必修环节信息管理系统 ——一种研究生过程管理的工具

秦 岭，种泽鹏，齐 崴

（天津大学研究生院， 天津300350）

一、 研究生培养过程管理的必要性

研究生教育作为最高层次的国民教育，肩负着高层次人才培养和创新创造的重要使命，是国家发展、社会进步的重要基石[1-3]。研究生教育质量的影响因素很多，涵盖招生选拔、课程学习、科研行为、导师指导等各个方面[4-6]，而研究生培养过程起着至关重要的作用。《国务院学位委员会 教育部关于进一步严格规范学位与研究生教育质量管理的若干意见》中明确强调应严抓培养质量[7]；在教育部办公厅的文件中，特别提出应“加强培养过程管理和学业考核，确保培养方案的严格执行”[8]；有研究生教育管理者认为培养单位应该推进博士生培养管理与评价的过程导向，从“重结果”转为“重过程”，尤以事后管理为重心转变为以事中管理、事前管理为重心[9]。

二、 必修环节：研究生培养过程管理的抓手

显而易见，研究生培养单位加强培养过程管理是极其必要的[10-11]。但是，由于研究生教育存在的一些固有性质使得培养过程管理的优化与完善殊为不易。首先，由于研究生个性化培养的需要和“师徒式”的培养模式[12]，导致研究生的学业进程呈现离散化的特征，虽然研究生学业有成是经过知识学习和科研探索的不断积累，但是这一进程却并非简单的线性增长，这与课程学习有很大不同，因此无法轻易地进行阶段性评定。其次，课题研究的进度是难以准确预见的，虽然国家和各高校均有文件对研究生的学制有明确的规定，但是由于学生条件、内外环境等各种因素，取得符合学位要求的成果是难以预期的，居高不下的博士生延期毕业率就是佐证。总之，在培养过程中，尤其是在课题研究阶段，研究生学业情况不易评定、难于预期，从而导致导师和教育管理人员无法监督预警，事后一旦发生争议也无法回溯等棘手的情况存在。

为了解决问题，许多高校将一些在培养过程中必须完成的任务、必须具备的技能作为必修的培养环节以课程的形式列入培养方案，或以文件的形式形成制度化。如哈尔滨工业大学、复旦大学将实习实践和学术活动以必修环节列入培养方案，明确了完成的形式和频次[13]；中国人民大学建立了博士点学科专业主文献制度，要求导师指导研究生研读本学科或相近学科的专业主文献，以提高研究生专业文献阅读的针对性和效率；天津大学将各学科通用的培养环节梳理为“文献阅读”“开题报告”等8门课程，可以广泛应用于不同层次、不同专业的培养方案。由于此类课程均按必修环节列入培养方案中，因此又称必修环节课程。

三、 必修环节传统管理方式

对必修环节的传统管理方式是将必修环节视为一门或几门课程，按照课程的方式进行管理，以学术会议为例，一般是需要学生在毕业前，参加一定量的国内或国际学术会议，在毕业答辩前统一将纸质版会议总结报告提交学院，合格即可获得学分。这种管理方式参考了以大作业形式进行考核的课程管理方式，但这些以课程形式呈现的培养环节终究不是传统意义上的教学型课程，采用普通的课程形式进行管理存在诸多弊端。

1.学习进度难以规范化管理

传统的课程一般是学期初开课，学期末结课，期末考试结束后，学生即可取得学分，一般不会跨学期，且中间一般还会有课堂小测、期中考试，这样就方便管理人员、任课教师及时了解学生对知识的掌握情况以及学习进度。但必修环节不同，必修环节相对自由而散乱，很多必修环节是跨学期的，比如开题报告，需要前3个学期内完成，再比如“文献阅读”，学生在学阶段每学期都需要完成一定量的文献阅读任务，毕业学期综合所有学期的学习情况取得成绩学分。这就给管理及过程监督带来了压力，不同必修环节情况不一样，难以组织统一阶段性考核，并且这些必修环节并不像课程那样容易通过考试来使得学习情况量化，这就导致教学管理人员（或导师）很难做到面面俱到、全程监督。

