大数据时代公立医院人事档案信息化管理探析

周莹华 王 鸰

（1.辽宁省本溪市康宁医院，辽宁 本溪 117019；2.本溪市第六人民医院，辽宁 本溪 117000）

公立医院的人事档案管理信息化，是指利用现代化的信息技术手段，对医院的人事档案进行收集、分类、整理、检索等。通过人工智能等技术，为公立医院的人事档案信息化提供有力支撑，从而提高该项工作的效率和质量。

一、公立医院人事档案信息化管理的主要内容

1.人事档案管理信息化

主要体现在档案管理手段的信息化。通过使用合适的软件，对人事档案资源进行收集、分类以及开发等，从而实现信息化技术的应用[1]。

2.人事档案资源数字化

人事档案资源数字化是指对传统的纸质档案资料进行数据化采集。应用信息技术，将纸质人事档案中的信息进行数字化处理，将其转换成文本、音频、视频等格式，并建立相应的数据库，人事档案资源数字化是公立医院人事档案信息化的基础和关键环节[2]。

3.人事档案服务网络化

借助信息技术，公立医院的人事档案管理实现了网络化信息传递。主要是通过OA办公系统对医院内的人事档案资料进行鉴定、审核、传递、保存等，从而提高管理的效率。人员可根据自己的使用权限，通过数据库进行自助查询、统计相关信息，从而为其提供一定的辅助信息[3]。

4.人事档案检索自动化

传统的人事档案检索主要是通过人工操作如卡片检索等方式实现，到库房调取人事档案信息，该种方式的效率极低。在信息化技术应用以后，查询人员可通过信息系统进行快速检索，从而提高检索的效率和准确率[4]。

二、公立医院人事档案信息化管理的重要性

1.提高了人事档案管理工作的效率

人事档案的归档材料包括学习经历、工作经历、年度考核等10个类别，每个类别内容可达20～30页。而且，公立医院的人员不仅有医生护士、技术人员，还有后勤及行政人员。人员信息的基数大、类型多，非常繁琐。仅仅依靠传统的手工方式将花费大量的时间，工作效率低下。凭借信息化技术和相关工具的引进，将大大提高档案管理的效率[5]。

2.确保了人事档案信息的安全性

传统的人事档案信息必须要由人工填写，存在填写错误、故意涂改等问题。而且相关人员部分是兼职人员，专业性不够，工作被动、态度消极、保密意识薄弱。这些问题都会影响人事档案管理的真实性和安全性，降低其可参考性。信息化的管理手段在一定程度上避免了信息不对称等情况，档案管理交由系统完成，不仅减少了档案管理人员的工作量，而且通过保密设置等也降低了人事信息泄露的风险[6]。

3.节省了档案管理的保存空间

纸质版人事档案材料一般都存放于档案室，随着人员工作、学习经历的增多，材料也在逐渐增加。因此需要大量的存放空间。另外，受到环境条件如温度、湿度等的影响，容易造成纸质材料的损坏。信息化技术的引入实现了纸质材料的数字化管理，虽然对信息化系统要求较高，但不占用实际的空间环境，节省了档案资料的保存空间[7]。

4.促进了人力资源管理的改革和创新

人事档案信息化管理不仅可以单方面查询，还能够进行复核查询，具备多维分析、一维分析等复合功能，可深入分析每位员工的工作经历，使人员岗位的调整更准确，充分调动员工的工作积极性，为其配置合适的工作岗位，促进人力资源管理的改革和创新[8]。

5.强化了公立医院信息化管理的横向联系

公立医院的人员类型比较复杂，不同类型的人员由不同的部门进行管理，多部门管理存在职能交叉现象。人事档案由人事部门统一管理，其他部门人员在使用时需要借阅，程序比较复杂，时效性差，使得人事档案的利用率比较低，各个部门间无法形成合力。信息化技术的应用，实现了人事档案信息的数据化管理，各部门只需通过统一的数据平台，即可查找到相应的信息，实现了资源的共享，强化了部门间人员信息的横向联系，大大提高了工作的效率[9]。

三、公立医院人事档案信息化管理的可行性

1.建设多元化的人才队伍

公立医院人事档案信息化管理的队伍不仅要了解档案管理的专业知识，还要熟悉本行业的常识，具备计算机专业知识，思想觉悟较高，建立一支多元化的人才队伍是建立人事档案信息化管理平台的第一步[10]。

2.避免信息的泄露

公立医院的人事档案管理的专业性极强，对机密性要求极高。借助“云”网络实现了档案的保存、整理、查阅等工作。由于网络空间开放，导致个人信息被盗取，这就需要借助严密的管理手段，避免信息泄露的风险，保证人事档案的安全[11]。

四、公立医院人事档案信息化管理存在的问题

1.信息化管理的理念落后

在大数据时代，一些公立医院并未认识到信息化的重要性，使得人事档案管理尚处于比较落后的状态。公立医院具有明显的公益特征，其主要关注点在人才建设以及医疗技术的提高上，对人事档案管理的关注度不够，使得信息化建设进程缓慢[12]。

2.信息化管理体系缺失

信息化管理体系的缺失导致人事信息采集不完整、管理混乱。由于在协调和分工上有所欠缺，容易导致“信息孤岛”，对相关信息整合不足，不能体现档案信息化的作用[13]。

3.数字化建设进程缓慢

从现阶段公立医院人事档案管理情况来看，管理方式还很落后，未能充分运用信息化和数字化的技术，即便应用了档案管理系统，其功能性也存在不足。另外，人事档案管理资料较多，如果只运用一种载体，容易导致人事资料的损坏。信息化建设是关键的解决途径，但当前部分公立医院的信息化基础建设仍有所欠缺，进程还较为缓慢，对档案管理的发展不利。

