行政事业单位固定资产的内部控制

李瑞芝 潍坊市市场监管发展服务中心

一、行政事业单位固定资产内部控制概述

（一）行政事业单位固定资产内部控制含义

行政事业单位固定资产，是指行政事业单位所拥有的一种资产，在使用过程中状态基本保持不变，一般固定资产的单位价值通常在千元以上，其中专用设备单位价值在1500元以上，可供使用的时间超过一年。作为单位的重要资产，需要单位着重进行内部管理，而内部控制作为行政事业单位进行内部管理的主要手段之一，对于固定资产的管理有很大的意义。在固定资产进行管理和控制中，内部控制可以全过程发挥重要作用。单位可以根据实际工作需要或是重要性等合理安排预算，增减固定资产的数量，将购置固定资产的资金使用达到最高效最合理。在安排人员管理固定资产时，尽量安排落实到个人，一旦出现问题，就可以很快具体到个人，责任清晰。行政事业单位中有效的内部控制，可以帮助单位更好地管理固定资产，在固定资产的存续时间，既可以保障固定资产的安全，提高固定资产的可用度，还能保证其完整性，大大增加固定资产的使用效率和管理情况[1]。

（二）行政事业单位固定资产内部控制目标

对于固定资产，行政事业单位有其自身的管理目标。首要目标就是，固定资产要做到资源的合理化配置，防止滥用资本。其次，使用效率的提高也应作为管理固定资产的重要目标。最后，固定资产的安全性和完整性应该受到有效地保障，以避免损失行政事业单位固定资产。通过分析以上三点，根据固定资产的管理目标，得出行政事业单位内部控制的目标，即加强行政事业单位固定资产的管理水平，制定合理的固定资产管理制度，保证固定资产实物信息与财务信息的一致有效，提高行政事业单位固定资产运营效率。

二、行政事业单位固定资产内部控制存在的问题

（一）行政事业单位固定资产内部控制制度不完善

虽然行政事业单位都有一套自己的内部控制制度，但是对于固定资产的内部控制管理，单位并没有制定相关的长效内部控制制度，这就导致行政事业单位固定资产内部控制制度不完善。主要体现在两个方面，其一，行政事业单位固定资产中，有待完善的首先就是会计信息内控体系[2]。由于固定资产使用的系统模块与会计财务核算系统是不同的，两者之间不能很好地实现信息实时共享，这样一来，单位的固定资产发生变化时，变化的信息不能迅速反应到会计信息中，会计财务报表就不能很快的更新，对单位内部控制管理的发展十分不利；其二，从单位整体层面出发，单位缺乏整体层面的固定资产内部控制制度。导致固定资产相关的系列活动，如采购、清查、报废等，与单位整体的需要不相符，不利于单位固定资产的内部控制管理。

（二）行政事业单位固定资产内部控制管理不规范

行政事业单位对于固定资产的购置、使用和处置，没有严格按照规范的通用流程执行。此外，行政事业单位中的各部门在执行资产管理规范方面存在差异，导致单位对固定资产管理控制效果不佳。不规范主要有：（1）固定资产内部控制管理意识薄弱。固定资产内部控制是非常复杂且艰巨的，因此领导要高度重视固定资产管理。目前，在固定资产管理方面，通常施行一把手负总责，固定资产管理员具体负责。表面上看，确实增强了行政单位在财务工作中的管理和协调能力。可一旦涉及实际操作，由于缺乏内部控制管理理念，导致对有效资产管理的意识非常薄弱，不够完善的内部控制制度将在很大程度上降低管理固定资产的执行力。（2）采购需求编制不规范。在确定固定资产需求时，对于固定资产的需求类型和用途，购置计划和追加购置计划的制定等方面没有严格按照实际需求和配置标准配置，造成固定资产利用率低，存在资源浪费现象；（3）不够规范的使用交接流程。行政事业单位没有建立起一套完善的制度和程序或者虽然建立制度和程序，并没有很好地执行，导致行政事业单位中固定资产的取得、验收、使用和处置等环节的控制流程不清晰，资产核算不明确。维修责任人不明确等现象时有发生，降低单位对固定资产内部控制管理的水平；（4）行政事业单位固定资产处置标准和程序仍有待提高。固定资产业务未经适当批准或超越授权审批，可能造成国有资产损失。（5）资产管理中存在配合不到位现象。大多数行政事业单位中，都是由财务部门管理账务资产，办公室管理实物资产。在固定资产账务管理和固定资产实物管理中，没有严格按照资产管理办法管理资产。这就造成固定资产的会计处理不全面，会计处理流程也不太规范，没有办法通过账面就能反映固定资产的控制程度[3]。

