构建办公场所综合设施管理数字平台的方法研究

[ 作者简介 ]

王涛，男，上海人，仲量联行测量师事务所（上海）有限公司，中级工程师，本科，研究方向：物业运营管理。

[ 摘要 ]

综合设施管理的本质是以保持业务空间高品质的生活和提高投资效益为目的，以最新的技术对人类有效的生活环境进行规划、整备和维护管理的工作。随着数字化环境的日益成熟，其最新技术已经不仅仅体现在应用最新的施工工艺对设备进行维护保养或是使用高科技产品改善设施，也可以是通过数字化技术手段来提升设施管理的效率以及提高空间人员的满意度。本文对搭建一套综合设施管理数字平台的方法展开研究，力图涵盖设施管理的各个维度，以给后续办公场所综合设施管理的数字化建设一些启发。

[ 关键词 ]

综合设施管理；数字化平台；数据管理；智能建筑

中图分类号：C93

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.15.025

近年来，中国物业管理行业规模增长明显，截至2021年，从2004年3.1万家增长至23.4万家，增长6倍以上，物业管理逐渐成为房地产业内主要子行业。建筑物一旦交付使用后，整个建筑属性就会从建筑本身转为更加复杂的“建筑加人”模式，人既生活，生活的多样性使得综合设施管理需要面对的管理对象是复杂而动态的，单单依靠人工进行信息跟踪管理俨然不能跟上日益增长的运维需求。互联网数字化带给时代最大的改变不仅是技术层面的改变，还是思维方式上的改变。物业管理行业对科技赋能、产业转型的重视程度越来越高，行业加快了推动数字经济与物业管理的相互融合，加快数字产业化、产业数字化，全面促进物业管理行业高标准、高质量发展。这期间出现了大量综合设施信息管理平台，但很大一部分无法真正地大规模或是长期运用于市场，其根本原因在于没能融合该行业本身的运行模式基础，而是单一地在技术层面去追求硬件和内核算法升级，使之成为数据的堆叠，最终偏离业务而无法在实际工作中提升运营管理效率。

1 办公场所综合设施管理目的、管理对象及应用人员

在进行数字平台的搭建之前，首先需要明确综合设施管理的目的及对象。从总体上来说，办公场所的设施管理主要目的有两方面，一方面是提升建筑物内人的生活满意度，另一方面是提升资产投资效益。这两方面又是相互制约的，简单来说就是如何花小钱办好事。因此在经济层面从管理人员本身的成本控制到运维资金的投入都需要进行合理分配及有效管理，同时也要将办公人员的总体满意度维持在一个较高的水准。

其管理对象可分为人与物。随着未来庞大、复杂专业的系统，很难由一方力量独立完成，势必需要由各个细分领域的专业人才完成各自最专业的部分，各个专业体系之间再开放协同。物即一切综合设施管理范围内的实际物体，其不同于传统意义上财务指代的资产，而是为了方便进行管理而指的物理事物。在办公场所中其可以是家具、电脑，也可以是一盆绿植或是仓库里的一个工具。即使绿植在财务中一般按管理费用计算，但在这里仍可以归为设施。

2 数字管理平台的组成

数字管理平台的组成从大的方向上分为三大块：信息输入端、数据的储存处理、输出交互端。信息的输入端包含多种输入方式，可以是人工的输入、过程信息的被动采集，也可以是依托物联网设备的自动采集上传。数据的储存处理在硬件的表现形式上可以根据企业本身的体量及安全性考虑，采用本地自架构服务器或是网络第三方云平台服务。目前较为主流的云平台服务可按照不同需求分为IaaS、PaaS、SaaS。当采用PaaS级服务时，程序人员可以快速根据管理业务内在逻辑创建应用程序。数据库管理系统作为整个数字管理平台的核心，其涵盖存储、截取、安全保障、备份等基础功能。在设施管理平台中由于管理对象的对应逻辑往往较为清楚，因此推荐采用传统关系型数据库，常见的关系型数据库有Mysql、SqlServer等。在输出交互端方面，推荐使用以web页面形式结合PBI展板与管理人员进行交互，App作为辅助模块的部分内容数据查询，为实现该前端界面可采用HTML、CSS、JavaScript，以及衍生出来的各种技术、框架、解决方案来实现。

