信息化技术在企业档案管理中的应用

宋红梅

（山西焦化设计研究院（有限公司），山西 临汾 041606）

引言

各行业在发展中对信息化技术的应用认知不断提升，明确了信息化技术使用的具体价值。企业在市场发展中，要想增强企业竞争力，需要顺应各行业有效使用信息化技术的这一趋势，加强信息化技术的应用。通过科技创新提高工作质量的理念，挖掘信息化技术使用优势。目前，档案管理是企业发展中的重要组成部分，怎样提高档案管理水平是很多企业需要思考和研究的问题。信息化技术在企业的使用为档案管理工作改革提供新机遇和保障，企业管理人员应该重视信息化技术在档案管理中的应用，并以此为契机提高档案管理效果。

一、信息化技术在企业档案管理中的应用价值

1．有效顺应时代发展潮流

近年来，档案管理对企业的发展产生重要影响，作为企业的重要组成部分，能够为企业的档案管理、档案资源整合等提供良好保障。信息化技术快速发展背景下，企业不断产生出大量的数据与信息，人们和当今社会逐渐进入了大数据时代。企业各项活动开展中的数据可以为其提供相关基础信息，也是企业在新时期发展中的主要动力。信息化技术的快速发展，使信息化管理手段不断革新，通过信息化管理方式可以促进各行业发展和管理水平的提高。然而各种企业在发展的同时，也面临信息化技术和管理方法带来的冲击，当前企业档案管理工作受到的冲击和影响比较大。信息化技术的出现，使传统管理方式无法真正顺应社会发展趋势，满足具体工作需求，时代的迅速发展也使互联网档案管理信息化成为档案管理工作开展的流行趋势。传统档案管理手段的落后，信息化管理方法的崛起，必然给企业档案管理工作带来一些机遇、挑战。鉴于此，要想从本质上增强企业档案管理工作效果，企业需要明确信息化技术在发展和管理当中的重要性。档案管理工作中融入信息化技术是这项工作有效顺应时代发展潮流的必然方式，可以增强实际工作效果。除此之外，企业档案管理工作要想满足市场需求，需要落实信息化建设工作，只有这样才能增强企业信息化建设和发展等方面的水平，让档案管理真正顺应现代化的发展[1]。

2．降低档案管理工作难度

企业档案管理中，为了降低档案管理工作难度，企业需要合理使用信息化技术。对于每个人而言，信息技术已经深入到其日常生活中，通过该技术可以提高生活、学习、工作的有效性和质量。大部分企业在管理工作开展中尝试运用信息化技术，目的是提高工作质量，降低各项工作开展难度，为企业相关工作的合理开展提供信息和相关技术的保障。当前企业档案管理中信息化技术的使用，可以改变企业传统档案管理形式，结合档案信息化建设的优势，促进企业纸质档案数字化管理和发展。相关人员会结合相关技术对数据和信息内容进行数据管理，进而多方面增强工作效率，减少人工、环境等因素对档案管理工作的影响，为档案信息的完整性提供技术保障。

3．提升档案信息查询速度

企业发展中必然会出现许多丰富、复杂的信息和数据，通过传统档案管理工作形式虽然能够提高工作质量，并为企业档案管理工作提供保障。但传统档案管理方法存在一些弊端，在查询和人工管理过程中需要相应的资金支持，也需要大量工序才能完成档案管理相关工作。信息化技术在使用中可以帮助企业打造信息化系统，让档案查询和相关工作在开展中更加方便，提高企业各项资源利用率。同时，信息化技术的使用可以让相关人员在信息查询起来更加方便，通过搜索、检索、数据整合等形式就能及时掌握档案管理各种数据、信息以及资源。改变原有依靠人工查询档案信息的方法，提升了档案信息查询速度。在信息化技术应用创建档案信息化体系的过程中，企业可以对传统档案信息内容进行电子数据形式的表现。而且在储存相关档案信息和数据资源时，也可以运用网络平台对相关数据和信息进行构建与整理，最大化地增强管理工作效果，又推动资源的合理运用。

