办公室档案数字化和数字档案工作要务探讨

陈建华

（中国能源建设集团浙江省电力设计院有限公司，浙江 杭州 310012）

引言

随着我国信息技术的快速发展，互联网、计算机、大数据等先进的技术广泛地应用于我国的各行各业中，不仅减少了工作人员的工作量，也极大地提高了工作效率，有效地避免了由于人工失误造成了损失，也充分地发挥了其作用和价值。在档案方面的工作也是如此，以往对于档案的管理工作是通过纸质版的储存和管理，但在管理的过程中很容易造成档案的部分资料缺失，使档案管理的工作效率不高，而现如今的档案管理工作能够融入现代化先进的技术，能够使档案管理工作更加有条不紊，实现精准化的工作方式，加强了档案管理的信息化，档案管理工作势必朝向数字化档案的方向进一步发展，数字化档案是将纸质版中的信息上传到计算机中保存，有效地改进了档案工作的管理方式，同时还能实现档案的远程管理，即使身处不同的区域，也能实现档案信息的共享，实现线上分享和查阅信息，大大地方便了管理的工作，也提高了工作的效率。虽然应用数字化档案管理具有多方面的优势之处，但想要完全地做好档案数字化的建设，做好数字档案的工作还存在着一些问题需要解决。

一、档案数字化和数字档案的概念类别

1.档案数字化

档案数字化的概念是在传统档案管理工作的基础上进行创新发展的，以往的档案管理工作通常都是采用纸质版的资料，在保存和管理的过程中很容易造成档案文件的缺失，在有需要的时候，面对庞大的数据资料，查找十分困难。档案数字化是应用现代化的先进信息技术的产物，在建设和应用的过程中包括计算机技术、大数据技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术以及储存技术等共同组成的一种符合新时代发展和要求的档案信息管理模式。它能够将传统的纸质版档案资料转化为数字化的档案信息，并将其以数字的形式保存下来，利用计算机技术和网络相连接形成的具有一定规范化的档案信息保存数据库，在应用的过程中具有一定的便利性和资源共享性。所以档案数字化为数字档案建设奠定了强大的基础，在具体的应用中能够提高档案的管理水平。与以往的档案管理员相比之下具有提高经济效益、提高办公效率和增强对原档案文件的保护力度等优势。

2.数字档案

数字档案属于一种新型的概念，与档案数字化的建设相同，数字档案与传统档案管理的形式具有很大的差别，现阶段对数字档案的解释还没有统一的认知，但总之数字档案也是以信息技术为基础，将资料和文件进行数字化处理，不在只是做为一种档案文件的载体，而是以数字化信息的传输进行对档案管理的新模式，而且与计算机网络进行连接，从而实现档案资源共享的目的，不受地域之间的限制。相比以往的档案管理工作，数字档案在工作过程中具有更大的信息储存空间。在储存方式方面，数字档案是以编码的形式存在于如今的档案信息化管理中，在网络中呈现出一种虚拟化的档案，而且可以通过图像、视频和音频的方式进行管理和储存，方便管理，对于数字档案的概念可以以“归档电子文件”和“馆藏档案的数字化信息”来理解[1]。

二、办公室档案数字化建设中存在的问题及创新措施

1.办公室档案数字化建设中存在的问题

1.1缺乏统一的数字化管理软件

目前，部分单位的档案管理部门之间缺乏统一的数字化档案管理软件，尤其是有些单位在档案管理的工作上只是应用电脑来进行管理，并没有应用专业的数字化管理软件，在创建文档和档案的分类上也只是用简单的电脑办公软件来创建的，所以，以这样的形式创建出来的文件夹并不能提交互联网进行识别，也没有办法做到远程监控和异地资源共享等功能，这样的档案管理从本质上就有别于档案数字化管理，从而失去档案数字化建设的实际意义。此外，有些单位在档案管理上能够应用专业的软件将信息上传，但也存在一些部门出于本单位的工作和业务研发的具有专门性的软件，并不能做到所有单位档案部门的应用。

