数字档案在医院档案管理中的实践作用探析

王丽英

（沈阳市肛肠医院，辽宁 沈阳 110002）

数字化已成为信息发展的新方向，每个行业都在积极发展自身的数字化建设。医院档案管理工作也不例外，通过数字化的运用，可以有效提升档案管理质量，但由于这项工程建设所需的工作量极大，需要投入足够的人力、物力，并对工作内容进行科学化的统筹，才能使数字化的管理内容与传统的管理内容相融合，确保数字档案管理工作高效的运行，为医院的经营与发展奠定基础。

一、数字档案在医院管理中的建设原则与建设内容

1.建设原则

在建设数字化档案过程中，需要针对如下原则进行内容的规划，从而落实好各项工作任务。首先，数字档案的建立原则应以资源为先，通过医院当前的资源内容进行建设与管理工作，并在工作中做到各项档案内容归纳及时与完整，确保数字档案建设的质量。其次，要做好数字档案建立的标准化原则，在建设过程中需要协调统筹好各项文件，确保档案管理工作开展与各项任务工作相协调的关系，并按照标准化的原则对档案内容进行建档，实现档案管理内容的一致化。再次，要做好整体任务内容的推进工作，在开展数字档案工作时，需要紧密结合医院的各项政务与信息化需求，综合考量数字档案所具备的各项功能，从而进行档案系统内容的规划与实施。最后，要做好安全性原则的建立工作，完善各类安全管理制度，对数字档案信息内容进行安全管理，应用当下最为先进的技术内容，使医院档案系统配备各类安全管理软件与硬件设施软件，甚至应做好应急机制，对误删的档案内容进行及时的恢复，促进我国数字档案管理工作的照常运行。

2.建设内容

数字档案的建设是一项系统化的工程，所以，档案管理工作的实践也需要医院各个部门的配合来完成，从而促进医院整体建设工作，做好档案资源管理与系统搭建等工作。首先，基于数字档案的基础架构，需要配备相应的技术要求与配置，才能完善现有的基础设施，满足数字管理的要求。当然，在数字档案开发与应用中，要做好功能的完善与安全可靠性的搭建，才能在档案管理过程中实现智能与自动化。其次，要根据现有的标准对档案内容进行数字方向的转化，才能实现数字档案的全面建设，并依靠该技术内容确保档案内容的真实性、完整性，实现资源的共享。再次，要做好数字档案的建设工作，根据现有的工作内容，做好数字档案的归档处理工作，并设定严格的等级访问权限，确保档案内容更好的服务于医院的发展需求。最后，要做好有关数字档案管理工作的人才储备，确保从业人员以专业化的素养，对数字内容进行精准操作，高效完成对信息资源的整理与分析。

二、数字管理与传统管理的异同

1.数字管理与传统管理差异

数字档案的搭建工作是符合时代发展需求的，通过数字档案内容的搭建，可以提升医院整体的服务能力，并以时间发展为界限，数字档案管理内容是传统档案发展的进阶阶段，传统档案管理则是数字管理的前提，由此可见，数字档案管理工作可以使医院档案管理工作更为高效化、便捷化的进行。从空间位置的发展来讲，数字档案管理突破了时间与空间上的限定，在任何实践都可以完成对档案内容的分析与处理工作。而传统档案管理工作则需要在医院特定的办公场所中，通过相应管理人员的审批后得以对档案内容进行有效的利用。数字档案管理是医院传统档案管理工作上的技术创新、理念创新，更是未来传统档案管理的一种有效形式，需要通过数字化的方式改革现有的档案内容，及时发现传统档案管理工作中存在的问题，并对其加以改正，真正实现对医院档案内容管理的现代化。

2.数字管理与传统管理的相同点

数字档案管理与传统档案管理在本质上都是对档案内容进行有效化的管制，且两种管理形式都需要对医院档案管理中的资源进行全面的掌控，才能在开展工作中纳入以人为本的管理理念，同时，二者在运行过程中，都需要相关工作人员牢靠地掌握专业知识，并懂得一定的信息技术，但在实际工作中都出现复合型人才短缺的问题[1]。

