七问分析法在某三甲医院大型医疗设备管理中的应用效果

秦贞良，魏龙天

山东大学齐鲁医院计财处招标办公室 (山东济南 250014)

医疗设备是医院资产的重要组成部分，是开展医疗活动的重要工具，是确保医疗活动正常进行的前提与保障[1-2]。尤其是大型医疗设备的配置情况已成为衡量医院医疗水平的重要标志[3]。配置技术全球领先的大型医疗设备对临床解决疑难杂症具有重要意义[4]。这些大型医疗设备的合理购置以及购置后的管理工作直接关系着医院效益与患者利益，因此，大型医疗设备管理一直是医院管理的重点[5]。近年来，经典的、先进的管理方法被引入大型医疗设备的管理中，且不同场景中的设备管理方法也被反复探讨。罗松等[6]针对智慧医院建设的场景提出了建设过程中大型医疗设备的管理方法，并提出可将大数据分析技术应用到大型医疗设备的采购中，即利用信息化技术将大型医疗设备管理动态化。董继伟等[7]的研究将全面质量管理模型应用到大型医学影像设备中，针对影像设备的图像质量、辐射剂量、运营情况等方面进行管理，也取得了良好的效果。但是，在大型医疗设备管理中进行方法的套用还存在一定的局限性，因此，挖掘更多适用于普通医院且容易实施的管理方法十分必要。为了解决大型医疗设备管理中存在的问题，本研究将七问分析法引入大型医疗设备管理中，分析了该方法在大型医疗设备管理中的应用价值，旨在为医疗设备管理提供参考。

1 大型医疗设备管理中存在的问题

1.1 大型医疗设备的采购问题

随着相关政策的颁布与实施，医疗设备采购流程逐渐趋于规范化，但盲目采购的现象仍屡见不鲜[8]。医院在进行大型医疗设备尤其是高精尖医疗技术引进时，由于缺乏充分的调研，如无论证数据或论证数据片面，与实际需求相差较远，导致采购的设备在使用1～2次后即被闲置。分析造成此现象的原因为：采购人员对先进技术、高精尖技术的盲目追求与条件认可，忽略了设备本身真正的用途及效益问题；以某人尤其是权威专家个人意见为某一标准，未进行充分的论证与市场分析；在采购前未充分考虑医院实际是否具备长期运营高精尖设备的先决条件，如机房是否达到防辐射要求，配置技术人员是否到位，是否可以承担运营时的高成本等。

1.2 宏观管理中存在的问题

大型医疗设备在进入医院后，需对其进行科学的管理。在医疗卫生机构尤其是三甲医院，往往存在设备归属不清、收益部门划分存在争议等现象，导致设备管理部门与临床科室之间出现沟通障碍，继而导致设备实际使用情况与预期情况相差较远，甚至导致部分设备长期闲置。对于配置合理的设备，定期计量工作往往不能达到规范要求[9]。加之关于设备使用方法的培训多而杂，设备操作人员往往疲于应对，且系统性的培训往往较少，导致专业的设备操作人才短缺，故因操作失误而导致的设备故障或诊断设备不准确现象时有发生。此外，对于设备的卫生技术评估、效益分析往往需要专业的人员或借助专业的软件才能实现。有些大型医疗设备成本较高，成本回收需要10年以上，需要进行特殊维护来延长设备使用寿命、确保设备灵敏性，这些设备的维护需要专业的操作与专业的工具，而在此类设备的维护中，“专业性”往往达不到要求，导致设备提前报废。

1.3 大型医疗设备的维修问题

医疗设备维修是医疗设备管理中较为重要的一环，可保证设备的正常运转[10]。大型医疗设备往往集合了多种高精尖技术，技术的迅速发展导致设备更新换代升级频繁，促使医院配备的设备维修人员需不断学习新技术，但仍有很多技术不能快速掌握。对于设备操作人员，若对新技术的掌握不熟练，操作失误会导致设备故障发生。很多大型医疗设备配件具有不可替代性、专用性，使设备维修也存在一定的垄断情况。医院不得不购买厂家设备维保服务。虽然第三方维修在一定程度上是原厂维修的补充方式，但第三方维修良莠不齐，需要认真甄别。因此，从根本上减少大型医疗设备故障发生次数，降低故障发生率，是维持大型医疗设备良好运营的重要保障。