2.数据材料难以规范化管理

对于学生的必修环节报告等材料，传统的管理方法一般是学生需要提交纸质版材料，导师签字盖章后提交学院存档，或者学生向指定企业邮箱、企业网盘等第三方企业级存储媒介发送必修环节材料。纸质材料不易于长期保存，而且大量的材料会很占用空间，查找起来更是浪费人力物力；邮箱、网盘等一般容量有限，更重要的是，这些媒介可能会有简单的分区，但是与专业的数据管理系统还是有很大差距的，这些媒介一般很难用于数据管理，比如查找某一个专业、某一个年级的必修环节任务，可能需要大量时间去筛选查找，并且使用第三方企业存储媒介还存在数据安全方面的隐患。

3.数据难以开发利用

随着信息技术的高速发展，大数据和人工智能技术已渗透到各行各业和人们生活的方方面面。在大数据环境中，高校、学科之间的竞争愈发激烈，只有能够快速获取更多更有用和更有价值的数据信息并能及时做出正确反应，才能推动管理方式革新，助力学校学科发展。必修环节其实是一种很好的数据资源，借助人工智能对这些数据进行深入挖掘分析，必然会得到很多有价值的结果。但是传统以课程形式呈现的必修环节，单是数据查找已经很难，对数据的进一步筛选、分析就更难了。

四、 必修环节信息管理系统

在研究生培养过程中，学生具备的自主学习素养是达成培养目标的关键要素。传统的必修环节管理模式的弊端在于没有对学生的自主学习起到很好的引领作用。研究生普遍具备一定的自主学习能力，但自主学习的意识不足，表现在学习有计划性，但缺乏自主学习意志力[14]。树立自主学习意识的动力有两个方面：一是来自外界的压力，二是来自自身发展的要求[15]。本文谈及的信息化的必修环节管理工具就是通过在培养过程中分时段部署各种学术任务，促进学生发挥自主学习能力，达成培养目标。此外，信息化的管理系统具有精准记忆、海量存储的先天条件，在程式化的任务部置和文档收整方面具备人工无法比拟的优势。

1.设计思路

这一系统的设计思路是以细粒度模拟课程教学管理流程，搭建必修环节的完成过程，最终可以生成必修环节课程的成绩，使学生满足毕业审核的学分要求，争取最大程度上以自动化的流程引导师生按期完成各项必修环节任务，避免人工管理的敷衍与疏漏发生。同时学生必修环节完成进度、原始资料、中间过程、最终结果等详细信息均在系统中记载，便于导师和管理人员进一步强化监督管理，保障培养质量。

天津大学共设置了“文献阅读”等8门校级必修环节课程，按有学分、无学时的课程记录在全校课程库中，各专业在制定培养方案时，根据学科需要选择相应课程列入必修环节清单，并提出完成要求。以天津大学化学工程专业博士研究生为例，其培养方案中列明了对各必修环节的文字要求，其中“文献阅读”要求“博士生在学期间每学期至少应阅读20篇文献，对阅读的每篇文献给出内容介绍及体会总结，由导师给出成绩。经典文献的来源期刊由导师指定安排”；“学术会议”的要求为 “博士生需参加2次本学科学术会议，其中至少1次为国际学术会议，提交参加学术会议总结报告”。由此可见，不同的必修环节在应完成的任务、任务完成频次和完成时间上都是不同的，学生完成的每项任务均需要按次提交固定格式的报告，这一报告是学生执行任务的原子态的凭据，将由导师评定成绩，作为最终的考核结论存档。整体的管理流程与课程教学管理流程存在不小的差异，不能简单照搬，因此，笔者对必修环节的管理流程进行了细致的逻辑推演，在信息系统中比较完备地重构了必修环节的运转流程，见图1。其中各模块也是信息系统开发的功能模块，为了说明方便，同时辅以课程教学的流程图。

图1 必修环节的运转流程

2.功能介绍

（1）必修环节基本信息模块。必修环节的基本信息包含名称、学分、提交要求等，其功能是在培养方案、学生成绩单等各种载体中将一门必修环节以标准的形式记录。

（2）必修环节详情配置模块。必修环节要求方面增加了一些普通课程教学所没有的属性，如应完成的时间点，应完成的频次等。天津大学必修环节报告有两种提交频次的要求，一种是在学制内的每学期均应提交指定的次数，另一种是在学制内指定的某一学期应提交指定的次数。由于每项任务均是以专用格式的报告为依据，因此还需设置报告的格式化模板。