三、数字档案在医院档案管理中的重要作用

通过信息技术与数字内容相关联，实现对医院档案内容进行管理，通过信息技术的开发，实现档案的利用价值，同时，医院不同科室的工作人员，在对医院进行管理、课题内容的申诉、评职称及准备各类材料时，都需要对医院的信息资源进行查询，从而获取更为精准的档案信息。数字档案在医院档案管理过程中，可以实现提升对档案内容的查询及应用效率，从而实现更为方便快捷的检索工作，继而促进医院医学科研事业的发展。数字档案会将管理工作者从传统档案管理工作中解放出来，减轻工作人员的工作压力，并不断提升在档案管理中的效率，提升工作质量。

1.帮助现有工作人员，做好档案的归档与处理

数字档案在医院管理过程中，可以通过信息技术的有效应用，更好地完成档案资料的收集工作，提升工作的效率及质量。除此外，基于管理人员对信息技术的高效应用，可以快速完成档案资源的收集与整合工作，对现有的档案资料进行仔细的核对，从而满足对不同部门档案资料的收集整理与归档工作。医院不同部门也会对同一重要档案资源需要进行相互传阅，通过数字档案的建立，可以通过信息技术对档案资料进行快速的传送，这样既可以节省时间，还能保障档案传递的时效性、完整度，避免纸质档案传阅过程中，造成档案内容的丢失。

2.各部门间的资源共享

在医院发展过程中，特别重视自身的信息技术建设工作，通过信息技术可以对档案内容进行信息化管控与整合，有关工作人员可以将数字档案内容放置在公共信息平台中，帮助医院不同部门对该档案的查询工作，除此外，基于数字档案中，一些检索入口的建立，可以帮助医院的医务人员更好地对信息内容进行查阅，通过目录、档案卷宗等，就可以查询到相关的资源信息，在一定程度上方便了医务人员的浏览需求，强化数字资源的共享的能力。

四、数字档案在医院档案管理实践中出现的问题

1.基础软件功能较弱

为做好数字档案在信息内容处理方面的完整性与准确性，在其工作内容上需要不断遵循应用系统的需求，完善系统的基本需求，如对于全文检索时，对于网络操作系统的应用[2]。通过关系型数据库建立对系统内容管理，确保数字档案可以满足医院对于档案内容的长期记录与运行工作。而在实际工作中，会出现基础软件配备不到位，会降低其他功能的应用，从而无法满足数字档案的应用需求。

2.未实现统一化档案管理

医院中所涵盖的部门数量极多，且不同科室间还会存在小团体的现象，在合作沟通中易出现沟通不足的问题，从而影响到档案管理的统一性，导致数字档案管理中出现资料方面的漏入、重复录入及使用低的问题，需要医院档案管理部门对此进行严管，实现档案管理的统一化。

3.档案管理系统缺乏与办公自动化系统间的联系

当下多数医院已经进入了办公自动化时代，一些系统更是为医院量身定制，所以，整个系统内容更兼具医院自身的个性化。但医院档案管理系统的制订多是由医院行政部门进行主管，系统内容的标准化与规范化也是由行政部门定夺的，然而在应用过程中，不同科室的记录方式存在差异，从而无法实现数据间的相互转换与共享，影响档案内容的应用效率[3]。

4.安全保障系统有待加强

医院在建设数字档案的过程中，应按照档案保护等级，建立相应的安全保障技术，且该技术的实施是严格按照国家涉密系统的保护规定设置的，为数字档案做足保护工作。同时，该内容还对数字档案系统的应用进行管理员、安全员、审计员的设置，并实现三员间的管理制度。根据制度等级，完善系统内容的设定及配置权限用户的管控工作，从而实现对档案的安全化管理。整个系统的应用还需要配备正版的杀毒软件设置防火墙，对于不同业务内容进行审计，对于用户进行认证，除此外，有关管理人员需要对现有的数字档案资源，进行加密工作的处理，特别是一些重要的数据内容，可以在档案中使用指纹加密的技术，只允许特定的管理人员对该资源进行搜索与查阅，从而提升数字档案在医院档案管理中的安全性，并将该管理方式引用到整体数字档案管理之中，可以提升医院档案管理的效率，从而保障档案信息的时效性，提升了医院档案管理工作的质量以及水平。而系统在进入数字档案运行中，一些医院仅对系统内容进行访问权限的设置与杀毒软件的应用，忽略了安全管理机制的搭建与安全工具的应用，从而造成安全漏洞较大，严重威胁到数字档案的安全[4]。

