城建声像档案数字化管理的思路与对策

钟仕国 周翔

[ 作者简介 ]

钟仕国，男，贵州贵阳人，贵阳市城市建设档案馆，助理馆员，本科，研究方向：声像档案。

周翔，男，江苏海州人，贵阳市城市建设档案馆，副主任，硕士在读，研究方向：声像档案。

[ 摘要 ]

城建声像档案一般来说是依靠照片、音频以及视频等载体，选择最直观形象的途径真实记录城市规划建设、重大发展事件过程中所形成的各种数据资料，是未来城市建设发展的重要参考依据。在信息时代，城建声像档案管理也必须朝着数字化的方向迈进，转变传统管理模式，提升城建声像档案的开发利用效率。本文结合笔者实际工作研究，重点探讨新时期城建声像档案数字化管理的思路与对策。

[ 关键词 ]

城建；声像档案；数字化管理；对策

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.028

在新时期城建声像档案管理必须要善于运用现代信息技术，充分认识到当前档案管理面临的机遇和挑战，借助推进城建声像档案管理数字化转型，实现档案管理模式创新改革，真正发挥出城建声像档案的价值与作用，促进城建档案管理事业的发展，为现代城市建设带来更多助力。

1 城建声像档案资源的重要作用

城建声像档案通常来说是城市规划建设和其他相关活动过程中通过照片、音视频等方式进行真实记录的具备存储利用价值的档案信息材料。声像档案属于城建档案中的重要内容，它和过去普通的纸质档案比起来表现出更为形象和立体的特点，其声像同步、视听结合，可以非常直观真实地反映出城市建设发展的重要历程和关键节点。详细来说城建声像档案资源具有如下价值与作用。

首先是凭证作用。城建声像档案材料中涉及城市中大量重点工程项目的声像资料，如开工仪式、竣工验收、领导视察等。各地城建档案管理部门都严格要求城建声像档案在收集过程中应当重点关注工程项目开工、竣工验收等关键环节的声像资料，这部分档案材料能够当作未来城市规划建设和档案查询的有效凭证。其次是宣传教育作用。城建声像档案材料表现出更强的真实性和直观性，能够带来更为强烈的真实感，这是传统知识档案无法比拟的。它可以说是对城市规划建设、发展历程的客观真实记录，表现出极强的宣传教育作用。比如说在城市宣传片制作过程中选择相应的城建声像档案进行融合，能够让更多人知晓城市的发展历程与文化历史底蕴。最后是补充辅助作用。城建声像档案并非独立存在，它和纸质档案互为补充、相互印证。对于声像档案而言，在采集整理作业中必须要有严格规范和统一标准，保持其与纸质档案之间的联系。

2 城建声像档案数字化管理的必要性

科学开展好城建声像档案管理工作，对于记录城市建设发展轨迹、宣传良好城市形象等各个方面都具有非常重要的意义。然而在过去的管理模式下无法确保声像档案的全面性和真实性，因为选择传统的人工手动管理模式，对于某一照片或视频进行查询时常常会消耗过多时间来翻阅纸质照片档案，很容易造成人力、物力的浪费，也不利于城建声像档案的高效开发利用。

近年来，现代信息技术的持续发展，千万像素的专业级单反相机和数码超清录像机已经相对普及，早已取代了过去那种胶片照相机和磁带录像机。基于现代信息技术的辅助，可以让照片、视频拍摄变得更加简单便捷，提供即拍即看的快速成像，在很大程度上提升照片、视频的拍摄效果。将采集到的照片、视频直接导入计算机，通过统一标准进行处理后直接上传到城建聲像档案数据库，有效提升了档案管理效率，也能够为后期的开发利用带来更多便捷。因此，在新时期必须转变传统管理模式，推进城建声像档案管理的数字化建设。