（三）行政事业单位固定资产内部控制财务问题

目前，大部分行政事业单位使用资产管理系统管理资产，在行政事业单位资产管理系统中，应尽量完善固定资产的相关信息，加强资产内控管理。一旦内控工作没有做好，财务账目信息就可能出现不符合实际的情况。当下，国家不断推进行政事业单位机构改革单位合并或拆分时有发生，固定资产的相关转移分配工作往往不能及时完成，财务账目更新不及时，导致固定资产管理不善。由于行政事业单位资产盘点人员较少，并且对固定资产处置细节没有全面掌握，如果发生固定资产的意外损坏或丢失，那么在会计财务报表中的数目就会不对应实际数目。有些固定资产确实处于待报废状态，行政事业单位固定资产管理人员未及时进行报废处置审批程序，资产管理系统及财务核算系统不能准确反映资产管理状态，对于单位固定资产的管理造成很大的困扰。例如，有些固定资产已经报废，因发现不及时，会延迟单位的购买时间，就会影响单位的使用[4]。

（四）缺乏合理的管控措施

行政事业单位固定资产内部控制评价过于粗泛。根据相关规定，行政事业单位需要有自己的内控办法，但是，在制定办法时，有的单位只是粗略地按照相关规定制定，不够细化，只有一个大致的框架，没有考虑到行政事业单位本身的实际情况，导致内控办法效用低下。行政事业单位还缺少严格的审计[5]。许多行政事业单位的审计工作仅由财务人员兼职，未设立独立审计部门，就算设立了独立部门，其中的人员也过少，并且对于行政事业单位内部审计人员而言，他们甚少关注固定资产的审计，不能针对固定资产进行有效的内部审计，对固定资产提不出有效审计意见，导致固定资产内部控制不力。

三、完善行政事业单位固定资产内部控制的具体对策

（一）完善行政事业单位固定资产内部控制管理制度

如何更好地完善内部控制制度影响着加强管理固定资产，也能更好促进单位的整体发展。目前，行政事业单位内部的固定资产的管理，急需完善行政事业单位固定资产内部控制管理制度。第一，要完善对固定资产财会信息的监控制度。固定资产财会信息出现异常情况时，这就要求行政事业单位的财务人员要能够及时发现。及时发现问题才能更好更快地解决问题，发现问题之后行政事业单位就能通过财会报表来反馈固定资产的管理情况以及管理策略，改善固定资产资产管理的当前账面状况。第二，要从单位的整体层面，来制定固定资产的内部控制制度。行政事业单位应当根据整体的业务需求和资产内部控制目标，来制定固定资产内部控制管理办法和制度，以便单位规范记录固定资产种类、折旧标准、使用确认条件、资产验收入库、处置等，从而提高单位固定资产内部控制的管理效率。第三，可以建立专职机构。行政事业单位可抽调出专业人员，选出一位作为专职固定资产管理员，专职资产管理员需要精通固定资产的管理，他们就构成了一个固定资产管理机构，专门负责本单位固定资产的管理，例如评估、购置、加工、审批等。还包括制定相关的管理制度:协调财务和各科室之间关系:对固定资产进行抽查和检查，并公布结果等[6]。

（二）建立固定资产内部控制的财务监督

行政事业单位需要建立固定资产内部控制的财务监督机制。为了方便财务人员可以及时地处置固定资产的明细状况，行政事业单位可以通过内部控制制度将记录固定资产的盘点明细的任务分配给具体的个人，通常是固定资产的管理人或直接交给使用部门来记录，这样财务人员可以便利地盘点固定资产并对其加以监督管理。比如，对于部门新取得固定资产，财务人员获取详细部门使用记录，维持账面数据准确。对于应废未废的固定资产，要完善财务监督机制，行政事业单位要提出具体要求以实现对各部门固定资产管理控制，重点关注应报废资产的内部控制管理。这样才能保证固定资产顺利实施报废审批流程，确保单位资产报表的及时和可靠的列报，以及及时调整资产管理措施。例如，报废的固定资产被及时发现以后，单位的集中采购计划就能够更加及时准确地进行，不会出现临时需要紧急采购固定资产的现象。行政事业单位也要重视完善固定资产在使用中核查机制，提高单位的固定资产管理效率。