1.2计算机病毒问题

档案数字化的建设必然离不开对计算机的应用，所以对于档案部门来说，计算机的安全是档案工作顺利开展的基础。而影响计算机正常使用的最大问题就是计算机病毒对电脑造成的严重的损害，如果计算机遭遇病毒的工作，就很容易使保存的档案资料丢失、部分资料损坏或是电脑直接死机，严重影响档案数字化建设，甚至是造成严重的经济损失。而现阶段并没有针对计算机病毒的有效办法，为保证计算机能够正常使用，通常情况下，只能通过设置防火墙等措施来进行预防的工作，遇到问题只能坐以待毙[2]。

1.3档案信息管理人员的业务水平低

在实际各单位的档案管理部门中，一些档案管理从业人员并不具备档案文件管理和计算机软件这两种专业的技能，部分都是由于单位直接调遣或委任的，比如是那些有计算机工作相关的员工，所以一些档案管理人员并不具备专业的档案工作技能和水平，从而对档案数字化建设造成了一定的阻碍。

2.办公室档案数字化建设的创新措施

2.1引进先进的档案数字化管理软件

在档案数字化的建设中，档案软件作为主要的工具，在工作中必须要熟练地掌握软件的应用方法，还要保证档案管理软件的更新迭代，否则就会影响后续的使用，保证档案管理软件能在计算机网络中正常的使用。除此之外，要积极引进先进的档案管理软件和配套的计算机技术，从而保证档案数字化建设能够促进档案管理工作更加便捷，真正做到智能化档案数字化建设的目的[3]。

2.2加强档案数据库的建设和管理工作

档案数字化建设依靠的是现代化信息技术的基础上不断发展而来的，目前，档案数字化建设也在各档案部门取得了一定的效果，但是在实际的工作中，仍然存在这一些问题，尤其是对与数据库的建立，这也是档案数字化建设的关键问题，所以，相关的研发部门要针对档案数字化建设加强对数据库的完善。在数据的建设上，为符合档案管理部门的需求，从事档案部门的工作人员要积极与相关的计算机研发人员进行沟通和配合，明确建设的相关要求，完善数据库的建立和管理。

2.3提升档案信息管理人员的技术水平

档案数字化建设需要档案信息管理的人员具备档案工作相应的专业知识，同时还需要其具备较强的计算机基础和软件的应用能力，这二者是现阶段档案数字化建设必备的技能。所以，为保证档案数字化建设的发展，必须加强档案工作的人员管理，同时还要求档案管理人员要具备专业的档案管理工作的水平，具有一定的计算机软件应用基础，在后续的工作中也要不断地强化自身应用计算机软件的熟练程度和技能，还要掌握文件加密、隐私设置、防火墙设置等，从而保证档案数字化建设的安全性和保密性。熟悉掌握档案的管理知识，在工作的过程中能够将档案管理知识和计算机软件的应用相结合，从而保证档案数字化的工作质量和工作效率[4]。

三、办公室数字档案管理工作中存在的问题及创新措施

1.办公室数字档案管理工作中存在的问题

1.1数字档案工作中缺乏完善的信息管理系统

在实际的工作中，工作人员在记录档案文件之后，档案资料虽然可以通过上传资料进行信息化处理，但随着各种各样的处理软件和多媒体的普及和应用，保存应用到的介质也会相应的改变，尤其是在软件或者计算机系统随着更新迭代后改变了保存的位置，或是储存的介质容易受到周围环境影响，比如磁场的变化等，都会使文件中保存的档案信息被破坏，从而造成档案信息的丢失。此外，对于数字档案管理的工作中，那些需要加强保密的档案资料来说，在网络保存中容易受到他人的盗取，从而造成一定的损失。现阶段数字档案管理应用到的网络信息环境并不安全，也缺乏一定的真实性。基于这样的情况，对于数字档案工作，必须加强对信息系统的完善，做到文件在传输和保存过程中能够具有永久性、安全性和真实性。

