科技项目飞行检查管理模式的应用效果——以广州市为例

姚 瑶

(广州市科技项目评审中心,广东广州 510180)

0 引言

飞行检查是指事先不通知被检查部门而直接实施的现场检查。飞行检查是一种跟踪检查,最早应用在体育竞赛中,是在非比赛期间进行的不事先通知的突击性兴奋剂检查。近年来,随着我国科技投入不断加大,科技项目管理问题频发,飞行检查作为科技项目过程检查的新兴方式逐渐被采用。2020年9月,科技部、财政部、教育部、中国科学院以及国家自然科学基金委员会发布《关于开展2020年度国家科技计划项目随机抽查工作的通知》,联合开展2020年度国家科技计划项目的随机抽查工作。2021年4月,广东省科技厅办公室印发《关于开展广东省重点领域研发计划随机抽查的通知》,随机抽查广东省重点领域研发计划项目。2021年5月,广州市科技局印发《关于开展2021年广州市科技计划项目实施期检查的通知》,对不涉及分期拨款的项目,采用随机抽查的方法进行检查,随机检查项目不超过检查项目的清单总数的10%。科技计划项目中引入飞行检查十分必要,准确研判当前科技计划项目应用飞行检查方式时存在的问题并提出相应的政策建议,对于广州市、广东省乃至全国科技工作的顺利推进都具有重要意义。

1 文献综述

现有文献主要围绕科技项目全流程管理开展研究。于升峰等[1]分析了国外科技项目全流程管理的经验,提出要重视过程管理、加强信息化全流程检测、定性与定量评估相结合等对策。张晓彬[2]揭示了科技项目管理中的风险,提出要跟踪好项目进度、质量、开销和人员状态,对项目核心部分要全面监督和检查,及时纠正偏差。江娴[3]提出通过月度进度报告、定期项目协调会、年度目标责任书等手段,重点监测项目关键结点,评估阶段性目标完成情况。张洪安等[4]认为过程管理是保证科技成果质量的基础,要组织专家根据研究内容、工作完成情况、阶段成果创新性、现场应用效果等进行量化评价。沙锐等[5]提出要在科技项目质量改进中运用PDCA循环管理方法,通过比对里程碑节点的计划数据与阶段执行数据,了解项目真实情况,判断是否存在问题并采取补救措施。侯小星等[6]指出传统过程管理方式如年度报告、科技管理部门抽查等存在缺陷,重点在于建立里程碑式管理方法,设置专项总体专家和项目责任专家,深度参与项目实施过程管理,不采用书面考评和会议考评,以现场考评为主,探索实行同行评议、第三方评估和测试、用户评价等不同形式的工作手段。李统中等[7]鼓励建立科研日志管理系统,对项目研发全过程进行动态检测管理,及时发现问题、解决问题。

综上所述,过程管理虽然是项目全流程管理中的关键一环,但往往容易被忽视,据此,学者们提出要加强过程管理,灵活采用不同形式的工作手段如现场检查,发挥专项总体专家和项目责任专家力量,及时发现问题、解决问题。本文在已有研究的基础上,引入飞行检查的概念,分析广州市在科技项目过程管理中运用飞行检查的现状、优势与局限,并提出提升改进相关对策建议。

2 科技项目飞行检查模式的应用

2.1 检查对象与结果

广州市科技项目飞行检查的对象有10个项目,主要针对延长执行期的项目、重点关注的项目以及合作单位较多且不涉及分期拨款的项目开展。检查通过率为90%,通过率较高,被评单位反馈实施效果良好。

2.2 检查内容与程序

检查内容聚焦在项目核心任务完成情况、关键成果产出和效果,重点是对项目核心任务的里程碑式研发进展、阶段性成果的创新水平、产业应用等情况进行检查;同时,围绕核心任务实施和成果产出,对相关科研经费配置和使用、法人责任和内部控制情况等进行抽查[8]。

从检查程序看,广州市科技项目飞行检查主要通过评前审阅材料、会前培训、实地考察、实验演示、查阅原始研发记录、查验成果材料、座谈交流等方式开展,经检查专家评议形成项目检查意见,对执行过程中存在问题的,由检查专家有针对性地提出建议并告知改进方向,由专业机构工作人员告知后续验收有关程序。

3 科技项目飞行检查管理模式的优势

3.1 检查形式灵活新颖

广州市科技计划项目常规过程检查,采取材料检查或答辩会议的形式,通过PPT汇报、质询答辩的方式进行。这一模式存在难以发现真实问题并及时纠偏的项目管理风险。而飞行检查采取偏向突击检查、现场检查的方式,一般提前1～2天通知项目单位,不设PPT汇报,不新增检查材料,即时考察项目研发场地与设施,即时交流项目情况,项目单位可以通过现场实验演示、在线测试系统、提供科研原始记录、呈现财务系统等方式自由展示客观真实的项目执行情况。