3 数据结构模型及逻辑关系创建

数字管理平台的数据结构及逻辑关系是整个数据库管理系统的核心。在建立结构模型时需要对整个设施管理的现场工作进行了解，确认模型边界。其可以按照以下步骤逐步进行，首先，从管理对象及管理目的的角度来进行梳理，按照不同的设施管理模块进行区分，再结合各模块中需要获取的管理信息目标，明确说明需要获取的信息内容。其次，反推获取这些信息目标与输入信息源的逻辑关系。最后，罗列出所有管理对象的属性矩阵，通过逻辑链接绘制完成数据拓扑图。

3.1 划分管理模块

办公场所的设施管理在行业内具有普遍代表性，分類根据设施管理的工作性质一般可以分为如下几个基本模块：合同管理、项目管理、设施管理、库存管理、维护人员管理、能源管理、事件管理、费用管理、客户管理、空间管理。这些模块的内容均需要经过登记、过程变更、归档，各个模块相互之间通过逻辑关系进行绑定，同时模块在查询过程中可从不同入口联动获取另一个模块上的其他维度信息。最大限度地保证管理人员不必特别记忆查询某一条件的路径。举个例子，查询设备备件的库存情况，既可以从设施管理模块里的机电系统到子系统再到设备分类按照设备编号查询，也可以在库存管理模块的进出库管理清单内的低库存备件查到该设备备件情况。

3.2 明确管理信息目标

管理信息目标在创建过程中应当召集各个模块的专业人员以工作坊的形式进行讨论，依托各职能部门的工作流程，对专业意见以及日常管理工作中遇到的问题进行有针对性的收集。通过讨论与总结可得出类似如下管理信息目标汇总表，见表1。

3.3 建立信息管理逻辑关系

数据库的基本输入形式即为表，表中的一条条记录构成了整个综合设施管理范围内的物理具象。表的逻辑在其中充当了类似人體神经网络的作用，其将各个不同的功能的表联系到了一起并联动发挥作用。在逻辑关系中存在一对多、多对一，或是多对多的关系。例如一个专业系统分类对应多个分类子设备，则为一对多；多个不同设备保养工作可以在同一天内完成，则为多对一；一个设备可以对应多个不同的合同，一个合同又可以对应多个不同的设备，则为多对多。在应用端查询过程中如果使用多对多逻辑关系则会返回多条结果，数字字符类数据无法进行迭代计算。因此在平台构建过程中应当尽量避免多对多的逻辑关系，一方面需要从管理目标上看是否有需要，如果没有必要可以调整表内主键列或是唯一列，将一对多建两张表，将一方的主键作为多方的外键，形成单一指向。如果确有需要，则应考虑重新编制信息输入的属性文本，或是在应用端添加返回多值的对话框，而不做内核计算，便于管理人员全面地了解具体信息，后续还可以从信息输入层面重新优化实际工作需要获取的数据类型。因此在最小的单位设施度量下应建立唯一的编号代码体系，使其拥有唯一值，以物与时间作为唯一参照主键列比较适合综合设施管理的思路。

3.4 输入属性值的规范建立

各种类型的格式信息数字化输入构成了综合设施数字管理平台的查询内容。由于输入的渠道在管理公司内部是多途径的。在输入信息的时候需要使用统一的识别标码及字段格式，这样即使当数据信息由于输入格式或是属性项有所遗漏，也依然能够形成链接关系。对于物来说，设施设备清单是所有其他表链接的基础用表，当其他表的输入属性值与该表信息对比后，如果存在数据偏差（即第三方表设备编号与设备信息不符），则可以提示无法输入。为避免减少输入端的工作量，往往可以借助物联网设备来进行扫码录入。常用的仓库管理中使用RFID来扫描设备的识别编号进行出入库登记。目前在欧美一些大型企业，已经有了依托云网络的编码胶带用于设备设施的数字化标识，其功能已经从简单地对物件编号到可以建立时间戳事件或是多方意见对话框，甚至可以插入一定量的视频及图片直接导入至平台数据库中，结合bing地图还能实时显示每次扫码设备所在的物理位置。

