

2.2 实行科学激励机制。新时期档案管理要求的提升和档案事业的深化改革，对基层档案工作开展产生了冲击影响，这种情况下一部分档案管理人员因为工作压力大、工作环境发生变化出现了懈怠心理，工作热情下降。针对这种情况，档案管理部门应制定并实行更为科学、有效的激励机制，通过发挥以激励促提升的作用，让基层档案管理人员能够在工作岗位上始终保持积极性，高效率地完成本职工作。为体现出激励的科学性，一方面，要结合基层档案管理的具体内容，制定一套细致且完善的考核指标体系，对档案管理人员的工作完成情况、日常工作表现、新技术掌握与应用情况等进行综合考察，然后根据综合评分实行相应的奖惩激励；另一方面，还要做到奖罚分明，通过正负激励让基层档案管理人员产生危机感、紧迫感，这对于保持工作热情、提高工作效率，在切实增强职业素养的基础上，更好履行档案管理岗位的职责与使命。

2.3 树立共享理念，在交流中提高档案管理人员素质。档案管理人员在日常工作中会积累一定的心得与经验，如果能够树立共享理念，在工作之余相互交流心得、分享经验，对于基层档案管理队伍整体素质提升也有积极帮助。一种措施是利用工作间隙讨论工作中遇到的问题，并商讨解决问题的对策。或者是彼此分享在档案管理中的一些技巧、方法；还有一种措施则是利用线上途径，让全体档案管理人员都能够畅所欲言[5]。可以成立职工微信群，为职工提供一个虚拟的交流平台，利用碎片化时间分享经验、提出建议、讨论问题、解决困难。例如，一些新入职的档案管理人员，对档案管理的各项制度、规范缺乏了解，工作中经常出错。同时，在日常工作中每个人都有各自的任务，也不方便请教他人。在下班之后，年轻职工可以在职工微信群里提出自己的疑惑、问题，让其他资历丰富的职工进行解答。这样一来，不仅解决了职工的实际问题，提升了他们的业务能力和职业素质，同时还能构建和谐的人际关系，对今后档案管理工作的高效率开展也是大有裨益的。

结语

档案事业的创新发展，不可避免地会对新时期档案工作的开展带来冲击影响。档案管理工作人员需要主动参与其中，运用现代化管理策略以及管理方式，着眼于自身的综合素质以及工作经验，明确自身在档案管理工作中所处的地位，进而探索契合新时代岗位要求的工作开展方法，切实提高自身的综合素质与岗位胜任力，在实现自我价值的同时促进职业生涯发展。提升档案管理人员的综合素质，既需要档案管理部门要强化人才战略意识，从招聘、培训以及考核激励等方面，构建一套完善的人力资源管理体系，让档案管理人员的职业素养、专业技能可以得到渐进式提升。同时，也要求档案管理人员要树立共享理念，相互之间分享心得、交流经验，在这一过程中推动基层档案管理的科学化、信息化发展。