3 城建声像档案的数字化录入

3.1 照片档案数字化录入

照片类档案材料一般是在日常管理与城市重要工程项目建设的各个环节中所形成的各种照片。对此类档案进行数字化录入相对便捷，档案管理人员可选择专门的扫描仪抑或是支持刻录的计算机即可完成。在实际录入的过程中需要注意，扫描仪应当配备专业扫描设备，扫描照片规格参数应当保持统一；必须结合照片的尺寸来灵活选择对应的分辨率。

3.2 音频档案数字化录入

音频档案一般来说涉及磁带录音以及唱片档案这两种类型。通常利用磁性材料对城市工程项目的声音资料进行记录，在实施数字化录入的过程中是把音频信号转化成能够利用计算机进行处理的数字信号。对于不同格式的音频档案来说，其自身音色的保真度存在较大差异，城建档案管理人员要结合实际需要来确定音频的最佳保存格式。另外，在城建音频档案数字化录入的过程中必须结合不同的利用途径，采取有针对性的数字化标准与存储格式，对原始音频材料予以有效保存，避免原始音频档案受到损坏。

3.3 视频档案数字化录入

对城建视频档案实施数字化录入即对声音和图像这两类模拟信号同时实施转换，得到计算机可以进行处理的数字信号。城建视频档案数字化通过把存储视频文件的存储卡插入计算机中，或者选择数据线把计算机和录像机进行连接，顺利完成视频文件的编辑、转换和存储归档工作。城建视频档案数字化录入的基本原理和音频档案较为相似，都是选择计算机和相应的编辑转换软件等对原音视频文件实施编辑转换和标准化处理，结合具体利用需求存储为不同的格式。

4 城建声像档案数字化管理的思路与对策

4.1 强调对实体档案材料的管理

纸质照片属于城建档案中的原始资料，从真实性的角度上来说表现出比数字声像档案更强的说服力。数字化声像档案属于二次数据，如果转换存储环节出现问题，可能会存在被恶意修改的问题，不能够确保数字声像档案的真实性和准确性，影响到凭证功能的发挥。数字化城建声像档案如果丢失或者损坏，若没有提前予以备份，很难再次找回，表现出一定的风险隐患，加之各种计算机病毒也可能对数字化档案带来威胁，存储档案信息的光盘、硬盘等可能因为外部因素而受到损坏，因此必须引起充分重视，定期进行备份更新。在这一基础上，还应当开展好对原始城建声像档案文件材料的保存管理工作，如此一来，才能够在需要时提供补充和支持。

4.2 合理运用网络技术管理档案

进入二十一世纪之后，现代信息技术被广泛运用到各个行业和领域，在很大程度上促进了城市化建设进程的推进。网络技术已经给现代人的工作和生活带来了深刻影响，对于城建声像档案的数字化管理而言，要善于灵活运用网络技术，充分依托信息技术的优势，及时高效地采集城建声像档案，第一时间上传到网络系统中。在查询利用时仅仅需要简单点击便可以即时在线浏览，更加便捷快速地获取到所需要的档案信息。所以针对城建声像档案实施数字化管理时必须强调网络技术的运用，构建网络系统平台，为档案使用者带来一个灵活自由的查阅窗口。另外，为提升城建声像档案查询检索和开发利用的高效化，对进行数字化录入的城建照片、音视频等进行全面分析，建立索引系统。索引系统针对城建声像档案的关键词（如项目名称、时间、地点）等进行提取标记，根据编码进行分类，如此一来，使用者在查询检索时直接输入相应的关键信息即可更加高效便捷地获得所需的档案信息，在很大程度上提升了档案资源的开发利用效率。

