医学科研档案的开发与利用探究

史雪红 劳依敏

（广东省江门市人民医院，广东 江门 529000）

在医院档案中，科研档案占据了十分重要的地位，是医学科研人员在长期的医疗学术研究和科学研究中积累下的宝贵经验与成果，涵盖了文字、图表、数据和声像等各个方面的资料，是医学科研的重要参考资料。科研档案的建立，能够促进医学研究不断创新、与时俱进，对医院相关学科的发展、科研成果的开发利用具有重要意义。

一、医学科研档案的概念

医学科研档案的涵盖面较为宽泛，例如科研项目档案、科研综合档案、科研成果档案等。科学项目档案主要包括了科研项目从申请到结题时的各种资料与成果，并包括后续的相关奖励资料。科研综合档案则包括科研项目立项与管理的相关资料，同时也包括成立学科与实验室的相关资料。科研成果档案则包含了各项科研项目发展过程中产生了各种结论资料、论文资料、奖励资料等。医学科研档案具有较强的专业性，且不同学科之间联系紧密，档案的形成需要长时间研究与发展，并可通过不同的载体模式进行记录[1]。

二、医院科研档案的内容与特点

针对医院科研档案而言，其主要是在医院的科研人员在科学研究之中形成的具有一定价值的图表、文字、声像、数据等各种载体与形式的原始记录材料，其本身是科研实践活动与科研管理全过程的记录与反映。对于医学科研档案，其本身属于医学科技知识的重要载体，包含了丰富的研究成果、前沿科技以及高新技术等医学发展信息，属于宝贵的科研财富。相对于其余类型的档案，医学科研档案除开一般档案的特点之外，还囊括了诸多不同的特点。

1.档案专业性强

在项目的具体实施进程之中，科研工作者会搜集到大量资料，这一部分资料本身牵涉的内容较多、范围广泛，并且具有较强的专业性。医学科研工作是基于专业范围来进行课题的研究，如临床研究，其包含了妇科到儿科、内科到外科；基础医学，则主要是包含了生物化学科、药理学等对应的专业。不同的学科专业，其科研工作也存在自己的特点，所以医学科研档案相对于一般档案而言，能够很好地体现出专业性的特点[2]。

2.档案形成周期长

医学科研档案的形成直接关联到科研项目的具体执行周期，一般医学科研项目是从申报、立项审批等开始，一系列流程都需要相关的部门与领导鉴定，其耗费的时间相对较长。从课题本身的立项开始一直到结题，总共需要2～3年的时间，如果是重大项目需要3～5年，甚至更长的时间。大型科研项目包含了阶段性的课题，每一个阶段都需要完整的研究，并且每一个环节之间都是相互连接的，这样就可以形成完整的科研材料。所以，医学科学研究连续性的特点，就代表了形成医学科研档案本身存在较长的周期。

3.保密性较强

针对科研文件，其本身会牵涉到知识产权，所以还需要得到相关部门的保护，尤其是医学科研档案。因为医学科研成果本身的应用性较强，并且影响广泛，如果涉及重大疾病的，就需要严格的保密，避免出现外泄的问题。在一定程度上，医学科研成果和人民、国家的安危是密不可分的。所以，为了能够提升科研档案的整体管理水平，就需要保障医学科研档案的安全性[3]。

4.档案综合性强

医学研究本身属于综合性较强的学科领域，其牵涉到方方面面。最近几年，随着医学技术的不断发展，大量科学设备以及新兴技术出现在医学研究之中。医学研究本身呈现出综合性、交叉性的发展趋势，部分课题也需要多个专业、多个学科的合作才能够完成，需要综合性的进行研究，所以，医学科研档案本身也具有较强的综合性。

三、医院医学科研档案存在的开发与利用问题

1.不健全的管理机制

我国出台了《档案法》对档案的管理做出了明确的规定，但随着档案规模的不断扩展和档案管理工作的日益细致化与信息化，需要加强对《档案法》的补充与完善，才能更好地为档案管理提供法律依据，尤其在医院医学科研档案的管理方面，需要给予更多的关注。同时，医院在医学科研档案的管理方面也刚刚起步，尚未对档案的内容、档案形成的时间以及档案管理人员形成统一的认识与标准，没有构建良好的管理机制进行管理，缺乏必要的激励制度来提高管理人员的工作责任感与工作热情，不能够帮助科研人员完成档案的建立与资料的积累，导致科研进展的记录不全面、不完善，无法完整化、系统化地记录科研成果，不利于科研档案的进一步开发与利用。