1.2数字档案管理中缺乏专业的人才

在数字档案的管理工作中，首先工作人员必须掌握一定的计算机技术等软件，具备专业的档案管理知识，还要具备较强的信息处理能力。但目前一些单位或企业的档案管理人员并不是从档案专业毕业的，没有体系地学习过数字档案管理相关的专业技能，对计算机的操作仅具有一些简单的操作能力，这样在后续的工作中就会影响其工作质量和效率。

1.3缺乏对档案数字化管理工作的重视程度

为完善各单位的档案管理工作，加强档案数字化的管理，促进数字档案的有效应用，政府及相关部门会针对数字档案管理专项经费的预算，但在实际的落实上，一些单位或企业并没有重视档案管理的工作，认为表面上过得去就好，从而使档案工作逐渐趋于形式化，在资金的投入上也比较低。而随着信息技术的广泛普及的应用，计算机成为人们日常生活和工作的重要工具，但这并不说明所有的人都会使用计算机，一些年龄较大的人对于计算机的应用就十分困难，对数字档案的管理工作不能完全的掌握[5]。

2 办公室数字档案管理工作的创新措施

2.1完善数字档案信息系统

为保证档案信息具有一定的安全性、真实性以及永久性，在数字档案工作中必须做好完善信息系统的工作，首先，对于需要记录的档案资料，在记录完成后的第一时间内做好数字资料备份的工作，从而做到对数字档案的双重保护，此外，对于数字档案的信息管理系统要定期进行维护和管理，避免那些需要保密处理的档案信息泄露，保证档案信息在管理的过程中具有完整性。其次，对于档案信息的管理上，对于保存的路径和保存的方式上都要做好第二手准备，对不同类型的档案要根据对规定的分类标准进行明确的区分。比如，根据不同的档案来源、收集时间和档案内容进行系统的区分，经过分类管理，也能方便后续的查找工作。最后，针对档案管理需要的保存介质而言，要选用高质量的介质来储存数字档案，并不断地加强计算机维护，定期清理垃圾，清除工作软件以外的其他软件。同时，对于数字档案管理的工作要注重保密性，控制好周围的环境问题，保证周围环境不对数字档案工作造成影响[6]。

2.2加强数字档案信息专业人才的培养

现阶段数字档案的管理工作与传统的档案管理具有很大的不同，传统的档案信息是通过直接存放文件来进行管理的，而数字档案是应用互联网技术、计算机技术等相关的辅助软件来进行档案的管理工作，所以，数字档案工作的专业性要求非常强。这也就也要求各单位能够加强专业的档案管理人才的引进，提高招聘的条件，在入职之前可以设置一些关于档案管理相应的计算机技术和文件管理等考核内容，将招聘重点放在专业院校的人才身上，从而加强自身数字档案工作的专业性。此外，在实际的工作中，要定期地开展和组织档案管理人员进行专业的培训，提高数字档案管理人员的专业技能，从而提升其工作重量和工作效率[7]。

2.3提高数字档案工作人员的重视程度

首先，各单位必须重视档案的管理工作，单位的档案必须严格地按照相关的制度和规定定期上交档案单位的档案管理部门，档案管理部门对档案进行集中管理，并做到积极收集档案。其次，严格按照相关部门的规定，加强对数字档案管理工作的资金投入，并逐渐提高对数字档案的建设。最后，还要引进专业的数字档案管理人才，加强档案管理工作人员对档案信息化处理的水平，组织专业的培训项目。尤其是针对档案文件的管理方面，强化数字档案相关的设施和设备建设，确保参与数字档案管理工作的人员能够具有一定的计算机基础，提高工作人员的实际操作能力。

结语

随着我国先进技术向各个领域的普及，档案管理工作产生了新的发展方向，档案数字化的建设和数字档案管理的工作具有一定的发展空间，在实际的工作中要严格地按照相应的规范和标准下进行实际的操作，并根据实际工作中出现的问题进行系统的分析和解决，加强档案数字化的建设和数字档案管理工作有效实施，提升现代化先进技术的应用，促进档案管理工作能够在创新中不断的发展，提供更加便捷的服务。