浅谈如何做好新形势下的婚姻档案管理工作

2022-12-04 06:14孙艳艳
中文信息 2022年2期
关键词:婚姻登记当事人婚姻

孙艳艳

(日照市东港区档案馆,山东日照 276800)

引言

婚姻档案是婚姻登记工作开展最为直接的体现,同时也是国家档案管理重要内容,是对婚姻家庭合法权益维护的关键所在,是保证家庭和睦、推进社会稳定的有效举措。婚姻档案管理工作与人们的生活密切相关,我们应该高度重视婚姻档案的管理,认清婚姻档案管理的现状,明确婚姻档案工作开展中的不足,积极寻求切实有效的方法,提高档案管理的综合素质。婚姻档案是国家机关制定有关方针政策的可靠依据,也是发展民政事业不可或缺的一部分,是进行法律教育和道德教育的良好素材。结婚登记手续档案,是指结婚登记注册机关在受理结婚登记注册、撤销离异登记注册、补发结婚登记手续证件等过程中产生的证据记载,反映婚姻当事人双方有关的婚姻状况原始记录,经过整理集中保存起来以备日后利用的专门材料。从结婚登记手续档案中能够很明显的发现,结婚登记手续档案的管理主体仍是结婚登记手续部门,婚姻登记档案是在办理相关婚姻手续过程中形成的,其作用是集中整理保存以备日后查考。

一、婚姻档案工作管理的主要特点分析

我国婚姻档案管理工作包含以下特点:婚姻档案管理的对象是具体的。应当明确,婚姻登记档案是中国公民在婚姻登记、离婚登记和再婚登记过程中生成的。这些过程中的主要目标具有相似的特征,即将或遗忘具备婚姻关系的人,无论是结婚、离婚还是复婚登记,最终档案资料都会涉及到双方,婚姻档案中缺失任何一方都是不成立的,这与人事档案管理工作开展有较大的差异性。此外,婚姻档案具有专指性,婚姻登记档案与其他类型的档案相比具有较大差异性,男女双方在进行结婚、离婚以及复婚登记过程中,有必要主动提供相应材料的,或者可以提供材料复印件的,所提供的材料可以呈现当事人的实际婚姻状况,从中可看出婚姻登记档案的指向性。另外,婚姻档案具有保密性,由于档案中很多内容都涉及双方当事人的基本个人信息。这些信息都是当事人的隐私应受到保护,因此,婚姻档案是保密的。由于一些特殊的原因,需要对婚姻档案进行查看或利用,必须严格遵守相关规章制度,通过合法手段防止当事人的个人隐私受到侵犯,从而保证婚姻登记档案的保密性。

二、婚姻登记档案管理过程中存在的问题

1.资料保存不当

部分工作人员在进行档案管理的过程中,并未严格按照规定开展工作。在人流量相对较大的高峰期,管理工作难以满足实际需求,档案材料流失现象较为严重。此外,在办理建档材料的过程中,部分工作人员未严格按照法律法规开展,会出现当事人身份证信息模糊不清、复印件不符合规范等问题,使得后续工作难以顺利开展。

2.档案管理不当

婚姻档案管理不当主要体现在保密工作方面。在传统的婚姻登记档案管理过程中,档案使用者可以对档案资料进行查阅,管理人员并未对此情况进行合理处理,导致档案资料泄露、流失情况较为严重,进而使得当事人的权益受到侵害。

3.档案利用率不高

婚姻档案管理工作不仅仅局限于资料收集、管理及保存,还要方便后续的查阅和使用。就目前状况来看,房屋购买、户口迁移以及子女上学等都与婚姻登记档案有密切联系。然而,在婚姻登记改革前,档案管理中存在着当事人姓名、出生年月等同名等问题,都为婚姻登记档案管理工作带来诸多困难。