4.3 推进档案存储管理标准建设

对于城建声像档案数字化管理工作而言，由于相关标准和文件存储格式存在一定差异，很容易导致数字化录入存储后档案资源质量受到影响。因此在实际工作过程中必须要确保格式标准的统一，比如说照片文件进行数字化录入后涉及多种不同的存储格式，对于存档级照片可以应用TIFF格式进行存储，这种格式更加灵活，可以对彩色、灰度以及二值图像实现有效存储，而目前大部分数码相机输出格式是JPEG或直接存档，针对视频文件的转换存储来说。通常可采取MPEG标准，能够更好地进行编辑。对于存档级音频材料而言通常使用MAV格式，它属于波形存储格式，目前运用范围相对广泛。MAV属于非压缩格式，可以对声音进行更加准确清晰的记录。对于城建声像档案数据库建设而言，必须提前把相关规范标准确定下来，比如说案卷号、文件号、题名、拍摄时间、归档格式标准等，保证数字化城建声像档案的格式标准统一，有助于后期进行有效的传输和共享。推进落实标准化建设能够充分发挥出城建声像档案的开发利用价值，为其深入挖掘利用打下坚实基础。

4.4 落实声像档案信息安全管理

对于城建声像档案数字化管理工作而言，应当对相关文件资料尽快实施数字化处理，在这一基础上开展好各类数字档案资源的安全管理工作，避免数字档案资源被泄漏、窃取或者恶意篡改。首先，需要开展病毒防范工作，制定有针对性的安全管理机制，建立完善的病毒防范预警体系，设置网络防火墙，对关键档案文件信息予以提前备份，定期针对档案数据资源库和系统平台实施杀毒和更新。其次，针对城建声像档案数据资源实施分级分类管理，设置相应的权限等级，严格限制访问对象，同时应当确定档案使用者的IP地址范围，使用者只能够通过自己唯一的ID才能够登录查阅，确保档案使用人员身份的合法性，避免城建声像档案被恶意篡改或窃取。

4.5 提升档案管理人员专业水平

在新时期，为促进城建声像档案管理数字化、科学化水平的不断提高，必须致力于培养专业化、高素质的人才，打造一支综合素质高的档案管理人员队伍，这样才能够更好地发挥信息技术的作用，为城建声像档案的高效管理和开发利用工作带来充分的人才支持。因此城建档案管理部门应当予以充分重视，促进档案管理工作人员专业知识技能和信息技術水平不断提升，努力培养更多复合型人才。一方面应当引导和支持档案管理工作人员积极参与在职学习、脱产培训或外出进修等活动，使其逐渐熟悉掌握计算机操作技能，了解现代信息技术的运用技巧；另一方面档案管理人员应当树立终身学习意识，利用闲暇时间不断进行自我充电，促进知识结构更新，尽快适应新时期对城建声像档案数字化管理提出的新要求。

4.6 城建声像档案数字化开发利用

首先是提供数字档案资源在线查询检索功能。依托现代信息技术，在目前建成的档案库中加入查询检索模块。当档案使用者检索到自身需要的档案资源后，能够第一时间在计算机屏幕中予以显示，使用者能够执行在线阅读、下载等命令。同时还能够依靠全息成像技术、互动触摸技术等为使用者提供城建声像档案的智能化、互动化查询，打破传统查询检索的时空约束，促进档案查询实效性与准确性的提高。其次是城建声像档案资源的高效稳定传输。这是目前城建声像档案开发利用的关键途径，档案管理人员应当深入挖掘分析数据库的档案资源，借助数据挖掘技术对其进行深入分析，并进行二次加工，重视并强化城建声像档案的编研工作，充分发挥出档案资源的价值。最后是城建声像档案的有效共享。利用内部局域网打造城建声像档案传输共享体系，对档案资源实施数字化编辑加工后，压缩上传到网络服务器，提供档案查询导航功能，利用实时性与连续性更好的流媒体点播放技术提升档案资源的共享性。

5 结语

总而言之，城建声像档案数字化管理的不断推进能够在很大程度上促进档案资源开发利用价值的提升。现阶段城建档案管理过程中依旧存在一些问题，如管理理念滞后、管理人员专业水平不足、数字化管理体系不完善等，要求城建档案管理部门必须更加深入地展开分析研究工作，推动城建声像档案的数字化管理，不断提升档案管理科学化、信息化水平，为城市未来的建设发展带来更多助力。

参考文献

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