农业科研院所财务信息系统建设模式比较及工作建议

屈 昊 任红艳 田小川

自2019年政府会计制度施行以来，财务会计基础工作的复杂性再度提高，依托财务信息化建设提高会计信息质量和工作效益成为农业科研单位财务管理改革的主流趋势。大型农业科研院所在财务信息系统构建工作探索过程中，逐步形成了两种建设模式。一种是以研究所为主体开发财务信息系统，优势在于系统灵活性高、可以满足不同单位的个性化需要；另一种是以研究院为主体构建信息系统，优势在于发挥规模化优势、数据一致性高、便于大数据分析利用。两种建设模式都是以服务农业科研单位财务管理为根本出发点，在目标上并无差异。那么哪一种更加适应农业科研院所发展需要，是值得探讨的问题。

一、农业科研单位财务信息系统建设模式分析

我国十分重视财务信息化工作。早在2009年财政部印发《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》（财会〔2009〕6号）中，提出力争通过5-10年左右的努力，“基本实现大型企事业单位会计信息化与经营管理信息化融合”。2016年印发的《会计改革与发展“十三五”规划纲要》（财会〔2016〕19号），要求“积极探索推动行政事业单位会计信息化工作，推动基层单位会计信息系统与业务系统的有机融合，推动会计工作从传统核算型向现代管理型转变”。2021年3月，财政部对《会计改革与发展“十四五”规划纲要》公开征求意见，初步提出了“切实加快会计审计数字化转型步伐，为会计事业发展提供新引擎、构筑新优势”设想。

农业科研单位财务信息化建设基本上与国家政策同步推进。受益于金蝶、用友、浪潮、致远等财务和管理系统供应商开发了具有一定灵活性的标准管理系统（ERP），部分基层单位自建了综合管理门户，实现网上审批、自动制单、银企直联等基础功能。而部分大型科研机构选择自主建设财务信息系统。中国科学院建设的ARP（Academia Resource Planning，中国科学院资源规划）系统，涵盖财务、科研、人事、资源等维度。中国社会科学院先期建设了财务一体化系统，逐步演进为数字社科院系统。浙江省农业科学院开发了财务管理信息化平台包括账务系统、薪酬管理系统、无现金支付系统、资产管理信息系统、网上远程报销系统、财务信息查询系统等。

从实践经验看，基层农业科研单位自行建设财务信息系统存在一定局限性，劣势比较明显。一是财务信息化系统建设目标定位在会计核算、网络报销等基础工作效率提升方面，定位低，格局小；二是受制于工作性质的局限性，难以有机整合单位内部各类信息系统。大型农业科研单位自上而下进行系统开发，便于统筹整合各类管理系统，有利于系统维护和改造升级，具有明显之优势。

但是，中国科学院ARP系统和中国社会科学院信息系统采用的建设模式存在明显差异。中国科学院ARP系统考虑到巨大的单位规模和人员数量，采用了标准模板和个性化定制相结合建设模式，其基层系统仍需要大量的个性化实施工作，建设模式和基层单位自建系统几乎没有差异。中国社会科学院发挥业务相对统一的优势，其信息系统采用一体化设计，由院级统一控制建设，基层单位只需使用即可。从调研情况看，两种模式最终都实现了管理需求，但是中科院模式实施成本高、运维投入大，社科院模式管理相对统一而协调难度大。农业科研院所一般规模不大、人数相对有限，但业务种类繁杂、个性化要求很高，因此采用院所共建模式则是更优选择。

二、院所共建财务信息系统的优势

（一）统一搭建财务信息系统具有比较优势

首先，农业科研单位财务信息系统是一类特殊的信息系统，有别于行政管理系统。行政办公信息化系统重点是解决单位内部办公效率的工具化软件，一般意义上，行政办公信息化系统主体功能是在单位内部使用，较少的环节需要在不同单位间流转，系统设计上具有明显的单位个性化。财务信息化系统本质上讲是通用化管理系统，其会计核算规则遵从各类会计制度，科研业务在不同单位相似度很高，会计管理工作组织受《会计法》约束，内部控制管理遵从《行政事业单位内部控制规范》，预决算管理平台、科研工作管理平台、数据分析管理平台等功能是典型的院所公用模块，适合自上而下的模式进行设计开发。

其次，财务信息统一建设和共享共用是管理工作的内在要求。《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求单位实现财务信息真实完整，其基础手段是让财务管理信息适当共享，接受内外部监督。在财政管理工作中，资产管理系统、国库动态监控系统都是由财政部牵头部署，上下级共享使用。2019年，财政部先后印发《财政信息化三年重点规划》《财政核心业务一体化系统实施方案》《财政信息系统集中化推进工作方案》和《关于推进财政大数据应用的实施意见》等4个文件，在国家层面已经明确了财务信息一体化内部共享的设计思路。