三、新形势下做好婚姻档案管理工作

1.以科学思想为指导

婚姻登记是我国重要的法律性文书之一,在婚姻法得到完善后,婚姻登记保管年限被修改为一百年。但如今,由于中国经济的高速发展,结婚登记手续部门也出现了急剧的变动,在实际管理工作中也将面对着越来越严峻的发展局面。为提高结婚登记手续档案保管工作的顺利开展,政府有关人员必须与时俱进,及时转化新观念,坚持以科学思想为指导,根据婚姻登记工作广泛性、社会性的特点,严格按照程序进行档案管理,保护双方当事人的合法权益,维护当事人隐私。在日常工作中,档案管理人员要建立完善档案管理制度体系,加强对归档、交接、查询等方面的管理,尽量避免出现文件丢失、数据遗漏等管理问题。同时,婚姻登记在人们的日常生活和社会稳定中发挥着重要作用。与普通企业的日常档案管理相比,婚姻登记档案管理需以国家法律为基础,具备更强的法律效应。管理行为要与政府有着密切联系,严格按照《婚姻法》中的有关内容进行,婚姻登记档案与当事人的个人档案有密切联系,在管理过程中若不慎泄露他人隐私,会对他人造成严重的权益侵害。因此,在婚姻登记档案管理中,应严格检查服务对象,确保各项信息仅对当事人开放,不得随意泄露他人信息。

2.强化信息化管理力度

我国科学技术迅速发展,信息技术在多领域得到广泛应用,这为婚姻登记档案管理工作指明方向,这也是档案管理的主要趋势。建立信息管理系统,输入身份证号、户籍双方姓名等信息,就能了解当事人的婚姻状况,并进行实时更新。与传统婚姻登记档案管理方式相比,信息技术的应用可以进一步提高工作效率。工作人员应加强婚姻登记档案信息管理意识。目前,我国社会发展迅速,人口基数快速增长,登记结婚和离婚人数每年都在快速增加,这也对婚姻登记档案的管理提出了更高的要求。档案不仅需要详细记录实际情况,在保存后还要便于查阅,目前档案查阅人数也在增加,若依旧延续传统的管理方法,很难满足人们增长的需求。因此,要理性看待档案管理工作,充分意识到科学技术的优越性,并将信息技术应用于日常管理当中,保证管理工作流程透明公开。与此同时,还要遵循资源共享原则,从源头提升婚姻登记档案管理工作的综合效率[1]。

相关部门要加大对信息管理的资金支持。要实现婚姻登记档案管理的信息化,离不开扫描仪、摄像头、服务器、计算机等硬件设备的支持。要进行结婚登记手续档案保管的信息化发展,推进档案管理信息化进程,提高档案管理的综合水平。为了实现这个目标,当地政府与国家需要加强资金投入,从软件与硬件两方面做起,提高档案管理工作的综合效率。从硬件角度来看,要配备相应的先进设备,将资金用在关键部分,完善婚姻登记档案基础设施建设。从软件角度来看,要研发相应的信息化管理平台,确保该平台具备多元化的功能,搭建完善的婚姻登记档案管理系统,使得档案查阅、共享更加便利。与此同时,不同地区还需根据实际状况制定完善信息化管理体制,确保各项工作能够得到落实。

此外,还需保证婚姻登记档案信息化管理的安全性。档案信息管理平台具有虚拟化特征,可以储备海量的档案资料,使人们能够随时随地进行查阅,打破时空的局限,在享受先进技术便捷的同时还需注意网络环境的复杂性,防止电子档案发生泄漏,保证信息系统的安全性,免受黑客、病毒的攻击。工作人员应首先在计算机中安装系统防病毒软件,设置防火墙,确保网络安全,并定期修复网络漏洞。其次,要强化加密技术,设置工作人员才具备访问系统的资格凭证,避免出现资料泄露状况[2]。

3.科学管理婚姻登记档案

在进行档案管理过程中,工作人员要遵循科学管理原则,根据实际情况制定管理计划,从而提高工作的综合质量。在开展这项工作的过程中,要以婚姻法为依据,确保档案管理有法可依,并根据婚姻的性质和年份对档案进行分类。就婚姻状况而言,可以分为离婚和结婚,依次进行分类,避免频繁切换,增加工作负担。从管理模式来看,可推行分级管理,按国家有关规定,婚姻登记档案由县级婚姻登记机关管理,各种信息也由婚姻登记机关管理,可对档案进行分类,不同级别机关管理不同内容,进而实现有效管理。婚姻档案管理有其自身特点,在档案管理的过程中,要充分重视档案管理的针对性和科学性,落实专人管理。由于婚姻档案数量大、内容杂,管理者应在档案管理过程中加强学习,提高专业理论知识和管理技术,同时要加强档案管理人员的横向交流,汲取同行先进经验,提升档案管理综合能力[3]。管理机构要落实专项经费,进行婚姻档案管理建设,构建婚姻档案专用网络,实施内部资源共享,完善婚姻档案管理。在婚姻档案管理过程中,对于档案管理应在当地户籍,人事管理,民政部门的配合下,制定科学系统的婚姻档案管理规章制度。对于婚姻档案的人员配备,管理体制,绩效考核,档案管理方式方法,档案利用的流程,都需制定专门的程序和标准。在档案管理过程中要做到有章可循,有关程序标准制定要具备可行性,切实责任落实到位,让档案管理工作相关人员能够按照程序和标准进行档案的应用和管理。婚姻档案信息的搜集与汇总,是婚姻档案真实性与实用性的重要保障。所以,在信息采集过程中,有关人员要正确鉴定和甄别档案内容,严格鉴定档案形式,系统核对档案中有关的数据,从根源上确保了档案的可靠性和真实性[3]。