3.2 检查靶向目标明确

飞行检查区别于随机抽取或需续拨经费项目的过程检查,其检查对象原则上是存在一定问题的项目,要求检查专家和工作人员会前认真审阅项目检查材料,掌握项目概况及存在问题,会中带着问题、发现问题、提出可行建议。

3.3 检查时间节点柔性度更高

对于距离执行期结束只剩3个月～6个月的科技计划项目而言,检查专家有针对性地提出问题与建议,相当于在作出验收前诊断,对项目单位、科技部门等多方而言均大有裨益:一是使得项目单位有足够的时间申请变更、补充完善验收佐证材料;二是科技部门可敦促项目单位按时提出验收申请;三是科技部门可指引无法如期申请验收的项目主动提出终止申请。

3.4 充分发挥专家的专业力量

飞行检查的主要目的是能发现主要问题、提出可行建议,检查专家专业水平的高低直接影响飞行检查的成败。只有熟悉项目情况且具有较高专业水平的专家,才能结合项目检查材料提炼项目关键技术内容,才能在座谈环节有的放矢地交流,在现场考察环节有目的性地查看,在意见撰写环节提出真知灼见。

4 科技项目飞行检查管理模式的局限性

2021年,广州市首次对科技项目实行“诊断式”随机检查,但此次检查存在一定的局限性。首先,飞行检查的施行时间短,其在科技管理领域的应用仍然处于成长期。其次,样本数量少,仅选取10个项目进行飞行检查,不足以验证飞行检查的有效性。

4.1 适用类型少

2021年广州市科技计划项目飞行检查选取的检查对象主要涉及延期或重点关注项目,未见遴选有重大变更、合作单位较多、外拨经费额度较大或同一单位参与多个合作项目的项目。飞行检查应为有因检查,在遴选检查对象时宜采取靶向性强的方式确定检查项目,通过适当扩大并重视项目来源,才能发现并更有针对性地解决问题。

4.2 财务检查难

突击检查财务情况存在难度,尤其对于高校、科研院所等事业单位而言,抽查财务原始凭证及附件资料必须提前报批才能调取,查看财务系统更是难上加难,而未提供财务资料的后果则是财务专家无法确认财政经费核算的规范性与合理性,飞行检查便无法发挥最大作用。因此,财务检查成为飞行检查的一个难点。

5 提升飞行检查综合效能的对策建议

5.1 加强飞行检查的可持续性

推进广州市科技计划项目飞行检查工作,是顺应国家政策导向,降低项目管理风险、把握项目全流程管理的必要举措,因此,建议广州市持续推行科技项目飞行检查,并适度增加飞检项目占比,进一步获得更大的样本量,以验证飞行检查的有效性。

5.2 优先应用于遴选疑难项目的有因检查

飞行检查具有快速出击、针对性强的特点[9],应优先应用于带着问题启动的有因检查。应优先遴选已知存在“疑难杂症”的项目,如发生重大变更、存在实施难度等情况的项目,由检查专家带着问题去、解决问题回。检查专家判断项目能否顺利申请验收,如否,则需判断项目存在的困难属于主观困难或是客观困难,对于存在主观困难的项目,应提醒积极作为、化危为机;对于存在客观困难的项目,应指引及时办理终止、及时止损,适时纠正偏差、防范项目管理风险。

5.3 优化科技项目的入选时间

在科技项目实施过程中,由于时间误差会导致不同因素风险出现,为保障科技项目能在规定时间内有效完成,控制项目实施风险,需要对项目实施的关键节点和时间点进行优化[10]。同时,考虑到被纠偏项目存在申请变更或补充完善验收材料的需要,建议将距离执行期结束剩余6个月左右的时间点作为关键节点,从中抽取部分疑难项目进行飞行检查,作出验收前诊断。

5.4 加强对项目管理前端的反哺

在2021年广州市科技计划飞行检查项目中,存在主要实施方为项目合作单位而非项目承担单位的情况。从现场考察情况来看,如果项目主要是由合作单位来完成的,就未体现出承担单位的主体作用与统筹实施地位。建议从中反哺立项,从科研客观出发,不能简单套用行政管理的办法对待科研工作,不能像管行政干部那样管科研人才[11],应放宽一些申报“硬杠杠”的限制,在服务、支持和激励等方面深化改革,优化项目申报指南的要求与条件。同时,建议合同书明确设立里程碑式过程管理指标,在飞行检查中将该指标的合同书计划数据与实施期实际执行数据的对照情况作为关键检查内容。

5.5 加强科技经费管理培训力度

建立项目负责人统筹负责项目运行情况的制度,由项目承担单位督促合作单位加强经费核算规范性。加大项目合同签订系列培训力度,尤其是经费管理培训,保障广大项目负责人、科研助理、单位科研管理人员与财务人员等对经费管理政策及经费核算规范的知悉权。