2 七问分析法在大型医疗设备管理中的应用

七问分析法又名5W2H分析法，是一种基于7个问题的管理方法，流程见图1。由图可知，七问分析法体现了目标导向理念，即针对要做什么，分析要做这件事的原因，且根据具体问题来确定责任人，并明确项目实施的时间与实施的具体规划，确保项目的落地可行。同时，考虑到项目实施的资金支持，还应进行充分的经济效益分析。基于该研究理论，本研究针对某三甲医院大型医疗设备管理中发现的问题进行了管理方法的改进，具体如下。

图1 七问分析法流程图

2.1 大型医疗设备的采购管理

2.1.1明确做法(What)与原因(Why)

即要用什么方法来解决采购中遇到的问题，为什么采用这些方法。针对大型医疗设备采购中存在的问题，某三甲医院根据《医疗卫生机构医学装备管理办法》制订了医疗设备采购论证规范，根据价值将设备划分等级，价值在50万元以上的大型医疗设备必须从3个方面进行论证，即采购的必要性论证、采购的可行性分析、设备的效益分析。以上3个方面的论证均需从多个角度进行，如必要性论证，不仅需要从患者角度考虑，还需要从医院角度考虑、从设备角度分析，具体分析层次见表1。严谨的采购论证可使大型医疗设备的配置更加科学，更符合实际需求，避免购置后设备闲置或因机房不符合要求而无法使用的情况。

表1 大型医疗设备采购论证层次分析

2.1.2执行实施

执行实施需明确参与人员(Who)、时间(When)与地点(Where)。大型医疗设备的采购论证应至少包括设备操作者、管理者、临床科室、院领导共同参与，各抒己见，避免出现“一言堂”。当设备采购需求被提出后，在审批与论证流程上应明确时间节点，组织正式会议尽快开展论证，避免延误真正有需求设备的采购时机，也可及时将无须购买的设备踢出采购清单，将预留资金用到其他项目中。

2.1.3执行监督

为了保证大型医疗设备采购论证的有效性，应明确保证机制(How to do)，且核算论证会议的成本(How much)。例如，成立监督小组，由院级领导担任小组成员，每次论证会至少有2位监督小组成员参与，且监督小组其他成员定期抽查论证会议纪要，做到上下监管、互相监督。虽然会议的组织与开展所花费的人力、物力有限，但真正高效的论证会议为医院节约的采购成本是非常客观的。

2.2 大型医疗设备的宏观管理

采购大型医疗设备进入医院后，即开始了院内的宏观管理。在大型医疗设备的宏观管理中，医院也采用了七问分析法的管理方式。首先，明确做法(What)与原因(Why)，即在医院内(Where)做好大型医疗设备的宏观管理，解决医院设备管理人员不足的现状，做好设备的效益分析，解决部分设备归属不清、效益分析方法不科学的问题。经研讨论证后，决定由该三甲医院信息科与第三方信息科技公司(Who)在18个月的时间内(When)研发出一套适用该院实际情况的信息化管理系统，并完成系统验证，以达成大型医疗设备管理的系统化与动态化。信息科经研究后决定，将该项目分解成3个阶段进行(How to do)：第三方信息科技公司原有系统分析与该三甲医院实际情况分析；系统的对接与改进；系统的验证；最终形成3套预设方案，并通过对3套方案进行成本与效益分析(How much)，确定采用了可以兼具医疗设备信息追溯、效益分析、会议培训等功能的开发方案。医院工作人员凭借账号、密码登录系统后，可查看每台设备的使用、维修维护情况，做到对每台设备的精细化追踪，这些数据也可为新的设备采购论证提供参考。系统的医疗设备效益分析系统可从医院、科室、单台设备层面进行不同时间段的效益分析，对于设备归属不清的问题，可在设备录入系统或者进入医院时进行自定义科室以及各部门占比。在进行效益分析时，系统可以自动抓取自定义内容。培训会议板块可进行技术人员系统培训，兼具部分线上考核功能，可作为技术人员日常技能考核的重要补充。