2.缺乏完善的医学科研档案建设资源

在建设医院医学科研档案的过程中，不仅需要专业的档案管理人才、保密性强的综合档案室，还需要相应的硬件设施等，例如优质的电脑与硬盘、先进的档案管理系统等。档案管理人员需要定期维护和升级档案系统和软件，并积极学习最新的档案管理方法和技术，这一切都离不开充足的资金投入。医院在制作年度预算时，往往会重点关注培养医疗人才、更新医疗设备、创建良好的医疗环境等，而忽视了对科研档案的管理与建设[4]。

3.没有充分对医学科研档案进行开发与利用

目前医院医学科研档案的开发与利用程度远远不够，比起档案管理，一些医院更看重医学科研项目的立项和获取的项目资助情况，看重相关科研成果与论文的发表，没有对科研档案的管理工作有正确的认识。部分科研人员在进行研究和实验的过程中，没有及时记录和数据化整理科研资料，未将资料及科研电子档案上传至档案室，这就导致科研档案资料丢失、科研电子档案不全的情况，使得档案归档不规范、档案质量下降，从而不利于档案的利用与开发。目前，部分医院仍采用传统的档案管理模式，没有推动信息化档案的建设，在检索资料时费时费力，严重影响了科研档案的开发与利用。

四、利用与开发医学科研档案的对策

对于医学科研档案的利用与开发，其主要是包含了加强对科研档案的管理，建立健全相关制度、注重对医学科研档案的投入，建设专业化的档案管理团队、更新管理理念，提高科研档案的管理水平与管理质量、不断更新科研档案的服务内容，探索开发与利用的新模式几个方面。

1.加强对科研档案的管理，建立健全相关制度

医院方面应该首先认识到科研档案的重要意义，建立起积极的科研档案管理意识，将科研档案放在重要的位置上展开工作规划。同时，科研人员作为科研档案的创造者，管理人员应该积极与科研人员开展交流与沟通，让他们能够积极主动地配合科研档案的管理工作，使科研档案资料的收集更加快速、全面、科学。除此之外，还需要建立健全医学科研档案的管理制度，确定科研档案的资料归纳范围、归纳形式，设立合理的归档时间，并明确科研档案的使用价值，对科研档案管理人员的专业水准进行统一的考核与评价，确保科研档案的管理工作能够顺利开展，确保系统化、完整化、规范化地完成档案的收纳与整理。建立并完善相关的管理制度之后，还需要对科研档案的保密制度加强建设，确保本院内的科研资料在安全的范围内查阅与利用，避免出现剽窃、抄袭等学术不端的情况产生，保护科研人员的切身利益，维护科研人员开展科研的热情与信心，为医院的学术研究带来更多的创新与发展[5]。

2.注重对医学科研档案的投入，建设专业化的档案管理团队

在进行科研档案的建设与规划时，应综合考虑医院的预算情况，在不影响人才培养、设备更新与环境建设等方面的前提下，加强对医学科研档案管理与建设的投入资金，完善医院综合档案室的场地建设，购入或更新相关的硬件设施，并积极做好档案信息系统的维护与更新工作，注重对科研档案管理人员的专业培训工作。科研档案的管理人员应该树立终身学习的概念，通过不断的学习扩充自己的知识，对医学基础与科研管理有最基本的认识，并加强自身的计算机使用能力与信息技术能力，为医学科研档案的管理打下良好的基础。医院应该通过多种培训方式加强对管理人员的培训与开发，促进档案管理专业技能的提升，确保每个管理人员都能熟练地对科研档案事项办理过程中的主文件、附件及相关依据性文件进行归类、排序和编号，形成“归档件”， 完成档案的归档工作。同时，加强对管理人员的保密意识培训，让他们认识到档案保密的重要性，维护档案的安全。科研人员也要增加档案开发与利用的理论知识，了解档案使用的重要意义，以促进档案开发与利用效率的提升。医院可以将档案管理人员的绩效与档案管理水平挂钩，通过这种方式能够激励档案管理人员更加积极主动地学习理论和实践，推动档案开发与利用不断进步。

