工程项目建设竣工档案管理和验收的实践研究

刘乔曼 广东省科学院南繁种业研究所

1 前言

随着目前工程项目的不断增加，需要收集和整理这些项目的资料，并做好相关竣工档案管理及验收工作，为后续工程项目管理、维护及改建提供重要依据。因此，对工程项目建设竣工档案管理和验收的实践加以研究，结合研究结果，制定相应的措施，建立完善的制度，创新档案的管理方式，落实监督制度，以此保障验收工作的有效性，提高建筑工程质量，推动建筑行业的进一步发展。

2 建立工程项目的服务制度

在实际的工程项目开展过程中，需要合理划分项目竣工档案。（1）前期文件：收集和整理项目立项过程出现的各种文件材料和审批文件以及申报文件，还有招投标文件和合同等；（2）竣工验收资料：主要包括项目设计和施工以及设备安装制造等方面出现的设计图纸和设备出厂文件等内容；（3）正式验收档案：整理收集建立档案和验收签证以及单位工程验收报告等。其中的前期文件和正式的验收档案都应该以项目的建设单位为主，在管理的过程中，也要以建设单位的管理方式为主；在收集竣工验收资料的时候，不但其中涉及的资料和数据较多，同时对竣工档案管理质量有着直接的关系。在这种情况下，要针对这个方面，制定相应的管理服务制度。

第一，制定高效的项目管理制度。在这个过程中，要把项目的档案管理内容与工程项目建设管理的制度有效融合，因为项目的文件资料就是竣工档案前身，所以，在建设单位开展竣工项目管理的过程中，要结合自身的特点，制定相应的工程档案管理制度，其中最为常见的有：①《施工文件管理的制度》，②《施工图纸发放的登记制度》，③《竣工验收管理制度的实施细则》，④《设备资料开箱验收资料的管理制度》等多个方面内容，为各个工程项目建设单位制定明确的档案管理目标提供依据和助力，为后续竣工档案管理工作的开展奠定基础[1]。

第二，结合项目工程建设进度，开展合适的管理工作。在收集项目文件资料的过程中，发现该类型文件会随着施工进度的加深，数量不断增加，所以为了保障档案管理的效果，要结合工程项目建设的进度，以建设单位的特点为基础，开展单位工程文件包管理的方式。通过这种方式，合理分类工程项目中的文件资料，以单位工程的编制要求为依据，合理排列文件包进，同时要在文件包上标明相应的流水号和单位工程分类的规则等内容。然后按照专业分工的不同，对资料进行合理分配。重视专业技术人员的作用，因为这类人员与项目资料的形成呈现零距离状态，对于文件的形成和竣工档案目标的转标有着密切的关系[2]。

第三，制定并且实施严格的工程验收程序。在对工程档案管理划分的过程中，主要分为“分项”、“单位”以及“全部”等多个等级工程。其中的单位工程是工程管理的基础内容，需在每一个工程结束之后，成立建设与监理等单位、验收施工单位，主要发挥保障工程建设质量的作用，并对比竣工图和设计图的一致性，确定是否在工程施工过程中出现工程变更的问题，且工程变更的文件是否处于完整的状态，是否在竣工验收之中，对开工、交工以及竣工等方面材料的完整性和合理性等进行验收。最后，检查验收过程中的所有材料，尤其要对表格填写的格式和文件工程名称一致性以及会签和盖章的要求，还有组卷设立的合理性和照片的要求，以及竣工图等多个方面内容进行检查，以此保障项目文件可以变为竣工档案的目标，保障竣工档案的合理性和完整性[2]。

3 创新档案管理的管理方式

3.1 提升档案管理人员的工作水平

不同的工作人员都有着不同分工，但是在档案管理工作的过程中，需要从两个角度看待档案管理的工作。一方面，要求档案管理人员站在竣工档案的角度，以项目档案管理为主；另一方面，站在项目资料过渡和转变的角度，重视资料管理的作用，发现其作用远大于档案工作者的作用。在这种情况下，建筑单位要重视档案管理质量的培训活动的开展（图1），促使竣工档案管理效果显著提高。并且为资料档案管理制定完善的管理方式，帮助工作人员熟悉新环境和工作流程等内容，保障资料管理的效果。

图1 建筑单位开展竣工验收培训会的图片

因此，工作人员在竣工档案管理的过程中，要做到以下几方面：首先，熟悉现行文件管理的程度，主要对管理表格的模板和填写规范与标准以及管理事项等；其次，掌握项目文件的资料原流程，主要对接收和登记以及发放资料，还有保管和收集以及整理资料，并且统计资料等多个方面的流程要求进行掌握；最后，学习基本的操作步骤，主要是安排项目工程的进度，对档案进行定期和分步归档的工作。

3.2 明确档案管理的范围

通常情况下，在项目工程完工之后，要以工程竣工的时间表编制审核文件包，整理竣工前的档案内容。在这种情况下，要求档案管理人员熟悉掌握项目资料、工程管理阶段以及具体的技术人员等多个内容，结合工程管理的特点，指导建筑单位的资料管理人员，使其可以建立符合要求的项目资料文件包，具体从以下几方面开展。