2.3 大型医疗设备的维修管理

明确做法(What)与原因(Why)，即为了降低该三甲医院大型医疗设备的故障发生率，提高设备维修效率，确保设备的正常运营，将大型医疗设备的维修由以“修”为中心更改为以“养”为中心。将设备的质量控制与维修保养作为重点，由医学工程处负责工作的开展(Who)。自改革通知颁布后，3个月内将医院设备与设备管理人员进行分类和分级，并制订相关的实施方案(Where、When)。具体做法如下(How to do)：将医院医学工程处的人员分成多个小组，成立X线类设备管理小组、MRI设备管理小组、放疗设备小组、消毒类设备小组等，每个小组由1名组长、1名副组长与3名组员组成，对医院所有大型医疗设备开展定期维护与计量工作。受医学工程处人员人数限制，各小组人员组成有交叉任职。各小组成员对自己负责的设备进行定期维护与检修，该项工作不仅无额外成本(How much)，还可确保设备的管理更具条理性，责任更加明确。

3 应用效果分析

3.1 采购管理效果分析

采用七问分析法对该医院大型医疗设备进行管理后，2020—2021年共开设论证会32场，经论证后不予批准采购的大型医疗设备2台，节约费用约1 270万元；经论证后，采用国产设备进行替代的进口大型医疗设备3台，节约采购成本800多万元；经调节后可与其他科室共用设备2台，在节约成本的同时提升了原有设备的使用率；经过1年的实践，该院的设备运转和使用更加合理，闲置率明显降低。大型医疗设备采购论证会成效见表2。

表2 大型医疗设备采购论证会成效

3.2 宏观管理效果分析

七问分析法的实施不仅使设备的使用可追溯，而且对每台设备形成使用数据，这对大型医疗设备的使用与效益分析具有重要意义。七问分析法实施后，该三甲医院开展的医疗设备培训活动以及技术人员操作更加规范，在直接提升工作效率的同时，间接延长了大型医疗设备的使用寿命。以急诊CT、MRI设备为例，宏观管理效果分析见表3。由表可知，七问分析法实施后，急诊CT、MRI设备的使用效率提升，月运转时间调整为额定天数(22 d)以内，月服务量和月收益率较实施前亦明显提升。

表3 七问分析法实施前后大型医疗设备宏观管理效果分析

3.3 维护维修效果分析

七问分析法的实施明显提升了该三甲医院大型医疗设备的维护维修效率，设备故障次数呈下降趋势(图2)，由原来的每季度100余次，降低为现在的每季度40次左右，这与责任到人的定期保养是密不可分的。

图2 医院大型医疗设备故障次数

4 小结

本研究将七问分析法应用到大型医疗设备管理中，针对大型医疗设备管理中存在的问题，从设备采购、宏观管理、故障管理3个角度提出解决方案，并通过实践证明，七问分析法不仅可提升大型医疗设备采购论证会的效率，节约医院采购成本，还可提升设备的使用效率，增加收益率，减少设备故障发生次数，在大型医疗设备管理中发挥着重要作用。大型医疗设备管理是医院的重点工作，三甲医院中大型医疗设备配置较多，其是医院固定资产的重要组成部分，有效的管理方法不仅可提高医院的经济效益，还可提升患者的满意度，提高医院的社会声誉。七问分析法是一种管理学方法，目前国内应用该方法进行大型医疗设备管理的研究还较少，因此，本研究可作为管理学方法在设备管理中应用研究的重要补充，为大型医疗设备的有效管理提供参考。