4.信息化管理人才缺失

对于公立医院的人事档案管理来说，对人员的专业性要求较高，与传统的管理模式相比，信息化的管理模式难度更大，对人员技术性的要求更高。因此，要想促进公立医院人事档案信息化管理水平，必须具备该方向的专业人才。但目前的状况是，信息化技术并没有引起足够的重视，相关人员缺乏对信息知识和技术的学习，人员管理能力明显不足，对工作效率和工作质量产生严重影响[15]。

5.信息化建设规划欠缺

虽然很多公立医院已经展开了信息化建设工作，但由于缺乏相应的标准，基本采用的都是基础模块，缺少对档案管理需求的合理分析和系统调研，导致与实际脱离，影响了档案信息价值的充分发挥。一些公立医院缺乏规划和前期理论研究，使得信息化系统结构建立不合理，不能完全体现人事档案的实际情况。总之，人事档案信息化管理是一项综合性较强的工作，内容复杂，需要充分做好规划，分步进行，以保证信息化建设进程与目标相符，使档案管理工作更富成效。

6.信息化建设投入不足

公立医院人事档案信息化管理需要投入一定的人力、物力和财力。如在初始阶段，需要投入资金进行软硬件设备的配置、数据库维护等，若单位领导不够重视，可能出现资金投入不足的情况。

五、公立医院人事档案信息化管理策略

1.提高信息化数据管理的意识

为促进公立医院的人事档案信息化管理工作的开展，相关领导必须增强意识，大力支持，及时转变理念，充分认识到人事档案管理信息化的重要性。在日常的档案管理工作中，需要专业人员管理信息挖掘与知识共享，并将此工作视为重点，借助一定的技术手段和基础设施，保证软硬件的完整性，保障医院人事档案工作的高质量开展，使其更加规范和合理。

2.健全信息化管理制度

为保证人事档案管理工作的有序高效进行，应建立更加健全的信息化管理制度。公立医院应根据实际情况，通过信息化采集与建档，对现有制度进行完善和补充，并保证此项制度的充分实施，使档案管理工作更加高质和有效。对于工作人员来说，要求能够根据管理制度的内容，借助信息化技术，打破原有限制，有效采集档案信息并进行规范记录，完善人事档案信息。对于医院内部的各个部门和科室来说，应加强彼此间的协作，结合档案管理制度的相关要求，科学填写人事档案信息。此外，相关人员应设置档案的查阅权限，保证人事档案调档的合理性。

3.加强人事档案的安全管理

在大数据的时代背景下，必须重视人事档案信息化管理的安全性，妥善运用信息化技术，加强安全管理工作，根据实际情况，制定科学合理的档案安全管理措施，防止人事档案安全问题的产生，保证人事信息的可靠性和安全性。此外，应加强物防建设和技防建设，利用新技术手段进行加密和锁定控制，保障公立医院人事档案物力存储以及信息化管理的安全性，从而实现该项工作的开展目标。

4.提高人事管理专业培训力度

当前公立医院人事档案信息化管理急需既具备人事档案管理能力，又具备信息技能的专业人才，只有具备足够的人才资源，才能充分发挥人事档案信息化的优势。因此，在人事档案信息化建设进程中，必须重视专业人才的引进和培训，以便在产生问题时能及时妥善处理，推动人事档案管理向着信息化方向发展。首先，要保证该项工作具备专业性，满足时代发展的要求，尤其是信息调整和查档，对数据统计水平的要求极高，以方便更加有效地进行人事档案管理。其次，还应注重信息化人才培养，切实掌握相关工作流程，借助信息化系统，促进档案管理工作的顺利开展。另外，人才的技术水平和专业素质的提高也很重要。由此可见，通过培训能促进人才的发展，使其各方面的能力和综合素质得以提升，以满足人事档案管理工作的需求，也彰显了人才的重要价值。

5.加强公立医院人事档案的动态管理

网络是当今社会获取信息的主要渠道，是人们生活、学习和工作的必要工具。随着互联网技术的发展与运用，人们可以随时获取自己需要的各种信息。因此，公立医院应紧跟信息技术的发展趋势，促进人事档案管理工作的良性开展。首先，对人事档案管理平台进行动态管理和建设，不断完善平台各项功能，结合医院需要，引入人事档案管理系统，开发检索、分类、统计等功能，提高公立医院人事档案信息化管理水平。其次，加强信息化平台的信息更新。人事档案信息特别是人员职位调整、职称评定、工资调整等都在不断变化，必须对人事档案信息及时补充，保证信息的完整性和真实性。随后，根据人员变动情况，及时更新相关材料，尤其是人员的流动等情况，保证人事档案能更好地服务业务工作。

6.提高人事档案信息化管理的资金投入

在公立医院的经费预算中，应把档案管理信息化建设的资金涵盖其中，并将其列入工作重点，为其配置专项资金，以保证该项工作有足够的资金保障。另外，还应增加软硬件等基础设施的投入，为人事档案管理配备专用设备如温控系统和除尘设备等，图像处理、数据存储等软件的投入也应包含其中。

结语

人事档案资料对员工的升职加薪以及聘任都有重要的参考意义。在大数据飞速发展的今天，在公立医院的人事档案管理工作中运用信息化技术显得尤其重要，通过信息化技术的应用可以提高档案管理的效率和质量。但在人事档案管理信息化进程中，仍存在很多问题。因此，如何充分利用大数据是公立医院急需解决的问题。公立医院应该改变传统观念，与时俱进，提高档案管理人员的专业素质，重视数据信息的安全，控制信息管理的风险。只有这样，公立医院的人事档案信息化管理工作才能更加高效和安全的进行，更加科学规范的管理体系的建立也将指日可待。