二、信息化技术在企业档案管理中的应用问题

基于信息化技术的企业档案管理中面临诸多问题。首先，企业对信息化建设设施和相关技术的利用效率不足。部分企业在各项管理工作开展中，虽然开发了针对档案管理的档案系统办公软件，也使用了相关软件和技术开展相关工作，又在现有基础设施和信息软件的基础上，引进许多计算机和管理设备。然而，这些革新和优化只是表面形式上的工作，企业未能真正将档案信息化管理工作落实，对信息化管理技术的使用不够到位，进而造成部分设备功能未能有效地运用起来，导致管理效果不佳。比如，在一些企业管理中计算机主要被运用在文字处理、数据收集、检索工作等方面，忽略了网络设备一些实际的功能。甚至有的企业和人员未能充分了解相关网络设备和技术的实际应用功能，从而造成企业信息化设备和技术利用率降低，依托互联网和信息化技术的档案管理参与程度不断下降。其次，企业未能培养管理人员信息化技术和相关能力。企业为了构建健全合理的档案信息化管理制度、体系，就必须有效引进和培养拥有良好信息技能的高等人才，这也是促进企业档案管理使用信息化技术的前提，不断将人才的作用发挥出来[2]。企业全面发展和各项工作开展中人才是重要的基础，然而从一些调查结果中得知，企业档案管理工作依然存在人才不足情况，一些企业未能意识到人才的重要性，而且忽略了对当前人才或人员信息化技术的培育。简单地认为企业档案管理信息化技术的使用是人人都能做到的，不需要专门的档案信息化技术性人才，这种情况下导致企业档案管理工作对信息化技术的使用效果不佳。部分管理人员缺乏相关技术使用的基本技能和素养，在解决相关问题的过程中对问题考虑得不够全面，阻碍企业档案管理的创新发展。最后，企业档案管理模式未能真正得到创新。大多数企业档案管理中运用的是档案管理应用系统，虽然该系统有比较长的历史，但是到目前为止档案管理应用系统的体系和规模依然未能得到既定。从相关调查结果中得知，即使档案网被建立起来，但是均未能将该网络普及和落实下去，进而无法让国家档案数据库构成较大规模，不利于更好地实现档案管理一体化。由于个别地区的档案网未能得到有效普及和应用，所以导致个别企业在档案管理实践中忽略了相关网络和信息化技术的使用，还是应用传统管理模式，未能真正体现信息化技术和各种网络使用的价值。传统管理模式存在不完善、单一等弊端，造成企业档案管理的与时俱进发展脚步受到严重阻碍，无法提高信息化的管理水平[3]。

三、信息化技术在企业档案管理中的应用方向

信息化技术与档案管理工作的结合应该在企业管理和发展中落实，运用档案管理信息化工作形式提升工作创新水平。目前，企业档案管理中可以从以下几方面出发合理运用信息化技术。一方面，企业应该革新管理观念，通过创新的理念来完成档案管理信息化建设。只有在新的理念引导下，才能更好实现企业信息化档案管理工作的实践。企业档案管理工作者可以树立以服务、信息化技术使用为目标的管理观念，加强信息化理念、技术的使用，进而为档案信息管理与时俱进发展提供保障。与此同时，企业可以运用信息化技术传播等形式，提高员工对信息化技术使用的态度，使员工能够意识到该技术对档案管理的主要贡献和价值。另一方面，企业可以从完善档案管理信息化机制的角度出发，提高管理工作效果。企业在市场经济体制改革背景下的档案管理工作也发生很大变化。要想提高企业在市场发展中的竞争力，企业需要重视岗位责任制，将档案管理具体工作内容和相关技术的使用落实到每个员工身上。企业需要加强奖惩制度的设置，运用科学奖惩方式增强企业内部积极的工作氛围。在奖惩制度设计中，企业可以结合自身的特点进行制定，运用科学方法对工作人员的行为进行规范和引导，将工作人员的工作使命感激发出来。除此之外，企业可以强化计算机硬件、软件的管理，将员工在工作中需要注意的安全事项标注出来，进而为信息安全提供保障[4]。