首先，明确文件包的专业特点；其次，确定文件包的基本要求；再次，对竣工档案的质量要求加以明确；最后，确定项目资料收集范围与管理责任等。通过这样的方式，有效提升竣工档案管理的科学性、规范性以及准确性。

3.3 重视单位信息交流工作的开展

为了保障竣工档案管理的效果，要重视单位信息交流工作的开展。因为在实际的工程建设过程中，由于建筑规模较大，需要多个专业进行交叉施工，进而增加设计变更的概率，并受到多套设备同时到货的影响，导致项目管理的难度不断增加，造成建设单位之间的信息出现断层，最终不但影响工程建设的质量，而且还会极大程度地降低建筑工程档案管理准确性。因此，需开展以下几方面工作[4]。第一，以项目工程的进度为依据，定期检查项目文件，总结前阶段的建立情况，并对下阶段的管理要求进行确定；第二，以单位工程的交工时期为依据，开展相应的检查工作，借鉴参建单位的档案管理方式，按照“以点带面”的原则，总结与推广管理新方法；第三，检查竣工资料，审查资料符合工程实际的程度，并对于其中的问题提出整改意见。以此发挥档案管理的作用，保障工程建设的效果。

4 保障档案管理和验收工作的效果

4.1 检查工程项目变更的文件资料

在对工程项目变更文件检查的过程中，应按照图2的步骤进行，主要是检查图实相符程度、目录和内容的一致程度；检查图纸的版本，对旧版图纸的处理是否选择合理的方式；检查图纸上工程和设备的名称以及图号；最后检查设计变更通知单和工程联系等方面的合理性。

图2 变更设计方案及费用审查的流程图

4.2 检查设备出厂的资料

设备出厂资料检查主要是检查到货情况、设备的合格证与说明书以及检验报告，还有图纸等；另外，要对合同与协议的内容进行对比，核对其中项目和设备以及资料等方面的名称，检查厂家现场安装和调试的资料收集程度。

4.3 检查施工安装材料质量

在对施工材料检查的过程中，主要对图纸发放情况和设计变更通知单以及竣工图，还有“开、交、竣”等工作的记录齐全程度；项目资料的归档规范；设计变更的体现等方面内容是否符合国家的要求，以此保障项目建设竣工档案管理的效果[5]。

5 开展程序化的验收工作

5.1 以竣工档案验收流程检验工作

为了保障项目工程的验收工作开展效果，要以竣工档案验收的流程为依据，开展合理的验收工作。这时需要开展自检工作，参建单位对自身的资料进行检查。尤其是检查竣工档案是否符合国家要求和行业规定等，及时发现和纠正其中的不规范之处；之后对项目建设过程中的技术和监理以及调试等多个方面的文件展开检查，检查其中的安全性和质量合格程度，保障数据获得和填写的真实性和有效性，保障移交文件的完整性和系统性。最后，在上述工作完成之后，监督部门需确认签字，之后移交档案部门进行审查。通过这样的方式，既可以保障竣工方案管理的合理性，还可以显著提高验收工作的质量与效率，保障工程项目的建设与使用效果。

5.2 复核竣工材料

工程项目建设的竣工档案管理工作在开展之后，要结合档案管理的要求，开展复核工作，对档案卷宗的完整度、齐全度以及材料的规范性与耐久性，还有闭环管理的实施程度等予以核对。另外，检查文件的手续和签字以及盖章等流程的完整度，对于对核对结果不符合标准的卷宗要打回原单位。

5.3 保障档案管理的合理性

要想促使项目工程建设的竣工档案管理与验收工作的效果，要按照档案交接的制度，开展验收工作，以此提升档案管理的合理性和验收工作的质量，促使工程项目的建设效果得到保障。对验收合格的档案，要向参建单位发放《竣工建设项目竣工档案验收表》，在填写表格后，办理竣工档案的移交手续。

在这个过程中，建设单位要注意表格中的要求，填写档案资料的实际情况，涉及项目的概况和分类原则以及竣工档案编写的原则，还有电子档案提交情况、软件情况以及机读目录等内容。另外，填写表格过程中，对档案整理时需要说明的问题，要附加相应的附录。在所有资料整理完成之后，按照一式三份的方式打印，然后由各方负责人签字确认，再进行存档，如图3所示。通过这种方式，保障工程项目建设竣工档案管理的效果，为后续的工程资料查询提供便利[6]。

图3 竣工建设项目竣工档案验收表的内容

6 结束语

综上所述，在国家发展的过程中，要想保障工程项目建设的效果，实现推动建筑行业发展的目标，要重视工程项目建设竣工档案管理工作与验收工作的开展。因此，要详细且全面的分析这两方面的内容，制定相应的措施，既提高竣工档案管理的水平，还可以推动竣工验收工作向着程序化、标准化方向发展，有效提高我国工程项目建设的质量，满足国家、社会以及国民等多个方面的发展需求，有助于国家整体实力的提升。