火电建设项目基建档案管理工作重点刍议

■ 张晓春

基建档案是整个火电建设项目工程实体质量的缩影，真实反映工程项目过程管理和工程实体质量。由于基建档案贯穿整个建设期，周期长、阶段多、流程复杂，参建方众多，涉及勘测、设计、监理、监造、施工、安装、设备供应、物资代保管、调试等单位，给开展管理工作带来较大困难。笔者结合多年工作实践，对做好火电建设项目基建档案工作管理工作的重点进行探讨分析。

一、重视档案，提高归档意识

项目基建档案工作需要所有参建单位人员的参与，一个建设项目档案工作做得好，首先是领导重视档案，从而带动各部门、各参建单位树立做好档案工作的责任意识和大局意识。其次是要真正实行档案管理责任制与项目建设同步管理。项目档案管理不仅是资料员、档案员简单的收集、整理，而是所有参建者与档案员共同参与到工程建设档案的全过程。档案员需要充分了解建设活动并实时掌握工程进展，在各参建单位的密切配合下，才能共同做好基建项目档案管理工作。

二、夯实管理重制度

1.建立完善项目基建档案管理规章制度。为保证档案的完整、规范、准确，在基建项目初期，建立健全完善的档案管理制度是做好项目档案管理的有力保障。建设项目档案管理的主要制度包含：归档范围、分类标准、保管期限、领导责任制、岗位责任制、技术（图纸）资料管理制度、竣工文件编制要求、档案移交办法以及档案借查阅制度等等。应以国家能源局发布实施的《火电建设项目档案整理规范》(DL/T241-2018)为依据,同时结合本集团公司的相关制度，根据项目实际细化编制下发项目档案管理的制度办法，如：《基建档案管理办法》《竣工文件组卷办法》《项目档案整理实施细则》《项目档案突发事件应急处理预案》《竣工档案移交奖惩办法》等。实践证明，坚持以落实制度为抓手，努力做到有据可依，方可从源头提升档案管理水平。

2.建立健全项目基建档案管理体系。建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。建立由建设、设计、施工、监理、调试等多方参建单位专兼职档案人员组成的档案管理网络，明确基建档案工作的分管领导、主要负责人，用标准指导工作，规范管理。在用人方面，聘用踏实肯干、责任心强、务实进取的人员作为资料收集的第一人。在技能方面，定期组织档案人员参加档案技能培训，提高档案人员业务水平和自身素养。在硬件方面，配备满足基建档案工作需要的设施设备，如办公电脑、一体化工程打印机、扫描仪、装订机、消防器材等，以保障基建档案工作的正常开展。

三、具体实施抓细节

1.事前控制，赢得先机。项目参建单位要形成“提前介入、对口管理、跟踪督导、同步验收”的一整套行之有效的管理模式。其中“提前介入”体现在两个方面：

人员资质方面。一是开工前，对参建单位进行项目文件管理和归档交底，通过召开档案专题会议明确档案管理要求，参会人员范围要涵盖参建单位项目负责人、专业负责人、资料员，资料员应持证上岗，具备必要的档案专业知识；各参会人员须在会议纪要上签字。二是明确资料员变更要及时向监理与业主报审，以保证资料员在岗的连续性。从人员资质入手控制项目文件材料收集，既可使形成文件符合归档要求，亦可尽量避免因人员流动较大造成资料收集不及时或文件资料不齐全完整问题。

1.资金控制方面。将项目档案工作纳入招投标、合同管理，赢得主动权。包含参与合同审查签订和参与支付控制。参与合同审查签订，就是在可行性研究报告经主管部门审查核准同意，并进行主机招标准备工作及草签合同的环节时，档案部门要派专人参与合同审查，一是审查合同中是否明确各参建单位项目档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。二是审查合同中增设资料专项条款是否明确详细，如档案的移交时间，各参建单位竣工档案应在项目实体竣工后三个月内整理归档完毕移交建设单位，尾工形成的档案应在尾工完工后及时归档移交。档案的移交份数：施工单位编制的竣工文字材料（纸质）一式两套（其中一套必须是原件）、电子版三套（竣工文件扫描后刻录成光盘），施工照片一套。其中设计单位编制的竣工图移交份数应按合同约定提供，同时提供电子版三份。

参与支付控制。充分发挥合同的法律效力，在进度款支付及质保期支付审批流程中，特别设置档案审批签字关口，督促参建单位按照规范做好竣工档案验收工作，激励参建单位对档案工作的重视。

2.过程控制，落实责任

2.1严格管控设备开箱。在大型火电建设项目中，设备开箱数量可观，对于重要的的设备、仪器，档案人员要严格管控设备开箱。要根据现场实际情况，采用委托物资代保管进行现场开箱确认制，供货商、计划采购、工程专业、物资代保管四方进行确认验收，物资代保管做好文件接收登记。后期档案人员再根据物资代保管提供的设备开箱资料记录表进行验收。

2.2重要节点全程参与。建设单位档案部门要全程参与到整个工程建设的重要节点及检查验收、工作交底等工作环节，指导业务人员根据工程建设流程，主动收集和形成归档材料文件，保证所形成的文件材料质量和数量符合归档标准。

2.3具体问题具体指导。要从文件的齐全完整系统、准确、有效上加强检查指导。大的方面，一看管理材料，检查建设单位及项目各参建单位涵盖安全、质量、进度、资金四个方面文件材料是否齐全完整。二看阶段材料，检查从可研、设计、施工、调试、竣工、验收、试运行、并网投产、生产运营整个项目实施过程的文件材料是否齐全完整。就文件材料而言，检查同一专业、问题或阶段的文件材料是否收集齐全，内容是否完整，单份文件是否缺张少页，数据、意见填写是否齐全。如大宗材料钢筋、商用混凝土要有与之对应的报审单、委托单、见证取样单、质量证明文件、复试报告。准确性要求文件内容符合规范，文件之间构成有机联系，逻辑正确，日期前后一致。关于有效性的要求，一是文件内容要有效。即收集的文件为原件，因故无法提供原件的，要在复印件上加盖红色公章。二是文件形成程序要有效。文件的时间顺序符合项目建设流程，报审、调试、验收程序合规。

3.事后控制，严格验收

所有参建单位的竣工文件要按合同约定的要求向建设单位移交，正式移交后办理竣工结算手续。竣工文件正式移交时，移交单位、监理单位、建设单位应在《火电建设项目档案交接签证表》上签字并盖章，建设单位档案管理人员应负责对正式移交的竣工文件进行归档以及单位工程和设备质保期到期审核验收管理。

结语

火电建设项目基建档案管理本身就是一个系统工程，只有抓住工作重点，才能确保项目档案的齐全、完整、准确，为项目顺利通过竣工验收、达标投产提供坚实的基础。