（3）必修环节任务模块。此模块的功能是将必修环节任务按培养方案中的要求下发给学生，设置学生应完成的必修环节课程、应完成的学期，以及应完成的频次。为了提高管理人员工作效率，最大限度减少不必要的重复工作，本系统提供批量下发必修环节任务的功能。培养方案对同年级、同专业的学生必修环节要求是相同的，因此管理人员可以批量设置学生的必修环节任务，无需像选课那样进行逐一操作。

除了批量下发必修环节任务，此模块在提高管理人员工作效率的另一重要创新点是，管理人员仅需在学生入学时做一次性设置，即可完成学生在学阶段所有学期的必修环节任务布置，在指定时间节点系统自动切换学期，新学期必修环节任务自动下发，大大提高了管理的效率，管理人员无需在每个学期初去核对不同年级、专业的学生本学期都需要完成哪些必修环节任务，费时费力地逐一在系统中设置。

此模块实战举例说明如下。

实例一：“文献阅读”对于2020级2.5年制硕士生的要求是每学期完成10篇经典文献阅读并提交相应报告，在系统中布置任务后，这批硕士生从2020年秋季学期起，每学期均须在系统中提交至少10篇指定格式的文献阅读报告，一次性设置即可完成学生在学阶段所有学期的“文献阅读”任务下发，后面学期无需再有任何操作。

实例二：“开题报告”对于2019级博士生的要求是在第三学期完成开题报告的汇报，在系统部署任务后，这批博士生需要在其第三学期（2020年秋季学期）完成开题报告，并在系统中提交必要的材料存档。

（4）报告提交模块。此功能为学生专用。在必修环节任务设置后，学生在系统中可看到自己每学期需要完成的各种必修环节任务，以及应提交报告的次数。学生只需按要求提交足够的次数并且成绩合格，即可完成本学期的任务。功能简单直接，符合学生端用户界面的设计需要。

其中不同必修环节学生需提交的材料不同，以“文献阅读”为例，学生需提交阅读的每一篇文献的文献名、期刊名、刊次信息、关键词等，这些重要的信息可为后续大数据分析提供数据积累，使必修环节系统发挥更大的作用。

（5）时间开关。必修环节任务按学期布置后，需要学生按时提交报告，由于学期的起止时间比较固定，无需弹性，为了使用方便，系统专门提供了时间开关这一功能，用于分别设置学生提交报告的时间段和导师评定成绩的时间段。

（6）成绩提交模块。此功能为导师专用。学生一经提交报告，导师即可于系统中查看到并评定成绩。分数是基于单个报告的打分，报告数量或成绩数量不满足要求的均不能生成学期任务的成绩，这样还会促使学生因必修环节的评阅与导师进行经常性的沟通。

（7）成绩审核模块。此功能为学生和管理员联合使用。导师评定的报告成绩达到学期任务的要求则可以由学生自主生成学期任务的成绩。学生完成在学阶段所有学期必修环节任务后，在毕业答辩前需进行必修环节成绩归档，生成每门课的总成绩。成绩归档由学生发起，教学管理人员审核后即可将最终成绩转入学生个人成绩单，从而完成由课程到成绩的必修环节修习流程。

（8）必修环节查看模块。此功能为导师和管理员专用。校院两级教学管理人员需要随时监控学生的必修环节完成情况，包括报告的提交和成绩的评定。必修环节完成情况的查询访问路径与成绩的生成路径刚好相反：以必修环节课程的成绩展示页为起点，第二步展示各学期任务的完成情况及学期成绩，最后一步展示学期下的各报告的成绩并可查看报告详情。

此模块提供查看学生必修环节完成情况，从原始资料、中间过程到最终结果，各阶段关键信息均在系统中记载，所有学生提交的内容均可查看及下载；必修环节完成进度、成绩等均可查看，形成了完备的存档资料，便于导师和管理人员进一步强化培养过程监督管理，保障培养质量。查看功能具体如下。

查看学生提交的报告资料。学生提交的报告题目、报告内容摘要以及附件形式的总结等内容均可查看及下载，并且还提供批量查看的功能，可在同一页面显示多条报告的简要内容。

查看学生的必修环节任务完成进度。系统可查学生在学阶段需要完成哪些必修环节任务，已完成、未完成的分别有哪些，还能细化到每学期任务，比如“文献阅读”每学期应提交10篇，可查看学生已经提交的篇数，可汇总并导出一批学生的报告完成情况，这对于考察某批学生的学业进展有一定的帮助，便于导师、管理人员进行适时督导。