（三）完善管控措施

首先要针对固定资产内部控制评价进行细化管理，结合财政部新出的有关要求，从当前的实际情况出发，细化固定资产内部控制管理办法，制定相关的内控评价指标，将各个部门的不同意见合理的融入单位内控管理决策过程。其次可以将固定资产内部控制评价归入绩效考核中，考核结果与单位绩效考核挂钩。三是抓好固定资产的内部审计工作，没有独立的固定资产审计部门是不行的，只有审计部门保持绝对的独立，审计工作才能够客观公正地开展。同时提高审计人员的专业素养和综合素质，要求审计人员熟悉相关政策法规，更要熟练掌握本单位固定资产的实际管理状况，要对固定资产管理的一线业务进行深入了解。有效独立的内部审计可以及时发现固定资产内部控制和管理中出现的问题以及风险，能够帮助行政事业单位持续提高固定资产的内部控制管理水平。

（四）培养管理人员专业素养，各部门要分工明确

保存和管理固定资产是资产管理员的责任，需要不断强化资产管理员的责任意识，提高资产管理员的专业素质。资产管理员不但要在日常中负责固定资产的购置、入库、维修和安全的工作，还需要定期自查，对固定资产的验收建立相关账目以方便管理，根据固定资产处处置单或者调拨单及时处理，与其他相关部门对接，保证每一项资产都要在账面记录上反映出来。会计部门承担会计核算、监督管理等任务:包括整合确认的验收表、发票及相关凭证，建立固定资产台账，设置专业人员负责固定资产明细的记录和日常审计；根据报账的调拨表及时更新固定资产明细；根据处置单及时核销账目；与实物管理部门及时联系，以确保账目和实际情况相一致；按时提交固定资产管理报告等。

（五）提高行政事业单位固定资产管理内部控制制度的执行力

加强固定资产会计处理中原始凭证的统一合规性。固定资产购置审批单、验收单、调拨单、处置单实行统一填报制度。新增固定资产需通过承办部门办理入库手续，验收表一式三份:承办部门存根一份，资产管理员一份，会计部门一份，验收签字需要三者同时进行签字验收。对于固定资产的变动，变动部门要根据调换的资产及时做好资产调拨，经调出部门负责人签字后，分别经调入部门、会计部门审核签字，会计部门及时做好账务处理工作。依据固定资产处置审批权限完成固定资产处置审批手续后，经批准处置后，会计部门依据处置批复等相关文件及时处置行政事业性国有资产、核销账务[7]。

对各部门的职能标准过程实施有效的监督。从资产验收、资产保管和调拨过程中，强化相关部门职能的标准体系。严格按照行政事业单位资产管理办法购置资产，认真核对货物合同、发票及相关凭证，核对无误后办理验收手续。在资产保管的日常管理和控制中，完善固定资产报账制度和清查制度。日常维护只有经过管理部门审核后才能按流程实时进行。在资产调拨中，要发挥手续和程序管理的重要性，在得到批准前不能随意变动使用。相关人员发生工作调动时，需要将使用的固定资产归还后清点完毕才能调动。各部门固定资产减少时，需要由管理部门进行核实，再由领导批准，报主管部门请示。

四、结语

当下，行政事业单位对于固定资产的内部控制管理还不够重视，相关的制度体系也不够完善。文章主要分析了固定资产内部控制的意义，指出了行政事业单位中有关于固定资产内部控制的一些缺陷和问题，例如内控制度不够完善，管控措施不严格，固定资产购置使用处置流程不够规范，缺少审计监督等。针对以上问题，提出了一些解决的策略，对于行政事业单位的固定资产的内部控制，提供了一些个人的观点和看法。