再次，财务信息系统统一对接外部系统更有优势。“放管服”改革以来，科研人员对简化财务报销程序、便利科研工作的要求越来越高，农业科研单位在实现内部简政放权之后，通过对接外部系统提升财务服务水平成为必然选择。例如，实现财务信息系统与税票系统的对接，实现委托业务收入的自助开具发票；与外部物资采购商城的对接，实现采购下单、合同签订、报销审批一体化整合；与出行服务平台的整合，实现各类交通费后台结算。院所一体化信息系统集中统一改造，实现对接外部系统具有明显优势。

最后，一体化财务信息系统可以作为落实管理改革政策抓手。随着管理政策改革，一体化系统方便集中进行优化调整，有利于对政策执行情况进行评估，并为后续改革提供决策依据。

（二）管理差异决定院所共建模式是更优选择

发展过程中，应正确认识基层农业科研单位的管理差异。在农业科研单位管理实践中，不同单位管理的科研经费来源不同，相应的经费管理办法有所差异，项目执行、验收、管理体制亦各有特点。不同单位对实验室、科研基地、研发中心、技术中心等部门管理模式也存在区别，审批流程设置、管理权限各异。院所两级对财务数据需求存在区别，需要分类对待。因此，农业科研单位搭建财务信息系统，仅靠院级设计是不够的，应该充分发挥基层单位的积极性，让其充分参与系统设计和管理。在设计层面，通过广泛调研梳理不同单位管理工作需求，凝练核心诉求，统一进行科学设计，以平台化建设方式搭建灵活高效的管理平台。在管理方面，要尊重基层单位法人需求，贯彻基层法人自治原则，共同约定管理边界，做到强化监管但“不越位”。

三、院所共建财务信息系统的工作原则

农业科研单位院所共建财务信息系统需要统筹各方关切，在基础架构层面着重考虑需要共享公用数据和功能，在应用层面着重考虑各方使用人员的便利性，同时在共建工作中要遵从一些基本原则。

（一）系统设计开发工作基本原则

1.基础数据共享原则。农业科研单位建设财务信息化系统的出发点是服务单位科研管理工作，基础数据的共享共用是实现高质量服务的基础。以人员基础数据为例，科研工作组织开展、财政资源调配、全成本核算等工作都需要依靠人员数据进行调配、测算、核定。在基础数据梳理工作中，应该按照“共享是常态”的原则，做好顶层设计，站在全局管理层面，明确划定基础数据范围，建立基础数据收集标准，通过信息系统将规则固化。

2.一体化开发原则。一体化建设财务信息系统是打破数据“孤岛”的重要手段。在基层单位普遍存在管理信息系统众多、互相割裂的现象，已经深刻影响到单位管理效率。在搭建财务信息系统阶段，应将会计核算系统、财政预算数据及控制系统、科研项目管理系统、网上报销模块、国库支付系统以及综合查询分析模块进行统一规划设计，构建一体化的数据储存、调用、交互等规则，实现各类信息融合管理，辅助不同部门管理协作。

3.保持适度灵活原则。农业科研单位多渠道的经费来源，以及对不同部门的管理差异，决定了财务信息系统必须保持必要的灵活性。例如，在科研项目管理系统中预留自定义标签，辅助研究所对科研项目进行个性化分类管理；在报销流程设计上，应该强制标准和个性化设置兼顾。

4.先立后破新旧并行原则。财务信息系统是财务管理工作的核心系统，系统运行中断将对日常业务开展产生负面影响，因此其建设应采用先建设、后试用、再推广、最终普及的工作方式。在对旧系统或功能改造升级时，旧系统一般不停用，采用新旧系统并行策略，直至新系统或功能建设达标，再逐步关闭旧系统。

（二）系统管理使用基本原则

1.敏感信息保密原则。随着财务信息系统建设完善，系统收集整理的各类数据逐步增多，包含了大量个人身份信息、银行卡信息、项目管理和使用信息等，数据敏感性增高，在信息系统管理使用中要严格制定管理规则。一是对敏感数据进行加密脱敏处理。包括在数据存储方面采用加密机制，对敏感信息进行适当隐藏，严加控制数据大规模批量导出系统。二是对敏感数据管理使用人员和岗位实行分级分类授权。按照级别设定管理权限，按照工作需要授权使用相关数据，建立必要的轮岗机制，防范数据泄露风险。

2.落实基层法人责任原则。信息系统建设和使用中，落实基层单位法人主体责任，可以有效避免基层单位“等靠要”的思想。在系统设计阶段，院级层面要充分尊重基层单位意见，做好归纳总结，平衡各方利益，避免在信息系统中留下“硬伤”。在应用阶段，通过落实基层单位法人责任，推动单位用好用足信息系统，实现内部管理工作改造，内部控制制度落实，内部监督检查工作落地。