查看学生成绩情况，不及格原因等。对于成绩不理想甚至不及格情况，系统提供标注界面，学生可查看，便于有针对性地修改。还具有按成绩等条件筛选，导出名单，便于管理人员对特定学生进行监督预警等。

3.异常情况处理功能

在人工日常管理工作中，常常面临各种异常情况的发生，对异常情况的处理占用了工作人员相当多的时间与精力。信息化的系统不具备随机应变的能力，如果不提供处理异常情况的功能，则系统的兼容性和使用率都会大打折扣。因此，成熟的软件产品中必会有大量的代码用于处理实际应用中可能遇到的异常情况，本系统也不例外。

（1）延期提交。研究生由于休学等原因长期不在校，有可能无法完成整学期的必修环节任务，而系统已将必修环节任务明确地设置在各学期，如缺少某学期任务成绩，学生将无法取得最终的必修环节课程成绩，由于此类学生常常伴随延期毕业，系统提供专门功能使学生可以将其无法完成的必修环节学期任务变更到其延期留校的某个学期完成，最终能够集齐满足要求的学期任务成绩，取得必修环节课程成绩。

（2）补交系数。学生偶发遗漏、晚交必修环节报告的情况，如果提交的报告数不满足学期要求的次数，将无法获得学期成绩。为了能解决这一问题，系统中专门设计了补交系数这一机制。补交系数在必修环节任务中设置，一般小于1.0。在必修环节报告提交时间关闭后，学生仍可以补交报告，导师评定的成绩自动乘以补交系数再记录，学生即使晚交报告也可以集齐报告成绩，只是成绩稍低。

（3）总结性报告。有些必修环节报告的提交频次较高，如“文献阅读”需要博士生每学期完成20篇报告。虽然大量的经典文献阅读对于博士生的学术活动是必需的，但是逐份阅读学生的文献阅读报告并评阅成绩，对于工作繁忙的导师来说是一项不小的负担，另外从学生角度，学生对文献可能有自己的高效学习方法，如果对每篇文献都要提交总结报告，对学生而言，也需要付出很多宝贵的时间。为了解决这一问题，笔者在学生的学期任务页面增设了总结报告提交的功能，学生不再需要逐一上传学习报告，可将学期所有学习内容进行归纳总结后形成“学期总结报告”上传系统，以供任课教师审核成绩时参考。

（4）批量查看及批量审核。学生每学期都需要提交“文献阅读”（10～20篇）、“研究进展报告”（2～3次）和“学科前沿讲座”（1～2次），对于一般名下3～4名研究生的导师来说，每学期需要阅读并评定的报告可能达上百篇，想要导师在成绩评定过程中发挥监督、指导的作用，就必须要在系统便捷性优化方面下功夫。天津大学必修环节成绩评定模块，增加了批量查看学生必修环节报告的功能，可一键查看多篇报告，同时配合总结性报告，大大简化了导师的操作次数。对于成绩审核，导师也无需对每篇报告逐个录入成绩，系统提供了平均分概念，可一键对多篇报告批量录入平均成绩。以上两方面的优化，使得必修环节系统操作对于导师来说更加友好，提高了导师成绩审核效率。

（5）模板的通用性。每门校级必修环节课程均有专门的系统填报模板，模板的设计考虑到了兼容性和延展性，部分学科由于特殊要求没有使用校级必修环节，也可以引用校级模板作为自设必修环节的填报模板，从而将自设必修环节的管理纳入信息系统的规范化管理流程，收到了较好的效果。

4.用户访谈，迭代开发

必修环节信息系统上线之后，为提升管理质量、优化用户体验，分期走访师生、院级管理员，广泛收集用户意见，以此作为系统功能优化更新的参考。收集到的主要意见如表1所示。

表1 用户意见汇总

根据收集到的意见建议，我们专门对必修环节系统进行有针对性的功能优化，满足师生需求，提高使用满意度。

五、 问题及分析

必修环节信息管理系统自2019年春季上线试运行，期间经过多轮优化，目前已经日臻完善。对开发及使用过程中遇到的一些问题进行了总结分析，可供其他单位做类似项目时借鉴。