当现场无配置此类此部分自动化物联网设备时，其可以采用两种技术手段规避由于信息输入错误导致的查询偏差。一个是采用黑箱模式，在与应用者的交互界面提供模块化的输入对话框，后台黑箱定义需求赋值，当输入信息与赋值条件不符时，则无法进行输入，同时提示报错来规范输入值。另一种为后台算法修偏。将输入的信息自动导入查询编辑器，按照统一的字符修正程序，例如通过字段提取、格式清理、逆透视、近似字符替代等方法实现输入信息的统一格式化。数据输入的准确性和自我比对纠错能力有助于及时发现错误信息的输入，因为当数据积累到一定程度后，复杂交叉的调用程序会产生更多的错误虚点，因此此部分应尽量设置多的输入比对条件。

4 应用端的表现形式及注意点

为便于应用人员使用，应用端界面应使用表格或是图形化仪表盘作为返回结果的主要表现形式，同时在仪表盘内添加扩展层级按钮，便于人员不同维度的查询。以微软的PowerBi可视化工具为例，在其数据源选项中选择对应的数据库，可以自由选择右侧图形化模块用于展板搭建，其模块商店中也存在多种自定义化付费模块供选择。根据所需功能，一旦建立好对应的表单逻辑关系，直接可将属性元素拖入对应的坐标轴中进行自动分析生成图表，其字体表头标题颜色等也可以在展板属性中进行自定义话编辑，是一种比较适合综合设施管理平台使用的前端工具。

所有的表格或是仪表盘图形均应提供不同层级的数据选择项用于数据的下载，下载后的数据表格支持CVS、XCL、PDF报表等形式。在数据输入端方面，应用端可设置不同权限账号进行账户管理，账户管理权限大致应分为：仅查阅/可查阅可编辑/后台开发。为具有数据编辑权限的人员提供数据输入入口，输入形式宜为excel表格形式，便于批量上传数据，此数据格式建议和输出格式保持一致，其好处在于根据综合设施设备的管理性质，可以在历史记录的基础上对错误的数据进行及时调整，而不用通过后台开发根据修正值进行代码级的修正。另外在数据的协同性上，也建议采用office365，使同一组织可以在云端同时编辑同一输入文本并完成审核，通过后台刷新实时同步数据进入平台，减少数据源在管理组织内部的流转时间。

5 结语

随着网络技术以及存储设备的高速发展，数字化使我们在综合设施管理的工具上多了一个选择，这个工具的优势是显而易见的，信息记录准确、查询方便高效、图形显示直观、方便决策以及调整管理策略。数字化平台在使用过程中真正发挥的价值最主要的是思维上的转变，即相信数字，以可数字化为导向，力求将事物描述清晰。一方面需要做好管理组织内部的宣贯工作，从上至下都要统一使用数字化的工作方法，流程与信息记录都需要围绕数字化平台体系进行优化修正。另一方面，后台开发人员需要定期与管理人员进行沟通，了解业务需求上的变化，通过反馈机制保障平台的实用性。目前综合设施管理平台的建立在整个行业中的主要困难点在于物业管理作为一个综合性的服务行业，其上下游理念相差较大，数字化程度参差不齐，其大量的专业业务会依托劳务派遣或是第三方企业专业分包的方式进行，导致下游的信息输入统一化难以实行，大量一线工作人员仍然使用纸质填单方式留档，需要管理人员花费大量的时间进行数据的初筛以及数据转换。增加了管理难度，有时候该部分的人工成本投入还会大于实际节约的管理成本。相信随着数字化在整个上下游行业内的普及，信息的协议接口将会更加统一，物联网设备的发展也将使信息的自动获取与输入变得更为方便，最终一定会建立一个覆盖面更广、更加高效的数字化管理平台，也希望此构建设施管理平台的方法思路能够给予综合设施管理行业的数字化建设以启发。

参考文献

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