3.更新管理理念，提高科研档案的管理水平与管理质量

创新是一个行业始终保有生命力与活力的重要因素，也是一个行业中竞争优势的突出体现，是科学研究工作不断进步的重要动力。在对科研档案进行管理时，也要注重创新的精神，将传统的思维观念转变，不断学习新的管理理念，纸质档案是最基本、最原始的，开发适应现代信息化的电子档案管理方法，有助于提高科研档案的管理水平。2020年新修订的《中华人民共和国档案法》明确了电子档案管理的质量方针，规定电子档案与纸质档案具有同等效力。医院借助信息化系统实施电子档案单轨制随时归档，档案工作从被动接受到主动整合；档案管理从人的经验判断转为准确的系统判断；利用者不受任何时间和空间限制，只需根据相应权限登录，就可以随时随地查找所需的科研信息，使科研档案资料的价值得以充分体现，使科研档案真正成为医学研究进步、提高医院经济效益与社会效益的有力助手。医院还应该充分利用先进的信息系统，不断开发科研档案的信息资源，提高档案的使用效率，使科研人员和其他医疗人员在日常工作中能够合理地利用档案信息完善自己的工作。同时，对科研档案展开讨论、归纳与分析，能够有效地指导医院进行科研决策、管理决策，认识到医院现存的不足与发展的方向，为医院的资源配置与科研投入提供思路，不断提高医院自身的竞争实力，为更多医疗难题的研究与解决提供有益的参考，帮助医生实现社会价值，使医院能够真正实现为人民服务的宗旨，建立医患和谐的医疗氛围。

4.不断更新科研档案的服务内容，探索开发与利用的新模式

随着科学技术的不断发展，信息化建设成为各行各业的重要发展方向，医学科研档案资料也日益丰富，这就对档案归档提出了新的要求，需要更加细致全面地对档案内容实现归纳与整合。例如，科研档案的“归档件”中，需要记录项目课题的成立时间和项目编号，要写明项目的负责人与项目的名称，还要记录项目下达的单位与级别，详细记录项目开始与终止的时间，并严格准确地填写项目的资助经费，在项目进行过程中还需按时记录中期考核材料，在项目完成时要及时记录项目的结题时间与完成水平，并跟进项目后续的报奖与得奖情况，等等。如今电子档案储存技术得到不断完善，结构化与非结构化的记录保存方式日趋成熟，能够将国内外的与医学相关的各个案例与医学知识进行完整准确的储存。与此同时，在跟进科研项目的过程中，应该及时将项目的原始数据、文字资料、模型资料、图片资料、声像资料等进行完整准确的收集保存，并及时捕捉与该科研项目相关的其他医学活动和资料，从而使科研档案更加完整、准确，为档案的利用和开发提供可靠的资料参考。除此之外，档案利用与开发的重点内容之一便是相关病例的临床诊断与治疗措施，整理与具体病例相关的课题研究与业务知识，分析某些具体的医疗成果、医学专利和医疗新技术，形成成熟的可借鉴的管理模式，指导院内相关病例的医学诊断，为医院的未来发展提供有益的参考。在信息全球化的今天，在保护档案信息的前提下，应该通过共享网络实现对科研档案的共享与管理。将静态的医学科研档案转变为动态的实践利用成果，是目前医学科研档案开发与利用的崭新思路，是医学水平不断提升的重要动力[6]。

结语

医学科研档案是医院档案管理的重要内容，它不仅涵盖了医院的重要科研成果，还包括了相关专利申请与服务供给的重要材料，在医院的科学研究中发挥着重要的作用。通过加强对医学科研档案的有效管理，不断完善相关管理制度，加强对管理的投入，培养专业的管理人才，转变陈旧的管理理念，不断开创新的开发与利用模式，提供多种档案服务内容，能够有效地提高档案的开发与利用效率，使档案为医院的科研活动、医疗活动、教学活动提供积极有益的帮助，全面提高医院的临床医疗水平，为医院的发展方向指明道路，实现医院医疗素质的提升，为医院的可持续发展奠定基础，为医疗事业的进步贡献力量。