1.优化系统界面，提升用户体验

界面是用户与硬件之间交流、沟通的桥梁，界面设计得美观与否，尤其是用户体验好坏将直接关乎系统的成败和生命力。此必修环节信息管理系统在设计初期对于界面的用户体验度关注不够，体现在一些功能按键位置不合理，一些引导性的文字描述不够清晰明确，容易产生歧义，师生的用户界面不够友好。必修环节信息管理系统作为一个服务师生的工具，在设计开发过程中应尤其重视用户的体验，并配合说明书进行辅助，从而使得用户与软件友好交互，提升系统整体质量，提高师生效率。

2.赋予管理员更大权限

众所周知，新系统在开发过程中，不可避免地会存在一些设计、逻辑上的不完美甚至是错误的地方，后台数据有可能产生错误。对于教育类系统而言，学生提交作业一般会有严格的时间节点，而系统更新或纠错花费的时间根据工作量及开发人员的效率，短则两三天长则一两个月，很有可能因为系统不完善而影响学生正常的学习进度。为此，在系统开发过程中，应为管理员提供一定的超级用户功能，即使出现数据错误，管理员也能紧急弥补，虽然常会导致工作量暴增，但是可以避免影响学生正常学习进程。

3.广泛调研，收集师生意见

从设计、开发、测试人员的角度，有时候难以发现用户在实际使用中可能会遇到的问题。因此在开发新系统过程中，除了要保证系统正常运行，还需要主动对师生进行使用满意度调研，通过调查问卷、随机走访等方式征询师生意见，对系统进行不断完善。

六、 总结与展望

必修环节信息管理系统启用以来已有2万余名研究生在系统中提交了105万条各种必修环节报告，有8 000余名研究生至少完成一门必修环节课程，其中有5 565人完成所有必修环节任务。虽然系统在某些方面还存在一些不足，但是先进的管理工具带来的益处、取得的成效也是显而易见的，总结有如下几方面。

1.提升管理质量

根据天津大学培养方案的通常要求，一名2.5年制的硕士生在学期间需提交54份不同的必修环节报告，学制较长的博士生提交的数量更多，如此庞大的工作量不可能由人工实现。信息化工具的引入将管理的粒度落实到学生的每个学期的每份报告，实现了精细化管理，规范了必修环节操作流程，提高了工作效率，使导师和基层管理人员不至于困囿于低效、重复性的劳作，而将精力关注于学生的必修环节完成质量上，从而促使学生保质保量地完成必修环节各项任务，不至于遗漏或敷衍，在一定程度上保障了学生的学业进度。

2.实时监督学生的学业进展情况

依据培养方案的要求，从学生入学起，就布置有各种必修环节任务；如“文献阅读”“研究进展报告”（组会报告）是从学生入学起的每学期均布置任务；另有关键节点性质的必修环节，如“开题报告”“中期考核”是在指定的学期布置任务；从系统中可以很方便地看到学生每学期在必修环节方面所做的工作，系统提供筛选、导出功能，轻松实现对各类学生、各类报告的整体情况进行梳理汇总，各类情况一目了然，便于进行有针对性的指导。系统中详细记录了报告的内容，这些记录是学生学业情况真实的、客观的反映，从中可以考察学生的学习、科研能力和对待学业的态度；导师和管理人员还可以监督学生的必修环节任务完成进度，发挥过程管理监督作用。对于长周期的必修环节任务，课程方式的必修环节使得管理人员难以实现实时监督，必修环节管理系统将学习任务细分到每一学期，对每一时间节点的完成进度进行实时监督，对于进度不达标、成绩差的同学可进行及时引导、督促，避免造成延期毕业，保证培养质量。系统能够自动全程跟踪监督学生的修读情况，在修业期满时，这些数据可用于回溯总结学生的培养历程。

3.大数据分析助力学科发展

学生提交的各种必修环节报告产生了海量的数据资源。经过精心设计，各种必修环节报告的关键信息作为便于检索统计的单独字段存储，可以利用当今流行的大数据技术，对这些海量数据进行分析处理。比如“文献阅读”，可以采用无监督聚类、复杂网络结构洞和突发检测算法对学生学习的高水平论文进行深度挖掘分析，梳理相关领域热点研究方向、关键技术，全面刻画相关领域整体技术结构，洞悉关键技术分布和研发态势，明确相关领域代表性的国家与机构，为任课教师授课、导师科研提供方向性参考。