四、信息化技术在企业档案管理中的应用策略

1．增强信息化技术的使用

档案管理工作的基础是企业注重档案管理工作，企业只有对这项工作有着较高的重视和关注度，才能实现档案管理工作的创新与向前发展。当前企业在建设和发展过程中未能合理重视和关注到档案管理工作，这种情况下使这项工作处于被忽略的地位，一些档案管理工作人员的工作积极性也受到很大打击。因此，为了提高档案管理效果，企业自身必须意识到这项工作的重要性，结合信息化技术提升档案管理信息化工作力度。企业相关领导者可以对信息化技术的使用价值、观点进行宣传，增强员工对信息化技术应用的认知，改变传统纸质的管理模式，使工作效率有所提升。信息化技术使用中企业应该营造这项技术使用的良好工作氛围，除了将信息化技术融入档案管理工作中以外，企业还可以创建信息化的管理平台。强化档案管理工作和信息化技术使用在企业发展中的地位，增强企业档案管理时效性。在信息化技术具体应用中，企业可以加强档案管理信息和资源的数据化整合、运用，提升档案数字化管理水平，让相关档案资源和内容更好地通过信息化技术展现出来，提高档案管理工作内容、信息资源的可视化管理水平[5]。

2．培养人员信息化的技术

社会信息化技术的发展与应用中，加强企业档案管理人员素质、能力的培养是必要的。各种信息化技术在运用中，传统档案管理人员工作素质、能力已经无法适应信息化管理工作开展需要。所以企业在运用信息化技术和管理模式中应该提升相关人员能力和素质的培训力度，让相关人员在掌握档案管理方面知识的基础上，理解和掌握相关的信息化技术。还要通过更高的要求来提升档案管理人员，增强自身综合素质能力的意识。在培养人员信息化技术和使用能力中，企业可以定期开展培训活动，增强人员的管理水平和能力。企业还应该发展相关人员的信息化技术应用能力，持续提升相关人员综合素质能力，让其更好地融入工作中。企业可以对现有的人才引进机制、制度进行优化。除了考核档案管理人员理论知识、专业技能掌握情况以外，还需要考虑相关人员是否具备信息化技术使用的能力。对掌握各种技术的相关人员可以优先录用，为企业档案管理工作提供人才保障。企业档案管理人员自身缺乏一种自主学习各种技术的意识和认知，此时企业需要引导档案管理人员主动学习相关技术和知识，提升其人员与时俱进发展的能力，如此才可更好地为企业档案管理工作贡献力量[6]。

3．实现档案管理模式创新

在现代化技术水平不断提高的背景下，企业建设和发展需要顺应时代潮流的发展变化，同时，档案管理工作亦是如此。档案管理工作开展中，企业可以运用信息化技术促进各项工作的实施。档案管理工作效率的提升和档案管理工作模式是否创新之间存在密切关系。良好的工作模式和方法可以带动档案管理工作效果的提升，相反，如果企业依然沿用传统的工作模式，将不利于企业自身发展和档案管理工作的创新推进。因此，企业可以在信息化技术应用的背景下，实现档案管理模式的创新。在实际工作中，企业可以运用现代化信息技术，增强传统观念工作模式的改革水平，对传统纸质档案管理形式进行优化，加强各种技术、平台的有效使用，进而推动企业的全面建设和发展。企业可以运用信息加密技术提高档案的安全管理效果，而且在传统的管理工作中档案安全一直是重要问题之一。要想真正规避档案管理期间的各种安全风险问题，企业需要运用加密技术增强管理的安全性，尤其是企业的一些重要文件，要通过加密技术实时保护，为企业建设和安全发展保驾护航。

结语

总之，档案管理工作中运用信息化技术可以使相关工作迎来新的发展形式，推动传统管理方式的变革。不少企业在档案管理效率和安全方面都存在诸多问题，导致企业档案管理的整体效果不理想。当前企业要想有完整的档案资源为企业发展提供保障，必须加强信息化技术的使用，在改革传统档案管理工作形式的基础上，改变传统工作态度，提高档案管理的安全性。