3.以服务科研为目标导向原则。面向农业科研工作实际开发财务信息系统，是保持系统生命力的重要方法。在系统设计之初，通过调研人员最常见的业务场景，定向优化信息系统，提高使用体验十分关键。例如，针对试剂耗材采购，可以整合合同审批、采购审批、出入库管理等流程，实现一键下单同步报销和入库，以及为科研人员提供出库便捷记录等功能。同时，在系统建设、运维等环节，适当引入科研人员的评测，可以推动信息系统设计更加贴合科研人员的使用习惯。

四、院所共建财务信息系统的工作方法

农业科研单位统筹建设财务信息系统，先要配备合理的财务信息化实施建设团队，以其为主开展工作调研、业务梳理、系统设计、软件开发。在软件实施和运维环节，加强对基层单位的宣传培训，引入科研人员评价机制，建立反馈机制，做好迭代升级，统筹安排运行维护。同时，要逐步建设与信息系统建设相适应的管理制度。

（一）合理配备财务信息化建设团队

信息化建设团队主要包括财务管理专家和信息化工作专家。财务管理专家是团队核心，首先要选用对院所财务管理业务认识全面的骨干。遴选标准可以参考如下几个方面：（1）所在单位业务量较多、业务类型丰富；（2）有一定管理工作经验；（3）了解财务信息系统，或参与过本单位财务系统建设。其次，信息化专家是决定财务信息系统成败的关键，应能够统筹研究院级信息化和财务信息化工作。遴选时，应优先考虑了解和掌握财务软件搭建的信息化人才。最后，信息化建设团队应由单位领导层牵头负责。财务信息化建设涉及面广、设计实施难度大，需要强有力的领导核心，推动相关工作有序开展。

（二）全面梳理系统设计思路

财务信息系统设计包含数据与功能设计、软件系统设计以及硬件配套三大部分。软件系统设计以及硬件配套主要依赖于信息化专业技术人员。最核心的环节就是数据与功能设计。数据与功能设计包括基础关键数据梳理、主要功能模块设计、与外部系统对接标准等。

基础关键数据梳理是指财务信息系统核心数据的范围、输入输出标准、调用和交互规则等。例如，人员信息、往来单位信息、科研项目档案等应是标准一致、单位间共享共用，由系统集中掌控、各个模块调用；会计科目、辅助核算等应是有限范围内标准统一，可在下级增设会计科目，自定义新增辅助核算，但不能低于标准要求。

主要功能模块设计是指设计实现财务信息系统的主要功能。包括自定义表单设计工具、流程定制工具、自动制单衔接工具、集团化会计核算软件系统、银企支付系统、基础数据管理模块、科研项目管理系统、预决算管理及控制模块、合同管理模块、综合查询模块、授权管理平台、公开公示平台、监督预警平台等。

与外部系统对接是指与物资采购服务系统、税务票据系统、出行服务平台等对接。与外部系统对接的主要目的是进一步简化流程，减少业务人员工作负担，提高管理规范性。

（三）做好项目实施和迭代升级

财务信息系统设计和建设，是做好财务信息系统的第一步，关键是做好项目实施。财务信息系统实施分为信息系统集中部署以及分单位个性化实施。集中部署阶段主要是系统核心构架在集中管理的服务器内部署，主要依靠院级统筹安排，并着重关注系统稳定性。在核心构架内，系统基本实现基础数据、主要功能和对外部系统对接。个性化实施阶段主要是对基层单位进行参数配置，并对部分功能调优。此外，财务信息系统建设并非一蹴而就、亘古不变的，需要及时根据政策需求进行调整优化。在财务信息系统转入运维阶段后，应建立迭代升级计划，兼顾政策更新需求和管理细化目标，对系统进行逐步完善和迭代。

（四）建立配套制度体系

在建设财务信息系统的同时，要建立一系列配套制度，以保障财务信息系统能够持续稳定运行。包括系统使用操作规章制度、系统运行维护规定以及系统数据管理使用规定等。制度建设应该着重处理几个关系：一是数据录入端权责。要坚持谁录入、谁负责、谁维护的原则。同时，在制度层面对录入的数据质量设立考核激励机制。二是系统运维权责。要明确运维工作承接主体，以及对运维工作的考核机制。三是系统数据使用规则。细化分级分类授权使用规定。在制度层面，强化研究所法人主体责任，防范“懒政”。例如，院级层面虽然掌握基层数据，但仅局限在内部管理使用，凡是对外提供的数据均应以研究所出具的材料为准。对于数据与系统不符的情况，应设定内部监督管理程序，督查研究所落实整改，并将有关问题纳入单位考评。四是坚持规范重于惩戒的原则。在财务信息化系统推进过程中，对于发现的会计不规范、管理不规范等各类问题，应该以规范管理为第一目标，惩戒仅为次要手段，从而提高系统推广普及效率。

五、结语

新时代农业科研单位院所建设财务信息系统是大势所趋，是平衡院所管理关系、加速院所一体化信息系统建设的重要手段。在具体工作推动中，应专注于终极目标，平衡多方关切，遵守基本原则，逐步稳妥推进，最终实现管理效能提升。

注：本文获征文三等奖（详情见本刊2022年第1期第96页）。