4.提升管理人员综合素质

婚姻登记档案具备较强的凭证作用,对当事人的生活以及国家档案管理具有重要作用。管理人员在工作中除了完成档案登记之外,还要结合实际需求对档案进行整理和保存,方便后续使用,提升档案的使用率。随着当前经济社会的变化,人们在生活中婚姻登记档案使用频率提升[4]。在未来的发展中,政府档案管理部门要强化对于婚姻登记档案的管理,加强对管理的重视,解决了档案管理流程中出现的问题。机关领导要加强对档案管理的认识,不断优化组织形式,通过引入更先进的科学管理形式和管理设施设备,可以进一步优化管理工作流程中出现的问题,并在领导的组织下强化对档案管理保存区域的建设质量,规范档案管理,提高婚姻登记档案综合管理质量。在婚姻登记档案管理过程中,工作人员的能力会影响管理的综合质量。因此,在新形势下,管理机关应强化对工作人员的能力培养,定期培训员工,提高档案管理员的综合素质,推进档案管理工作的质量提升,培训可结合线下线上的实训培训和课程学习,培养管理者运用现代管理制度的能力,提高工作人员安全意识,保护人民群众的隐私[5]。

5.搭建信息化平台

新形势下,档案管理要重视信息化建设,管理人员应保证档案管理的动态性,方便工作人员可及时进行使用和修改。在档案保管信息化建设过程中,要提高现代计算机技术的应用,必须通过网络平台和现代计算机设备完成档案保管工作,把传统的纸质档案转变为电子文档进行长期保存,这样不但减少了管理成本,同时也大大提高了管理系统的综合效能。除此之外,工作人员还应在档案管理中适当引入网络技术,不仅方便了管理员工实现远程档案管理,还极大便利了人员的管理工作,满足了当地居民对于档案使用的需求。在信息化建设过程中,档案管理人员要注重网络安全问题,避免档案内容泄露造成隐私安全问题,确保文件安全。婚姻登记档案是重要的民生档案。近些年来,群众办理购房贷款财产继承与分割、生育独生子女费发放领取等方面的事物,对于婚姻档案查询利用率相对较高。东港区是日照市驻地区,婚姻登记属地管理,仅馆藏婚姻档案就16多万件,为了提高查询效率,解决群众两头跑的问题,东港区档案馆利用档案信息现代化技术,利用一年多时间,逐步实现了婚姻档案信息共享、异地查询和掌上查询等。2021年,区档案馆上门指导区婚姻登记处开通馆室一体化档案查询系统专线,实现了两部门婚姻档案数据共享。同时,协助其完成了馆藏与室存电子数据的融合。由此,实现了区婚姻登记处现场电子档案高效查询和省内婚姻登记部门之间的数据推送,为婚姻登记省内通办提供了档案支撑。2021年下半年,区档案馆与市档案馆共同设计了掌上查档小程序,将婚姻档案列入查询范围,通过近半年的调试运行,年底已实现顺利查阅。掌上查档的开通,直接实现了档案查阅服务零距离,极大地方便了人民群众,体现了档案为民服务的本质。

结语

婚姻档案登记管理工作是档案管理工作中的重要组成部分,现代社会发展迅速,婚姻档案管理工作难度不断增加,国家行政主管部门应推进信息化建设,优化婚姻档案管理体系,提高工作人员的能力,进而保证婚姻档案管理的综合质量。婚姻档案保管中的一个长期的基础性管理工作,要从理论层面做好对婚姻档案的基础理论研究,从政策层面保证档案管理的有效实施,从科技层面做好档案信息的获取与识别工作,从体制层面健全档案管理的使用过程与规范,进一步发挥好婚姻档案的管理功能。

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