五、数字档案在医院档案管理中的实践作用

1.将传统档案管理与数字化融合

在医院档案管理过程中，需要通过数字信息技术将传统档案工作发展与延伸，传统档案是数字档案管理的基础，所以，要做好数字档案管理工作，就应遵循传统档案管理基础，应用更为优秀的管理理念与数字化信息相融合，这样才能加深对数字档案的认知，对原始的信息数据进行保存，为医患纠纷提供证据，保障医院的基本利益。同时，在数字档案系统中，档案管理工作的中心也会向着数字化的方向倾斜，以有序的方式对档案管理工作进行数字化的过渡，实现档案内容的数字化[5]。

2.制定有效的管理制度

在医院数字档案管理过程中，要确保工作的有效开展，需要建立有效的管理制度，从而对现有工作开展建立规范。如在医院档案管理过程中，涉及人事管理工作内容，可以建立医院整体的人事档案数据，并在档案管理工作中引入数字化的办公系统，再将现有的资源进行数字存档，有效做法可以将纸质的档案内容转换到数字档案之中，并确保二者中的数据内容进行对比，确认两份信息内容是统一的、真实的[6]。还需要对录入的时间、名称进行规范，建立统一格式，才不会影响后期档案内容的检索与建立，增强工作人员的安全防范意识，确保各个环节落实到位。与此同时，医院还应设立相应的监督制度，通过周期性的开展工作，对数字档案工作进行全方位的检查，将考察的内容与绩效相关联，提升数字档案管理工作的质量。

3.整合医院档案数字化原始资源

随着信息技术的快速发展，数字档案的管理工作以成为医院战略发展的新趋势，通过对现有资源进行整合，从而实现资源的高效应用。数字档案的实现，既可以促进医院档案内容进行智能化的管理，还可以促进档案管理工作的社会化。数字档案的管理工作，需要为各类数据资源搭建统一的数据库，并将其纳入数据控中，实施的统一管理[7]。将纸质化的档案内容进行信息技术的处理，利用数据库完成内容的存储，便于医务工作者对于内容的查询与共享。以医院中原声像资料内容为例，需要做好该档案内容的图像存储与音频存储工作。将原有的声像资料录入到数据库中，图像可以利用扫描仪进行电子图片的转化，视频资料可以通过影响处理软件进行编辑与压缩，转化为相应的信息数据，再按照统一的规格进行编辑与录入工作，完成信息内容存档，方便后续的查阅。还需要建立用户管理系统，根据医院不同工作人员的特性进行访问权限的设置，实现科学化的管理，这样既保障档案数据的安全性，还能防止档案存在丢失、遗漏的问题。

4.强化人才培养

要做好数字档案在医院档案管理中的实践工作，就应强化人才的培养工作，发挥人才的重要作用，加大培养的力度，确保相关人才可以更好地为医院档案管理工作作出贡献[8]。人才培养的工作，要建立人才的综合素养，不仅要具备专业的知识，还应熟练操作计算机，强化对信息技能的应用。同时，还可以直接引入信息技术方面的人才，确保医院档案管理工作的专业化，提升档案管理的质量。对现有的档案管理人员可以进行多元化的培训，帮助相关工作者认识到档案管理工作的重要性，并通过信息技术的应用、软件的操控等，确保数字档案在医院档案管理工作更为科学化、智能化的开展。

结语

综上所述，数字档案在医院档案管理实践过程中是不断完善与优化的，所以，医院档案管理人员要与时俱进，积极转变档案管理的思维，做好有关软件与硬件的搭建工作，才能促进档案价值发挥到最大，极大程度上促进医院档案管理工作的开展。